IMPLEMENTASI SISTEM ERP DENGAN TOOL SAP MODUL MATERIAL MANAGEMENT, PRODUCTION PLANNING DAN FINANCIAL ACCOUNTING PADA PT. J Phandryanto Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Josef Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan Teodorus Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract Tujuan Penelitian adalah menganalisis proses bisnis yang berjalan dan mengembangkan business blueprint untuk menjawab gap yang ada pada proses bisnis berjalan dengan proses binis pada SAP. Business blueprint yang dibahas berkaitan dengan proses produksi, pembelian serta pembayaran ke vendor. Selain itu dibahas juga requirement yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam hal pengimplementasian SAP ini. Metode yang digunakan adalah metodologi ASAP (Accelerated SAP), yang merupakan standar dari SAP dalam melakukan pengimplementasian di berbagai perusahaan. User requirement diperoleh dari wawancara langsung dengan business process owner yang dipilih untuk membahas masalah dan kebutuhan user dalam menjalankan proses bisnis pada PT. J. Hasil yang dicapai adalah pengembangan business blueprint yang terkait dengan kegiatan produksi, pembelian serta pembayaran ke vendor pada PT. J. Selain itu, dibuat juga beberapa functional specification untuk menjawab beberapa requirement dari Business process owner yang tidak ter-cover oleh SAP. Ditambah lagi dengan pengembangan yang dibuat oleh tim berupa aplikasi dengan bahasa pemrogaman ABAP untuk mendukung aktivitas permintaan data material baru. Simpulan yang didapat adalah munculnya beberapa gap antara proses bisnis berjalan dan proses bisnis pada SAP yang didapat dari hasil analisis kebutuhan melalui wawancara langsung dengan Business process owner, hal inilah yang mentrigger tim untuk menyusun business blueprint untuk menjawap gap tersebut. Selain itu hal-hal lain seperti functional specification dan pengembangan aplikasi pada SAP juga dikembangkan untuk mendukung proses bisnis pada PT. J. Kata Kunci Implementasi SAP, ERP, Material Management, Production Planning, Financial Accounting
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi yang terjadi pada akhir abad ke-20 telah membawa suatu paradigma baru bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Berbeda dengan pandangan para pelaku bisnis lama yang cenderung fokus pada upaya perolehan keuntungan yang hanya terpusat pada pemasaran semata, kini perusahaan-perusahaan telah mulai membuka mata untuk terus mengikuti perkembangan atas perubahan-perubahan teknologi yang dilakukan dalam meningkatkan kualitas operasional serta manajerial. Tren sistem terintegrasi di dalam suatu perusahaan telah menenggelamkan metode lama dimana sistem dalam perusahaan masih terpisah seperti pulau-pulau informasi kecil yang menyebabkan pengolahan data yang tidak konsisten dan membuat proses kerja berulang serta adanya redudansi (duplikasi) data pada perusahaan bersangkutan. Sehingga perusahaan kini mulai mengadopsi terminologi dari konsep ERP (Enterprise Resouce Planning) yang mana mengintegrasikan sistem di dalam perusahaan secara menyeluruh berdasarkan modul-modul fungsional yang membuat pengolahan data dilakukan secara real time. SAP menjadi salah satu produk dari ERP yang memiliki modul terlengkap bila dibandingkan dengan produk sejenis. Kelebihan lainnya adalah bahwa SAP telah menjadi best practice untuk berbagai macam bidang usaha. Sehingga banyak perusahaan besar di dunia mengimplementasi SAP sebagai sistem utama dalam mengoperasikan bisnis mereka. Implementasi SAP membutuhkan dana yang sangat besar dan kegagalan dalam implementasi akan memberikan kerugian yang tidak sedikit pada perusahaan, sehingga SAP memberikan suatu metode tersendiri dalam mengimplementasi SAP yang diberi nama ASAP (Accelerated SAP).
PT. J adalah sebuah perusahaan manufaktur kemasan plastik dan botol terkemuka dengan pangsa pasar lokal dan ekspor yang berlokasi di Surabaya dan Cikarang. PT. J ini merupakan salah satu subsidiary perusahaan kemasan plastik terbesar di Indonesia yang berlokasi di Tangerang (head office). Saat ini PT. J memiliki visi untuk menjadi perusahaan packaging plastik terkemuka di kawasan Asia Pasifik oleh karena itu PT. J bersikeras untuk terus melakukan inovasi-inovasi maupun pengembangan-pengembangan ke arah yang lebih baik dilihat dari sisi sistem maupun kemampuan manajerial yang telah ada. Dalam rangka melakukan perbaikan kearah yang lebih baik, maka PT. J menyadari bahwa sistem yang sedang berjalan pada perusahaan terkait masih memiliki banyak sekali permasalahan. Oleh karna itu PT. J berfokus pada perencanaan perbaikan pada area proses bisnis perusahaan secara menyeluruh. Dalam hal ini PT. J berencana akan mengintegrasikan seluruh sistem yang ada pada setiap bagian untuk memperoleh informasi-infomasi yang akurat dan real time. Hal inilah yang memutuskan perusahaan untuk mengambil langkah lebih lanjut dengan menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP) dalam rangka menyempurnakan sistem serta proses bisnis pada perusahaan terkait. Dalam mengimplementasikan ERP, PT. J memilih produk SAP karna dianggap SAP merupakan produk yang dianggap paling memenuhi kebutuhan akan requirement PT. J itu sendiri. Dan dalam proses implementasi ini, PT. J berencana untuk menerapkan berbagai modul dalam mendukung proses bisnisnya. Modul-modul yang akan diimplementasikan oleh PT. J adalah modul Material Management, Sales & Distribution, Production Planning, Plant Management, dan Financial & Controlling. Dan dalam penulisan skripsi ini, modul yang akan dibahas adalah implementasi pada modul Material Management, Production Planning dan Financial & Controlling.
2. Pembahasan 2.1 Ruang Lingkup Ruang lingkup dari skripsi yang akan dibahas terdiri dari : Project Preparation termasuk menentukan tim proyek, merumuskan detil rencana implementasi hingga menetapkan sasaran dari proyek. Business Process yang dibahas adalah Material Master, Purchase Requisition, PR approval, Purchase Order, PO approval, Goods Receipt, Goods Issue, Master Data (Bill of Material, Routing, Work Center, Production Version), Materials Requirement Planning, Capacity Requirement Planning, Production Planning, Production Execution, Master data Finance Accounting (account group, cost center, house bank) Account Payable dan Payment to Vendor. Business Blueprint beserta Functional Specification terkait modul Material Management, Production Planning dan Finance Accounting terkait dengan business process yang dibahas. Pengembangan lainnya yang berupa Material Master Request Program yang dikembangkan melalui bahasa pemrograman ABAP. 2.2 Masalah Dibutuhkan TIM untuk melakukan implementasi sistem ERP dengan tool SAP pada PT. J. Terdapat gap antara proses bisnis yang lama pada PT. J dengan proses bisnis yang ada pada sistem standar SAP.
Terdapat cukup banyak requirement tambahan dari para business process owner maupun pihak management yang tidak ter-cover oleh sistem standar SAP. Business process owner memiliki kebutuhan yang tinggi dalam mengefesiensikan proses bisnis SAP yang akan diimplementasi dalam bentuk program. Sedangkan pihak management memiliki kebutuhan yang tinggi dalam meminta berbagai macam jenis laporan untuk kebutuhan pengambilan keputusan. 2.3 Rencana Penyelesaian Masalah Dibentuk TIM dari headquarter dalam rangka melakukan implementasi sistem ERP pada PT. J. Untuk mensinkronisasikan proses bisnis yang lama dengan proses bisnis yang baru maka diperlukan business blueprint untuk menjawab gap dari proses binsis yang lama dan yang baru. Business blueprint ini dirancang berdasarkan hasil wawancara tim dengan business process owner yang proses bisnisnya dipetakan dengan proses bisnis pada SAP. Dalam rangka memenuhi requirement tambahan dari para business process owner dan pihak management tentang program-program tambahan serta laporan-laporan tambahan, maka dirancanglah functional specification sebagai dasar pengembangan program maupun laporan yang diinginkan. 3. Simpulan Dalam tugas akhir dapat disimpulkan beberapa poin berdasarkan pembahasan dari babbab sebelumnya. Dalam pengimplementasian sistem ERP berbasiskan SAP pada PT. J maka
dibentuk tim yang diberi nama TEAM (Together Everyone Achieve More). Struktur organisasi TEAM berkepalakan Project Manager yang dibantu oleh Steering Committee. Sedangkan konsultan MM, PP, SD, PM, HR, FI, CO, ABAPER, Basis serta Help Desk SAP berada di posisi downline Project Manager. Beberapa masalah yang ditemukan dalam pengimplementasian SAP pada PT. J secara garis besar adalah : Terdapat ketidakintegrasian dan ketidakterstrukturan data antar modul pada PT. J, maupun antar PT. J dengan perusahaan induk. Terdapat gap antara proses bisnis yang lama pada PT. J dengan proses bisnis yang ada pada sistem standar SAP serta terdapat beberapa requirement dari user yang tidak dapat dicover oleh SAP. Dari masalah-masalah yang ditemukan, penulis mengambil langkah penyelesaian masalah dengan : Melakukan integrasi data antar modul maupun antar perusahaan induk dengan perusahaan anak melalui sistem ERP yang berbasiskan SAP pada perusahaan PT. J. Untuk menyinkronisasikan proses bisnis yang lama dengan proses bisnis yang baru maka diperlukan business blueprint untuk menjawab gap dari proses binsis yang lama dan yang baru serta dirancang functional specification untuk memenuhi kebutuhan user yang tidak dapat di-cover oleh sistem SAP.
Namun dalam melakukan implementasi SAP, terdapat gap antara proses bisnis yang lama dengan proses bisnis yang baru. Karena itu lah perlu dibuatkan blueprint untuk menjawab kebutuhan atas gap yang muncul. Dalam perancangan blueprint, maka proses-proses yang berubah pada masing-masing modul adalah : Production Planning Perubahan terjadi pada proses produksi material semifinish goods dan proses produksi mixing. Material Management Perubahan terjadi pada proses penerimaan barang dan konsep analisa dari laporan Inventory Aging. Financial Accounting Perubahan tata cara prosedur pelunasan invoice dari vendor sebagai akibat dari adanya pembelian material stok.
Daftar Pustaka Albrecht, W. S., et al. (2008). Accounting Concepts and Applications. Mason : Thomson Higher Education. Anonymous. (2000). TAPP40 Production Planning. Germany : SAP AG. Anonymous. (2001). BOMs (PP-BD-BOM). Germany : SAP AG. Anonymous. (2001). Capacity Planning (PP-CRP). Germany : SAP AG. Anonymous. (2001). Financial Accounting. Germany : SAP AG. Anonymous. (2001). Material Requirement Planning (PP-MRP). Germany : SAP AG. Anonymous. (2001). PP-Work Centers. Germany : SAP AG. Anonymous. (2001). Routings (PP-BD-RTG). Germany : SAP AG. Cherrington, J. O., Denna, E., & Hollander, A. (2000). Accounting, Information, Technology, and Business Solution. (2 nd edition). New York : McGraw-Hill. Groover, M. P. (2008). Automation, Production Systems, and Computer-Integrated Manufacturing. (3 rd edition). Singapore : Pearson Education Ltd. Hurst, Q., & Nowak, D. (2002). Configuring SAP R/3 FI/CO. California : Sybex. Jacobs, F. R., Chase, R. B., & Aquilano, N. J. (2009). Operations & Supply Chain Management. (12 th edition). New York : McGraw-Hill. Jithin, R. B. (2007). ASAP Methodology for Enterprise Portal. Germany : SAP AG. Kalakota, R., & Robinson, M. (2001). E-business 2.0 : Roadmap for success. Massachusetts : Addison-Wesley. McLeod, R. Jr., & Schell, G. P. (2007). Management Information System. (10 th edition). Singapore : Pearson-Education Inc. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. (3 rd edition). Jakarta : Salemba Empat. Nasution, A. H. (2003). Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Surabaya : Guna Widya. O Brien, J. A. (2005). Introduction To Information Systems : Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. (12 th edition). Jakarta : Salemba Empat.
Weygandt, J. J., Kieso, E. D., & Kimmel, D. P. (2005). Accounting Principles. New York : John Wiley & Sons Ltd. Whitten, J. L., Bentley. L. D., & Dittman, C. (2004). System Analysis and Design Methods. (6 th edition). New York : McGraw Hill. Wijaya. S. F. & Darudiarto, S. (2009). ERP dan Solusi Bisnis. Yogyakarta : Graha Ilmu.