BAB IV PERANCANGAN SISTEM. Perancangan sistem adalah suatu gambaran sketsa sistem atau pengaturan dari

Transkripsi

1 BAB IV PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem adalah suatu gambaran sketsa sistem atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam kesatuan yang utuh dan berfungsi. Perancangan ini dibuat untuk ditujukan kepada pemakai, perancangan sistem atau ahli analisa atau ahli yang berhubungan dengan perancangan ini, perancangan sistem dibuat berdasarkan masukan dari hasil analisa untuk menyelesaikan permasalahan yang ada pada tahap analisa. Untuk membuat suatu sistem informasi yang memiliki kemampuan handal, maka perlu sebuah perancangan sistem dengan tujuan untuk memperbaiki masalah yang terjadi. Perancangan sistem secara umum bertujuan untuk memberikan gambaran kepada pemakai sistem yang baru dan juga merupakan persiapan dari rancangan terperinci dengan mengindentifikasi komponen-komponen sistem informasi. Rancangan ini meliputi Flowmap yang diusulkan, Diagram konteks, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, Struktur File, Struktur Program, Rancangan Input, Rancangan Proses dan Rancangan Output Prosedur Pengolahan Persediaan Perlengkapan Dibawah ini adalah Prosedur Pengolahan Persediaan Perlengkapan Bank UOB yang diusulkan, sebagai berikut : Flowmap Persediaan Perlengkapan masuk 47

2 48 Bagian umum (GA) akan melakukan pemeriksaan perlengkapan. Apabila perlengkapan mencukupi maka tidak melakukan pesanan. Apabila perlengkapan tidak cukup maka bagian umum (GA) akan membuat surat permohonan. Dan surat akan serahkan kepada manager. Apabila di acc maka surat permohonan akan ditanda tangan oleh manager dan surat tersebut akan diserahkan kepada supplier. Supplier akan melakukan proses pengiriman perlengkapan beserta surat berjalan ke bagian umum (GA). Bagian umum (GA) akan melakukan pemeriksaan perlengkapan. Apabila perlengkapan tidak sesuai dengan pesanan maka perlengkapan tersebut akan diretur kembali ke supplier. Apabila perlengkapan sesuai dengan pesanan maka bagian umum (GA) akan membuat 2 rangkap tanda terima perlengkapan. Rangkap pertama akan dijadikan arsip, rangkap kedua diserahkan kepada supplier sebagai bukti tanda terima dan di input kedalam database. Dari database tersebut bagian umum (GA) akan membuat laporan satu rangkap persediaan perlengkapan yang akan diserahkan kepada manager. Flowmap Persediaan Perlengkapan Keluar Apabila staff memerlukan perlengkapan maka staff akan memesan perlengkapan ke bagian umum (GA) dengan membuat surat permintaan perlengkapan. Bagian umum (GA) akan

3 49 memeriksa persediaan perlengkapan, apabila perlengkapan kosong maka akan diberikan pemberitahuan kepada staff, apabila perlengkapan masih tersedia maka bagian umum (GA) akan input data ke dalam database, Dan perlengkapan akan berkurang otomatis. Bagian umum (GA) akan mencetakkan dua rangkap surat serah terima. Rangkap pertama akan dijadikan arsip, rangkap kedua akan diserahkan ke bagian staff. Kemudian Bagian umum (GA) akan mencetakan satu rangkap laporan perlengkapan keluar yang akan diserahkan kepada manager.

4 50 Supplier Spp yg sudah di acc Bagian Umum (GA) Perlengkapan Manager Spp Proses pengiriman Cek perlengkapan Acc Surat jalan beserta perlengkapan y Cukup T T Di terima Y Buat Spp Ttd Spp Spp yg sudah di acc Spp yg sudah di terima Surat jalan beserta perlengkapan Periksa T Cocok Y Tanda terima Tanda terima Arsip Input DB Buat Laporan Laporan Laporan Arsip Gambar 4.1 Diagram Flowmap Persediaan Perlengkapan Masuk

5 51 Staff Bagian Umum (GA) Manager Pemesanan Perlengkapan Spp Buat surat spp Cek Stok Spp Info T Ada? Y Input DB Cetak Surat Serah Terima Cetak Laporan Serah terima Serah terima Laporan Laporan Arsip Arsip Gambar 4.2 : Diagram Flowmap Persediaan Perlengkapan Keluar

6 Diagram Konteks Diagram konteks merupakan level paling tinggi dalam suatu diagram alir data yang hanya memiliki sebuah lingkaran ( proses ) yang memodelkan seluruh sistem, sedangkan aliran memodelkan hubungan antara sistem dengan terminator diluar sistem. Diagram konteks dalam sistem persediaan perlengkapan yang di usulkan dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Supplier Surat Permohonan Perlengkapan Data perlengkapan tanda terima Sistem informasi persediaan perlengkapan di Bagian umum (GA) Spp Acc - spp - Laporan perlengkapan Manager Tanda Terima Surat Permintaan Staff Gambar 4.3 : Rancangan Diagram Konteks 4.3. Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan susatu sistem yang sudah jadi atau sistem yang baru dirancang yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik kemana data tersebut disimpan.

7 53 Data flow diagram digunakan untuk melihat proses proses apa saja yang ada dan terlihat dalam suatu sistem beserta aliran inforamsinya, baik antara sistem dengan lingkungannya maupun antara proses proses yang ada didalam sistem tersebut. Data Flow Diagram Level 0 dalam sistem persediaan perlengkapan yang di usulkan dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Supplier Data pemasukan 1.0 Pengelolahan Perlengkapan Masuk Data perlengkapan Data pemasukan T.Tambah Data pengeluaran T.Item Data perlengkapan 2.0 PengelolahanP Permintaan perlengkapan erlengkapan Keluar Staff Manager Laporan perlengkapan 3.0 Cetak Serah terima Cetak laporan Gambar 4.4 : Data Flow Diagram Level 0 Dari DFD Level 0 diatas terdapat sembilan proses yang dapat dijabarkan sebagai berikut : Proses 1.0 adalah proses pengolahan perlengkapan masuk yang langsung dihubungkan dengan Tabel item dan Tabel tambah. Proses 2.0 adalah proses pengolahan perlengkapan keluar yang langsung dihubungkan dengan Tabel item dan Tabel tambah.

8 54 Proses 3.0 adalah proses Cetak laporan stok yang langsung dihubungkan dengan tabel item dan tabel tambah. Supplier Perlengkapan 1.1 Perlengkapan masuk Pemasukan data perlengkapan T.Item Perlengkapan 1.2 Edit Data Edit data T.Tambah Perlengkapan 1.3 Hapus data Hapus data Gambar 4.5 : Data Flow Diagram Level 1 Proses 1.0 Perlengkapan Masuk DFD Level 1 proses 1.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya adalah sebagai berikut : Proses 1.1 perlengkapan masuk yaitu proses penyimpanan inputan data tabel item dan table tambah.

9 55 Proses 1.2 Edit data perlengkapan masuk yaitu proses perubahan data Perlengkapan masuk yang sudah tersimpan dalam table item, dengan cara mengambilnya dari tabel, dirubah datanya lalu disimpan kembali kedalam tabel. Proses 1.3 Hapus data perlengkapan masuk yaitu proses penghapusan per record data perlengkapan masuk yang tersimpan dalam tabel item. Staff Stok 2.1 Perlengkapan keluar Pengeluaran data perlengkapan T.Item Stok 2.2 Edit Data Edit data T.Tambah Stok 2.3 Hapus data Hapus data Gambar 4.6 : Data Flow Diagram Level 1 Proses 2.0 Perlengkapan Keluar

10 56 DFD Level 1 proses 2.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya adalah : Proses 2.1 Perlengkapan Keluar yaitu proses penyimpanan inputan table Perlengkapan Keluar dan data tabel tambah. Proses 2.2 Edit Data Perlengkapan Keluar yaitu proses perubahan data Perlengkapan keluar yang sudah tersimpan dalam table tambah, dengan cara mengambilnya dari tabel, dirubah datanya lalu disimpan kembali kedalam tabel. Proses 2.3 hapus data perlengkapan keluar yaitu proses perubahaan data perlengkapan keluar yang sudah tersimpan dalam tabel perlengkapan keluar, dengan cara mengambilnya dari tabel, dirubah datanya lalu disimpan kembali ke dalam tabel. Data perlengkapan 3.1 Cetak Perlengkapan Masuk Laporan perlengkapan T.Tambah Data perlengkapan 3.2 Cetak Perlengkapan Keluar Surat Terima Staff T.Item Laporan Pengeluaran Manager Data perlengkapan 3.3 Cetak Laporan Laporan perlengkapan

11 57 Gambar 4.7 : Data Flow Diagram Level 1 Proses 3.0 Cetak DFD Level 1 proses 3.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya adalah sebagai berikut : Proses 3.1 cetak perlengkapan masuk yaitu proses percetakan perlengkapan masuk. Proses 3.2 cetak perlengkapan keluar yaitu proses percetakan perlengkapan keluar. Proses 3.3 cetak stok yaitu proses percetakan stok Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) atau Diagram antar Entitas adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan obyek data yang disimpan yang ada dalam suatu sistem secara konseptual. Obyek Data adalah obyek yang dapat dicatat atau direkam atau segala sesuatu yang asa dan dapat dibedakan entitas dapat berupa orang, benda tempat, peristiwa atau konsep yang bias diolah untuk menghasilkan informasi, rancangan, diagram entitas ini dibuat menurut data yang ada sehingga dapat menjelaskan hubungan data-data. Atribut yang berhubungan dengan perangkat lunak Sistem Informasi Persediaan Perlengkapan Bank UOB dapat digambarkan sebagai berikut:

12 58 Nama Perlengkapan oty harga M N Supplier Memasukan Perlengkapan Nama supplier Sisa stok Jumlah stock M Nama Tgl keluar alamat Jenis barang Data keluar No.telp No faktur Dipakai Nama pemohon Kode barang Nama barang No.hp Tgl faktur N jumlah Staff Sisa stok Paraf nama nik jabatan Gambar 4.8 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram juga dapat didefinisikan sebagai suatu skema yang merupakan metode yang dipakai untuk penjabaran suatu sistematika database dari suatu sistem tertentu sehingga hubungan /relasi antar table yang ada didalammnya dapat diketahui secara jelas. Untuk melakukan penyimpanan data digunakan beberapa tabel yang ada didalamnya secara jelas. Untuk melakukan penyimpanan data digunakan beberapa tabel, dibawah ini merupakan relasi / hubungan yang terjadi antar tabel yang ada.

13 Perancangan Struktur File Didalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dimaksudkan untuk mendapatkan kegiatan-kegiatan dalam pengaturan dan pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat mempermudah kerja sistem komputer. Untuk itu sistem pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan pemograman, yang dapat dilihat dari tabel-tabel berikut ini: Nama Tabel : T_login Primary Key : Password No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1 id Vachar 10 Id User 2 Pass Numeric 9 Pass User Tabel 4.1 Tabel Struktur File Db_Login Nama Tabel : T_item Primary Key : Code_item Tabel ini digunakan untuk menyimpan semua informasi deskripsi dari sistem persediaan. Tabel ini mencatat penambahan informasi item. Berikut ini adalah atribut dari tabel ini:

14 60 No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1 Code_item Varchar 4 Kode barang 2 Name_item Varchar 15 Nama Barang Tabel 4.2 Tabel Struktur File T_Item Nama Tabel : T_tambahan Primary Key : - Dalam tabel ini, maka catatan transaksi inventory seperti berapa banyak barang dan keluar dari bagian umum serta catatan tanggal diperbaharui dan oleh siapa. Berikut ini adalah atribut: No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1 Kode Varchar 4 Kode barang 2 Nama Varchar 15 Nama barang 3 Penambahan Float 8 Penambahan barang 4 Keterangan Vachar 30 Keterangan 5 Pemakaian Float 8 Jumlah 6 Pemakaian_oleh Varchar 10 Pemakaian 7 Tanggal Datetime 8 Tanggal Tabel 4.3 Struktur File T_tambah

15 Kamus Data Tabel Login Id Pass Kode penganal karyawan Id kunci karyawan Tabel 4.4 Kamus Data Tabel db_login Tabel Item Kode Nama Kode barang Nama barang Tabel 4.5 Kamus Data Tabel db_item Tabel Tambah Kode Nama Penambahan Keterangan Pemakaian Pemakaian_oleh Tanggal Kode barang Nama barang Jumlah barang masuk Tempat pembelian Jumlah Pemakaian Tanggal transaksi Tabel 4.6 Kamus Data Tabel Tambah

16 Perancangan Struktur Program Struktur program adalaha suatu konsep pembuatan yang mempunyai fungsi untuk mengalompokkan instruksi kedalam sub program fungsional dimana setiap sub program tersebut memiliki tugas dan fungsi tertentu yang digunakan untuk mendukung dari keseluruhan program yang dibuat. Struktur program yang dibuat adalah sebagai berikut : Struktur Program Input Proses Output Add item Pencarian Report Used item Penambahan Other function Pengurangan Update Delete Gambar 4.9 : Gambar Struktur Program

17 Perancangan Struktur Menu Struktur menu merupakan bentuk umum dalam suatu perancangan aplikasi yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan sistem yang dibangun. Dengan adanya struktur menu ini, maka proses pengolahan data diharapkan lebih cepat dilakukan, sehingga keterlambatan dalam penyajian data dapat ditekan seminimal mungkin. Struktur menu yang dibuatkan dalam sistem ini terdiri dari menu menu dan sub menunya. Dapat dilihat dari gambar berikut : Menu Home Stock About Us Exit Gambar 4.10 : Gambar Struktur Menu

18 Rancangan Input Rancangan input adalah rancangan dari dokumen dasar yang digunkan untuk merekap data yang digunakan. Perancangan input meliputi bentuk dokumendokumen input yang akan digunakan untuk menangkap data input. Rancangan ini sistem ini cukup sederhana namun tidak akan mengurangi fungsi utama. Singkatnya, cetak biru dari desain sistem akan terlihat seperti berikut: Login Login Login User ID Password Login Gambar 4.11 : Desain Tampilan Depan Login

19 65 Menu Database Home Stock About us Exit DATABASE DISPLAY INVENTORY ADD STOCK USE OTHER FUNCTION REPORT Gambar 4.12 : Desain Tampilan Menu Inventory Display Home Stock Exit Displaying Items Drag a column header here to group by that column Tanggal Kode Nama Penambahan Keterangan Pemakaian Pemakaian_oleh 01/03/2012 A001 Amplop coklat L 10 Toko Lotus 0 Nihil Back Gambar 4.13 : Desain Tampilan Menu Inventory

20 66 Stock List Home Stock Exit Code Drag a column header here to group by that column v Name Kode Nama Add New A001 Amplop coklat L v Gambar 4.14 : Desain Tampilan Menu Stock About us About HOME About Us Aplikasi ini merupakan suatu sistem yang dirancang untuk memonitoring jumlah persediaan perlengkapan tanpa kertas dan mudah untuk mengelolah serta memodifikasi. Tujuan pembangunan adalah untuk meningkatkan kinerja memeriksa perlengkapan. Aplikasi ini mudah digunakan untuk fungsi yang kuat. Pada kesempatan ini saya mengucapkan terima kasih kepada teman teman saya atas bantuan dan panduan sepanjang jalan. Untuk keterangan lebih lanjut jika anda ingin mengirim umpan balik atau bahkan kritik, silakan Lws4353@yahoo.com Gambar 4.15 : Desain Tampilan About Us

21 67 Add Item Item Adding Home Stock Exit V Item Additions Item Code [Edit Value is null] V Drag a column header here to group by that column Item Name Tanggal Kode Nama Penambahan Keterangan Pemakaian Pemakaian_oleh Item Added 01/03/2012 A001 Amplop coklat L 10 Toko Lotus 0 Nihil Item Description Item Used Used By Submit Gambar 4.16 : Desain Input Data Use Item Used Home Stock Exit V Item Used Item Code [Edit Value is null] V Drag a column header here to group by that column Item Name Tanggal Kode Nama Penambahan Keterangan Pemakaian Pemakaian_oleh Item Added 0 01/03/2012 A001 Amplop coklat L 10 Toko Lotus 0 Nihil Item Description - Item Used Used By Submit Gambar 4.17 : Desain Tampilan Used Item

22 68 Other Other Home Stock Exit V Item Code [Edit Value is null] V Drag a column header here to group by that column Item Name Tanggal Kode Nama Penambahan Keterangan Pemakaian Pemakaian_oleh Item Added 01/03/2012 A001 Amplop coklat L 10 Toko Lotus 0 Nihil Item Description Item Used Used By Refresh Delete Update Gambar 4.18 : Desain Menu Edit Report Report Submit Drag a column header here to group by that column V Tanggal Kode Nama Penambahan Keterangan Pemakaian Pemakaian_oleh 01/03/2012 A001 Amplop coklat L 10 Toko Lotus 0 Nihil V Gambar 4.19 : Desain Tampilan Report