BAB I PENGENALAN. 1.1 Pendahuluan

1 BAB I PENGENALAN 1.1 Pendahuluan Perolehan elektronik atau lebih dikenali sebagai e-perolehan merupakan salah satu daripada aplikasi IT yang menggunakan fungsi Internet. E-Perolehan ialah satu sistem perolehan yang membolehkan pembekal menjual barangan dan perkhidmatan kepada pembeli secara atas talian (online). Ia juga menghubungkan pembekal dan pembeli secara langsung di dalam persekitaran perdagangan global. Penggunaan Internet di Malaysia semakin meningkat dari tahun sebelumnya. Ini kerana kadar penembusan Internet pada tahun 1998 adalah sekitar 1.8 peratus daripada bilangan penduduk negara berbanding hampir 40 peratus pada tahun ini. Malah bilangan pelanggan Internet jalur lebar juga telah meningkat dengan mendadak dan dijangkakan mencapai 1.3 juta penduduk pada tahun 2006. Keadaan ini menjadikan fungsi Internet semakin penting dan perlu diberi perhatian serius oleh industri dan syarikat di Malaysia (Abdullah, 2006). Malaysia merupakan salah sebuah negara anggota ASEAN yang mempunyai inisiatif dan usaha yang gigih untuk bersaing dengan ekonomi negara maju. Kerajaan Malaysia melihat Internet sebagai satu isu yang amat penting dan perlu dipertingkatkan. Pelbagai usaha untuk membangunkan infrastruktur Internet dan

2 membina K-ekonomi untuk meningkatkan daya saing negara selari dengan negara maju yang lain telah dilaksanakan oleh Kerajaan Malaysia (Ramayah dan Muhamad, 2003) Kemunculan sistem elektronik disambut baik oleh kerajaan dalam meningkatkan keutuhan dan accountability pentadbiran awam. Dalam jangka masa panjang, ia diyakini dapat menjimatkan kos pentadbiran serta melipatgandakan produktiviti perkhidmatan awam. Projek e-perolehan adalah sebahagian daripada projek Kerajaan elektronik iaitu satu daripada tujuh aplikasi perdana yang menggunakan teknologi terkini. Kerajaan elektronik dapat mengubah cara dan prosedur bekerja dalam perkhidmatan awam supaya ianya mampu menangani kehendak perubahan yang sedang pesat berlaku di Malaysia dan di peringkat antarabangsa. Pelaksanaan sistem e-perolehan kerajaan telah bermula sejak tahun 1990. Menurut Dato Seri Abd Rahman Maidin, bekas Presiden Dewan Perniagaan Melayu Malaysia, pengenalan kaedah perniagaan secara e-perolehan ini sesuai dengan aliran semasa yang memerlukan ahli perniagaan mengubah cara perdagangan mereka daripada kaedah tradisi kepada perdagangan secara elektronik. Di samping itu, e- Perolehan dapat meningkatkan keuntungan syarikat melalui pasaran yang lebih meluas menerusi Internet. Ia juga dapat mempercepatkan pusingan masa perolehan yang membolehkan pembayaran dilakukan dengan lebih efisien (Berita Harian, 2003). Selain daripada e-perolehan kerajaan, sistem ini juga telah dilaksanakan oleh beberapa buah industri dan syarikat di Malaysia untuk meningkatkan kecekapan dan produktiviti mereka. E-Perolehan memberikan platform kepada syarikat perniagaan untuk menjalankan perniagaan secara atas talian dengan kerajaan dan pelanggan antarabangsa (Hussain et al. 2005). Hasil kajian e-perolehan di Pulau Pinang mendapati bahawa setiap syarikat di Pulau Pinang menunjukkan minat yang tinggi terhadap pembangunan dan potensi sistem e-perolehan. Dengan menggunakan

3 piawai protokol yang seragam, kecekapan dan keberkesanan dapat dicapai dan secara tidak langsung dapat dijadikan sebagai persiapan oleh syarikat Bumiputera untuk menyertai dalam rantaian pembekal global (Helmi, 2005). Perkara ini menunjukkan maklum balas positif pihak syarikat dalam menggunakan teknologi baru sebagai kelebihan bersaing bagi syarikat mereka. Minat dan kecenderungan syarikat untuk melaksanakan e-perolehan adalah disebabkan oleh faedah yang dapat diberikan oleh sistem ini dari segi membolehkan syarikat pembekal mempamerkan dan memperkenalkan barangan keluaran mereka di dalam laman web, menerima, mengurus dan memproses permintaan pembelian serta menerima bayaran daripada pelbagai agensi menerusi Internet. Di samping itu juga, dengan menggunakan e-perolehan, katalog produk syarikat boleh dipamerkan secara elektronik dalam pelbagai cara. Syarikat pembekal juga boleh mengemukakan sebut harga, mendapatkan dokumen tender dan mengemukakan tawaran tender melalui e- Perolehan. 1.2 Pernyataan Masalah Beberapa kajian telah dijalankan di Malaysia untuk melihat tahap penggunaan Internet di negara ini. Hasil tinjauan yang dijalankan ke atas semua negara mendapati purata penggunaan Internet di Malaysia adalah sekitar 25% (Fok, 2001) dan Malaysia masih lagi ketinggalan di belakang dalam kebanyakan aspek yang berkaitan dengan Internet jika dibandingkan dengan negara Amerika. Walaupun pembelian melalui Internet merupakan perkara biasa di negara barat, namun di Malaysia ianya masih lagi tidak dapat menarik perhatian pengguna (Ramayah dan Muhamad, 2003).

4 Sistem e-perolehan di Malaysia telah dilaksanakan sejak tahun 2002. Namun masih terdapat 30,000 pembekal kerajaan yang telah berdaftar dengan Kementerian Kewangan yang masih belum mempunyai infrastruktur yang lengkap bagi mengakses sistem e-perolehan kerajaan (Utusan Malaysia, 2006). Kekurangan komitmen dari pengurusan atasan dalam menyediakan infrastruktur teknologi yang sempurna merupakan antara masalah yang dihadapai oleh syarikat tempatan untuk menjalankan perniagaan secara e-dagang. Ini kerana komitmen pengurusan atasan dan infrastruktur teknologi mempunyai kesan signifikan ke atas kesediaan PKS untuk menjalankan perniagaan secara elektronik (Ramayah et al. 2005). Setiap yang baru kebiasaannya akan menghadapi beberapa masalah kecil atau besar. Sistem e-perolehan ini juga tidak terkecuali dari menghadapi beberapa masalah tertentu samada di peringkat pembangunan atau pelaksanaannya. E- Perolehan masih berada di peringkat awal dan penggunaannya masih berada pada tahap yang rendah (Gebauer et al., 1998; Elliff, 2000). Kebanyakan pembekal tidak nampak kepentingan e-perolehan ke atas perniagaan mereka. E-Perolehan yang disarankan oleh kerajaan dapat memberikan banyak faedah kepada organisasi yang melaksanakannya. Pernyataan masalah ini boleh di lihat daripada dua sudut iaitu sudut akademik dan sudut empirikal. Tidak dapat dinafikan bahawa pelbagai faedah yang boleh diperolehi daripada penggunaan sistem e-perolehan terutamanya dalam mengurangkan kos keseluruhan perolehan, memperbaiki proses pengurusan kewangan dan mewujudkan hubungan baik dengan pembekal. Walau bagaimanapun, kebanyakan organisasi masih enggan menggunakan sistem tersebut (Work Study, 2003). Kebanyakan organisasi ragu-ragu terhadap faedah yang diberikan oleh sistem e-perolehan ke atas syarikat mereka (Subramaniam dan Shaw, 2002). Menurut Hussain et al. (2005), pemahaman tentang faedah sistem e-perolehan ini adalah penting untuk menentukan kejayaan setiap perniagaan untuk terus bersaing pada masa hadapan.

5 Selain daripada itu, antara masalah yang sering dihadapi oleh organisasi yang melaksanakan e-perolehan adalah disebabkan oleh kesukaran menggunakan perisian yang sedia ada di pasaran (Davila et al. 2002). Ini kerana perisian yang sedia ada di pasaran sukar untuk diintegrasikan dengan proses perolehan semasa organisasi dan jangka masa yang panjang untuk mereka bentuk sistem e-perolehan ini juga merupakan antara halangan kepada organisasi untuk melaksanakan sistem ini. Menurut Subramaniam dan Shaw (2002), mengetahui dan memahami nilai sistem e-perolehan merupakan langkah pertama dalam memotivasikan syarikat untuk melaksanakan sistem tersebut. Lantaran itu, kajian ini adalah wajar dilaksanakan bagi menilai amalan dan prestasi e-perolehan syarikat yang dibangunkan sendiri secara dalaman serta mengenal pasti masalah yang dihadapi. Kajian ini juga wajar dilaksanakan bagi melihat bagaimana syarikat menangani masalah yang dihadapi sepanjang melaksanakan e-perolehan. Rumusan daripada soal selidik, temubual, serta pemerhatian yang dijalankan adalah diharapkan agar ia dapat memberi gambaran sebenar terhadap fenomena yang dikaji. Kajian lepas mengenai e-perolehan di Malaysia lebih menumpukan kepada aplikasi e-perolehan di sektor perindustrian dan kajian terhadap sebuah organisasi yang membangunkan sendiri sistem e-perolehan secara dalaman adalah sangat kurang. Memandangkan tidak terdapat banyak kajian mengenai e-perolehan yang dibangunkan secara dalaman di Malaysia, maka pendekatan yang dijalankan oleh Telekom Research and Development Sdn. Bhd (TMR&D) dengan membangunkan sendiri sistem e-perolehan di lihat sebagai satu langkah yang bijak. Oleh itu, kajian ini bertujuan untuk mengenal pasti beberapa persoalan yang dinyatakan di dalam persoalan kajian.

6 1.3 Persoalan Kajian Kajian ini dijalankan bagi menjawab persoalan kajian di bawah: a. Apakah tahap amalan dan prestasi e-perolehan organisasi? b. Adakah terdapat perbezaan amalan dan prestasi e-perolehan berdasarkan kepada faktor demografi? c. Adakah wujud hubungan bererti antara amalan e-perolehan dengan prestasi perolehan? d. Apakah pendekatan yang digunakan oleh pihak pengurusan syarikat untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan e-perolehan syarikat? 1.4 Matlamat dan Objektif Kajian Matlamat kajian ini adalah untuk memberi pendedahan terhadap tahap amalan dan prestasi e-perolehan di peringkat firma yang membangunkan sistem perolehan mereka secara dalaman. Beberapa objektif telah ditetapkan untuk mencapai matlamat kajian. Objektif- objektif tersebut adalah seperti berikut: a. Mengukur tahap amalan e-perolehan dan prestasi e-perolehan. b. Mengenal pasti perbezaan amalan e-perolehan dan prestasi e-perolehan berdasarkan kepada faktor demografi. c. Menghuraikan hubungan bererti antara amalan e-perolehan dengan prestasi e-perolehan. d. Menghuraikan pendekatan yang digunakan oleh pihak pengurusan dalam menangani masalah yang berkaitan dengan e-perolehan.

7 1.5 Hipotesis Kajian Berdasarkan kepada masalah kajian serta kajian literatur yang berkaitan, beberapa hipotesis berkaitan amalan dan prestasi e-perolehan dibina seperti berikut:- Hipotesis 1 : Amalan e-perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan faktor jantina. Hipotesis 2 : Amalan e-perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan faktor tahap pendidikan. Hipotesis 3 : Amalan e-perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan faktor tempoh pengalaman. Hipotesis 4 : Amalan e-perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan faktor kategori jawatan. Hipotesis 5 : Prestasi e-perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan faktor jantina. Hipotesis 6 : Prestasi e-perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan faktor tahap pendidikan. Hipotesis 7 : Prestasi e-perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan faktor tempoh pengalaman. Hipotesis 8 : Prestasi e-perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan faktor kategori jawatan. Hipotesis 9 : Terdapat hubungan bererti di antara amalan e-perolehan dengan prestasi e-perolehan.

8 1.6 Skop Kajian Kajian ini membataskan skop perbincangan kepada aspek perolehan secara elektronik yang melibatkan amalan e-perolehan, prestasi e-perolehan, serta masalah yang dihadapi sepanjang penggunaan sistem e-perolehan. Kajian dijalankan di Telekom R&D Sdn. Bhd yang merupakan salah sebuah anak syarikat Telekom Malaysia Berhad. Pemilihan syarikat kajian kes akan diterangkan dengan lebih lanjut pada bahagian 1.9. Unit analisis kajian menumpukan kepada tiga peringkat pengurusan iaitu peringkat pengurusan atasan, peringkat pengurusan pertengahan dan peringkat sokongan. 1.7 Kerangka Teori Perbincangan kerangka teori kajian ini dimulakan dengan melihat kerangka teori yang telah digunakan oleh kajian-kajian lepas dalam menjalankan kajian tentang e-perolehan. Kerangka teori yang dihasilkan oleh Quesada (2004) telah dijadikan panduan dalam menghasilkan kerangka teori dalam kajian ini. Rajah 1.1 menunjukkan kerangka teori yang dihasilkan oleh Quesada (2004) dalam kajian beliau yang melihat hubungan di antara teknologi e-perolehan, amalan e-perolehan dan prestasi e-perolehan.

9 Rajah 1.1 Kerangka Kerja Penyelidikan oleh Quesada (2004) Penggunaan Teknologi E-Perolehan Persepsi Perolehan Dari Prestasi Rantaian Nilai Prestasi Firma Amalan perolehan Prestasi perolehan Kerangka kerja ini menggambarkan hubungan antara amalan perolehan, penggunaan teknologi e-perolehan, prestasi perolehan, persepsi perolehan dari prestasi rantaian nilai dan prestasi firma. Penggunaan teknologi e-perolehan digunakan sebagai moderator yang mempengaruhi kekuatan hubungan antara amalan e-perolehan dan prestasi perolehan. Prestasi perolehan pula akan mempengaruhi persepsi perolehan dari prestasi rantaian nilai dan prestasi firma. Kerangka kerja ini dapat membantu pengguna sistem e-perolehan dan ahli akademik memahami penggunaan teknologi e-perolehan, amalan perolehan dan prestasi perolehan serta hubungannya. Daripada kerangka kerja yang dikemukakan oleh Quesada (2004), pengkaji telah menghasilkan kerangka teori bagi kajian ini seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 1.2. Rajah 1.2 menunjukkan hubungan antara amalan e-perolehan dan prestasi e-perolehan. Terdapat empat dimensi dalam amalan e-perolehan yang meliputi pengumpulan maklumat, jenis permohonan, kontrak perundingan, dan analisis risikan. Prestasi e-perolehan pula di lihat daripada segi faedah yang yang diperolehi sepanjang syarikat melaksanakan e-perolehan tersebut. Faktor demografi seperti jantina, tahap pendidikan, tempoh pengalaman dan kategori jawatan

10 digunakan untuk melihat perbezaan antara amalan dan prestasi e-perolehan dengan faktor demografi responden. Rajah 1.2 Kerangka Teori Kajian Pembolehubah tidak bersandar Pembolehubah bersandar Amalan Perolehan Kontrak Perundingan Pengumpulan Maklumat Analisis Risikan Jenis Permohonan Hubungan Prestasi Perolehan Faedah kepada pengguna dalaman Faedah dengan pembekal Faedah kepada organisasi Jenis Permohonan Perbezaan Faktor Demografi Perbezaan Pembolehubah kawalan (control) 1.8 Kepentingan Kajian Seiring dengan objektif Kerajaan yang mahukan penggunaan dalam bidang teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) diperluaskan, TMR&D telah mengambil inisiatif untuk membangunkan sendiri sistem e-perolehan syarikat mereka. Oleh itu, kajian yang dijalankan memberi kepentingan bukan sahaja kepada organisasi TMR&D sendiri tetapi juga kepada organisasi lain di samping menambahkan sumber pengetahuan dalam bidang yang dikaji. Hasil kajian membolehkan pihak pengurusan perolehan TMR&D mengenal pasti kelemahan dan kekuatan sistem e-perolehan TMR&D berdasarkan kepada

11 maklum balas yang diberikan oleh kakitangan di organisasi tersebut. Di samping itu, kajian ini juga membolehkan pihak pengurusan mengenal pasti tahap amalan dan prestasi sistem ini serta menetapkan satu tanda aras untuk mengukur kejayaan sistem e-perolehan yang telah dibangunkan. Susulan daripada kajian ini, sebarang kelemahan yang terdapat pada sistem ini dapat diperbaiki untuk meningkatkan lagi fungsi sistem tersebut. Ini boleh dilakukan dengan merancang tindakan pembaikan dan penyelenggaraan tepat pada waktunya untuk meningkatkan lagi kecekapan dan keberkesanan sistem. Hasil daripada kajian ini dapat memberi input yang berharga kepada syarikat R&D yang serupa bagi mengenal pasti cara yang lebih berkesan dalam menguruskan aktiviti perolehan mereka. Organisasi lain yang berkecenderungan untuk membangunkan sendiri sistem e-perolehan syarikat secara dalaman boleh merujuk kepada syarikat TMR&D untuk mendapatkan khidmat nasihat dan kepakaran daripada syarikat tersebut. Ini kerana pelaksanaan e-perolehan yang dibangunkan sendiri dipercayai dapat membantu syarikat meningkatkan keberkesanan, memperbaiki produktiviti, serta memperoleh kelebihan bersaing dalam persekitaran industri yang kompetitif. Secara tidak langsung, ianya dapat meningkatkan lagi penggunaan IT dari segi aplikasi e-perolehan bagi mencapai aspirasi negara untuk menjadikan Malaysia sebagai sebuah negara maju pada tahun 2020. Daripada aspek ilmiah pula, diharapkan kajian ini dapat menyumbang sebagai salah satu bahan rujukan kepada para penyelidik pada masa akan datang untuk tujuan kajian yang berkaitan dengan pembangunan sistem e-perolehan secara dalaman. Selain itu, kajian ini juga memberi pendedahan kepada organisasi lain terutamanya mereka yang berminat untuk melaksanakan sistem ini untuk meningkatkan aplikasi IT mereka dalam mengendalikan aktiviti pembelian. Ini bertujuan meningkatkan lagi kecekapan dalam aspek perolehan syarikat di samping meningkatkan keuntungan syarikat daripada penjimatan yang diperolehi daripada penggunaan sistem tersebut.

12 Memandangkan penggunaan sistem e-perolehan ini masih baru di Malaysia, maka pemahaman yang lebih mendalam diperlukan sebelum syarikat lain turut sama melaksanakan e-perolehan. Di samping itu, kajian ini juga penting untuk memperluaskan lagi penerapan e-dagang di Malaysia (Hussain et al. 2005). 1.9 Pengenalan Kepada Syarikat Kajian Kes Telekom Research & Development Sdn. Bhd atau TMR&D telah dikorporatkan pada 1 Oktober 2000. TMR&D merupakan salah sebuah anak syarikat TMB yang bertanggungjawab menguruskan penyelidikan dan pembangunan TMB dan anak-anak syarikatnya. TMR&D memainkan peranan utama untuk rangkaian baru dan mempunyai kelebihan dalam mendahului teknologi melalui reka bentuk, reka cipta, dan penentukuran (calibration) kepada industri komunikasi. Memandangkan tahap penggunaan teknologi komunikasi yang begitu menggalakkan, aktiviti pembangunan dan penyelidikan adalah kritikal dalam memastikan perkembangan dalam industri telekomunikasi sentiasa berkembang seiring dengan penggunaan secara global. TMR&D memberi nilai utama dalam memberi sepenuh komitmen kepada pelanggan, ketelusan integriti, dan menghormati dan mengambil berat dalam segala aspek yang berkaitan dengan perniagaan mereka. TMR&D telah dipilih sebagai kajian kes kerana organisasi ini telah melaksanakan sistem e-perolehan yang dibangunkan sendiri oleh Unit IT di TMR&D. TMR&D membelanjakan lebih kurang 19 juta ringgit bagi tujuan perolehan syarikat. Jumlah ini merupakan satu jumlah yang besar dan perlu pengendalian sebaiknya supaya ianya dapat memberi nilai kepada organisasi. Kemampuan TMR&D dalam membangunkan dan melaksanakan sistem e-perolehan

13 boleh dijadikan panduan kepada organisasi awam atau swasta yang lain untuk turut sama mempelajari aplikasi IT dalam perolehan elektronik. 1.10 Definisi Konsep dan Operasional Beberapa definisi konsep dan operasional diperlukan bagi memudahkan pemahaman dan pelaksanaan penyelidikan ini. Definisi termasuklah IT, perolehan tradisional, perolehan elektronik, perdagangan elektronik, peringkat pengurusan, amalan e-perolehan dan prestasi e-perolehan. 1.10.1 Teknologi Maklumat (IT) Teknologi Maklumat atau IT boleh ditakrifkan sebagai apa juga teknologi yang menjadi perantaraan untuk berkomunikasi di antara individu dan kumpulan (Spears dan Lea, 1994). Menurut Steinfield (1992), IT terdiri daripada teknologi seperti mel elektronik, peti simpanan suara, papan buletin komputer, persidangan komputer dan sistem sokongan pembuatan keputusan kumpulan. Terdapat beberapa jenis IT yang di gunakan untuk tujuan komunikasi seperti mesin faksimili, mel suara, persidangan telefon, mel elektronik, Internet, groupware, video korporat, Televisyen Perniagaan dan sebagainya (Patterson, 1999). Oleh itu, definisi yang dikemukakan oleh Spear dan Lea (1994) digunakan dalam kajian ini.

14 1.10.2 Perolehan Tradisional Perolehan tradisional merupakan proses pembelian yang berasaskan kertas dan kurang pengawasan terhadap perbelanjaan (Mitchell, 2000). Menurut Zenz et al. (1994), perolehan tradisional ialah mendapatkan bahan dan perkhidmatan di samping menguruskan aliran masuk bahan ke dalam organisasi. Perolehan tradisional juga merupakan satu proses yang melibatkan semua aktiviti yang berkaitan dengan pembelian barangan, aset, kemudahan atau perkhidmatan (Procurement Guideline, 2002). Dalam konteks kajian ini, perolehan tradisional adalah proses pembelian barangan dan perkhidmatan yang berasaskan kertas. 1.10.3 Perolehan Elektronik (e-perolehan) E-Perolehan atau perolehan elektronik (e-perolehan) merupakan penggunaan Internet bagi tujuan pembelian dan penjualan produk, perkhidmatan dan maklumat (Heizer dan Render, 2000). Chan dan Lee (2002) mendefinisikan e-perolehan sebagai aplikasi e-dagang dalam proses perolehan. Ianya melibatkan penggunaan pelbagai bentuk teknologi maklumat seperti e-mel, EDI, dan e-pasaran untuk automasikan dan melancarkan proses perolehan dalam organisasi perniagaan (de Boer et al. 2001)..

15 Menurut Kocabasoglu, (2002) e-perolehan merupakan peluasan kemudahan Internet dalam aktiviti pembelian. Hussain et al. (2005) menyatakan bahawa e-perolehan adalah satu pembelian perniagaan kepada perniagaan dan aktiviti penjualan oleh pembekal melalui Internet. E- Perolehan juga boleh didefinisikan sebagai satu perkakasan perniagaan dan membolehkan perniagaan beralih ke arah proses yang lebih efisyen dan membentuk integrasi rantaian pembekal yang lebih baik (Procurement Guideline, 2002). Menurut Hawking et al. (2004), e-perolehan melibatkan sejumlah medium komunikasi untuk membantu proses perolehan antara beberapa pihak seperti penggunaan mel elektronik, telefon, faks, EDI, dan kini melibatkan penggunaan Internet. Dalam kajian ini, takrifan yang dikemukakan oleh Croom (2000) telah digunakan iaitu e-perolehan di lihat sebagai sistem perolehan yang melibatkan komunikasi antara dua pihak iaitu pihak pembeli dan juga pihak pembekal dengan menggunakan Internet sebagai medium pengantaraan. 1.10.4 Perdagangan Elektronik (e-dagang) Terdapat pelbagai takrifan mengenai e-dagang. E-Dagang boleh didefinisikan sebagai satu metodologi perniagaan yang menggunakan perantaraan elektronik untuk melakukan keseluruhan transaksi perniagaan. Pembekal dan pelanggan bertemu dalam suasana virtual untuk melakukan urus niaga dengan menggunakan teknologi Internet, digital dan lain-lain (Abdul Majid, 2000).

16 E-Dagang juga boleh ditakrifkan sebagai satu set teknologi seperti dokumen elektronik/pertukaran data elektronik (EDI), mel elektronik (email), pemindahan dana elektronik (EFT) dan rangkaian kerja, gabungan dengan proses perniagaan untuk membolehkan pengguna untuk menjalankan perniagaan secara elektronik (Procurement Guidelines, 2002). E-Dagang juga di lihat sebagai proses dan amalan menggunakan medium atas talian untuk menguruskan proses perniagaan. Medium atas talian yang digunakan adalah seperti Internet, Intranet atau Extranet, EDI atau saluran telekomunikasi (Mitchell, 2000). Dalam konteks kajian ini, e-dagang ialah satu metodologi perniagaan yang menggunakan perantaraan elektronik untuk melakukan keseluruhan transaksi perniagaan (Abdul Majid, 2000). 1.10.5 Peringkat Pengurusan Responden bagi kajian ini dibahagikan kepada tiga peringkat iaitu peringkat pengurusan atasan, peringkat pertengahan dan kumpulan sokongan. Peringkat pengurusan atasan merupakan peringkat pengurusan yang paling tinggi yang terdiri daripada pengerusi dan eksekutif kanan syarikat yang membangunkan perancangan strategik syarikat. Peringkat pengurusan pertengahan pula merupakan individu yang terdiri daripada pengurus besar, pengurus unit, dan pengurus perancangan dan anak syarikat yang bertanggungjawab untuk merancang dan mengawal taktik syarikat. Manakala peringkat kumpulan sokongan merupakan kumpulan individu yang biasanya berjumpa dan berkongsi masalah atau urusan yang hampir sama; kumpulan sokongan memberikan peluang untuk berkongsi urusan dan bertukar-tukar maklumat antara satu sama lain (Key Terms and Glossary, 2005).

17 1.10.6 Amalan e-perolehan Amalan e-perolehan melibatkan memproses tender, tempahan dari pembekal, membuat pembayaran, berhubung dengan pembekal, membaca katalog pembekal, proses kelulusan dalaman, penerimaan invois, dan mencari pasaran elektronik (United Nations, 2004). Dalam kajian yang dijalankan oleh Moon (2002) beliau melihat amalan e-perolehan dari segi bida yang dijalankan dalam web, menghantar maklumat kontrak dalam web, tanda tangan digital, mengamalkan bida berasaskan Internet, reverse auctions, tempahan elektronik, sistem e- Perolehan yang diautomasikan dan kad pembelian. Moon (2005) juga telah mengecilkan skop ini dengan hanya melihat kepada amalan e-perolehan dari aspek tempahan elektronik, reverse auctions, dan bida Internet. Hawking et al. (2004) memfokuskan amalan e-perolehan lebih kepada teknologi yang digunakan dalam menjalankan perolehan. Teknologi ini terdiri daripada faks, mel, telefon, e-mel, EDI, dan Internet. Dalam konteks kajian ini, amalan e-perolehan ialah amalan organisasi dalam mendapatkan maklumat, menghubungi pembekal/perundingan (Quesada, 2004; Chan dan Lee, 2002), mewujudkan kontrak, pembelian dan pelaksanaan analisis dan risikan (Quesada, 2004).

18 1.10.7 Prestasi e-perolehan Prestasi e-perolehan merujuk kepada kemampuan sistem dalam memberi faedah kepada organisasi. Sebelum ini, prestasi perolehan dinilai dari segi kos, masa, kepuasan, kualiti, stok dan nilai (Gebauer et al. 1998). Menurut Vaidya et al. (2004), prestasi e-perolehan juga boleh diukur dalam empat kumpulan perspektif iaitu perspektif kewangan, pelanggan, perspektif proses dalaman perniagaan dan perspektif pembelajaran dan inovasi Dalam kajian yang dijalankan oleh Moon (2005), prestasi e- Perolehan ini di lihat dari segi aplikasi web, tempahan elektronik, bida elektronik dan reverse auctions. Dalam konteks kajian ini, prestasi e-perolehan di lihat dari segi faedah pelaksanaan e-perolehan ke atas organisasi di mana faedah e-perolehan ini dibahagikan kepada tiga bahagian iaitu faedah kepada organisasi, faedah daripada pembekal dan faedah kepada pengguna dalaman (Quesada, 2004). 1.11 Rumusan Kajian ini bertujuan untuk memberi pendedahan tentang tahap amalan dan prestasi e-perolehan di peringkat firma yang membangunkan sistem mereka secara dalaman. Kajian-kajian lepas lebih menumpukan kepada aplikasi e-perolehan di sektor perindustrian dan kurang kajian yang dijalankan terhadap organisasi yang membangunkan sistem secara dalaman.

19 Kebanyakan organisasi enggan menggunakan sistem e-perolehan dan merasa ragu-ragu terhadap faedah yang mampu diberikan oleh sistem ini ke atas organisasi mereka. Di samping itu juga, kesukaran menggunakan perisian yang sedia ada di pasaran merupakan antara halangan dalam melaksanakan sistem ini. Kajian ini menumpukan kepada sebuah kajian kes ke atas organisasi yang membangunkan sistem e-perolehan mereka secara dalaman. Terdapat empat objektif dalam kajian ini untuk melihat amalan dan prestasi e- Perolehan serta menghuraikan pendekatan yang digunakan oleh pihak pengurusan untuk menangani masalah yang berkaitan dengan sistem e- Perolehan ini. Sebagai satu kajian sains sosial, kajian ini turut mempunyai batasan-batasan yang tidak dapat dielakkan kerana ianya melibatkan sampel manusia sebagai responden yang terdedah kepada emosi, persekitaran dan tekanan yang sukar dikawal.