PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA RESTORAN DJAGO SAMBAL JAKARTA

Transkripsi

1 Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2013, pp. 382~391 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA RESTORAN DJAGO SAMBAL JAKARTA Wina Widiati 1, Rizki Nurmayanti 2 1 AMIK BSI Jakarta wina.wnw@bsi.ac.id 2 AMIK BSI Jakarta rizkinurmayanti@yahoo.com Abstrak Perkembangan teknologi pada saat ini sangat pesat sekali terutama teknlogi di bidang informasi dan komunikasi, baik dari sisi kecepatan maupun kemudahan masyarakat dalam mengakses informasi yang dibutuhkan juga semakin berkembang. Teknologi informasi dan teknologi ini sangat penting sekali bagi sector bisnis. Teknologi diciptakan dengan tujuan untuk memudahkan segala aktifitas manusia dalam berbagai hal memenuhi kebutuhannya. Restoran Djago Sambal Jakarta sangat mernbutuhkan sekali adanya suatu sistem inforrnasi yang dapat menunjang dalam memberikan pelayanan yang memuaskan bagi para pelanggannya. Untuk itulah penulis mencoba menyusun mengenai Sistem pembelian bahan baku secara tunai pada Restoran Djago Sambal Jakarta yang sampai saat ini belum terkomputerisasi sepenuhnya. Proses pembelian bahan baku yang ada saat ini sebagaian masih dilakukan secara manual sehingga seluruh data belum tersimpan terpusat dalam sebuah pusat data yang berpengaruh terhadap efesiensi waktu dan akurasi data. Teknologi informasi merupakan solusi yang terbaik untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem pembelian bahan baku pada restoran ini, serta dengan sistem yang terkomputerisasi dapat tercapai suatu kegiatan yang efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas perusahaan. Tujuan dari penulisan ini agar dengan sistem yang terkomputerisasi akan lebih baik dari sistem yang manual, proses pengolahan data dapat berjalan lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang manual. Metode penelitian yang dilakukan adalah bersumber dari hasil observasi, wawancara dan studi pustaka untuk mendapatkan data-data yang berhubungan dengan penulisan ini. Keywords: Komputerisasi Akuntansi, Pembelian Bahan Baku Pendahuluan Penggunaan komputer pada suatu organisasi sangat membantu untuk meningkatkan kinerja pelayanan dari berbagai bidang, tidak terkecuali dalam hal ini bidang akuntansi dari sebuah perusahaan yang sangat dibutuhkan oleh pelaku bisnis agar akurasi data lebih akuntabel. Salah satu contoh perusahan kuliner yang saat ini sedang digandrungi oleh para pencinta kuliner yakni Restoran Djago Sambal yang berlokasi di Jakarta. Masih minimnya dukungan TIK terutama dukungan komputerisasi akuntansi pada Restoran tersebut yang menurut penulis akan menimbulkan permasalahan permasalahan dalam hal akurasi data dan dapat memperlambat proses identifikasi data terutama data keuangan. Hal inilah yang menjadi bahan pertimbangan sehingga penulis tertarik untuk melakukan penelitian ini. 2. Metode Penelitian Dalam pengumpulan data-data yang diperlukan untuk penyelesaian menyusun penelitian ini, penulis menggunakan beberapa metode yaitu: a. Observasi Yaitu mengumpulkan data dengan cara mengamati langsung jalannya kegiatan yang dilakukan pihak-pihak yang terlibat dalam mengolah data, sehingga penulis mendapatkan informasi yang jelas mengenai sistem yang sedang berjalan dan permasalahan pokok. b. Wawancara Wawancara dilakukan pada pihak-pihak yang terlibat baik secara langsung atau tidak langsung, untuk kemudian penulis Diterima 28 Januari 2013; Revisi 9 Februari 2013; Disetujui 15 Maret 2013

2 mengambil kesimpulan dari data-data yang diperoleh, karena penulisan mengambil kasus pembelian, maka wawancara dilakukan pada pegawai dibagian yang terkait di Restoran Djago Sambal. c. Studi Pustaka Studi kepustakaan digunakan sebagai penunjang landasan teori yang ada dalam penulisan ini agar hasil yang dicapai optimal. Peralatan Pendukung (Tools Sistem) 1. Diagram Alir Data (DAD) Menurut Kendall dan kendall, (2015:518) Diagram Alir Data adalah Gambaran proses-proses data, aliran data, dan simpanan data secara grafis dalam suatu sistem perusahaan.dengan mengguankan kombinasi dari empat simbol, penganalisis sistem dapat menciptakan suatu gambaran prosesproses yang bisa menampilkan dokumentasi sistem yang solid. Langkah-langkah di dalam pembuatan DAD dibagi menjadi 3 tahap yaitu : a. Diagram Konteks Adalah diagram yang menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau diagram yang menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada. b. Diagram Nol Adalah diagram yang menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks dan pejabarannya secara lebih terperinci. c. Diagram Detail Adalah diagram yang menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol. 2. Normalisasi Menurut Sutabri, (2012:143) normalisasi adalah Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukan kesatuan (entity) dan relasinya. Proses ini selalu di uji beberapa kondisi. Apakah ada kesulitan saat menambah (insert), mengubah (append), membaca (retrieve) pada satu database. Pada proses normalisasi ini perlu dikenal dahulu definisi dari tahap normalisasi, yaitu sebagai berikut: 1. Bentuk Tidak Normal Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan untuk mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. 2. Bentuk Normal Kesatu (1NF/ First Normal Form) Bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu bahwa setiap data dibentuk dalam flat file (file datar/rata), data dibentuk dalam satu record da nilai dari field berupa otomatic value. Tidak ada set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda (multivalue). Tiap field hanya mempunyai satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti mendua, hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata sehingga memiliki arti yang lain. Atom adalah zat terkecil yang masih memiliki sifat induknya, bila dipecah lagi maka ia tidak akan lagi memiliki sifat induknya. 3. Bentuk Normal Kedua (2NF/ Second Normal Form) Bentuk normal kedua mempunyai syarat, yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama / primery key. Dengan demikian untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. 4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/ Third Normal Form) Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantun hanya pada primery key. Contoh pada bentuk kedua diatas termasuk juga bentuk normal ketiga. Seluruh atribut yang ada disitu bergantung penuh pada kunci primernya. 5. Boyce-Codd Normal Form (BCNF) Boyce-Codd Normal Form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey. 6. Normalisasi Bentuk keempat (Fourth Normal Form) Relas R adalah normalisasi bentuk keempat jika relasi tersebut juga termasku BCNF dan semua ketergantungan multi value adalah ketergantungan fungsional. 383

3 7. Normalisasi Bentuk Kelima Disebut juga Projection Join Normal Form (PJNF) terdiri dari normalisasi keempat dilakukan dengan menghilangkan ketergantungna join yang bukan merupakan kunci kandidat. 3. Hierarcy plus Input-process-output Menurut Mustakini(2005:787), HIPO (Hierarcy plus input-process-output) adalah alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. 3. Pembahasan Dalam upaya meningkatkan mutu dalam sebuah sistem manajemen Restoran melalui teknologi informasi komputer, penulis mencoba memberikan solusi dari permasalahan permasalahan yang ada, yakni : 1. Membuat sebuah sistem informasi yang dapat mencatat data proses order, proses penerimaan barang serta pembayaran ke dalam sebuah basis data sehingga proses manajemen lebih efektif dan efisien; 2. Pembuatan laporan menjadi sangat mudah sekali dan akurasi data menjadi lebih terpercaya apabila pembuatan laporan tersebut dibuat dengan sistem komputerisasi yang datanya diambil dari basis data hasil proses sebelumnya. 3. Sistem yang sudah terkomputerisasi menjadikan kemudahan dalam menyimpan arsip dalam bentuk digital. Selain dari hal hal tersebut diatas, unsur manusia sebagai pengguna juga harus terus ditingkatkan wawasannya terhadap pemanfaatan teknologi informasi ini Prosedur Sistem Usulan Adapun prosedur sistem pembelian bahan baku pada Restoran Djago Sambal Jakarta adalah sebagai berikut: 1. Prosedur Pemesanan Bagian Gudang cek kondisi stok persedian bahan baku dengan melihat file bahan baku, apabila stok kosong atau kurang maka akan menghubungi supplier dengan melihat data supplier dalam file untuk memesan dan negoisasi harga, apabila harga sudah disepakati maka dibuat Surat Pemesanan Barang (SPB) dan dikirimkan ke supplier, SPB dibuat berdasarkan data bahan baku dan data supplier. Selanjutnya supplier mengirimkan kembali SPB acc kemudian disimpan dalam arsip SPB. 2. Prosedur Penerimaan Supplier mengirimkan barang sesuai yang dipesan disertai dengan Surat Jalan (SJ) dan Nota. Bagian Gudang mengecek kesesuaian antara barang yang datang, surat jalan dan data pemesanan barang yang ada dalam file SPB, apabila telah sesuai maka Surat Jalan ditandatangani lalu disimpan dalam arsip surat jalan serta salinan surat jalan acc diberikan ke supplier, selanjutnya nota diteruskan ke Bagian Keuangan untuk proses pembayaran. 3. Prosedur Pembayaran Pada proses ini Bagian Keuangan memproses tagihan yang berbentuk nota dan menyiapkan sejumlah uang sesuai yang tertera dalam nota lalu membayarkan secara tunai kepada supplier. Supplier menerima salinan nota sebagai bukti penerimaan pembayaran yang sah, selanjutnya nota disimpan dalam arsip pembayaran dan diinput dalam file pembayaran. 4. Penjurnalan. Perjurnalan mendapat masukan dari File Perkiraan dan File Pembayaran yang diinput kedalam file jurnal. 5. Pembuatan Laporan Laporan terdiri dari 2 laporan yakni laporan pengeluaran yang terdiri dari data jurnal serta laporan pembayaran yaitu laporan yang datanya diambil dari file pembayaran. Laporan disampaikan ke Manager setiap bulan Diagram Alir Data Hasil analisa yang di lakukan pada Restoran Djago Sambal, akhirnya penulis memberikan usulan sistem pembelian melalui diagram sebagai berikut : 384

4 1. Diagram Konteks Bagian Gudang SPB Copy SJ acc SPB Copy SJ acc Copy Nota acc Supplier 2. Diagram Nol D1 Bagian Gudang File Bahan Baku SPB Data Bahan Baku 1.0 Proses Proses Pemesanan Pemesanan Data Supplier SPB D2 Copy SPB acc File Supplier Supplier Copy SPB acc SJ Nota 0 0 Sistem Informasi Pembelian Perancangan Bahan Sistem Baku Informasi Secara Pembelian Tunai Bahan pada Restoran Baku Secara Djago Tunai pada Sambal Restoran JakartaDjago Sambal Jakarta Copy SPB acc SJ Nota D3 Arsip SPB D4 Arsip SJ SJ Copy SJ acc Copy SPB acc SJ 2.0 Proses Proses Penerimaan Penerimaan Data Pemesanan D5 Data Pemesanan File SPB SJ Copy SJ acc D5 File SPB Data pemesanan 3.0 Nota Copy Nota acc Bagian Keuangan Copy Nota acc LJ Manager D6 D7 Arsip Nota File Pembayaran Nota Data Pembayaran Data Pembayaran Proses Pembayaran 4.0 Nota Copy Nota acc Data Perkiraan D8 Bagian Keuangan File Perkiraan Penjurnalan Data Jurnal D9 File Jurnal Data pembayaran 5.0 Keterangan : SPB = Surat Pemesanan Barang SJ = Surat Jalan Nota = Bukti Pembayaran LJ = Laporan Jurnal Manager Keterangan : LJ SPB = Surat Pemesanan Barang SJ = Surat Jalan Nota = Bukti Pembayaran LJ = Laporan Jurnal Laporan Data Jurnal Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Usulan Pada Restoran Djago Sambal Jakarta Gambar 2. Diagram Nol Sistem Usulan Pada Restoran Djago Sambal Jakarta 385

5 3.3. Normalisasi 1. Normalisasi Tidak Normal (Unnormalized Form) Kode_Bahan_Baku Nama_Bahan_Baku Jenis Merk Satuan Stok Kode_Supplier Nama_Supplier Alamat Kota Provinsi Tlp ID_Pegawai Nama_Pegawai Jabatan Username Password No_SPB Tgl_pesan Qty Harga_satuan Jml_harga Total_harga PPN No_Pembayaran Tgl_bayar No_Jurnal Tgl_Jurnal Debet Kredit Kode_Perkiraan Nama_Perkiraan Tgl_keluar Jml_barang_keluar Gambar 3. Normalisasi Bentuk Tidak Normal 2. Bentuk Normal Kesatu (1NF) Kode_Bahan_Baku * Nama_Bahan_Baku Jenis Merk Satuan Stok Kode_Supplier * Nama_Supplier Alamat Kota Provinsi Tlp ID_Pegawai * Nama_Pegawai Jabatan Username Password No_SPB * Tgl_pesan Qty Harga_satuan Jml_harga Total_harga PPN No_Pembayaran * Tgl_bayar No_Jurnal * Tgl_Jurnal Debet Kredit Kode_Perkiraan * Nama_Perkiraan Tgl_keluar Jml_barang_keluar Keterangan : * Candidate Key = Kunci Tamu Gambar 4. Normalisasi Bentuk Normal Kesatu 386

6 3. Bentuk Normal Kedua (2NF) Tabel Pengeluaran Bahan Baku Tgl_keluar Jml_barang_keluar ID_Pegawai Kode_Bahan_Baku ** Tabel Bahan Baku Kode_Bahan_Baku * Nama_Bahan_Baku Jenis Merk Satuan Stok Tabel Supplier Kode_Supplier * Nama_Supplier Alamat Kota Provinsi Tlp Tabel Akun ID_Pegawai * Nama_Pegawai Jabatan Username Password Tabel Perkiraan Kode_Perkiraan * Nama_Perkiraan Keterangan : * Kunci Utama (Primary Key) ** Kunci Tamu (Foreign Key) Relasi One To One Relasi One To Many Tabel SPB No_SPB * Tgl_pesan Qty Harga_satuan Jml_harga Total_harga PPN Kode_Bahan_Baku** Kode_Supplier ** ID_Pegawai ** Tabel Pembayaran No_Pembayaran * Tgl_bayar No_SPB ** Tabel Jurnal No_Jurnal * Tgl_Jurnal Debet Kredit No_Pembayaran ** Kode_Perkiraan ** 4. Bentuk Normal Ketiga (3NF) Tabel Pengeluaran Bahan Baku Tgl_keluar Jml_barang_keluar ID_Pegawai Kode_Bahan_Baku ** Tabel Bahan Baku Kode_Bahan_Baku * Nama_Bahan_Baku Jenis Merk Satuan Stok Tabel Supplier Kode_Supplier * Nama_Supplier Alamat Kota Provinsi Tlp Tabel Akun ID_Pegawai * Nama_Pegawai Jabatan Username Password Tabel Perkiraan Kode_Perkiraan * Nama_Perkiraan Keterangan : * Kunci Utama (Primary Key) ** Kunci Tamu (Foreign Key) Relasi One To One Relasi One To Many No_SPB * Tgl_pesan Detail SPB Qty Harga_satuan Jml_harga Total_harga PPN Kode_bahan_baku ** No_SPB ** Tabel SPB Kode_Supplier ** ID_Pegawai ** Tabel Pembayaran No_Pembayaran * Tgl_bayar No_SPB ** Tabel Jurnal No_Jurnal * Tgl_Jurnal No_Pembayaran ** Debet Kredit Detail jurnal No_jurnal ** Kode_Perkiraan ** Gambar 6. Normalisasi Bentuk Normal Ketiga Gambar 5. Normalisasi Bentuk Normal Kedua 3.4. Spesifikasi File Spesifikasi file file yang akan disimpan dalam pengelolaan database pembelian.mdb pada sistem yang diusulkan dan sebagai penyimpan data dari proses yang terjadi pada sistem usulan spesifikasi file tersebut adalah : 1. Nama File : File Bahan Baku Akronim : Bahan Baku 387

7 Fungsi : Melihat data bahan baku Media File : Harddisk Type : File Master Record : 63 Byte Field_Key : kd_bb Organisasi File : index sequential Tabel 1. Spesifikasi Bahan Baku No Elemen Data Akronim Jenis Jml Kar Ket 1. Kode_Bahan_Baku kd_bb Text 3 Primary Key 2. Nama_Bahan_Baku nm_bb Text Jenis jenis Text Merk merk Text Satuan satuan Text Stok Stok Number 3 2. Nama File : File Supplier Akronim : Supplier Fungsi : Melihat data supplier Type : File Master Record : 118 Byte Organisasi File : index sequential Media File : Harddisk Field_Key : kd_supplier Tabel 2. Spesifikasi Supplier No Elemen Data Akronim Jenis Jml Char Ket 1. Kode_Supplier kd_supplier Text 6 Primary Key 2. Nama_Supplier nm_supplier Text Alamat alamat Text Kota kota Text Provinsi provinsi Text Tlp tlp Text Nama File : File Akun Akronim : Akun Fungsi : Input data akun Type : File Master Record : 175 Byte Organisasi File : index sequential Media File : Harddisk Field_Key : id_peg Tabel 3. Spesifikasi Pegawai No Elemen Data Akronim Jenis Jml Karakter Ket 1. ID_Pegawai id_peg Text 5 Primery Key 2. Nama_Pegawai nm_peg Text Jabatan jabatan Text Username Username Text Password Passwd Text 50 Md5 4. Nama File : File Surat Pemesanan Barang Akronim : SPB Fungsi : Mengisi data pemesanan barang Type : File Transaksi Record : 39 Byte Organisasi File : index sequential Media File : Harddisk Field_Key : No_SPB 388

8 Tabel 4. Spesifikasi SPB No. Elemen Data Akronim Jenis Jml Kar Ket 1. No_SPB no_spb Text 14 Primery Key 2. Tgl_pesan Tgl_pesan Date 3. Qty Qty Number 3 4. Harga_satuan Hrg_sat Currency 5. Jml_harga Jml_harga Currency 6. Total_harga Ttl_harga Currency 7. PPN Ppn Currency 8. Kode_bahan_baku Kd_bb Text 3 Foreign Key 9. Kode_Supplier Kd_supplier Text 6 Foreign Key 10. ID_Pegawai Id_peg Text 5 Foreign Key 5. Nama File : File Pembayaran Akronim : Bayar Fungsi : Isi data pembayaran Type : File Transaksi Record : 30 Byte Organisasi File: index sequential Media File : Harddisk Field_Key : no_yar Tabel 5. Spesifikasi Bayar No. Elemen Data Akronim Jenis Jml Kar Ket 1. No_Pembayaran No_yar Text 5 Primery Key 2. Tgl_bayar Tgl_bayar Date 3. No_SPB no_spb Text 5 Foreign Key 6. Nama File : File Perkiraan Akronim : Perkiraan Fungsi : Mengisi data perkiraan Type : File Transaksi Record : 25 Byte Organisasi File : index sequential Media File : Harddisk Field_Key : No_Perkiraan Tabel 6. Spesifikasi Perkiraan No Elemen Data Akronim Jenis Jml Char Ket 1. No_Perkiraan no_perkiraan Text 5 Primery Key 2. Nama_Perkiraan nm_perkiraan Text

9 3.5. Hiraccty Input Proses Output Gambar 7. Diagram HIPO 3.6. Hasil 1. Tampilan Menu Utama 3. Tampilan Master Supplier Gambar 7. Rancangan Menu Utama 2. Tampilan Master Bahan Baku Gambar 9. Rancangan Menu Master Supplier 4. Tampilan Master Data Akun Gambar 8. Rancangan Menu Master Bahan Baku Gambar 9. Rancangan Data Akun 390

10 5. Tampilan Pemesanan Bahan Baku 8. Tampilan Laporan Pembelian Gambar 10. Rancangan Data Pemesanan 6. Tampilan Transaksi Pembayaran Gambar 11. Rancangan Transaksi Pembayaran 7. Tampilan Jurnal Gambar 13. Rancangan Laporan Pembelian 4. Simpulan Setelah menguraikan hal hal yang ada dalam sistem informasi berjalan maupun usulan pada Perancangan Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku Secara Tunai Pada Restoran Djago Sambal Jakarta, penulis mengambil kesimpulan bahwa kegiatan dalam proses pembelian bahan baku masih dilakukan secara manual sehingga rentan terjadi kesalahan kesalahan pada pengolahan data. 1. Proses pengolahan dan pengumpulan data menjadi kurang efisien karena cenderung lebih lama. 2. Rentan terjadinya kehilangan data yang akan berakibat fatal bagi keberlangsungan perusahaan. Penyusunan dan penyajian laporan masih menggunakan cara manual sehingga kurang efektif dan efisien. Referensi Mustakini, Jogiyanto Hartono. (2014). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. Kendall, Kenneth E, Julie E. Kendall. (2015). Analisis dan Perancangan Sistem. Indeks Kelompok Gramedia. Sutabri, Tata. (2012). Analisis Sistem Informasi. Andi Offset. Gambar 12. Rancangan Jurnal 391