Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2014, pp. 294~299 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR (ATK) PADA UD.ANGERAH JAYA TASIKMALAYA 294 Deddy Supriadi 1, Adhini Khoerunnisa 2, Yus Mardiani 3 1 AMIK BSI Tasikmalaya e-mail: deddy.dys@bsi.ac.id 2 AMIK BSI Tasikmalaya e-mail : adhini.nisa@gmail.com 3 AMIK BSI Tasikmalaya e-mail: yus2904@bsi.ac.id Abstrak Peralatan kantor atau yang sering disebut dengan alat tulis kantor (ATK) perlu diperhatikan penggunaannya, karena apabila tidak diadakan pengontrolan selain akan mengakibatkan pemborosan juga dapat mengakibatkan kekurangan alat tulis kantor tersebut yang nantinya akan menghambat proses kelancaran aktifitas usaha. UD.Anugrah Jaya Tasikmalaya pada saat ini belum mempunyai sistem khusus untuk pengolahan data persediaan barang, mulai pemasukan barang sampai dengan pengeluaran barang, ada beberapa masalah yang dihadapi oleh UD. Anugrah Jaya Tasikmalaya salah satunya yaitu tidak terkontrolnya persediaan barang alat tulis kantor yang ada. Metode pengumpulan data yang digunakan penulis dalam tugas akhir ini yaitu menggunakan metode penelitian deskriptif, yang terdiri dari metode wawancara, metode observasi dan metode studi pustaka.sehingga dari metode pengumpulan data tersebut penulis mengusulkan pada UD. Anugrah Jaya Tasikmalaya untuk merubah sistem dari yang semula sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi agar dapat memperlancar proses pengontrolan dalam persediaan dan pengeluaran barang alat tulis kantor di UD. Anugrah Jaya Tasikmalaya, sehingga dapat meminimalisir kemungkinan terjadinya kekosongan stok pada saat barang dibutuhkan. Serta perlu dibuatnya program aplikasi untuk mendukung proses pencatatan dan pengontrolan dalam persediaan barang alat tulis kantor di UD. Anugrah Jaya Tasikmalaya. Keywords: Alat Tulis Kantor (ATK), Perancangan, Sistem Informasi, Persediaan, Stok 1. Pendahuluan UD. Anugrah Jaya Tasikmalaya adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha dagang yang menjual semua produk-produk yang dihasilkan oleh RJ London seperti Cat Aerosol (Cat Semprot) dan Cat Non Aerosol (Cat Tembok, Cat Besi, Cat Kayu, Cat Genteng dll). Pada UD. Anugrah Jaya Tasikmalaya peralatan kantor atau yang sering disebut dengan alat tulis kantor (ATK) perlu diperhatikan penggunaannya, karena apabila tidak diadakan pengontrolan selain akan mengakibatkan pemborosan juga dapat mengakibatkan kekurangan alat tulis kantor tersebut yang nantinya akan menghambat proses kelancaran aktifitas usaha. UD. Anugrah Jaya Tasikmalaya pada saat ini belum mempunyai sistem khusus untuk pengolahan data persediaan barang, mulai pemasukan barang sampai pengeluaran barang, ada beberapa masalah yang dihadapi oleh UD. Anugrah Jaya Tasikmalaya salah satunya yaitu tidak terkontrolnya persediaan barang yang ada. Pada pencarian dan pengolahan data serta dalam pembuatan laporannya masih manual dengan menggunakan media aplikasi Microsoft Excel. Sehingga baik dalam pengolahan data maupun pembuatan laporan mengalami kesulitan. Diterima 4 Februari, 2014; Revisi 02 Maret, 2014; Disetujui 15 Maret, 2014
2. Metode Penelitian Dalam tulisan ini penulis menggunakan metode penelitian deskriptif yaitu tipe penelitian yang meneliti sekelompok manusia, suatu objek, suatu kondisi, suatu sistem pemikiran yang bertujuan untuk membuat gambaran secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki. Adapun metode pengumpulan data dan informasi diantaranya meliputi: 1. Metode Wawancara Untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka penulis melakukan wawancara dengan pihak-pihak terkait seperti kepala cabang dan karyawankaryawan UD. Anugrah Jaya Tasikmalaya. 2. Metode Observasi Penulis melakukan pengamatan untuk memahami keadaan fisik, manajemen dan sistem informasi pengadaan persedian alat tulis kantor pada UD. Anugrah Jaya Tasikmalaya. 3. Metode Studi Pustaka Metode ini menggunakan buku-buku, berkas-berkas, laporan yang berkaitan dengan judul yang diangkat sebagai referensi. Buku-buku tersebut diambil dari berbagai sumber, baik dari luar maupun dari dalam perusahaan. 3. Pembahasan 1. Prosedur Sistem Berjalan Sesuai dengan ruang lingkup dalam penulisan tugas akhir ini, penulis akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi: a. Proses Permintaan Staff Administrasi mengecek data barang yang sudah minim stocknya kemudian Staff Administrasi mengecek ke toko buku via telepon apakah ada kenaikan harga dan ada atau tidaknya barang yang akan dibeli, setelah ada pemberitahuan harga dan kondisi barang dari toko lalu Staff Administrasi membuat form permintaan persediaan barang yang nantinya diajukan kepada Accounting untuk disetujui dan diketahui oleh. Setelah form permintaan barang ditanda tangani oleh Accounting dan, lalu Staff Administrasi menyimpan acc form permintaan persediaan barang sebagai arsip. b. Proses Pembelian Staff Administrasi membuat rekap data barang yang harus dibeli, kemudian meminta kepada Kepala Gudang melakukan pembelian ke toko buku atau ke percetakan dengan memberikan rekap data barang yang harus dibeli atau yang harus dibuat atau dicetak. Lalu Kepala Gudang melakukan pembelian ke toko, apabila Kepala Gudang telah selesai melakukan pembelian barang dan semua barang telah sesuai dengan rekap data barang selanjutnya Kepala Gudang melakukan pembayaran dikasir toko buku dan akan diberi nota pembelian barang. c. Proses Penerimaan Setelah Kepala Gudang membeli semua barang yang dibutuhkan, kemudian menyerahkan semua barang yang telah dibeli berikut dengan nota belanjanya ke Staff Administrasi. Kemudian Staff Administrasi mengecek dan mencocokkan semua barang dengan rekap data barang apakah sudah sesuai sebelum ditempatkan ke tempat penyimpanan barang. Setelah semua barang dicek baru kemudian di catatat dan di input ke komputer menggunakan aplikasi microsoft excel untuk dimasukan kedalam data persediaan barang. d. Proses Pengeluaran Proses ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan semua karyawan dalam menjalankan kewajibannya terhadap perusahaan. Setiap karyawan yang membutuhkan barang terlebih dahulu memberikan lembar permintaan barang kepada Staff Administrasi, kemudian Staff Administrasi mengecek persedian yang ada pada buku persedian. Setelah itu Staff Administrasi menyiapkan barang sesuai dengan permintaan karyawan yang tercantum pada lembar permintaan barang dan mencatat jumlah dan barang apa saja yang dikeluarkan, lalu dibuatkan tanda terima barang. e. Proses Pembuatan Laporan Berdasarkan rekap dari buku persediaan dibuat laporan pembelian barang, laporan pengeluaran barang dan laporan persediaan. 295
2. Diagram Alir Data Sistem Berjalan Gambar 1 Diagram Konteks Sistem Berjalan Gambar 2 Diagram Nol Sistem Berjalan 3. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan Spesifikasi dokumen sistem berjalan merupakan pembahasan mengenai bentuk dokumen dari sistem berjalan yang berperan dalam proses persediaan alat tulis kantor (ATK) pada UD. Anugrah Jaya Tasikmalaya. Spesifikasi dokumen sistem berjalan tersebut terdiri dari spesifikasi bentuk dokumen masukan dan dokumen keluaran. 4. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Bentuk dokumen masukan adalah dokumen yang dimasukan ke dalam sistem dan diproses sehingga menghasilkan suatu keluaran. Dokumen masukan pada sistem berjalan adalah sebagai berikut: a. Nama Dokumen : Persediaan Stock : Mengetahui sisa stock barang yang sudah minim : Staff Administrasi Frekuensi : Bulanan dan setiap ada kebutuhan barang b. Nama Dokumen : Form Permintaan Persediaan : Pengajuan permintaan persediaan barang kebutuhan barang Bentuk :- c. Nama Dokumen : Nota Pembelian : Mengetahui data barang yang telah dibeli Sumber Data : Toko : Kepala Gudang dan Staff Administrasi pembelian barang d. Nama Dokumen : Lembar Permintaan : Sebagai Permintaan barang Sumber Data : Karyawan : Staff Administrasi Frekuensi : Setiap melakukan permintaan barang Bentuk : 5. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari proses yang terjadi pada suatu sistem. Adapun spesifikasi bentuk dokumen keluaran adalah sebagai berikut: a. Nama Dokumen : Rekap Data : Sebagai data barang yang harus dibeli ke toko : Kepala Gudang dan toko pembelian persediaan barang 296
b. Nama Dokumen : Tanda Terima : Sebagai tanda terima barang : Karyawan pengeluaran barang c. Nama Dokumen : Laporan Pembelian : Sebagai laporan barang masuk Frekuensi : Setiap satu bulan sekali d. Nama Dokumen : Laporan Pengeluaran : Sebagai laporan barang keluar Frekuensi : Setiap satu bulan sekali e. Nama Dokumen : Laporan Persediaan Stock : Sebagai laporan stock barang Frekuensi : Setiap satu bulan sekali 6. Rancangan Sistem Usulan Prosedur Sistem Usulan Dalam prosedur sistem usulan pada tugas akhir ini, perubahan sistem manual menjadi sistem komputerisasi hanya mengalami sedikit perubahan pada prosedurnya. Adapun sistem usulan yang penulis ajukan sebagai pengganti sistem lama yang sedang berjalan adalah: a. Proses Permintaan Staff Administrasi mengecek data inventory pada file inventory untuk mengetahui stock inventory yang sudah minim lalu mengecek harga ke toko buku via telepon apakah ada kenaikan harga dan ada atau tidaknya barang yang akan dibeli. Setelah ada pemberitahuan harga dan kondisi barang dari toko lalu Staff Administrasi membuat permintaan inventory pada aplikasi yang kemudian menjadi file permintaan inventory. Setelah membuat file permintaan inventory kemudian Staff Administrasi mencetak file permintaan inventory tersebut lalu diberikan kepada Accounting untuk disetujui dan diketahui oleh. Setelah ditanda tangani oleh Accounting dan Kepala Cabang, acc permintaan inventory disimpan oleh Staff Administrasi dan meneyerahkan rekapnya kepada Accounting sebagai arsip. b. Proses Pembelian Staff Administrasi membuat copyacc permintaan inventory dan meminta Kepala Gudang untuk melakukan pembelian ke toko buku atau ke percetakan dengan memberikan copyacc permintaan inventory yang harus dibeli atau dicetak. Lalu Kepala Gudang melakukan pembelian ke toko buku.setelah selesai melakukan pembelian selanjutnya Kepala Gudang melakukan pembayaran dikasir dan memperoleh faktur pembelian sebagai bukti pembayaran pembelian barang. c. Proses Penerimaan Kepala Gudang menyerahkan semua inventory yang telah dibeli berikut dengan faktur pembeliannya kepada Staff Administrasi.Lalu Staff Administrasi mengecek dan mencocokkan semua inventory yang telah dibeli dengan faktur pembelian sebelum ditempatkan ketempat penyimpanan inventory. Kemudian Staff Administrasi menginput data inventory sesuai dengan faktur pembelian ke dalam file inventory dan menyimpan faktur pembelian sebagai arsip. d. Proses Pengeluaran 297
Setiap karyawan yang membutuhkan barang terlebih dahulu membuat dan memberikan lembar permintaan barang kepada Staff Administrasi. Staff Administrasi mengecek persediaan inventory pada file inventory, setelah itu Staff Administrasi menginput pengeluaran inventory sesuai dengan lembar permintaan barang dan membuat bukti penerimaan barang sebagai bukti pengeluaran inventory. Lalu Staff Administrasi menyiapkan dan menyerahkan barang serta bukti penerimaan barang kepada karyawan untuk ditanda tangan. Setelah ditanda tangan oleh karyawan bukti penerimaan barang disimpan oleh Staff Administrasi dan meneyerahkan rekapnya kepada Accounting sebagai arsip. e. Proses Pembuatan Laporan Berdasarkan file persediaan inventory laporan pembelian, laporan pengeluaran dan laporan persediaan dijadikan satu sebagai laporan status mutasi. 2. Diagram Alir Data Sistem Usulan Gambar 4 Diagram Detail 4.0 Sistem Usulan 3. Entity Relationship Diagram Gambar 5 Entity Relationship Diagram Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Usulan 4. Logical Record Structure 298
Gambar 6 Logical Record Structure 5. Spesifikasi Program Spesifikasi program merupakan penjelasan mengenai instruksi-instruksi atau perintah yang ada didalam suatu program untuk mempermudah pemrosesan data. Berikut adalah gambaran tentang menu utama program dalam bentuk Hierarchy Plus Input Process Output (HIPO). Jogiyanto, HM. 2005. Entity Relationalship Model (ERD) Beserta contoh ERD. Diambil dari: http://iqbalparabi.com/entityrelationship-model-erd-besertacontoh-erd/ (18 Mei 2014) Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta. Penerbit Andi. Wulandari, Lestari. 2011. Desain dan Perancangan SIstem Informasi Akademik Pada STMIK U Budiyah Indonesia Banda Aceh. Diambil dari: http://lppm.stikesubudiyah.ac.id/jur nal/lestari_wulandari_t-skvlestari_wulandari.pdf(29 Mei 2014) Gambar 7 Hierarchy Plus Input Process Output (HIPO) 4. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa setelah sistem yang berjalan telah terkomputerisasi, terutama untuk sistem persediaan alat tulis kantor maka proses pengontrolan dalam persediaan dan pengeluaran barang alat tulis kantor di UD. Anugrah Jaya Tasikmalaya semakin lebih mudah, efektif dan efisien.sehingga dapat meminimalisir kemungkinan terjadinya kekosongan stok pada saat barang dibutuhkan. Referensi Fathansyah. 2012. Basis Data. Edisi revisi. Bandung. Informatika Bandung. Fatta, Hanif Al. 2007. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keuanggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Sistem. Yogyakarta. Penerbit Andi. 299