PERANCANGAN SISTEM PERSEDIAAN BARANG MENGGUNAKAN METODE FIFO PADA PT. PANJUNAN SUKARAJA SUKABUMI

Transkripsi

1 Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2016, pp. 91~97 PERANCANGAN SISTEM PERSEDIAAN BARANG MENGGUNAKAN METODE FIFO PADA PT. PANJUNAN SUKARAJA SUKABUMI Renny Oktapiani 1, Doni Prianto 2, Rina Riniawati 3, Acep Suherman 4 1 AMIK BSI renny.rop@bsi.ac.id 2 AMIK BSI ; doni.dpo@bsi.ac.id 3 AMIK BSI rina.rri@bsi.ac.id 4 AMIK BSI acep.aps@bsi.ac.id Abstrak Tata kelola persediaan barang dagangan merupakan kegiatan yang sangat penting karena di sana ada effisiensi dan keterhubungan antara harga pokok barang yang terjual dengan harga jual barang tersebut. Harga pokok barang harus mengalir dengan barang yang dikeluarkan sehingga dapat diketahui mengenai, jumlah barang yang tersedia berikut harga pokoknya, barang yang terjual berikut harga pokoknya, maksimum stock dan reorder jika barang tersebut sudah pada minimum stock. Untuk membantu kegiatan tersebut dibutuhkan system komputersasi yang memadai. Komputerisasi dalam sistem persediaan barang memegang peranan penting dalam perusahaan, dimana sistem ini digunakan untuk mengetahui transaksi keluar masuknya barang, di samping itu, dengan adanya sistem persediaan barang diharapkan tidak akan terjadi penumpukan barang yang terlalu lama dalam gudang atau pembelian barang yang terlalu banyak dan tidak sesuai dengan kebutuhan, untuk memeriksa persediaan yang ada maka diperlukan system yang bisa digunakan untuk membuat system dengan asumsi barang pada persediaan pertama dibeli akan dijual terlebih dahulu atau dengan kata lain menggunakan metode First-In First-Out (FIFO), PT. Panjunan membutuhkan system seperti ini agar bisa mempermudah pekerjaan karyawannya sehingga penulis memakai metode FIFO ini untuk sistem persediaan barang di PT. Panjunan Sukaraja Sukabumi. Keywords: SIstem Persediaan Barang, Metode FIFO Pendahuluan Untuk memenuhi kebutuhan informasi, memerlukan pengolahan yang sistematis dengan cara membentuk suatu sistem informasi. Sistem persediaan barang sangat dibutuhkan oleh perusahaan karena dengan sistem tersebut perusahaan dapat mendukung operasional usaha suatu perusahaan (Rahardi, Musadieq, & Susilo, 2014). Pada akhir periode, apabila terdapat sisa persediaan, metode yang digunakan untuk mengukur nilai persediaan akhir tersebut adalah metode First In First Out (FIFO) dan metode harga pembelian terakhir. Metode FIFO digunakan untuk jenis persediaan untuk dijual/diserahkan kepada masyarakat/pemda, Sumini ( Ada beberapa metode dalam persediaan barang yaitu: metode FIFO (First-in, first out), LIFO (Last in, first-out), dan Rata-rata Tertimbang (Average Cost Method). Metode FIFO Mengasumsikan barang dalam persediaan yang pertama dibeli akan dijual atau digunakan terlebih dulu sehingga yang tertinggal dalam persediaan akhir adalah yang dibeli atau diproduksi kemudian (Kuswadi, 2006) Komputerisasi dalam sistem persediaan barang memegang peranan penting dalam perusahaan, dimana sistem ini digunakan untuk mengetahui transaksi keluar masuknya barang, serta untuk memeriksa persediaan yang ada. Di samping itu, Diterima 17 Januari 2016 ; Revisi 13 Februari 2016; Disetujui 15 Maret 2016

2 dengan adanya sistem persediaan barang diharapkan tidak akan terjadi penumpukan barang yang terlalu lama dalam gudang atau pembelian barang yang terlalu banyak dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Dengan adanya permasalahan di atas, maka penulis tertarik untuk memilih judul: Perancangan Sistem Persediaan Barang Mengunakan Metode First-In First-Out (FIFO) Pada PT. Panjunan Sukaraja Sukabumi. Sistem Persediaan Barang Toko Mandiri Kayu Sukabumi PT. PANJUNAN berdiri sejak tahun Perusahaan ini bergerak dibidang distributor makanan ringan. Asal mulanya perusahaan ini diawali dengan industri rumahan dengan pangsa pasar yang terbatas hanya dari warung ke warung. Sistem persediaan barangnya masih dilakukan secara manual dan pengarsipan biasa belum memiliki system yang terhubung secara otomatis jadi untuk mengetahui jumlah stok dan sisa stok harus dihitung manual sehingga memperlambat proses pengecekan. Metode First-In First-Out (FIFO) Menurut Firdaus (2008) berpendapat bahwa: Dalam menentukan metode FIFO untuk menentukan harga pokok digunakan asumsi atas arus biaya dimana urutan biaya terjadi adalah yang pertama masuk atau diperoleh, yang pertama keluar atau dijual. Dengan demikian persediaan yang tinggal, dianggap akan dinilai dengan menggunakan biaya atau harga pokok (cost) yang paling baru. Menurut Kuswadi (2006) Metode FIFO Mengasumsikan barang dalam persediaan yang pertama dibeli akan dijual atau digunakan terlebih dulu sehingga yang yang tertinggal dalam persediaan akhir adalah yang dibeli atau diproduksi kemudian. Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa metode FIFO adalah barang yang pertama masuk adalah barang yang akan pertama keluar. Tinjauan Studi. 1) Amanda Febria Sari (2011) Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Barang Umum Non Curah Pada Gudang Perbekalan Pt. Semen Padang,( JOSI - Vol. 10 No. 1 April Hal 85-92, ISSN ), menggunakan metode FIFO yang dimodofikasi dengan dengan menggunakan Metode EOQ dengan mempertimbangkan jumlah persediaan pengaman dan titik pemesanan kembali. 2) Haris Nurdiansyah, Ali Mulyawan (2015), Perancangan Sistem Persediaan Barang Pada BAgian Penyimpanan Barang DIcabang Pelayanan DInas Pendapatan Daerah Provinsi Wilayah Kota Bandung III (Jurnal Computech & Bisnis Vol.9 No. 1, Juni 2015, ISSN ). Membuat Aplikasi persediaan barang dengan menggunakan Visual Basic dan pengembangannya dengan system berbasis Objek. 3) Andriani Kusumaningrum, Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Dengan Metode First In First Out (FIFO) (Jurnal Ilimah SINUS, ISSN: ). Hasil penelitian ini adalah sistem informasi desain persediaan barang dagangan menggunakan First In First Out (FIFO). Desain sistem dalam penelitian ini adalah diagram konteks, Desain database yang terdiri dari delapan meja (tabel barang, pemasok barang ke header, detail barang yang masuk, keluar sundulan barang, rinci barang keluar keluar, mengembalikan masukan header barang, Rincian barang masuk kembali), menu skema dan desain input-output 2. Metode Penelitian Penelitian ini akan menggunakan metode modified waterfall, Adapun langkah-langkah penelitian yang dilakukan adalah: a) Studi dan pendalaman pustaka. Pada tahap ini peneliti mempelajari berbagai referensi yang berkaitan dengan sistem pengelolaan alumni, sistem informasi, borland delphi dan microsft access. b) Analisis kebutukan sistem. Analisis dilakukan terhadap kebutuhan sistem yang akan dikembangkan, yang berfokus pada pengolahan data alumni, data tugas akhir dan data perusahaan yang bekerja sama dengan lembaga. c) Perancangan sistem. Pada tahap perancangan sistem ini peneliti melakukan perancangan terhadap sistem informasi alumni yang meliputi Diagram konteks, perancangan basis data dan perancangan laporan. 3. Pembahasan Berikut akan dijelaskan beberapa hasil dan pembahasan dari penelitian ini. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan Berikut adalah prosedur sistem berjalan persediaan barang di Toko Mandiri Kayu Sukabumi terdiri dari 4 prosedur: a) Prosedur Pemesanan Barang. Pemilik 92

3 memesan barang kepada supplier dengan cara melampirkan surat pesanan yang diberikan kepada bagian gudang, dengan berdasarkan laporan bahwa stok sudah mulai menipis dengan melihat dari laporan stok barang dan fisik barang, dan surat pesanan diarsipkan. b) Prosedur Penerimaan Barang. Supplier mengirimkan barang sesuai pesanan Pemilik dengan melampirkan surat jalan dan faktur, dan bagian gudang mengecek barang tersebut sesuai dengan surat pesanan, bila barang tersebut sesuai dengan surat jalan dan surat pesanan bagian gudang menandatangani surat jalan. Setelah barang diterima, bagian gudang melakukan pendataan terhadap barang yang diterima dan memasukannya dengan mencatat pada data stok yang mengacu pada surat jalan dan data stok diarsipkan. Surat jalan dan faktur diarsipkan di arsip penerimaan barang. c) Prosedur Pengeluaran Barang. Setiap harinya bagian gudang mengecek barang penjualan, bila barang kosong bagian gudang akan mengeluarkan barang dan membuatkan data barang keluar dengan mengambil data dari data stok. Data barang keluar diberikan kepada bagian penjualan sebagai tanda terima barang dan dikembalikan lagi kepada bagian gudang untuk diarsipkan di arsip data barang keluar ACC. Gambar 1. Diagram Nol Sistem Berjalan 93

4 Diagram ini menggambarkan system secara keseluruhan dari system berjalan penjualan konsinyasi di Toko Mandiri Kayu Sukabumi. Permasalahan Setelah dilakukan penelitian dan menganalisa sistem yang berjalan di Toko Mandiri Kayu Sukabumi khususnya dalam sistem persediaan barang, ada beberapa permasalahan diantaranya: 1) Belum menggunakan sistem terkomputerisasi sehingga sering mengalami kesulitan dalam hal pengolahan data terutama dalam pemesanan barang yang dalam pencarian stoknya masih manual dengan cara membandingkan laporan stok barang dan stok fisik barang di gudang. 2) Pendataan penerimaan dan pengeluaran barang masih secara sederhana sehingga banyak arsip yang hilang, rusak dan tulisan yang tidak terbaca. Pemecahan Masalah Analisa masalah tersebut dapat diambil solusinya diantaranya: 1) Dengan cara membuat suatu sistem yang terkomputerisasi guna menghindarim masalah keterlambatan pencarian data persediaan barang dengan metode FIFO. 2) Membuat database yang dapat membantu bagian gudang melakukan tugasnya secara efektif dan efisien dan mengurangi kesalahan. Prosedur Sistem Usulan Prosedur sistem usulan yang disusun untuk menambah atau memperbaiki prosedur sistem yang lama yang memiliki kekurangan. Prinsipnya penggambaran sistem usulan sama seperti sistem yang lama, hanya sedikit perubahan yang dilakukan. Berikut prosedur sistem usulan pada PT. Panjunan Sukaraja Sukabumi: a) Prosedur Persiapan Awal. Bagian Gudang membuat persiapan awal dengan membuat file supplier, file barang dan file perkiraan. b) Prosedur Pembuatan Surat Pesanan. Bagian gudang membuat surat pesanan barang dengan membuka file supplier, file barang, dan dicetak menjadi surat pesanan dan diberikan kepada pemilik sebagai persetujuan pemesanan barang lalu diberikan kepada supplier dan disimpan di file pesanan. c) Prosedur Penerimaan Barang. Supplier mengirimkan barang sesuai pesanan dengan melampirkan surat jalan dan faktur diterima oleh bagian gudang lalu di cek barang tersebut sesuai dengan data pesanan, bila barang tersebut sesuai dengan data pesanan, maka bagian gudang menandatangani surat jalan tersebut dan menerima barang tersebut, bila tidak sesuai dengan surat jalan yang diterima atau ada barang yang rusak maka barang tersebut dikembalikan ke pihak supplier dan bagian gudang akan membuatkan retur dan dicetak untuk diserahkan kepada supplier dan disimpan di file retur. Bagian gudang melakukan pendataan terhadap barang yang di terima dengan menginput data barang di file penerimaan barang dan data stok bertambah di file barang. Penyimpanan barang menggunakan metode FIFO (First In First Out) dimana barang yang pertama masuk adalah barang yang pertama keluar sehingga memudahkan perusahaan untuk mengontrol barang. d) Prosedur Pengeluaran Barang. Bagian gudang akan membuat faktur keluar barang dengan mengambil data dari file barang. Faktur keluar barang selanjutnya berikan kepada bagian penjualan untuk ditandatangi. Lalu bagian penjualan mengembalikan faktur keluar barang kepada bagian gudang yang telah ditandatangani. Data barang keluar diinput di file pengeluaran barang dan data stok barang berkurang disimpan di file barang. e) Prosedur Penjurnalan. Penjurnalan dilakukan berdasarkan data file pesanan, file retur dan file perkiraan langsung dibuatkan jurnal dan disimpan dalam file jurnal. f) Prosedur Pembuatan Laporan. Setiap bulannya bagian gudang membuat laporan untuk diberikan kepada pemilik yaitu laporan barang, rekap masuk barang, rekap barang keluar, dan rekap retur barang yang berdasarkan file barang, file penerimaan barang, file pengeluaran barang, file retur, dan file jurnal. 94

5 Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Usulan 95

6 Dari Data Flow Diagram (DFD) diatas bisa kita buat normalisasi filenya sebagai berkut: Dan Spesifikasi programnya dijelaskan pada gambar berikut ini: Spesifikasi Sistem Komputer Perangkat Keras Perangkat keras merupakan salah satu perangkat yang dibutuhkan dalam proses pengolahan data. Spesifikasi hardware yang digunakan adalah: 1) Processor : 3.0 GHz. 2) Memory RAM : 512 GB. 3) Monitor : Super VGA 15. 4) Hardisk : 40 GB. 5) Keyboard : 101/102 keys. 6) Printer : Inkjet Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dipakai dalam sistem usulan berupa program-program yang nantinya dapat memberikan kemudahan Gambar 3. Spesifikasi Program dalam pengelolaan data. Adapun perangkat lunak yang diusulkan dalam sistem usulan ini adalah: a) Sistem Operasi : Microsoft Windows 7, b) Paket Program : Visual Basic 6.0. c) Database : Microsoft Acces 7.0, d) Laporan : Crystal Repor. 4. Simpulan Dari hasil analisa sistem persediaan dagang menggunakan metode FIFO pada PT. Panjunan Sukaraja Sukabumi, maka dapat ditarik kesimpulan berdasarkan kegiatan dan uraian dalam pembahasan 96

7 penulisan tugas akhir ini yaitu: 1) Sistem informasi persediaan barang dagang menggunakan metode FIFO pada PT. Panjunan Sukaraja Sukabumi yang sedang berjalan masih menggunakan sistem secara manual, sehingga sering mengalami kesulitan dalam hal pengolahan data-data, mulai dari update persediaan, pemesanan barang, pencatatan data barang, penyimpanan data-data yang berhubungan dengan persediaan barang hingga sampai pembuatan laporan, sehingga memungkinkan pada saat proses berlangsung terjadi kesalahan dalam pencatatan, kurang akuratnya laporan yang dibuat dan keterlambatan dalam pencarian data-data yang diperlukan. 2) Dengan sistem yang telah terkomputerisasi, maka dalam pengolahan data-data lebih mudah, efektif, efesien, mengurangi terjadinya kesalahan, dan memudahkan dalam pencarian data data yang dapat diakses kapan saja. Dari penelitian ini penulis memberikan beberapa saran yaitu: 1) Sebaiknya diberikan pelatihan bagi pemakai sistem, bagaimana cara menjalankan program untuk menghindari terjadinya kesalahan yang timbul. 2) Mengadakan perawatan untuk komputer secara rutin agar perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) dapat terjaga dan terawat. 3) Perlu adanya cadangan ataupun salinan data (backup) untuk menghindari rusaknya data ketika perangkat keras maupun perangkat lunak mengalami masalah. 4) Perlunya pengembangan lanjutan untuk sistem persediaan barang dengan mengembangkan metode yang lain, seperti motode LIFO (last In First Out) atau menggunakan metode rata-rata (Average) sehingga dapat menjadi pembanding untuk sistem yang akan dipakai. 5) Perlu adanya kartu stok untuk mengontrol penyimpanan digudang sehingga meminimalisir terjadinya barang hilang. Referensi Faisal Rahman, Tony Hartono Bagio (2011) Sistem Informasi Inventory Dengan Menggunakan Metode First In First Out (FIFO). Firdaus, D. A. (2008). Ikhtisar Lengkap Pengantar Akuntansi Edisi Ketiga. Jakarta: Lembaga Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Kuswadi. (2006). Memahami Rasio-Rasio Keuangan Bagi Orang Awam. Jakarta: Elex Media Komputindo. Rahardi, A., Musadieq, M. A., & Susilo, H. (2014). Analisis dan Desain Sistem Informasi Persediaan Barang Berbasis Komputer. Vol.8 No. 2, Maret Rina Kristinugraini,, Rini Rubhyanti (2014) Sistem Informasi Inventory Obat Menggunakan Metode Fifo Pada apotik Mugi Waras Semarang berbasis Cillen Service. Sumini. (2014). Kebijakan Akuntansi Berbasis Akrual Kaba Untuk Persediaan diambil dari publikasi/artikel/149-artikelkekayaan-negara-danperimbangan-keuangan/ kebijakan-akuntansi-berbasisakrual-kaba-untuk persediaan ( ). 97