BORANG PENCALONAN ANUGERAH MALAYSIAN GOVERNMENT OPEN SOURCE SOFTWARE 2012 (MyGOSS 2012) PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT, UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA

Transkripsi

1 BORANG PENCALONAN ANUGERAH MALAYSIAN GOVERNMENT OPEN SOURCE SOFTWARE 2012 (MyGOSS 2012) LAMPIRAN A 1. Nama Organisasi: PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT, UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA 2. Nama Projek/Sistem/Inisiatif OSS Yang Dicalonkan: SISTEM LATIHAN INDUSTRI 3. Tarikh (bulan & tahun) projek/system/inisiatif yang dicalonkan mula beroperasi: OGOS Maklumat pegawai yang membuat pencalonan: Nama: Jawatan: Agensi: Alamat: IDRIS BIN TAKYAN PENGARAH PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT ARAS 2, BANGUNAN PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT, UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA 71800, BANDAR BARU NILAI, NILAI, NEGERI SEMBILAN Telefon: Faks: E-mel: idris@usim.edu.my 5. Pegawai yang boleh dihubungi untuk mendapatkan maklumat lanjut: Nama: Jawatan: NOORAINI A. MANAN PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT KANAN Telefon:

2 Faks: E-mel: LAPORAN PENCALONAN ANUGERAH MALAYSIAN GOVERNMENT OPEN SOURCE SOFTWARE 2012 (MyGOSS 2012) 1. Nama Projek/Sistem/Inisiatif SISTEM LATIHAN INDUSTRI (Sistem eli) 2. Profil Kementerian / Jabatan / Institusi (maksimum 200 patah perkataan) Pusat Teknologi Maklumat (PTM) Universiti Sains Islam Malaysia telah mula beroperasi sejak 1 Februari 2010 sebagai satu pusat servis yang memberikan fokus kepada perkhidmatan ICT. PTM diketuai oleh seorang Pengarah yang dilantik oleh pihak pengurusan Universiti. PTM telah dibahagikan kepada 4 bahagian utama iaitu Bahagian Pentadbiran, Bahagian Infrastruktur ICT, Bahagian Sistem Maklumat dan Bahagian Operasi ICT. Setiap bahagian terdapat unit-unit kerja yang menjalankan pelbagai perkhidmatan yang disediakan seperti Unit Aplikasi Pengurusan Universiti, Unit Aplikasi Akademik dan Pelajar, Unit Rangkaian, Unit Pengurusan Data, Unit Operasi Sistem Aplikasi, Unit Khidmat Pengguna dan Unit Khidmat Infra. Antara Objektif PTM USIM adalah untuk mewujudkan sistem automasi yang menyeluruh, penyebaran maklumat digital menggunakan teknologi kad pintar pelbagai guna, menerokai dan menggalakkan penggunaan teknologi sumber terbuka dalam pelbagai bidang kepakaran, menerokai dan menggalakkan penggunaan teknologi sumber terbuka dalam pelbagai bidang kepakaran berkaitan. 3. Sinopsis Projek/Sistem/Inisiatif (maksimum 150 patah perkataan) Bagi projek/sistem/inisiatif: # Ringkasan / Keterangan # Faedah kepada orang awam / Kerajaan # Kelebihan / keistimewaan projek/sistem/inisiatif

3 # Mengapa projek/sistem/inisiatif layak memenangi Anugerah MYGOSS Sistem Latihan Industri telah mendapat kelulusan Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) Universiti Sains Islam Malaysia (USIM) pada Februari Selepas kajian keperluan pengguna dan spesifikasi sistem dilakukan, proses pembangunan sistem telah bermula pada Mei 2011 oleh sekumpulan pasukan projek yang telah dilantik. Idea kewujudan Sistem eli ini disebabkan proses merekodkan maklumat latihan industri sebelum ini dibuat secara manual oleh fakulti samada berbentuk softcopy atau hardcopy dan menyukarkan semua pihak untuk mendapatkan maklumat pelajar yang melakukan latihan industri serta maklumat lain berkaitan. Proses pemantauan permohonan juga dibuat secara manual dan menyukarkan Ketua Program/Fakulti membuat pemantauan. Selain itu, organisasi/industri memaklumkan bahawa berlaku lambakkan surat permohonan dari institusi yang sama di organisasi mereka dan menyukarkan pengurusan penempatan pelajar yang melakukan latihan industri. Sistem ini dibangunkan berasaskan atas talian(web based) bagi memudahkan capaian pengguna. Tujuan utama sistem ini dibangunkan adalah untuk merekodkan maklumat latihan lndustri pelajar serta memantau pelajar menjalani latihan industi terutama bagi tujuan keperluan pengijazahan. Antara proses utama yang terlibat dalam Sistem Latihan Industri adalah : i. Permohonan penempatan latihan industri ii. Status penempatan Latihan Industri iii. Merekodkan Maklumat Log Harian iv. Maklumat Penyelia Industri dan Universiti v. Merekodkan Penilaian oleh Penyelia Industri dan Universiti vi. Integrasi Sistem Maklumat Universiti vii. Pelbagai Laporan dan Statistik Selain itu, sistem ini turut memenuhi keperluan Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) melalui Projek Anjung MyMohes yang telah menggariskan

4 beberapa keperluan utama berkaitan dengan latihan industri yang perlu dipenuhi oleh setiap universiti (IPTA). Sistem eli layak memenangi Anugerah MYGOSS kerana ciri-ciri inovasi yang telah memberi impak besar kepada universiti terutama dari segi pemantauan pelajar menjalani latihan industri bermula dari proses permohonan sehinggan penilaian. Selain itu, Sistem eli telah dapat mengurangkan lebih kurang RM setiap tahun di mana tiada lagi kos cetakan buku log. Ia juga turut membantu dalam mewujudkan hubungan baik antara USIM dan pihak industri di mana melalui sistem ini pihak organisasi boleh merancang untuk menempatkan bilangan pelajar yang berkaitan dengan bidang pengajian dengan lebih tersusun. 4. Teknologi yang digunakan (maksimum 150 patah perkataan) Penggunaan development tools, pangkalan data, language, teknologi, platform, dan lain-lain Pasukan projek telah meneliti teknologi yang bersesuaian dan berpatutan serta kos efektif. Sistem ini telah dibangunkan secara atas talian (web based) bertujuan untuk memudahkan capaian oleh semua pengguna di semua lokasi. Sistem eli dibangunkan oleh kakitangan sedia ada dan dibangunkan menggunakan perisian sumber terbuka (Open Source Software). Beberapa teknologi telah digunakan adalah seperti berikut : 4.1 Development tools: Macromedia Dreamweaver dan Notepad 4.2 Bahasa pengaturcaraan: PHP dan HTML 4.3 Pangkalan data: Sybase Platform : Windows Sistem eli yang dibangunkan ini mempunyai integrasi dengan Sistem Maklumat Universiti utama seperti Sistem Maklumat Pelajar (Al- Aaliyah), Sistem Pilihanraya Pelajar (eundi), Sistem eakademik dan Sistem Maklumat Sumber Manusia (Munazzim). Selain daripada itu, proses integrasi juga melibatkan dengan pangkalan data yang menyimpan userid dan kata laluan pengguna.

5 Rajah 4-1:Integrasi Sistem eli dengan Sitem Maklumat Universiti 5. Kelebihan / Keunikan (maksimum 350 patah perkataan) # Faedah kepada orang awam / Kerajaan # Kelebihan projek/sistem/inisiatif berbanding projek/sistem/inisiatif lain # Kelainan konsep dan idea bagi projek/sistem/inisiatif # Peningkatan keberkesanan (termasuk mengurangkan birokrasi) # Perkongsian maklumat # Lain-lain Sistem ini dibangunkan berasaskan atas talian(web based) bagi memudahkan capaian pengguna supaya ianya boleh dicapai di mana-mana lokasi. Sistem eli telah memberi faedah kepada pelajar, penyelia universiti, penyelia industri, pihak fakulti dan pentadbiran universiti serta unit yang menguruskan latihan industri itu sendiri. Antara faedah dan kebaikan yang dapat dilahirkan dari Sistem eli adalah : i. Pihak universiti dapat memantau maklumat berkaitan dengan latihan ii. iii. iv. industri pelajar secara terperinci. Memudahkan proses penghantaran data Latihan Indusrti untuk KPT seperti ke Sistem Anjung MyMOhes Memudahkan semua pihak dari sudut penyelarasan data latihan industri seperti Bahagian Pengajian Pra Siswazah (BPPs), Fakulti dan pelajar. Menggalakkan proses permohonan tempat latihan industri dibuat secara atas talian oleh pelajar serta memudahkan pelajar memantau

6 status permohonan. v. Menjimatkan masa pemprosesan maklumat pelajar latihan industri seperti: Maklumat ada kekosongan tempat di organisasi tertentu boleh disalurkan terus kepada pelajar secara cepat. Info berkaitan dengan iklan latihan industri di organisasi lebih terperinci seperti elaun(sekiranya ada), bidang yang diperlukan yang dijadikan sebagai prasyarat di satu-satu organisasi. Status laporan latihan industri pelajar boleh diperolehi awal oleh Penyelia Universiti dan Penyelia Industri. vi. Menjimatkan kos dari segi cetakan buku log kerana pelajar perlu merekodkan log harian secara online dan penjimatan ini akan berterusan hingga tahun-tahun berikutnya berkadaran dengan jumlah pertambahan pelajar tahun demi tahun. vii. Menjimatkan masa dari segi masa pengumpulan data serta masa pengumpulan laporan latihan industri. viii. Meningkatkan kualiti pihak pengurusan universiti kerana pengurusan permohonan latihan industri menjadi lebih cekap dan cepat. ix. Mengurangkan lambakkan surat permohonan di organisasi kerana Sistem eli berkonsepkan satu (1) surat satu (1) organisasi. x. Memudahkan penyelia industri dan penyelia universiti memantau log harian pelajar secara online. Ia dapat mengurangkan masa serta kos seperti bil telefon dan sebagainya. 6. Inovasi (maksimum 350 patah perkataan) # Penggunaan teknologi atau metodologi secara inovatif # Keaslian atau penambahbaikan # Keaslian konsep atau pelaksanaan (reka bentuk / pembangunan dan/atau pemasaran) # Ciri-ciri / fungsi yang ketara # Teknik pembangunan, penyelidikan atau pemasaran yang kreatif # Teknologi enabling # Menggunakan pelbagai teknologu untuk menghasilkan inovasi dan penyelesaian yang berkesan Pelaksanaan Sistem eli telah memberikan impak yang besar terutama bagi kakitangan akademik dan pentadbiran USIM dalam memudahkan serta melicinkan sistem pengajaran dan pembelajaran. Ia turut memudahkan pelajar memantau permohonan latihan industri secara online. Ianya dapat dinilai daripada faedah-faedah dan keberkesanan proses merekodkan

7 maklumat pelajar menjalani latihan industri bermula dari proses permohonan sehingga ke proses penilaian. 6.1 Efisyen Sistem eli dapat membantu menjimatkan masa pengguna terutamanya pelajar di mana mereka boleh mengetahui status permohonan secara online Memudahkan proses pemantauan melalui pelbagai statistik dan laporan yang disediakan samada oleh fakulti mahupun pengurusan Komunikasi antara pelajar dan pensyarah dapat dipermudahkan secara online di mana perakauan permohonan dibuat oleh Ketua Program secara online Integrasi data yang berlaku di antara Sistem eli dan sistem yang lain dapat membantu untuk penyelarasan maklumat. 6.2 Signifikan Penggunaan sistem secara keseluruhannya dapat meningkatkan produktiviti dan kualiti servis yang diberikan kepada pelajar melalui: Penggubalan garis panduan permohonan Latihan Industri Memudahkan proses pengajaran dan pembelajaran(p&p) Pemantauan pelbagai statistik dan laporan terutamanya senarai dan jumlah pelajar peringkat pengguna terdiri daripada Fakulti, BPPS, HEP, Ketua Program, Kedekanan dan juga Pengurusan Tertinggi Trend permohonan pelajar melakukan LI dapat dilihat secara terus dan membantu pengurusan universiti membuat pemantauan sekaligus merancang proses penyeliaan pelajar Meningkatkan kemahiran ICT pelajar dengan

8 memberikan pendedahan yang lebih kepada penggunaan Internet Membentuk disiplin pelajar dengan mengemaskini maklumat buku log secara harian agar ianya dapat dipantau oleh penyelia industria dan universiti Membina jaringan hubungan industri yang lebih telus dengan pihak syarikat kerana penilaian mereka dapat dilihat terus melalui sistem ini. 6.3 Keberkesanan Kos Pembangunan sistem ini membantu pihak universiti untuk melakukan penjimatan kos di mana tiada lagi kos cetakan buku log yang dibuat Kos Server dan pangkalan data adalah menggunapakai yang sedia ada di USIM sahaja. Usaha untuk menggunapakai peralatan sedia ada ini adalah salah satu langkah yang diambil oleh pasukan projek sistem eli ini selari dengan dasar penjimatan universiti Pembangunan sistem ini menggunakan kakitangan sedia ada dan dibangunkan menggunakan perisian Open Source. 6.4 Kreativiti Sistem eli ini cuba menampilkan kreativiti kerana ia melibatkan fungsi pelbagai peringkat pengguna khususnya penilai industri. Modul Buku Log dikemaskini oleh pelajar dan ini membolehkan pihak penilai industri membuat pemantauan terus aktiviti yang dilaksanakan oleh pelajar tersebut Selain itu, melalui sistem ini juga data syarikat dapat dikemaskini di dalam satu pangkalan data bersama maklumat contact person. Ini secara tidak langsung dapat membuka peluang kepada universiti bagi tujuan jalinan hubungan industri yang lebih baik daripada

9 pelbagai aspek. 7. Kualiti / Pengiktirafan (maksimum 350 patah perkataan) # Piawaian kebangsaan atau antarabangsa yang digunakan # Metodologi projek/sistem/inisiatif # Keberkesanan kos # Peningkatan produktiviti dan keberkesanan # Kepakaran kakitangan # Keberkesanan projek/sistem/inisiatif # Tahap bantuan dan sokongan projek/sistem/inisiatif # Kejayaan pelaksanaan # Pengikitirafan oleh pelanggan / pengguna # Diakui oleh pakar bidang yang berkaitan projek/sistem/inisiatif # Pengiktirafan komuniti atau media # Pengiktirafan atau pencapaian dalam industri dan Kerajaan # Pencapaian pengiktirafan antarabangsa # Hasil yang boleh diukur mencapai sasaran # Perkongsian pasaran # Beridentitikan Malaysia Pembangunan Sistem eli menggunakan kakitangan PTM yang sedia ada dan ia tidak melibatkan pertambahan kos. Ini bermakna pembangunan sistem menggunakan kepakaran tempatan. Dari segi keberkesanan kos, pembangunan Sistem eli telah membantu pihak universiti bagi penjimatan kos di mana tiada lagi kos cetakan buku log. Kos perbandingan yang dibuat adalah seperti berikut bagi tahun 2010, 2011 dan 2012: Anggaran Kos Percetakan Buku Log Pelajar LI FEM FPBU FKP FST FPQS FSU Sistem eli telah menampilkan kreativiti kerana ia melibatkan fungsi pelbagai peringkat pengguna khususnya penilai industri. Modul Buku Log yang dilengkapkan oleh pelajar dan ini membolehkan penyelia industri dan universiti membuat pemantauan terus aktiviti yang dilaksanakan oleh pelajar di industri.

10 Sistem eli turut menerima maklumbalas dan idea bagi penambahbaikkan dari semua pihak terutama pihak industri bagi memudahkan lagi proses yang sedia ada. Ini menunjukkan pihak industri turut menyambut baik dengan inisiatif yang telah diketengahkan melalui Sistem eli. Terdapat beberapa pihak dari IPTA/IPTS turut berminat dengan modul-modul yang terdapat di dalam Sistem eli. Ini adalah satu perkongsian maklumat yang baik serta dapat menjadikan Sistem eli sebagai perintis dan contoh kepada IPTA/IPTS yang lain. Sebagai pengiktirafan, Sistem eli juga telah memenangi tempat pertama dalam Anugerah Inovasi dan Rekacipta Universiti Sains Islam Malaysia bagi tahun 2011 bagi Kategori Pentadbiran. 8. Potensi (maksimum 350 patah perkataan) # Potensi projek untuk diekspot, menghasilkan peluang pekerjaan atau meningkatkan ekonomi # Pelaksanaan yang lebih luas # Faedah kepada industri lain pada masa hadapan # Strategi pembangunan dan menerajui persaingan # Bidang-bidang yang dikenalpasti untuk peluasan/penambahbaikan Proses pelajar menjalani latihan industri merupakan satu komponen penting di dalam penilaian sesuatu program. Oleh yang demikian, kewujudan Sistem eli dapat membantu melicinkan dan melancarkan proses merekodkan maklumat latihan industri secara keseluruhannya. Sistem eli berpotensi untuk dikomersilkan berdasarkan pasaran sekarang (current demand) sekiranya sistem ini dapat diketengahkan dan diberi pendedahan secara meluas. Hasil dari soal-selidik yang dilakukan, kebanyakan sistem latihan industri IPTA yang sedia ada hanya merekodkan organisasi pelajar menjalani latihan industri sahaja. Elemen buku log dan penilaian oleh penyelia industri dan universiti secara online adalah idea baru yang diketengahkan di dalam sistem ini. Pembangunan dan pelaksanaan Sistem eli telah berjaya dilaksanakan dan diaplikasikan di enam (6) fakulti utama USIM. Ia telah mendapat maklumbalas yang baik daripada pelajar dan penyelia universiti dimana

11 ianya menjadi kayu pengukur untuk sebarang penambahbaikan demi kemajuan sistem pada masa hadapan. Ini penting bagi meningkatkan lagi nilai komersil sistem ini dan ianya mempunyai potensi yang tinggi untuk dipasarkan di setiap IPTA/IPTS tempat yang memerlukan proses kerja berkaitan. 9. Kandungan Tempatan (maksimum 350 patah perkataan) # Dibangunkan sepenuhnya di Malaysia atau # Dibangunkan sebahagian di Malaysia (nyatakan peratusan pembangunan di Malaysia) # Sekiranya pembangunan sebahagian di Malaysia, nyatakan modul yang dibangunkan di Malaysia # Sumbangan dan/atau penyelidikan yang dijalakan di Malaysia # Tambah nilai di Malaysia Sistem eli dibangunkan menggunakan perisian sumber terbuka (Open Source Software). Pasukan projek adalah terdiri daripada kakitangan USIM yang terdiri daripada kumpulan pengguna, kumpulan pembangun dan kumpulan teknikal. Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara dalaman (inhouse) oleh kakitangan Pusat Teknologi Maklumat (PTM) USIM. Oleh itu, USIM menggunakan sumber kepakaran dalaman sedia ada yang menyokong pembangunan sistem ini. Pemilihan penggunaan perisian sumber terbuka adalah bertepatan dengan agenda MAMPU dan sekaligus dapat meningkatkan kemahiran kumpulan teknikal yang terlibat khususnya. Selain itu, idea untuk membangunkan sistem secara dalaman bertujuan member peluang kepada kumpulan pembangun sistem agar lebih berani dan berkeyakinan dalam mengetengahkan sistem aplikasi baru kepada universiti dan ini sekaligus dapat mengurangkan tahap kebergantungan kepada pihak syarikat dalam skop pembangunan sistem aplikasi. Kemahiran yang ada oleh pasukan teknikal ini dapat diketengahkan oleh USIM dalam pembangunan projek ICT yang lain dan menjadi aset baru dalam usaha meneroka penggunaan perisian sumber terbuka.