BAB III METODOLOGI 3.1. Kerangka Berpikir Dalam penyusunan thesis ini kerangka berpikir yang akan digunakan adalah untuk menjawab pertanyaan Apakah Strategi TI Bank Indonesia sudah sesuai dan sejalan dengan strategi bisnis Bank Indonesia?. Untuk melihat kesesuaian (alignment) antara tersebut Strategi TI dan Strategi bisnis alat ukur yang digunakan adalah IT Balanced Scorecard. Strategi TI yang bersifat konseptual tidak dapat diukur dengan IT Balanced Scorecard, oleh karena itu yang akan diukur adalah bentuk implementasi dari strategi TI tersebut, yang tercermin dalam pelaksanaan proyek-proyek, operasional TI dan kondisi lainnya di lingkungan DTI. Dengan mengukur bagaimana pengelolaan dan pelaksanaan proyek-proyek, operasional TI serta kondisi lainnya tersebut dalam kerangka 4 perspektif IT Balanced Scorecard, akan diketahui sejauh mana kesesuaian dari strategi TI dengan Strategi Bisnis di Bank Indonesia. 3.2. Pengukuran IT Balanced Scorecard Pengukuran dan penilaian proyek-proyek TI di Bank Indonesia dengan menggunakan IT Balanced Scorecard akan dilakukan dengan langkah-langkat sebagai berikut :
1. Pengumpulan Informasi dan inventarisasi Kegiatan pengumpulan informasi (information gathering) dengan mengumpulkan informasi mengenai strategi bisnis Bank Indonesia dan strategi TI Bank Indonesia, serta menginventarisasi proyek-proyek TI dan aplikasi TI yang ditangani oleh DTI. Selanjutnya adalah menentukan sampel proyek-proyek TI dan aplikasi TI yang akan diukur dalam kerangka IT Balanced Scorecard dimana sampel proyek TI dan aplikasi TI yang dipilih merupakan bentuk kegiatan dalam pelaksanaan strategi bisnis Bank Indonesia. 2. Analisis Awal Analisis awal yang dilakukan adalah analisis SWOT yang dilakukan terhadap kekuatan (Strength), kelemahan (Weakness), peluang (Opportunity), dan ancaman (Threat) dari organisasi DTI. Analisis terhadap kekuatan dan kelemahan merupakan analisis terhadap faktor-faktor internal organisasi DTI, sedangkan analisis peluang dan ancaman merupakan analisis terhadap faktor-faktor yang berasal dari luar organisasi DTI (eksternal), termasuk dari luar Bank Indonesia. Hasil analisis terhadap faktor internal dan eksternal digabungkan untuk menentukan misi, visi, dan tujuan organisasi. Kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman tersebut dapat dianalisa dalam kerangka empat perspektif IT Balanced Scorecard yaitu; orientasi pengguna, kontribusi bisnis, internal process (operational excellence), dan orientasi masa depan. Dari orientasi pengguna dapat dianalisis
3. Penyusunan IT Balanced Scorecard - Analisis Critical Success Factor (CSF) Rockart mendefinisikan CSF sebagai jumlah terbatas dari area dimana hasil yang diharapkan akan memastikan performa kompetitif yang sukses dari organisasi. Sehingga CSF adalah area dari aktifitas yang harus selalu menerima perhatian yang konstan dan hati-hati dari pihak manajemen. Critical Success Factor dari Organisasi DTI dapat ditentukan dengan melihat sasaran atau obyektif dari organisasi DTI. Output dari analisis CSF ini akan dikombinasikan dengan output dari konstruksi IT Balanced Scorecard untuk melihat kesesuaian prasyarat information system yang lebih komprehensif. - Penyusunan IT Scorecard Framework IT Balanced Scorecard terdiri dari 4 perspektif, yang masing-masing menjelaskan sebagai berikut : 1. Perspektif Orientasi Pengguna; mewakili penilaian pengguna terhadap IT. 2. Perspektif Operational Exellence; mewakili proses IT yang digunakan untuk mengembangkan dan mendukung aplikasi.
3. Perspektif Orientasi Masa Depan; mewakili sumber daya manusia dan teknologi yang dibutuhkan oleh IT untuk selalu dapat memberikan layanannya. 4. Perspektif Kontribusi Bisnis; menangkap nilai bisnis yang didapat dari investasi IT. Framework umum IT Balanced Scorecard adalah sebagai berikut : ORIENTASI PENGGUNA Pertanyaan perspektif Bagaimana pengguna memandang Departemen IT? Misi Sebagai penyedia sistem informasi yang lebih diinginkan. Sasaran - Penyedia aplikasi yang lebih diinginkan - Penyedia layanan operasional yang lebih diinginkan - Bekerjasama dengan pengguna - Kepuasan pengguna OPERATIONAL EXELLENCE Pertanyaan perspektif Bagaimana efektifitas dan efisiensi dari proses TI Misi Untuk menyediakan layanan dan sistem IT yang efektif dan efisien. KONTRIBUSI BISNIS Pertanyaan perspektif Bagaimana manajemen memandang Departemen TI Misi Untuk mendapatkan kontribusi bisnis yang reasonable dari IT. Sasaran - Mengontrol pengeluaran TI - Nilai bisnis dari proyek TI - Penyediaan kapabilitas untuk bisnis baru. ORIENTASI MASA DEPAN Pertanyaan Perspektif Bagaimana posisi IT saat ini untuk memenuhi kebutuhan yang akan datang? Misi Untuk mengembangkan peluang dalam menjawab tantangan masa depan.
Sasaran - Efisiensi dan efektivitas usaha pengembangan - Efisiensi dan efektivitas operasional IT Sasaran - Pelatihan dan pendidikan staf TI - Keahlian staf TI - Riset terhadap teknologi baru - Usia dari portfolio aplikasi Setiap dari perspektif ini akan diterjemahkan kedalam metric yang berhubungan dan mengukur terhadap assess dari situasi saat ini. Dari Framework umum IT Balanced Scorecard ini akan disusun IT Scorecard framework untuk organisasi DTI. - Penyusunan IT Scorecard Metric Scorecard Metric disusun untuk mengukur IT dari keempat perspektif IT Balanced Scorecard. Metric Scorecard yang dapat digunakan yaitu : Scorecard Orientasi Pengguna Objectives Pengukuran Kepuasan Pengguna - Kepuasan pengguna terhadap fungsi aplikasi - Kepuasan pengguna terhadap layanan operasional - Kepuasan pengguna terhadap efektifitas aplikasi Kesesuaian dengan bisnis - Persepsi pengguna terhadap nilai tambah yang diberikan terhadap bisnis - Kesesuaian terhadap business requirement. Performa tingkat layanan - Layanan operasional dan aplikasi yang diberikan sesuai SLA - Penanggulangan permasalahan - Availability aplikasi
Scorecard Kontribusi Bisnis Objectives Nilai bisnis dan Kontribusi strategis Pengawasan terhadap investasi TI Pengukuran - Nilai tambah terhadap bisnis - Nilai strategis dari inisiatif - Dukungan Top Level Management - Kesesuaian dengan core function - Perencanaan investasi - Pengukuran terhadap ROI - Analisis Resiko Scorecard Operational Exellence Objectives Pengukuran Efisiensi dan efektivitas - Efisiensi dan efektivitas operasional - Monitoring - Evaluasi System - Perencanaan dan Pengelolaan Resources Evolusi Enterprise Architecture - Konsep desain pengembangan - Sinkronisasi Aristektur TI - Konsep best practice Respons - Penanggulangan permasalahan - Waktu penyelesaian permasalahan - Monitoring penyelesaian permasalahan Dokumentasi dan Standarisasi - Keterkinian dokumentasi - Keterkinian Standar Operasi dan Prosedur - Evaluasi Standar Operasi dan Prosedur Pengamanan dan keamanan - Ketiadaan isu utama pada laporan Audit - Ketiadaan kegagalan mayor yang tidak bisa direcovery atau gangguan pengamanan. Scorecard Kesiapan Masa Depan
Objectives Pengetahuan dan efektivitas pegawai Pertumbuhan pegawai profesional TI Riset dan Kajian Teknologi Baru Pengukuran - Pelatihan peningkatan pengetahuan - Ketersediaan pegawai - Evaluasi terhadap program pelatihan dan peningkatan pegawai - Riset teknologi baru - Kajian teknologi baru - Implementasi Teknologi yang tepat 4. Pengukuran IT Balanced Scorecard Dengan mengukur tingkat maturity IT Balanced Scorecard yang dihasilkan, akan dapat dilihat kesesuaian Strategi TI dan Strategi Bisnis di Bank Indonesia. Wim van Grembergen mengusulkan suatu Maturity Model (MM) untuk IT Balanced Scorecard yang didasarkan pada Capability Maturity Model (CMM) dari Software Engineering Institute. Mengingat IT Balanced Scorecard belum digunakan di Bank Indonesia, maka diperlukan penyesuaian terhadapsebagai berikut: Level 1. Initial CMM: Adanya kebutuhan sistem pengukuran untuk TI. Nilai 0 1,5 Thesis: Adanya kebutuhan pengelolaan yang baik terhadap sistem TI Level 2. Repeatable CMM: Suatu scorecard telah diperkenalkan dan dikomunikasikan Nilai 1,5 2,5 Thesis: Suatu bentuk pengelolaan telah dilakukan namun belum secara menyeluruh Level 3. Defined CMM: IT BSC telah distandarisasi, didokumentasi dan dikomunikasikan secara resmi Nilai 2,5 3,5 Thesis: Pengelolaan TI yang baik telah distandarisasi, didokumentasi dan dikomunikasikan secara resmi Level 4. Managed CMM: IT BSC telah diintegrasikan kedalam
Nilai 3,5 4,5 Level 5. Optimized Nilai 4,5-5 perencanaan operasional dan strategis dan sistem review dari bisnis dan TI. Thesis: Pengelolaan TI telah diintegrasikan kedalam perencanaan operasional dan strategis dan sistem review dari bisnis dan TI. CMM: IT BSC telah sesuai dan selaras dengan framework manajemen strategis bisnis dan visi selalu direview, diupdate, dan ditingkatkan. Thesis: Pengelolaan TI telah sesuai dan selaras dengan framework manajemen strategis bisnis dan visi selalu direview, diupdate, dan ditingkatkan 5. Penyusunan Kerangka Strategis (Strategic Grid) Untuk mengetahui secara sekilas prioritas dan strategi TI, kerangka strategis dapat digunakan dengan memeriksa porfolio proyek-proyek TI yang ada di organisasi DTI kedalam dua dimensi kerangka strategis yaitu impak terhadap operasi bisnis dan impak terhadap strategi. 6. Kesimpulan dan rekomendasi Hasil dari analisis IT Balanced Scorecard akan disimpulkan untuk menentukan bagaimana kesesuaian dan keselarasan Strategi TI Bank Indonesia dalam rangka mendukung Arahan Strategi bisnis Bank Indonesia, serta menyampaikan rekomendasi-rekomendasi yang diperlukan kepada pihak manajemen TI Bank Indonesia.
3.3. Metoda Pengumpulan Data Metoda pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah: 1. Studi Lapangan, dilakukan dengan cara wawancara dengan pihak pengelola TI, pengguna TI dan manajemen TI di Bank Indonesia 2. Studi Kepustakaan, dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi lewat berbagai informasi internal di perusahaan, dokumen-dokumen yang diberikan, buku-buku referensi, dan sumber lainnya yang didapat di Internet.