BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM 3.1 Tentang Perusahaan 3.1.1 Sejarah CV. PROPOSTER INDONESIA CV. ProPoster Indonesia merupakan sebuah perusahaan production house yang bergerak dibidang digital printing dan display system support yang telah bergerak secara nasional. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 09 September 2002 yang berlokasi di Jln. Mandala Selatan No. 26 Tomang Jakarta 11440. Perusahaan ini telah mempekerjakan sekitar belasan karyawan. Dimana tiap karyawan memiliki tugas masing masing yang dibagi ke dalam beberapa divisi. Perusahaan ini masih berpusat pada satu tempat belum memiliki cabang dan rencana kedepannya akan membuka beberapa cabang di beberapa lokasi yang strategis. 3.1.2 Tujuan CV. PROPOSTER INDONESIA Tujuan utama CV. ProPoster Indonesia adalah untuk mencari profit (komersial) dengan meningkatkan layanan (service) yang lebih baik. Profil perusahaan adalah To become the most preferred supplier for large format printing and display system, yang artinya untuk menjadi suplier yang terpilih dibidang printing dan display system.. 60
61 3.1.3 Kegiatan Bisnis Kegiatan Bisnis yang dilakukan oleh perusahaan bersifat production house, yang bergerak dibidang digital printing dan display system. Sistem perjalanan bisnis yang dilakukan sesuai dengan jumlah pesanan pelanggan. Maksudnya proses produksi barang jadi akan dilakukan oleh produser jika adanya pesanan dari pelanggan. Sedangkan untuk rancangan (design) pesanan ditentukan oleh pelanggan sendiri. Kegiatan bisnis ini untuk daerah yang berlokasi Jakarta diantar oleh bagian divisi delivery, sedangkan untuk luar kota biasanya dilakukan dengan mencari ekspedisi pengiriman yang bisa mengantarkan barang jadi tersebut sampai di tujuan. Fasilitas kegiatan bisnis yang dilakukan adalah sebagai berikut : Printer Hewlett Packard High Tim Perancang (Designer) Installation and Finishing (mesin laminasi dan display system) Pengiriman (Delivery) Piranti lunak (Software) yang digunakan dalam perancangan aplikasi diantaranya : Adobe Photoshop Illustrator Freehand CorelDraw Quark Express untuk PC dan Mac
62 3.1.4 Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan CV. ProPoster Indonesia dapat dilihat sebagai berikut : Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada CV. ProPoster Indonesia 3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Chief Marketing Officer (CMO) Tugas dan tanggung jawab seorang CMO adalah : Bertanggung jawab dan merencanakan strategi yang dapat digunakan sebagai dasar untuk memimpin jalannya operasional perusahaan agar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Mengawasi dan mengontrol proses perjalanan operasional perusahaan. Mengkoordinir divisi divisi masing masing. Membuat keputusan dan menerima laporan dari setiap divisi. Mengorder bahan baku yang telah kosong.
63 2. Finance / Accounting Tugas dan tanggung jawab divisi Finance / Accounting adalah : Mengatur administrasi penjualan dan pembelian. Membuat laporan keuangan untuk CMO setiap periode. Memonitoring utang dan piutang. Membuat purchasing order (PO). Menerima invoice / faktur pembelian. 3. Production Tugas dan tanggung jawab divisi Production adalah : Menghasilkan proff print. Menghasilkan produk jadi. Maintenance mesin. Memberikan informasi ke CMO jumlah persediaan bahan baku. Mengontrol dan menyusun bahan baku di gudang. 4. Design Tugas dan tanggung jawab divisi Design adalah : Mengembangkan konsep rancangan (design). Merevisi rancangan. Mengedit rancangan. Membuat proff print (prototype). Mengadakan sales call
64 5. Finishing Pada divisi Finishing dibagi atas 2 buah bagian diantaranya : a. Laminating Tugas dan tanggung jawab divisi Laminating adalah : Memotong (Cutting) digital printing / banner yang telah jadi Laminasi produk jadi b. Installation Tugas dan tanggung jawab divisi Installation adalah : Instalasi poster ke display system Mempresentasikan produk ke pelanggan 6. Delivery Tugas dan tanggung jawab divisi Delivery adalah : Menjemput file pelanggan Mengantar proff print Mengantar produk jadi
65 3.2 Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan 3.2.1 Data Flow Diagram (DFD) 3.2.1.1 Context Diagram Diagram konteks dibawah ini terdiri dari diagram konteks pembelian, persediaan dan penjualan. Gambar 3.2 Diagram Konteks Pembelian, Penjualan, dan Persediaan Pada CV. ProPoster Indonesia
66 3.2.1.2 Diagram Nol Diagram konteks dibawah ini terdiri dari diagram konteks pembelian, persediaan dan penjualan. Gambar 3.3 Diagram Nol Pembelian, Penjualan dan Persediaan Pada CV. ProPoster Indonesia
67 3.2.2 Prosedur Didalam Sistem 3.2.2.1 Prosedur Pembelian Dari hasil observasi lapangan dan wawancara dengan pihak CV. ProPoster Indonesia, sistem pembelian bahan baku CV. ProPoster Indonesia terdiri dari beberapa langkah, antara lain: 1. Dimulai dengan pengecekkan stok bahan baku yang kosong oleh divisi production. 2. Divisi Finance / Accounting akan membuat surat pesan (Purchase Order) sebanyak 2 lembar yaitu lembar pertama diserahkan kepada pemasok, lembar kedua disimpan sebagai arsip oleh bagian Finance/Accounting. 3. Setelah bagian pemasok menerima PO dari perusahaan kemudian pemasok menyediakan sejumlah bahan baku sesuai dengan pesanan yang tercatat di PO, dan pemasok mengirimkan pesanan tersebut ke perusahaan beserta dokumen dokumen pembelian seperti Delivery Order (DO), dan faktur pembayaran (Invoice). 4. Setelah bahan baku diterima oleh perusahaan, divisi production akan menanda tangani surat DO tersebut sebagai tanda penerimaan barang dari pemasok dan divisi Finance / Accounting akan menerima invoice.
68 5. Pemasok akan melakukan penagihan hutang perusahaan dan divisi yang melakukan transaksi pembayaran adalah Finance / Accounting. Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Pembelian Pada CV. ProPoster Indonesia
69 3.2.2.2 Prosedur Retur Pembelian Prosedur retur pembelian pada CV. ProPoster Indonesia terdapat beberapa langkah, yaitu: 1. Setelah bahan baku yang telah dipesan datang, maka divisi production akan melakukan pengecekkan terhadap stok bahan baku tersebut. 2. Jika terjadi kerusakkan maka divisi production akan meminta divisi Finance / Accounting untuk membuat surat return order sebanyak 2 lembar yaitu lembar pertama untuk dikirimkan ke pemasok dan lembar kedua disimpan sebagai arsip perusahaan. 3. Kemudian divisi finance / accounting akan menelepon pemasok terjadinya retur barang dan meminta delivery untuk mengirimkan bahan baku yang rusak beserta surat return order. Bila pemasok masih terdapat stok, maka pemasok akan mengirimkan bahan baku baru beserta surat delivery order, jika pemasok belum ada stok, maka pengiriman di pending sementara
Gambar 3.5 Diagram Aliran Dokumen Retur Pembelian Pada CV. ProPoster Indonesia 70
71 3.2.2.3 Prosedur Penjualan Prosedur penjualan pada CV. ProPoster Indonesia terdiri dari 3 tahap diantaranya : 1. Pra Penjualan Pada bagian pra-penjualan terdiri dari beberapa tahap, yaitu: 1. Dimulai dari tahap sales call. Dimana sales call merupakan sebuah sistem yang diadakan oleh perusahaan untuk merepresentasikan media media aplikasi yang akan dihasilkan, diantaranya : Photo paper and film Banner film Premium backlit film Special xy film Adhesive vinyl Flexy Vinyl Economy film and paper 2. Setelah tahap sales call selesai dilaksanakan oleh CV. ProPoster Indonesia, akan dilanjutkan tahap kedua yaitu Quotation (surat penawaran). Dimana perusahaan akan mengajukan surat penawaran kepada pelanggan dengan dua kondisi yaitu diterima (Accept) atau ditolak (Reject). Jika ditolak maka proses penjualan selesai pada saat itu juga,
72 sedangkan jika diterima atau di ACC maka akan dilanjutkan ke tahap berikutnya. 3. Pada tahap ketiga yaitu menerima Purchase Order (PO) yang berisikan jumlah kuantitas yang akan dipesan beserta rancangannya (design). Maksudnya untuk rancangan (design) ditentukan oleh pelanggan itu sendiri. 4. Setelah menerima rancangan, pihak perusahaan akan memproduksi proff print sesuai dengan rancangan pembeli. Setelah proff print tersebut telah dihasilkan maka proff print akan dikirimkan oleh divisi delivery kepada pihak pembeli. Jika proff print tersebut sudah disetujui atau telah di revisi oleh pihak pembeli maka perusahaan akan melanjutkan proses produksi barang jadi. Untuk tahap sales call dan quotation dilakukan untuk pelanggan baru, dan untuk pelanggan tetap mereka langsung menyerahkan purchase order (PO) dan kadang mereka tidak menggunakan purchase order dengan memesan lewat telepon.
73 2. Penjualan Pada penjualan juga terdapat beberapa tahap, diantaranya: 1. Dalam proses produk barang jadi, divisi production akan memproduksi barang yang dipesan sesuai dengan jumlah pesanan. Kemudian barang jadi tersebut akan dilanjutkan ke divisi finishing. 2. Pada divisi finishing, barang jadi tersebut akan dilaminasi (laminating) dan diinstalasi (installation). 3. Setelah itu, divisi delivery akan mengirimkan produk jadi beserta dokumen kepada pelanggan. Dokumen yang dilampirkan terdiri dari : 2 lembar surat tanda terima (delivery order) - 1 lembar delivery order untuk pelanggan - 1 lembar delivery order disimpan sebagai arsip oleh Finance / Accounting 2 lembar faktur pembayaran (invoice) - 1 lembar invoice untuk pelanggan - 1 lembar invoice disimpan sebagai arsip oleh Finance / Accounting
74 3. Pasca Penjualan Pada pasca penjualan, ada beberapa tahap antara lain: 1. Setelah delivery order (DO) di ACC sebagai tanda bahwa barang jadi telah diterima oleh pembeli, maka perusahaan akan mengadakan penagihan piutang sesuai dengan jumlah pesanan yang terdapat di purchase order (PO). 2. Jika terjadi kerusakkan barang jadi maka pihak pembeli tidak dapat untuk mengajukan retur barang.
75
76
Gambar 3.6 Diagram Aliran Dokumen Penjualan Pada CV. ProPoster Indonesia 77
78 3.2.2.4 Prosedur Persediaan Pada CV. ProPoster Indonesia prosedur persediaan barang dilakukan dengan beberapa langkah, diantaranya : 1. Divisi production akan mengecek stok bahan baku dan akan memberikan informasi ke CMO (Chief Marketing Officer) akan status dari persediaan barang. 2. Jika stok bahan baku kosong, maka bagian CMO akan meminta divisi Finance / Accounting untuk membuat Purchase Order 2 lembar yaitu lembar pertama untuk pemasok dan lembar kedua disimpan sebagai arsip oleh Finance / Accounting. Kemudian CMO akan meminta divisi delivery untuk mengantarkan PO tersebut ke bagian pemasok untuk pesan barang. Gambar 3.7 Diagram Aliran Dokumen Persediaan CV. ProPoster Indonesia
79 3.2.3 Analisis Kebutuhan Informasi 3.2.3.1 Identifikasi Entity Ada beberapa informasi yang dibutuhkan dalam setiap transaksi yang terjadi didalam perusahaan, diantaranya : Tabel 3.1 Analisis Identifikasi Entiti CV. ProPoster Indonesia No Entiti Keterangan 1 Staf Berisi informasi mengenai karyawan karyawan yang bekerja pada perusahaan 2 BahanBaku Berisi informasi mengenai bahan baku 3 Pelanggan Berisi informasi mengenai pelanggan yang memesan produk 4 Pemasok Berisi informasi mengenai pemasok yang menyediakan bahan baku ke perusahaan 5 Pembelian Berisi informasi mengenai order pembelian bahan baku dengan pemasok 6 ReturPembelian Berisi informasi mengenai bahan baku yang diretur ke pemasok 7 Hutang Berisi informasi mengenai hutang perusahaan kepada pemasok 8 PembayaranBeli Berisi informasi mengenai pembayaran ke pemasok 9 Pemesanan Berisi informasi mengenai pemesanan produk dari pelanggan 10 Penjualan Berisi informasi mengenai faktur penjualan 11 PengirimanProduk Berisi informasi mengenai DO dari perusahaan ke pelanggan 12 Piutang Berisi informasi mengenai hutang dari pelanggan 13 PembayaranJual Berisi informasi mengenai pembayaran dari pelanggan 3.2.3.2 Identifikasi Laporan Selain identifikasi entiti, didalam kebutuhan informasi juga terdapat identifikasi laporan yang dibutuhkan dalam setiap transaksi yang terjadi didalam perusahaan, antara lain:
80 Tabel 3.2 Analisis Identifikasi Laporan CV. ProPoster Indonesia No Laporan Keterangan 1 Pembelian Berisi laporan mengenai pembelian untuk setiap periode. 2 Hutang Berisi laporan mengenai hutang perusahaan ke pemasok 3 PembayaranBeli Berisi laporan mengenai pembayaran ke pemasok 4 Penjualan Berisi laporan mengenai penjualan untuk setiap periode 5 PengirimanProduk Berisi laporan mengenai pengiriman produk ke pelanggan 6 Piutang Berisi laporan mengenai piutang pelanggan ke perusahaan 7 PembayaranJual Berisi laporan mengenai pembayaran hutang pelanggan 3.2.4 Permasalahan Yang Dihadapi Setelah melakukan survei dan wawancara kepada pemilik perusahaan, maka penulis menemukan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan tersebut yang masih menggunakan sistem manual dalam menjalankan bisnisnya. Permasalahan yang dihadapi diantaranya : 1. Pengecekkan stok barang di gudang masih dilakukan secara manual dan tidak praktis. 2. Pencatatan laporan pembelian yang cukup banyak masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. 3. Pencatatan laporan penjualan masih dilakukan secara manual dimana transaksi yang dilakukan cukup banyak sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dan tidak efisien.
81 3.2.5 Solusi Pemecahan Masalah Berdasarkan hasil analisis terhadap permasalahan yang dihadapi perusahaan tersebut, maka diusulkan untuk menerapkan sistem basis data sebagai pengganti sistem manual dalam menjalankan bisnisnya. Sistem basis data disini dimaksudkan adalah sistem basis data yang mendukung pembelian, penjualan dan persediaan bahan baku. Disamping itu, akan dikembangkan sebuah aplikasi program yang dapat mengakses sistem basis data tersebut yang dapat digunakan oleh beberapa bagian perusahaan terutama dibagian yang berhubungan dengan pembelian, penjualan dan persediaan bahan baku. Perancangan aplikasi ini dimaksudkan agar memperoleh informasi yang cepat dan akurat oleh beberapa divisi yang membutuhkannya. Didalam program aplikasi ini akan meng-update stok barang secara otomatis sesuai dengan transaksi yang terjadi. Dengan demikian agar perancangan sistem basis data ini dapat membantu kinerja perusahaan.