TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc Keunggulan dan Kelemahan Menggunakan Insourcing dan Outsourcing Oleh : Vharessa Aknesia KELAS R50 PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013
I. Pendahuluan Latar Belakang Era digital yang terus berkembangan pesat menjadikan semua pihak harus dapat beradapatasi degan perkembangan teknologi yang ada. Kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat menjadikan sistem informasi suatu bagian yang penting terutama dalam dunia usaha. Sistem informasi yang dikelola dengan baik, secara tidak langsung akan memberikan keuntungan kepada perusaahaan. Oleh sebab itu sebuah perusahaan yang memiliki sistem teknologi informasi perlu perencanaan khusus dalam pengelolaan sistem informasi tersebut. Pengelolaan tersebut dapat dilakukan oleh perusahaan itu sendiri ataupun melalui pihak ketiga. Perusahaan harus dapat memutuskan sistem pengelolaan yang efektif dan efisien agar sistem informasi dapat membantu terwujudnya tujuan utaman dari perusahaan. Tujuan Mengetahui tindakan manajerial yang bisa digunakan oleh perusahaan dalam mengelola teknologi sistem informasi. Mengidentifikasi keunggulan dan kelemahan menggunakan insourcing dan outsourcing. 2.1. Manajemen Sistem Teknologi Informasi II. Tinjauan Pustaka Berikut adalah pendekatan yang populer dilakukan oleh perusahaan besar dalam mengelola teknologi informasinya. Pendekatan manajerial ini memiliki tiga komponen utama (O Brien, 2011) : Managing the Join Development and Implementation of Business/IT Strategies : Dipimpin oleh para CEO (chief executive officer) dan CIO (chief information officer), proposal dibuat oleh manajer IT dan bisnis dan para profesional terkait penggunaan IT support untuk strategi bisnis utama perusahaan. Perencanaan bisnis/it ini menggabungkan IT dengan strategi tujuan bisnis. Prosesnya termasuk mengevaluasi permasalahan bisnis untuk penginvestasian dalam pengembangan dan penerapan dari setiap project bisnis/it yang diajukan. Managing the Development and Implementation of New Business/IT Applications and Technologies Pada tahap ini tanggung jawab utama berada pada CIO dan CTO (chief technology officer). Pada area manajemen IT ini melibatkan pengaturan proses untuk pengembangan dan implementasi sistem informasi. Begitu juga dengan tanggung jawab untuk meneliti startegi binisi yanng digunakan untuk teknologi informasi yang baru. Managing the IT Organization and the IT Infrastructure CIO dan IT manajer berbagi tanggungjawab untuk mengatur pekerjaan dari IT profesional yang cenderung terorganisir kedalam berbagai macam project team dan subunit organisasi lainnya. Sebagai tambahan, mereka bertanggung jawab untuk mengelola infrastruktur teknologi informasi seperti hardware, software, database, jaringan telekomunikasi, dan sumberdaya IT lainnya yang harus termasuk kedalam, operasional, monitoring, dan pemeliharaan.
2.2. Insourcing Insourcing adalah praktek bisnis di mana pekerjaan yang seharusnya dikontrakkan dilakukan sendiri oleh perusahaan (Rouse, 2009). Insourcing seringkali meliputi mendatangkan spesialis untuk memenuhi kebutuhan sementara atau pelatihan karyawan yang ada untuk melakukan tugas-tugas yang seharusnya telah di-outsource. 2.3. Outsourcing Outsourcing dalam pengertian luasnya adalah pembelian barang atau jasa yang sebelumnya disediakan secara internal oleh rekanan pihak ketiga (O Brien, 2010). Outsourcing adalah metode umum yang digunakan untuk fungsi teknologi informasi dengan cakupan yang luas yang secara selektif dikontrakkan kepada penyedia jasa eksternal. Berikut adalha alasan kenapa perusahaan memilih untuk melakukan outsorcing.
3.1. Kelebihan dan Kekurangan Insourcing Kelebihan III. Pembahasan Kelebihan dari insourcing adalah meningkatkan penyerepan tenaga kerja dari dalam perusahaan, meningkatkan kemampuan pegawai, menurunkan biaya transportasi, buruh dan pajak (Alk, 2013). Kekurangan Kekurangan dari insourcing adalah cenderung mahal bagi perusahan karena proses kerja baru harus dibentuk untuk memulai divisi baru dalam perusahaan tersebut. Perusahaan harus melakuakan kontrol penuh 3.2. Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing Kelebihan Fokus pada core bisnis saat ini : Perhatian pada manajemen pada core bisnis dapat mengurangi pekerjaan back office atau management infrastructure. Efisiensi cost : Daya beli dari outsourcer harus memberikan manfaat biaya dan efisiensi melalui spesialisais dalam management facilities infratructure. Fleksibilitas kepegawaian : pegawai outsource yang dikontrak memberikan fleksibilitas dalam penerapan level dan kemampuan yang sesuai secara cepat dan efisien. Mengurangi biaya overhead : Membagi biaya overhead dari operational internal ke beberapa account memungkinkan suppler untuk memberikan jasa manajemen dengan biaya yang rendah. Kontinuitas dan Manajemen Resiko : Outsourcing harus menjaga kontinuitas sekaligus mengurangi resiko yang akan ditimbulkan oleh operasi pada level substandar. Mengembangkan staff internal : Membawa keterampilan baru dari luar dapat mengenbangkan para staff. Kelebihan utama dari outsorcing jangka pendek adalah, perusahaan mampu membawa para ahli untuk jangka waktu tertentu untuk melakukan tugas tanpa harus terikat dalam jangka panjang. Perusahaan dapat melakukan penghematan karena tidak perlua mengeluarkangaji bulanan dan tunjangan tahunan. Sedangkan dalam jangka panjang seperti kegiatan pemasaran, atau layanan pelanggan perusahaa n mendapatkan efisiensi operasional dan keterampilan yang akan sulit diadopsi jika dilakukan sendiri (Traxler, 2012). Kekurangan Kehilangan kontrol manajemen : tujuan client dan provider berbeda dapat membawa kepada tujuan management control yang berbeda. Biaya tersembunyi : ada biaya yang dikeluarkan dalam pengadaan dan pemilihan pemasok outsourcing dan dalam mobilisasi kontrak. Ancaman terhadap keamanan dan kerahasiaan: pastikan data dilindungi dan kontrak memiliki klausul penalti jika terjadi insiden. Isu-isu seperti hak kekayaan intelektual membutuhkan perlindungan.
Menjadi terikat dengan kekuatan keuangan perusahaan lain : provider beroperasi di pasar yang berbeda dengan core bisnis perusahaan. Layanan perusahaan berada di tangan provider dan risiko ini perlu dievaluasi secara hati-hati. Publikasi yang buruk : outsourcing dapat menyebabkan niat dan moral buruk di organisasi. Pendekatan budaya yang berbeda tiap perusahaan pasti memiliki pendekatan yang berbeda sehingga kemitraan bisa menjadi sulit. Kelemahan lainnya adalah, perusahaan perlu untuk menemukan penyedia layanan berkualitas dengan harga terjangkau yangberdampak pada waktu. Tantangan lain adalah bahwa penyedia layanan yang baik cenderung sangat sibuk. Sehingga biaya sewa bagi provider yang available akan lebih tinggi. DAFTAR PUSTAKA Alk, Sam. 2013. http://www.umlnews.net/outsourcing-vs-insourcing-the-pros-and-cons/. Diakses 23 September 2013 Marquis, Aaron. 2007. http://smallbusiness.chron.com/difference-between-outsourcing-insourcing- 32400.html. Demand Media. Diakses 23 September 2013 O Brien, James and George M.Marakas. 2011. Management Information System 10th Edition.. McGraw-Hill. Rose, Margareth. 2009. http://whatis.techtarget.com/definition/insourcing. Diakses 23 September 2013 Stanley, Kevin. 2009. http://www.fmlink.com/article.cgi?type=news&archive=true&title=outsourcing%20versus%20i nsourcing%20in%20a%20cost-cutting%20climate&mode=source&catid=- 1&display=article&id=30988. Diakses 23 September 2013. Traxler, Dale. 2012. http://www.practicalecommerce.com/articles/3705-outsourcing-v-hiring-inhouse-pros-and-cons. Diakses 23 September 2013.