4. 4. 2 3 ALUR ALUR PENJUALAN PENJUALAN 4.3 ALUR PENJUALAN 4.3.1 Alur Penjualan Regular Diagram Alur Transaksi Penjualan Reguler 4.3.1
4.3.1.1 Barang Prioritas Menu yang digunakan untuk menginput barang yang di prioritaskan harus dijual terlebih dahulu karena alasan tertentu. Menu ini nantinya akan terkait ke menu Sales Order SFA, yakni barang yang diprioritaskan akan muncul secara otomatis pada awal record. 1) Buka Modul Penjualan >> Orderan Form >> Barang Prioritas 2) Maka muncul jendela Barang Prioritas, Klik New untuk menambah data 3) Input data Periode : Diisi periode berlakunya barang prioritas tersebut Keterangan : Diisi keterangan lain mengenai barang barang prioritas Kode Barang : Diisi kode barang 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan 4.3.2
Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.1.2 Budget Pengambilan Budget pengambilan ini fungsinya adalah untuk mengontrol terhadap mutasinya barang dan akibat yang disebabkan oleh mutasi tersebut. Sehingga penjualan baik untuk customer maupun sales diberi batasan agar jumlah nilai piutang tidak terlalu besar dan sesuai dengan kemampuan pelunasannya Menu ini digunakan untuk menginput budget/ batasan pengambilan barang oleh customer 4.3.1.2.1 Budget Pengambilan Toko dalam periode yang dipilih. Fungsinya agar transaksi untuk customer bisa terkontrol dengan baik tanpa menumpuknya jumlah piutang. Nantinya menu ini berpengaruh terhadap pembuatan SO, jika barang yang dipesan melebihi limit maka akan muncul pemberitahuan. 1) Buka Modul Penjualan >> Budget Pengambilan Toko 2) Maka muncul jendela Budget Pengambilan Toko, Klik New untuk menambah data 3) Input data 4.3.3
No. Dokumen : Muncul otomatis apabila form ini sudah di Save Kode Customer : Diisi kode customer Tgl Berlaku : Diisi periode berlakunya budget Kode Barang : Diisi kode barang Qty : Diisi qty barang yang akan digunakan sebagai patokan budget 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.1.2.2 Budget Pengambilan Sales Menu ini fungsinya hampir sama dengan menu Budget Pengambilan Sales, bedanya kalau menu ini ditujukan untuk sales dan sales tidak dapat membuat faktur yang nilainya melebihi budget. 1) Buka Modul Penjualan >> Budget Pengambilan Sales 2) Maka muncul jendela Budget Pengambilan Sales, Klik New untuk menambah data 3) Input data 4.3.4
No. Dokumen : Muncul otomatis apabila form ini sudah di Save Kode Sales : Diisi kode sales Tgl Berlaku : Diisi periode berlakunya budget Kode Barang : Diisi kode barang Qty : Diisi qty barang yang akan digunakan sebagai patokan budget 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.1.3 Orderan Form Standar Menu Orderan Form Standar digunakan untuk mempersiapkan kunjungan salesman ke customercustomernya. Salesman dapat ditargetkan kapan waktu berangkat dan waktu pulang, dengan begitu kegiatan salesman terus terjadwal dan rapi. Menu orderan form ini kaitannya dengan Mobile Sales/ SFA (Sales Force Aplication), contoh sbb : 1) Buka Modul Penjualan >> Orderan Form Sales >> Orderan Form Standar 2) Maka muncul jendela Barang Prioritas, Klik New untuk menambah data 3) Input data 4.3.5
Sales : Diisi kode salesman Periode : Diisi periode kunjungan sales Kujungan : Klik 2x untuk memunculkan jadwal kunjungan, pilih salah satu kunjungan sesuai dengan hari dan tanggal kunjungan. Kode Barang : Diisi kode barang yang akan dijual, apabila akan menampilkan semua barang sebaiknya kolom ini dikosongkan saja. Kode Divisi : Diisi kode divisi barang, apabila akan menampilkan semua divisi barang sebaiknya kolom ini dikosongkan saja. Kode Group Divisi : Diisi kode group divisi, apabila akan menampilkan semua barang berdasarkan group divisi sebaiknya kolom ini dikosongkan saja. Customer : Diisi kode customer, apabila akan menampilkan semua customer sebaiknya Tgl Kunjungan Tgl Pulang Batch kolom ini dikosongkan saja. : Diisi tanggal kunjungan salesman ke customer sesuai dengan harinya. : Diisi tanggal perkiraan salesman akan kembali dari customer. : Kode Orderan Form, untuk melihatnya Klik 2x pada kolom ini Tgl Jth Tempo : Merupakan waktu dimulainya perhitungan jatuh tempo, ini sangat berfungsi ketika sales melakukan kunjungan ke customer yang jauh dan harus menginap maka perhitungan jatuh tempo faktur bisa diperkiraan hingga Tampilkan Barang : salesman tiba di lokasi customer. o Tampilkan Barang Berdasarkan Interval Pengambilan Sample Untuk menampilkan barang sesuai dengan parameter yang diinput. o Tampilkan Barang yang Tidak Pernah di Order Untuk menampilkan barang yang belum pernah dipesan. o Tampilkan Semua Barang Untuk menampilkan semua barang. Interval Peng. : Merupakan parameter tanggal yang digunakan untuk jangka waktu pengambilan barang sample. Minimum Order : o Minimum Order : Minimum order dalam satuan terkecil yang diperbolehkan o Markup Target : Untuk menaikkan target Kode Supplier : Untuk menyaring barang berdasarkan kode Supplier Kode Pasar : Untuk menyaring Customer berdasarkan Kode Pasar Orderan Bebas : Untuk melakukan pesanan secara bebas tanpa terkait dengan parameter 4) Klik Proses, maka akan muncul cetakan mengenai hasil dari inputan Orderan Form Standar 4.3.6
Cara menghapus data : 1) Buka Modul Penjualan >> Orderan Form Sales >> Hapus Orderan Form 2) Masukkan kode Orderan Form Standar pada kolom kode batch. 3) Klik OK untuk melanjutkan atau Cancel untuk membatalkan. 4.3.7
4.3.1.4 Sales Order (Sales Force Application) Langkah selanjutnya setelah dibuatnya Orderan Form Standar adalah Sales melakukan kunjungan ke Customer, setelah itu input Sales Order untuk customer yang dikunjungi pada Menu Kunjungan. Namun sebelumnya harus diketahui bahwa tiap salesman harus dibuatkan user dengan posisi sebagai sales. 1) Buka SFA (Sales Force Application) 2) Masuk ke Menu Kunjungan 3) Pilih Customer yang dikunjungi >> SO No. SO Referensi Tanggal Term Jatuh Tempo Salesman Customer Note Limit : Akan muncul otomatis apabila form SO sudah di Save. : Diisi referensi jika diperlukan, jika tidak aka kosongkan saja. : Default tanggal dibukanya SFA. : Otomatis muncul apabila term customer sesuai dengan salesman tsb sudah diisi. : Otomatis muncul apabila kolom Tanggal dan Term sudah ada isi. : Otomatis muncul sesuai salesman yang menginput SFA. : Otomatis muncul sesuai dengan customer yang dipilih pada jendela Kunjungan SFA. : Diisi catatan lain jika diperlukan. : Akan muncul otomatis sesuai dengan limit customer di term customer. 4.3.8
Tombol Kartu : Untuk melihat Kartu Piuutang customer yang dikunjungi. Tombol Piutang : Untuk melihat data-data piutang customer yang dikunjungi. Tombol Giro : Untuk melihat giro-giro yang berasal dari customer yang sedang dikunjungi. Tombol DO : Untuk melihat data piutang DO Tombol Sisa SO : Untuk melihat SO mana saja yang masih ada sisa dari customer tersebut. Tombol Cek Stock : Digunakan untuk melakukan pengecekkan stock terhadap item yang dipilih. Tombol Riwayat SO : Untuk melihat semua SO yang telah dilakukan oleh customer tersebut. Tombol Riwayat Fakt. : Untuk melihat faktur yang pernah dibuat untuk customer tersebut. All Barang : Untuk memunculkan semua barang. Promo Berjalan : Untuk menampilkan promosi yang telah dibuat. Kode Barang : Muncul sesuai dengan barang yang diprioritaskan. Apabila salesman ingin Nama Barang menambah kode barang, tambahkan saja pada record selanjutnya. : Muncul otomatis apabila kode barang sudah diisi. Stok Toko : Diisi apabila distributor memberlakukan barang titipan/konsinyasi, yakni Qty Harga Discount Discount Global barang yang dititipkan kepada customer untuk dijual. : Input Qty barang yang akan di order. : Akan muncul otomatis apabila harga pada Master Barang sudah diisi. : Dapat diisi discount per barang baik Akumulasi maupun Non-Akumulasi. : Diisi diskon untuk keseluruhan barang yang dipesan. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak 5) Maka data Sales Order di SFA ini akan ngelink ke Sales Order yang terdapat di Menu Penjualan. Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 dan 2 diatas 2) Pilih Customer yang telah dibuatkan SO >> Klik View SO 3) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 5) Klik View untuk menampilkan data. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Penginputan Sales Order belum mengurangi stok digudang system karena secara fisik barang belum diterima, hanya berupa pesanan. 2) Data Sales Order tidak boleh diedit/ hapus apabila sudah ditarik ke Faktur TO, karena menyebabkan kekacauan data. Solusinya adalah, hapus dahulu Faktur TO, kemudian baru bisa melakukan edit/ hapus SO. 4.3.9
4.3.1.5 Faktur TO Menu ini merupakan kelanjutan dari proses SO, yakni bagian fakturis menginput Faktur TO dengan menarik SO yang telah dibuat oleh bagian Sales berdasarkan kunjungan dan permintaan customer. Membuat faktur juga bisa langsung tanpa membuat SO terlebih dahulu, namun itu semua tergantung kondisi dan kebutuhan. 1) Buka Modul Penjualan >> Faktur TO 2) Maka akan muncul jendela Faktur Penjualan, klik New untuk menambah data. 3) Input data Customer Salesman Divisi Gudang : Input nama customer : Input salesman : Akan muncul otomatis apabila kode salesman sudah diisi, karena pada master salesman harus memasukkan kode divisi. : Input gudang tempat barang yang akan dijual disimpan 4.3.10
Cabang : Akan muncul otomatis apabila kode gudang sudah diisi karena pada master gudang harus memasukkan kode cabang. Jenis Kirim : Input jenis pengiriman berdasarkan Master Jenis Pengiriman. Referensi : Diisi referensi lain jika. No. Faktur : Akan muncul otomatis apabila faktur sudah di Save. Pajak : Diisi nomor faktur pajak. No. SO : Klik 2x untuk mengambil nomor SO yang telah dibuat oleh salesman, kemudian klik Replace maka semua data akan muncul. Tanggal : Diinput tanggal dibuatnya faktur. Jatuh Tempo : Akan muncul otomatis apabila Tanggal faktur dan Max Term sudah diisi. Tanggal Faktur Pajak : Diisi tanggal dibuatnya faktur pajak berdasarka faktur yang telah dibuat. Tanggal Kirim Max Term PPN Type Harga Limit : Diisi tanggal dikirimkannya faktur atas barang yang dipesan oleh customer. : Akan muncul otomatis apabila Term untuk customer sudah diisi. : Akan muncul otomatis sesuai dengan jenis PPN yang telah diisi pada master customer. : Akan muncul otomatis apabila type harga pada term customer sudah diisi. : Akan muncul otomatis apabila limit pada term customer sudah diisi. Tombol Kartu Tombol Piutang Tombol Giro : Untuk melihat Kartu Putang customer yang dikunjungi. : Untuk melihat data-data piutang customer yang dikunjungi. : Untuk melihat giro-giro yang berasal dari customer yang sedang dikunjungi. Tombol Promo G & H : Sebagai tombol yang digunakan untuk menarik promosi jika ada. Tombol Lihat Promo : Untuk melihat promo yang sedang berlaku Tombol Cek Stock : Digunakan untuk melakukan pengecekkan stock terhadap item yang dipilih. Tombol Delete : Digunakan untuk menghapus record yang dipilih Riwayat : Digunakan untuk melihat riwayat pembelian customer Blacklist : Digunakan untuk melakukan blacklist terhadap customer 4) Isi table seperti Kode Barang, Nama Barang, Qty dll akan muncul otomatis sesuai dengan No. SO yang diambil setelah menekan tombol replace. 5) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak 6) Kemudian lampiran dari faktur tesebut dibawa ke gudang untuk dilakukan packing. 4.3.11
Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.1.6 Packing Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Penginputan Faktur TO sudah mengurangi stok digudang system karena secara fisik barang sudah dikeluarkan. 2) Data Faktur TO tidak boleh diedit/ hapus apabila sudah ditarik ke Packing, karena menyebabkan kekacauan data. Solusinya adalah, hapus dahulu Data Setelah dibuatkan faktur TO, kemudian barang-barang dari semua faktur tersebut disiapkan untuk dikirim ke customer, baik melalui ekspedisi maupun langsung oleh supir dari distributor. 4.3.1.6.1 Packing Summary Packing, kemudian baru bisa melakukan edit/ hapus Faktur. Packing summary merupakan proses packing yang hanya bisa diterapkan ke perusahaan distributor yang hanya memakai 1 packing = 1 jalur. Packing summary ini digunakan untuk melakukan packing terhadap beberapa packinglist. Terdapat 2 macam packing summary yaitu: Packing Summary Satuan Kecil 1) Buka Modul Inventory >> Packing Summary Satuan Kecil 2) Maka akan muncul jendela Packing Summary, klik New untuk menambah data. 3) Input data 4.3.12
Kendaraan Max Loading Max Weight Rekap Jalur No. Packing Summary Tanggal : Klik 2x untuk mengambil kode kendaraan yang akan mengangkut barang yang telah dipacking. : Muncul sesuai data yang diinput pada Master Kendaraan yang dipilih : Muncul sesuai data yang diinput pada Master Kendaraan yang dipilih : Klik 2x untuk mengambil kode rekap jalur pengiriman. : Muncul otomatis setelah data ini disimpan. : Diisi tanggal packing. No. Packing : Klik 2x untuk mengambil kode packinglist. Note : Diisi keterangan lain jika ada. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak. Cetakan pada Packing Summary Satuan Kecil ini hanya menampilkan rincian barang yang dipacking dalam satuan terkecil. 4.3.13
Packing Summary Satuan Besar Packing Summary Satuan Besar ini sama halnya dengan Packing Summary Satuan Kecil yang membedakan adalah cetakannya yang menampilkan rincian barang yang dipacking dalam satuan Besar. 1) Buka Modul Inventory >> Packing Summary Satuan Besar 2) Maka akan muncul jendela Packing Summary, klik New untuk menambah data. 3) Input data Kendaraan : Klik 2x untuk mengambil kode kendaraan yang akan mengangkut barang yang telah dipacking. Max Loading : Muncul sesuai data yang diinput pada Master Kendaraan dipilih. Max Weight Rekap Jalur No. Packing Summary Tanggal No. Packing Note : Muncul sesuai data yang diinput pada Master Kendaraan yang dipilih. : Klik 2x untuk mengambil kode rekap jalur pengiriman. : Muncul otomatis setelah data ini disimpan. : Diisi tanggal packing. : Klik 2x untuk mengambil kode packinglist. : Diisi keterangan lain jika ada. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak. 4.3.14
4.3.1.6.2 Packinglist Kode Produksi Menu ini berfungsi untuk menginput data mengenai packing barang namun berdasarkan kode produksi barang. Sebelum dibuatkannya packing kode produksi, barang harus di packinglist terlebih dahulu, untuk kemudian baru dimasukkan ke packing kode produksi. Ini sangat bermanfaat apabila customer membeli barang begitu banyak sehingga tidak dapat dikirimkan sekaligus. Pengirimannya beberapa kali sehingga dikawatirkan apabila barang yang akan dikirim merupakan barang yang jangka expired datenya pendek, maka dari itu sistem packingnya memakai packing kode produksi yaitu barang yang diproduksi lebih awal maka harus dipacking dahulu. 1) Buka Modul Inventory >> Packing Kode Produksi 2) Maka akan muncul jendela Packing Kode Produksi, klik New untuk menambah data. 3) Input data Tab No. Packing No. Packing : Input no packinglist 4.3.15
Tab Data Ket. replace : Diisi keterangan tambahan mengenai data packing tersebut, klik untuk menarik data packinglist yang kode packingnya telah diinput di tab No.Packing sehingga data di tab Kode Barang akan muncul. No. Bukti Tanggal Kode Barang : Akan muncul otomatis setelah di Save : Diisi tanggal packing kode produksi. : Akan muncul otomatis semua kode barang yang di packinglist 4.3.16
Tab Kode Produksi Kode Produksi Qty : Diisi kode produksi dan qty barang : Diisi qty barang 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.17
4.3.1.6.3 Packing Ekspedisi Menu packing ini digunakan untuk melakukan pengemasan barang untuk selanjutnya dikirim ke customer menggunakan jasa ekspedisi. 1) Buka Modul Inventory >> Packing Kode Produksi 2) Maka akan muncul jendela Packing Kode Produksi, klik New untuk menambah data. 3) Input data Tab Data Ekspedisi Customer Diambil Tgl Berangkat Tgl No. Packing Tanggal No. Reff Jenis Eksp. : Diisi nama Ekspedisi, namun sebelumnya Ekspedisi harus didaftarkan di Master Ekspedisi. : Diisi nama customer yang dituju : Diisi tanggal pengambilan barang oleh ekspedisi : Diisi tanggal berangkatnya ekspedisi. : Otomatis akan muncul apabila packinglist disimpan. : Diisi tanggal packinglist. : Diisi nomor referensi jika ada. : Diisi jenis ekspedisi, apakah darat, laut atau udara. 4.3.18
Tab Karyawan No. Karyawan : Diisi nomor karyawan yang terkait dengan pengiriman barang Tab Karyawan No. Faktur : Klik 2x untuk mengambil kode faktur. 4.3.19
Tab Karyawan Import muncul. : Klik tombol ini secara otomatis data barang dari tab faktur yang telah diibput akan Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.20
4.3.1.6.4 Packinglist Faktur Menu ini digunakan untuk menginput packing terhadap faktur yang akan dikirim ke customer. Packing ini nantinya akan dikirim oleh supir sesuai dengan jalur yang telah ditentukan. 1) Buka Modul Inventory >> Packinglist Faktur 2) Maka akan muncul jendela Packinglist, klik New untuk menambah data 3) Input data Tab Data Kendaraan Max Loading Max Weight Per Tgl : Klik 2x untuk mengambil kode kendaraan, namun sebelumnya kendaraan harus didaftarkan di Master Kendaraan. : Akan muncul otomatis apabila max loading pada master kendaraan sudah diisi. : Akan muncul otomatis apabila max weight pada master kendaraan sudah diisi. : Diisi parameter tanggal faktur. Rencana Tgl Kirim : Jika ini di checklist maka tanggal yang diambil bukan tanggal faktur namun tanggal rencana kirim yang ada di setiap faktur. 4.3.21
Gudang : Klik 2x untuk mengambil kode gudang tempat barang yang akan dikirim disimpan. Supir : Klik 2x untuk mengambil kode supir yang akan mengirim barang. Kenek : Klik 2x untuk mengambil kode kenek yang akan menemani supir mengirim barang. No. Packing : Otomatis akan muncul apabila packinglist sudah disimpan. Tanggal : Diisi tanggal packinglist. Salesman : Klik 2x untuk mengambil kode salesman, ini digunakan jika akan mengambil faktur sesuai dengan salesman yang dipilih klik replace untuk menarik data. Jenis Kirim : Klik 2x untuk mengambil kode jenis kirim untuk packinglist ini. No. Faktur : Klik 2x untuk mengambil kode faktur jika akan mengambil faktur tidak terkait dengan parameter diatas. No. Urut Pengiriman : Diisi nomor urut pengiriman. Tab Karyawan No. Karyawan : Diisi nomor karyawan yang terkait dengan pengiriman barang. 4.3.22
Tab Jalur Pengiriman Kode Jalur : Diisi kode jalur pengiriman barang, sebelumnya kode jalur pengiriman sudah harus diinput pada Master Jalur Pengiriman. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.23
4.3.1.7 Tanda Terima Faktur Supir TTFS berfungsi sebagai bukti bahwa supir telah membawa Faktur-faktur yang akan digunakan sebagai lampiran pada saat pengiriman barang untuk customer. 1) Buka Modul Inventory >> Tanda Terima Faktur Supir 2) Maka akan muncul jendela Tanda Terima Faktur Supir, klik New untuk menambah data 3) Input data 1 3 2 4 Kendaraan : Diisi nomor kendaraan yang digunakan untuk mengirim barang ke customer, namun sebelumnya kode kendaraan harus diinput dahulu di Master Kendaraan. Max Loading : Akan muncul otomatis apabila Max Loading pada Master Kendaraan sudah diisi. Max Weight : Akan muncul otomatis apabila Max Weight pada Master Kendaraan sudah diisi. 4.3.24
Supir : Akan muncul otomatis apabila No. Packing sudah diisi. Kenek : Akan muncul otomatis apabila No. Packing sudah diisi. No. Pengiriman : Akan muncul otomatis apabila TTFS sudah di Save Tanggal : Input tanggal pembuatan TTFS. Tgl Harus Plg : Input tanggal diharuskan pulang untuk supir tersebut. No. Packing : Diisi nomor packing, kemudian tekan Replace untuk menarik data pada No. Packing yang telah dibuat. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak Apabila pada saat Save data terdapat warning sbb : Itu berarti bahwa masih ada faktur lain yang belum dilakukan packing. Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Data TTFS tidak boleh diedit/ dihapus apabila sudah ditarik ke Hasil Pengembalian Supir, karena menyebabkan kekacauan data. Solusinya adalah, hapus dahulu Data Pengembalia Supir, kemudian baru bisa melakukan edit/ hapus TTFS. 4.3.25
4.3.1.8 Hasil Pengiriman/ Pengembalian Supir Menu ini digunakan untuk mengiinput hasil mengenai faktur yang telah dikirim oleh supir ke customer. Terdapat 4 status yang disediakan oleh, yakni status terkirim, coret, batal dan kirim ulang. Semua status harus disertai alasan kecuali status terkirim. 1) Buka Modul Inventory >> Hasil Pengiriman/ Pengembalian Supir 2) Maka akan muncul jendela Hasil Pengiriman/ Pengembalian Supir, klik New untuk menambah data 3) Input data 1 3 2 4 No. Tanda Terima Supir : Diisi nomor tanda terima supir yang telah dibuat, maka rincian faktur yang ia bawa akan muncul. : Akan muncul otomatis sesuai dengan yang ada pada No. Tanda Terima Faktur Supir. 4.3.26
Kenek No. Pengembalian Tanggal No. Kendaraan Tanggal Berangkat Tanggal Pulang Kode Alasan Status Kirim : Akan muncul otomatis sesuai dengan yang ada pada No. Tanda Terima Faktur Supir. : Otomatis muncul apabila form ini telah di Save : Diisi tanggal hasil pengembalian : Akan muncul otomatis sesuai dengan kendaraan yang telah diinput pada Tanda Terima Faktur Supir. : Input tanggal, jam dan KM berangkat supir ke customer. : Input tanggal, jam dan KM supir kembali ke kantor. : Diisi kode alasan, sebelumnya harus input dahulu Master Alasan. : Isi status kirim (terkirim, coretan, batal, kirim ulang), semua harus input kode alasan kecuali status terkirim. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Data Hasil Pengembalian tidak boleh diedit/ hapus apabila sudah ditarik ke Tanda Terima Gudang, karena menyebabkan kekacauan data. Solusinya adalah, hapus dahulu Data Tanda Terima Gudang, kemudian baru bisa melakukan edit/ hapus Hasil Pengembalian Barang. 4.3.27
4.3.1.9 Tanda Terima Gudang Tanda Terima Gudang digunakan untuk mengiput hasil dari penerimaan oleh gudang terhadap hasil dari pengembalian barang oleh supir yang telah dikirim, pada menu ini diinput pula detail dari hasil pengiriman. Contoh saat barang ditolak pada menu Hasil Pengembalian hanya diinput statusnya, namun detail dari jumlah barang yang ditolak akan diinput pada menu ini. 1) Buka Modul Inventory >> Tanda Terima Gudang 2) Maka akan muncul jendela Tanda Terima Gudang, klik New untuk menambah data 3) Input data 1 3 2 4 No. Pengembalian Supir No. Kendaraan No. Tanda Terima : Input nomor pengembalian yang sebelumnya sudah dibuat di menu Hasil Pengembalian Supir, maka rinciannya akan muncul. : Otomatis muncul sesuai dengan supir yang telah diinput pada menu Hasil Pengembalian Supir. : Muncul otomatis sesuai yang telah diinput pada menu Hasil Pengembalian Supir. : Akan muncul otomatis apabila form telah di Save. 4.3.28
Tanggal : Diisi tanggal input Tanda Terima Gudang No. Faktur : Klik 2x No. Faktur untuk menginput rincian barang, apabila statusnya tolak maka semua barang sudah terinput otomatis. Namun jika statusnya batal/ coret, user harus menginput jumah qty yang dibatal/ coret. a. Jika statusnya batal, maka qty otomatis terisi semua qty barang yang dikirim. b. Jika statusnya coret/ tolak, maka user harus menginput qty tolak/ coret. 4.3.29
4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.1.10 Faktur Batal Setelah semua status selesai di input, maka selanjutnya adalah menginput hasil dari status agar mengurangi nilai dari penjualan yang telah dilakukan dan menambahnya ke gudang. 1) Buka Modul Penjualan >> Faktur TO 2) Maka akan muncul jendela Faktur TO, pilih salah satu faktur yang akan dibatalkan sesuai dengan hasil dari Tanda Terima Gudang. 3) Klik tombol Batal 4) Maka akan muncul Acc pembatalan Faktur, dan bagian yang telah ditunjuk untuk menginput Acc harus mengisikan Nama User, Pasword Acc dan Alasan menyetujuinya pembatalan faktur kemudian tekan OK. 5) Maka muncul form untuk mengisikan alasan pembatalan faktur, klik 2x untuk mengambil kode Alasan. 6) Klik OK untuk melanjutkan 4.3.30
Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Apabila faktur sudah dibatalkan, maka faktur tersebut tidak bisa dikembalikan seperti semula. 2) Apabila faktur dibatalkan, maka secara otomatis barang digudang akan bertambah sesuai qty dalam faktur. 4.3.1.11 Faktur Tolak/ Coret Menu ini digunakan untuk menginput banyaknya qty yang di tolak/ coret berasarkan data dari Tanda Terima Gudang. 1) Buka Modul Penjualan >> Faktur Tolakan/ Coretan Toko 2) Maka akan muncul jendela Faktur Tolakan/ Coretan Toko, pilih salah satu faktur yang akan dicoret sesuai dengan hasil dari Tanda Terima Gudang, klik Use untuk melanjutkan. 3) Input data 1 Otomatis sesuai dengan faktur yang telah dibuat. 3 Menginput qty tolak 2 4 4.3.31
Tombol Kartu : Digunakan untuk melihat kartu piutang customer. Tombol Piutang : Digunakan untuk melihat histori piutang customer. Tombol Giro : Digunakan untuk melihat giro yang berasal dari customer tersebut. Cek Stok : Digunakan untuk melakukan pengecekkan terhadap stok barang. Promosi : Digunakan untuk melihat promosi yang berlaku. Alasan : Input kode alasan untuk memastikan sebab barang ditolak oleh customer. Tab Tolak Tab tolak ini berisi table untuk mengisikan jumlah qty tolak sesuai dengan satuannya. Kode : Otomatis muncul kode barang sesuai faktur. Nama Barang : Otomatis muncul nama barang sesuai faktur. Qty Faktur : Otomatis muncul qty sesuai dengan qty pada faktur. Qty 1-4 Qty Tolak Harga Satuan Discount Jumlah Tab Faktur : Otomatis muncul qty tolak, karena penginputan qty tolak sudah dilakukan di menu Tanda Terima Gudang. : Otomatis muncul apabila qty 1-4 tempat menginput tolakan sudah diisi. : Merupakan harga satuan terbesar barang sesuai dengan type harga untuk customer tersebut. : Diisi jumlah diskon jika ada dan berlaku untuk tolakan. : Hasil dari jumlah nilai (Rp) barang yang ditolak. Tab ini digunakan untuk mengetahui sisa qty dan nilai (Rp) faktur setelah ditolak. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak 4.3.32
Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Apabila Faktur TO sudah masuk ke Faktur Tolak/ Coret, kemudian Faktur TO di edit maka Faktur Tolak/ Coret tidak dapat di edit lagi. 2) Apabila faktur di tolak, maka secara otomatis barang digudang akan bertambah sesuai qty tolak. 3) Apabila Faktur TO yang ada coretannya dilakukan pelunasan, maka Faktur Tolak/ Coret tidak dapat di edit atau dihapus. Solusinya adalah hapus dahulu pelunasannya kemudian baru bisa melakukan edit/ hapus Faktur 4.3.1.12 Setoran Dari Supir Menu ini digunakan untuk menginput data setoran dari Supir setelah melakukan pengiriman barang ke customer. Biasannya ada customer yang langsung melakukan pembayaran hutangnya tepat dihari barang tiba. Setelah supir tiba di kantor, maka ia harus menginput jumlah setoran yang ia dapat sesuai dengan pembayaran per masing-masing faktur customer. 1) Buka Modul Piutang >> Setoran dari Supir 2) Maka akan muncul jendela Setoran Supir, klik New untuk menambah data. 3) Input data 4.3.33
No. Pengiriman Tunai Buku Bank Transfer Discout No.Retur Jml Retur Giro ID Giro (Rp) No. Nota Kredit : Diisi nomor pengiriman barang untuk menarik semua data faktur yang akan disetorkan, maka muncul semua rincian piutang. : Apabila customer akan melakukan pelunasan piutang secara tunai/ cash. : Diisi nama buku bank apabila akan menginput pelunasan via transfer. : Diisi nominal transfer : Diisi nominal diskon jika ada. : Diisi nomor retur, namun sebelumnya nomor retur harus didaftarkan dahulu di menu Penjualan >> Retur Penjualan. : Sesuai dengan isi nominal yang telah diinput pada kolom No. Retur : Diisi nomor giro yang sebelumnya harus diinput dahulu pada master Giro di modul Kasir. : Muncul sesuai dengan jumlah Giro, namun bisa diinput kurang dari nilai giro namun tidak dapat lebih dari nilai giro. : Diinput nomor nota kredit yang sebelumnya sudah diinput pada Modul Piutang. Jumlah Nota Kredit : Akan muncul otomatis sesuai dengan jumlah yang ada pada Nota Kredit. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4.3.34
3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.1.13 Validasi Kasir AR-Supir Menu validasi ini digunakan untuk melakukan pengecekkan setoran oleh supir dengan keadaan yang sesungguhnya. Bagian Kasir AR harus sangat teliti, karena Bagian Kasir AR merupakan ujung tombak penentu keabsahan setoran antara catatan diprogram dengan yang ada secara fisik. 1) Buka Modul Kasir >> Validasi Kasir AR-Supir 2) Maka akan muncul jendela Validasi, klik New untuk menambah data. 3) Input data Nota Lunas Nota Belum Lunas : Diisi jumlah nota yang sudah dilunasi setelah supir melakukan kunjungan : Diisi jumlah nota yang belum dilunasi customer 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak 4.3.35
Cara menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik View untuk menampilkan data. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Validasi ini digunakan untuk menetapkan keabsahan data transaksi setoran dari supir, apabila bagian kasir sudah melakukan validasi maka Setoran Supir sudah tidak dapat diedit. 2) Validasi AR Supir ini tidak dapat di hapus dan di edit, sehingga bagian validasi ini harus teliti. 4.3.1.14 Validasi Kasir Tunai-Supir Validasi ini digunakan untuk melakukan pengecekkan Setoran Supir yang telah di validasi oleh Kasir AR sejumlah uang yang diterima oleh supir tanpa melihat nilai piutang customer yang ditagih. 1) Buka Modul Kasir >> Validasi Kasir Tunai Supir 2) Maka akan muncul jendela Validasi, klik New untuk menambah data. 3) Input data No. Pelunasan Tunai Transfer : Diisi nomor pelunasan faktur : Diisi nominal pelunasan tunai jika customer melunasinya dengan uang tunai : Diisi nominal pelunasan transfer jika customer melunasinya dengan cara transfer. 4.3.36
Giro : Diisi nominal pelunasan giro jika customer melunasinya menggunakan giro 4) Klik Save untuk menyimpan Cancel untuk membatalakan atau Print untuk mencetak. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Validasi Kasir Tunai ini menginput jumlah uang fisik yang diterima dari supir dan mencocokannya dengan setoran supir yang telah di validasi oleh bagian AR. 2) Validasi Kasir Tunai tidak dapat di hapus maupun di edit, sehingga bagian validasi ini harus teliti. 4.3.1.15 Permintaan Retur Permintaan Retur adalah menu untuk membuat daftar permintaan retur barang dari customer tertentu, karena adanya suatu hal seperti barang rusak atau cacat. 1) Buka SFA >> Kunjungan 2) Pilih customer yang sedang dikunjungi >> Pilih Retur untuk menginput permintaan retur 3) Input Kode Barang dan Qty Barang yang akan diretur 4) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan 4.3.37
Permintaan Retur apabila sudah disimpan, maka akan otomatis tersimpan juga pada menu Surat Penarikan Barang di Modul Penjualan >> Surat Penarikan Barang, selanjutnya bagian yang menginput retur pada dapat membuat retur sesuai dengan Surat Penarikan Barang/Permintaan Retur yang diinput sales. Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Buka SFA >> Permintaan Retur atau buka Modul Penjualan >> Surat Penarikan Barang 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.1.16 Retur Menu ini digunakan untuk menginput retur penjualan berdasarkan SPB/Permintan Retur yang 4.3.1.16.1 Retur Penjualan telah salesman input sesuai dengan kunjungan. Retur Penjualan ini berlaku bagi customer yang PKP, karena berkaitan dengan nilai PPN dari total retur yang akan dilaporkan ke Kantor Pajak. 1) Buka Modul Penjualan >> Retur Penjualan 2) Klik New untuk menambah data 3) Input data 4.3.38
Gudang No.SPB : Diisi kode gudang tempat barang retur disimpan : Klik 2x untuk mengambil No.SPB yang telah dibuat, klik Replace untuk menarik data. 4) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Buka Modul Penjualan >> Retur Penjualan 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.1.16.2 Retur Penjualan Intern Menu ini digunakan untuk menginput retur apabila customer yang melakukan permintaan retur adalah customer yang bukan PKP. 1) Buka Modul Penjualan >> Retur Penjualan Intern 2) Klik New untuk menambah data 3) Input data 4.3.39
Gudang No.SPB : Diisi kode gudang tempat barang retur disimpan : Klik 2x untuk mengambil No.SPB yang telah dibuat, klik Replace untuk menarik data. 4) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Buka Modul Penjualan >> Retur Penjualan Intern 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.1.17 Report Penjualan Contoh membuka Report Penjualan per Tanggal: 1) Buka Modul Penjualan >> Report >> Faktur>> Faktur per tanggal 2) Klik Open untuk membuka report 3) Maka muncul jendela untuk menginput parameter, setelah parameter diisi kemudian klik OK untuk melanjutkan 4.3.40
4.3.41