L1 LAMPIRAN HASIL WAWANCARA DENGAN PERUSAHAAN Tanya(T) : Seperti apa aplikasi yang dibutuhkan oleh PT. ENERGITAMA MULTIGUNA SOLUSI? Jawab(J) : Kami membutuhkan aplikasi untuk kegiatan perusahaan yang mencakup bagian pembelian, bagian penjualan dan bagian persediaan barang di perusahaan kami. Kami bergerak dalam bidang penjualan dan distribusi alat-alat elektronik untuk keperluan sound sistem budidaya burung walet. Tanya(T) : Seperti apa prosedur pemesanan dan pembelian barang yang ada di PT. EMS? Jawab(J) : Pertama, Bagian Pembelian akan menghubungi supplier, memberitahukan akan ada pemesanan barang dan suplier akan mengirimkan Daftar Harga Barang yang tersedia. Jika sudah ditentukan barang yang akan dibeli maka Surat Order Pembelian akan dikirimkan ke supplier. Supplier akan mengirim barang bersama dengan Surat Jalan Pembelian. Setelah barang diterima langsung diserahkan ke bagian Gudang untuk ditata/disimpan didalam Gudang. Bagian pembelian akan melakukan laporan dan penyerahan faktur pembelian kepada bagian Accounting untuk dilakukan pembayaran kepada Supplier, setelah supplier menerima pembayaran tersebut akan segera dikirimkan Bukti Pelunasan Pembayaran.
L2 Tanya(T) : Seperti apa prosedur Prosedur Penjualan, Pembayaran, Penagihan dan Pengiriman Barang yang ada di PT. EMS? Jawab(J) : Penawaran harga dimulai pada saat pelanggan memberikan pesanan. Pesanan dapat dilakukan oleh pelanggan melalui telepon, fax, email, lewat staff sales, ataupun lewat General Manager dan Direktur. Kemudian bagian sales akan membuat penawaran harga yang diberikan kepada pelanggan. Harga dan Sistem Pembayaran yang diberikan terbagai atas dua yakni : harga eceran dan harga partai. Harga eceran ditujukan untuk pelanggan retail (pemakai langsung) yang membeli barang hanya sesekali dengan jumlah 1-2 unit barang, disini kita memberlakukan pembayaran cash/tunai. Sedangkan harga partai adalah harga khusus yang diberikan kepada para pelanggang kategori distributor/agen yang memasarkan produk kami dan kami memberikan sistem pembayaran tempo. Bagian penjualan akan melakukan penyerahan faktur penjualan ke bagian accounting untuk dilakukan pengecekan status pembayaran dan penagihan saat piutang jatuh tempo. Setelah itu baru dilakukan permintaan barang ke bagian gudang untuk dilakukan packing kemudian dilakukan pengiriman barang.
L3 Tanya(T) : Seperti apa prosedur persediaan barang yang ada di PT. EMS? Jawab(J) : Bagian gudang melakukan pengecekan persediaan di daftar stok dan dicocokan dengan jumlah yang terdapat di dalam gudang. Setiap produk memiliki jumlah minimum dan maksimum stok yang harus terpenuhi (safety stock). Jumlah ini selalu di cek secara berkala oleh bagian persediaan. Jika stok produk sudah mencapai jumlah minimum, bagian gudang akan mengisi daftar pesanan produk yang akan akan diberikan kepada bagian pembelian. Setelah menerima daftar pesanan produk, bagian pembelian akan melakukan pemesanan, pembayaran, sampai dengan penerimaan barang. Pada saat produk yang dipesan datang, bagian pembelian akan mengubah nilai stok produk dan mengirim ke bagian gudang beserta barang yang dipesan. Tanya(T) Jawab(J) : Mengapa perusahaan anda membutuhkan aplikasi ini? : dikarenakan jika dilakukan dengan sistem manual, pencarian data pembelian, penjualan dan persediaan barang akan memerlukan waktu yang lama karena data-data yang ada juga belum terorganisir dengan benar, baik untuk sistem pencatatan, penyimpanan data, dan penyaluran data. Sistem manual akan ada kemungkinan data tercecer, perpindahan data tidak cepat dari bagian yang satu ke bagian yang lainnya. Arsip yang berupa kertas dan buku cenderung tidak awet dan memakan tempat untuk penyimpanan.
L4 Tanya(T) : Produk-produk apa saja yang dijual PT. EMS? Jawab(J) : Kami bergerak dibidang penciptaan dan distribusi produk untuk prasarana budidaya walet, berupa sound sistem walet yang terbagi menjadi beberapa kategori. Kami juga merambah ke penciptaan produk-produk elektronik yang berkaitan dengan energi. Dimana produk-produk kami adalah berbasiskan pada teknologi terbaru Micro Controller (Komputer) sebagai otaknya. Tanya(T) : Laporan-laporan apa saja yang diinginkan dari aplikasi ini? Jawab(J) : Laporan pembelian barang, penjualan barang dan persediaan barang dan dibuat tidak semua bagian bisa melihat semua laporan-laporan yang ada, hanya bagiannya sendiri saja yg berhak melihat laporan dari bagiannya sendiri, kecuali untuk manager dan direktur bisa melihat secara keseluruhan. Tanya(T) : Siapa saja yang akan menggunakan aplikasi ini nantinya? Jawab(J) : Bagian Kasir (Bagian Pembelian, Bagian Penjualan dan bagian Gudang), Admin dan Manager.
L5 Tanya(T) : Apa yang diharapkan perusahaan dari aplikasi ini? Jawab(J) : Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan proses pencarian data bisa lebih efisien, data-data dapat terorganisir dengan baik, pendataannya bisa lebih rapi. Dan tentunya akan mampu meningkatkan kinerja karyawan, menghemat waktu kerja karyawan, dan tentunya proses laporan hasil kerja bisa tepat waktu diterima oleh atasan.