BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, serta informasi lainnya yang diperoleh dalam proses transaksi akuntansi rutin. Sistem informasi akuntansi diperlukan oleh perusahaan dalam menangani kegiatan operasional sehari-hari untuk menghasilkan informasi akuntansi serta informasi lain mengenai proses bisnis perusahaan. Informasi ini diperlukan oleh manajemen dan pihak-pihak terkait lainnya dalam pengambilan keputusan sehingga dapat mengatasi masalah dan meningkatkan daya saing perusahaan (Abu Taber, Alaryan dan Abu Haija, 2014). Dengan adanya sistem informasi akuntansi, maka kinerja perusahaan dapat ditingkatkan karena terciptanya efisiensi dan efektifitas terhadap sumber daya yang dimiliki perusahaan. Terkait dengan aktivitas perusahaan, terdapat lima siklus transaksi penting dalam proses bisnis perusahaan, yaitu siklus pengeluaran, siklus produksi, siklus pendapatan, siklus penggajian, dan siklus keuangan (Romney dan Steinbart, 2012, 27). Seluruh transaksi tersebut akan menghasilkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang menunjang dalam pengambilan keputusan perusahaan. Siklus pengeluaran merupakan salah satu fungsi penting untuk kelancaran operasional perusahaan, dimana perusahaan akan mendapatkan pasokan barang dari vendor untuk pengadaan barang, sehingga perusahaan dapat beroperasi dengan baik. Pembelian dibagi menjadi dua, yaitu pembelian tunai yang terkait dengan pengeluaran kas dan pembelian kredit yang terkait dengan utang usaha. Utang usaha harus dikelola dengan baik agar tidak terjadi pengeluaran kas yang berlebihan di luar kebutuhan perusahaan yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran atas barang dan jasa. Dua kegiatan utama dalam siklus ini adalah pembelian dan pembayaran. Pembelian terdiri dari pemesanan dan penerimaan barang dan jasa, sedangkan pembayaran merupakan pemindahan sejumlah dana dari perusahaan ke pihak vendor yang ditandai dengan diterimanya form invoice dari perusahaan vendor. Tujuan utama dari siklus 1
2 pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan persediaan yang diperlukan oleh perusahaan untuk proses bisnis, serta menyediakan kebutuhan perusahaan pada saat diperlukan. PT XYZ Kaltim merupakan sebuah badan usaha yang bergerak di bidang industri perkebunan kelapa sawit. Kegiatan perusahaan ini meliputi penjualan hasil produksi berupa Minyak Kelapa Sawit (CPO) dan Inti Kelapa Sawit (PK) kepada perusahaan manufakturing dan pharmasi. Agar dapat melakukan penjualan, PT XYZ Kaltim harus terlebih dahulu memproduksi tanaman kelapa sawit agar permintaan konsumen dapat terpenuhi dengan baik. PT XYZ Kaltim harus melakukan penanaman atas kelapa sawit dimulai dari pembibitan. Setelah bibit berubah menjadi tanaman kelapa sawit dan menghasilkan Minyak Kelapa Sawit dan Inti Kelapa Sawit, maka barulah perusahaan siap melakukan penjualan. Sebelum melakukan penjualan, perusahaan harus melakukan penanaman terlebih dahulu. Perusahaan membutuhkan bahan baku yang harus dibeli dari perusahaan vendor untuk kegiatan produksi. Dalam kegiatan pembelian atas bahan baku yang diperlukan, PT XYZ Kaltim melakukannya dengan dua cara, yaitu secara tunai dan kredit. Pembelian tunai jarang sekali dilakukan perusahaan sehingga sebagian besar pembelian dilakukan secara kredit. Dalam proses berjalannya masih terdapat beberapa masalah terkait sistem yang digunakan dan proses akuntansi yang berjalan. Beberapa masalah tersebut antara lain terkait dengan lamanya waktu yang diperlukan untuk melakukan permintaan pembelian barang hingga memperoleh persetujuan untuk melakukan permintaan pembelian barang di kebun, sulitnya mengidentifikasi budget karena tidak diketahuinya lokasi permintaan pembelian barang secara akurat, sistem akuntasi yang digunakan oleh perusahaan masih bersifat manual, pencatatan retur tidak tertib, dan sering terjadi keterlambatan pada saat melakukan pembayaran. Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi yang dapat menunjang perusahaan dalam menjalankan siklus pengeluaran dan memperkuat pengendalian internal perusahaan sangat diperlukan. Tujuannya adalah agar siklus pengeluaran berjalan dengan lebih baik dan sesuai prosedur sehingga perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya. Sistem informasi akuntansi sangat diperlukan untuk mendukung perusahaan dalam menjalankan siklus pengeluaran dan meningkatkan pengendalian internal perusahaan. Maka, untuk mengoptimalkan kinerja siklus pengeluaran pada PT XYZ Kaltim dan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi pada siklus
3 pengeluaran PT XYZ Kaltim, maka dilakukanlah penulisan skripsi yang berjudul "Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT XYZ Kaltim". 1.2 Ruang Lingkup Penelitian Pembahasan mengenai pembelian dan pengeluaran kas pada perusahaan memiliki cakupan yang sangat luas. Atas pertimbangan waktu dan biaya, penulis membatasi ruang lingkup penelitian, antara lain sebagai berikut: 1. Prosedur pembelian dan pengeluaran kas dimulai dari pencatatan permintaan pembelian barang sampai dengan proses pembayaran, baik secara tunai maupun kredit. 2. Persediaan yang dibahas menggunakan Reorder Point (ROP). 3. Dokumen dan formulir yang dibahas hanya yang berhubungan dengan pembelian dan pengeluaran kas. 4. Laporan yang dibahas hanya laporan yang diperlukan oleh pihak manajemen dan terkait dengan pembelian dan pengeluaran kas. 5. Tidak membahas jasa. 6. Tidak membahas Pajak Penambahan Nilai (PPn). 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang diharapkan akan tercapai dari penyusunan penelitian ini, adalah dapat: 1. Menganalisis sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas yang berjalan pada PT XYZ Kaltim. 2. Merumuskan masalah yang terdapat pada sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas PT XYZ Kaltim. 3. Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan atas sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas. 4. Merancang perbaikan sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas untuk PT XYZ Kaltim.
4 1.3.2 Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang akan diperoleh dari hasil penelitian ini bagi PT XYZ Kaltim adalah untuk: 1. Menghasilkan sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas untuk PT XYZ Kaltim yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat mengatasi permasalahan yang terjadi. 2. Membantu pihak manajemen PT XYZ Kaltim dan pihak-pihak terkait lainnya untuk mengambil keputusan dan kebijakan sehubungan dengan pembelian dan pengeluaran kas. 3. Membantu pengguna sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas pada PT XYZ Kaltim dalam memproses transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan secara optimal. 1.4 Metodologi Penelitian 1.4.1 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data dilakukan dengan studi kepustakaan dan studi lapangan. Studi kepustakaan dilakukan untuk membuat proposal penelitian, sedangkan studi lapangan dilakukan untuk mengetahui bagaimana keadaan di lapangan. Urutan pengumpulan data dilakukan sebagai berikut: 1. Studi Kepustakaan (Library Research) Merupakan studi yang dilakukan untuk memperoleh data dan informasi secara teoritis yang bersumber dari buku, literatur, karya ilmiah, jurnal serta sumbersumber data lainnya yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. 2. Studi Lapangan (Field Research) Merupakan pengumpulan yang dilakukan dengan cara mengunjungi perusahaan yang bersangkutan untuk mengetahui bagaimana keadaan real di lapangan, masalah-masalah yang terjadi di lapangan serta melakukan diskusi dengan pihak-pihak terkait. a. Observasi (Observation) Mengamati aktivitas perusahaan secara langsung untuk mengetahui dan memahami prosedur permintaan pembelian barang, pembelian barang, penerimaan barang, dan pembayaran.
5 b. Wawancara (Interview) Mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada individu yang mengerti mengenai perkebunan kelapa sawit, dan pihak institusi PT XYZ Kaltim secara langsung melalui pertanyaan yang terstuktur pada saat survey ke perusahaan. 1.4.2 Metode Analisis Metode analisis dilakukan dengan membuat scope definition, problem statement, business requirement statement dan membuat rancangan sistem. Urutan dari analisis tersebut adalah: 1. Membuat scope definition dengan mendokumentasikan proses bisnis yang ada di dalam perusahaan untuk membatasi lingkup permasalahan yang akan diteliti. 2. Membuat problem statement dengan mengklarifikasi masalah-masalah yang ada dalam scope definition untuk mencari masalah yang paling penting dan krusial dalam perusahaan. 3. Membuat business requirement statement untuk mendeskripsikan kebutuhan user dari problem statement guna mengetahui keinginan user mengenai sistem yang diinginkannya. 4. Membuat rancangan sistem yang mendeskripsikan hasil penjabaran dari business requirement. 1.4.3 Metode Perancangan Desain aplikasi program perangkat lunak, rancangan database dan fitur-fitur pendukung yang berkaitan dengan sistem pada PT XYZ Kaltim dibuat dengan metode perancangan. Perancangan yang akan dibuat dalam sistem ini, terdiri dari: 1. Activity Diagram 2. Use Case Diagram 3. Use Case Description 4. Domain Class Diagram 5. Three Layer Sequence Diagram 6. Updated Class Diagram 7. Package Diagram 8. User Interface
6 1.5 Sistematika Penulisan Penelitian ini disusun dalam lima bab dan masing-masing bab terdiri dari beberapa sub bab. Pembagian tersebut dimaksudkan untuk memudahkan pembahasan dan penyajian agar lebih terstruktur dan sistematis. Secara garis besar sistematika penulisan tersebut adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian yang digunakan, serta sistematika penulisan yang merupakan kerangka penulisan skripsi secara keseluruhan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini akan menguraikan teori-teori khusus atau umum atas definisi dari teori-teori pendukung yang digunakan sebagai dasar untuk membahas permasalahaan dalam skripsi ini. Secara garis besar, bab ini akan membahas beberapa topik penting, yaitu sistem informasi akuntansi, siklus pengeluaran, pengendalian internal, analisis dan perancangan sistem dengan menggunakan Object Oriented Analysis and Design, dan kerangka pikir yang digunakan untuk merancang skripsi. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Bab ini menjelaskan mengenai sejarah singkat perusahaan, termasuk struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab serta proses bisnis yang sedang berjalan pada PT XYZ Kaltim. Bab ini berisi analisis dan alternatif pemecahan masalah yang akan digunakan untuk menentukan persyaratan sistem yang akan digunakan. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM Bab ini membahas mengenai perancangan sistem informasi yang akan dibuat dengan menggunakan Object Oriented Analysis And Design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML). BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bagian akhir sekaligus penutup dari penulisan skripsi. Bab ini berisikan kesimpulan dari hasil penelitian dan saran-saran yang dapat membantu perusahaan untuk memecahkah permasalahan-permasalahan yang ada dengan harapan saran-saran tersebut dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.