SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN PERTEMUAN I 1
SPM
REVIEW Control (Pengendalian) : adalah suatu proses untuk memastikan bahwa hal-hal yang stratejik telah dicapai. Sistem : adalah suatu cara tertentu dan bersifat repetitif atau berulang-ulang untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas. Manajemen: adalah sekelompok orang (manajer/ceo) yang berkerja bersamasama untuk mencapai tujuan bersama. 3
NATURE OF MCS SISTEM : CARA TERTENTU DAN BIASANYA BERULANG-ULANG UNTUK MELAKSANAKAN SUATU ATAU RANGKAIAN AKTIVITAS. CONTOH : - THERMOSTAT MOBIL - SISTEM AKUNTANSI, SIM eas, management control system
PENGENDALIAN ALAT KONTROL/ KENDALI ORGANISASI CONTOH : - GAS KENDARAAN - SETIR - ATURAN DAN BUDAYA ORGANISASI eas, management control system
KERANGKA HUBUNGAN ELEMEN-ELEMEN DALAM PROSES PENGENDALIAN Perangkat kendali 2. ASSESSOR : Perbandingan dengan ukuran standar 1. DETECTOR : Informasi mengenai apa yang terjadi 3. EFFEKTOR : Perubahan perilaku Jika diperlukan Perusahaan Yang sedang dikendalikan 6
Dalam suatu sistem control paling sedikit mempunyai 4 unsur: 1. Detector (sensor), alat yang mendeteksi apa yang sebenarnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan. 2. Assesor alat yang membandingkan untuk menentukan ketepatan sesuatu yang terjadi dengan cara dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan. 7
3. Effector alat yang mengubah sesuatu yang diperoleh dari asssesor. 4. Communication Network alat yang mengirimkan informasi antara detektor ke assesor, dan assesor ke effektor. 8
THERMOSTAT 1) Termometer (detector), yg mengatur suhu ruangan. 2) Assesor, yg membandingkan suhu ruangan dgn standar yg diterima mengenai suhu yg seharusnya. 3) Effector, yg mendorong pemanas utk memancarkan panas (jika suhu aktual lebih rendah dari suhu standar) dan juga mematikan alat-alat ini ketika suhu ruangan telah sesuai dgn suhu standar. 4) Jaringan komunikasi, yg meneruskan iinformasi dari termometer ke assesor dan dari assesor ke elemen pemanas atau pendingin. 9
Pengendara Mobil (Kecepatan standar 65 mil/jam (mph) 1) Mata Anda (sensor), mengukur kecepatan aktual dgn cara mengamati spedometer. 2) Otak Anda (assesor), membandingkan kecepatan aktual dengan kecepatan yg ditetapkan oleh hukum dan mendeteksi adanya penyimpangan dari standar. 3) Mengarahkan kaki Anda (effector), untuk melepas/menekan pedal gas. 4) Saraf Anda, mengubah sistem komunikasi yg menyebarkan informasi dari mata ke otak dan dari otak ke kaki. 10
PENGENDALIAN DALAM ORGANISASI 11
Organisasi telah menetapkan suatu tujuan tertentu. 1. Detector/sensor yang melihat apa yang sebenarnya terjadi (faktual) dalam pencapaian tujuan tersebut. 2. Assesor yang membandingkan antara faktual pencapaian tujuan tersebut dengan tujuan yang diinginkan. 12
3. Effector yang akan mengambil tindakan koreksi, apabila terdapat perbedaan yang sangat signifikan antara faktual dengan tujuan yang dikehendaki. 4. Jaringan komunikasi sesuatu yang memberitahukan kepada para manajer apa yang sebenarnya terjadi, dan bagaimana hal tersebut dibandingkan dengan keadaan yang diharapkan. 13
KERANGKA FUNGSI PERENCANAAN dan PENGENDALIAN Aktivitas Sifat Akhir Produk FORMULASI STRATEGI (STRATEGY FORMULATION) Tujuan, Strategi dan Kebijakan PENGENDALIAN MANAJEMEN (MANAGEMENTCONTROL) Implementasi Strategi PENGENDALIAN TUGAS (TASK CONTROL) Kinerja yang efisien dan efektif dari tugas-tugas individual 14
Pengendalian Manajemen (Proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplemenntasikan strategi organisasi) Kegiatan pengendalian, meliputi: 1. Merencanakan apa yg seharusnya dilakukan organisasi. 2. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi. 3. Mengomunikasikan informasi. 4. Mengevalusi informasi. 5. Memutuskan tindakan apa yg seharusnya diambil. 6. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka. 15
Keselarasan Tujuan (Goal Congruence) Berarti sejauh mana, tujuan seorang anggota organisasi seharus konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri. SPM seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi 16
Penerapan Strategi (Wal-Mart) Pendapatan lebih dari $120 miliar (2002), perusahaan ritel terbesar di dunia dgn keunggulan strategi menjual produk bermerek dg biaya rendah. SPM diarahkan pada manajemen operasi toko yg efisien. Data dari 4.400 toko utk pos-pos, seperti penjualan, pengeluaran, serta laba-rugi yg dikumpulkan, dianalisis dan disebarkan secara elektronik dgn realt-time basis, secara cepat mengungkapkan bagaimana suatu wilayah, distrik, toko, departemen dalam toko atau barang dalam departemen tertentu yg berkinerja baik. 17
Penerapan Strategi (Wal-Mart) Informasi yg diungkapkan memungkinkan mengurangi kemungkinan kehabisan barang/stok dan memaksimalkan perputaran persediaan (inventory turnover). Perusahaan mampu mengurangi kerugian yg diakibatkan oleh pencurian, dgn cara melembagakan kebijakan pembagian 50% penghematan dari penurunan pencurian dalam sebuah toko tertentu., sesuai dg standar industri, diantara karyawan toko tersebut. 18
PERBEDAAN STRATEGIC FORMULATION, MANAGEMENT CONTROL DAN TASK CONTROL NO. STRATEGIC FORMULATION 1. Proses penetapan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut 2. Tujuan tidak berbatas waktu Strategi = rencana yang luas dan penting Mempertimbangkan threat dan opportunity, setiap saat dan waktu Fokusnya perusahaan secara keseluruhan 3. Tidak sistematik Berdasarkan judgement 4. Hanya top manajemen saja yang terlibat, dan MANAGEMENT CONTROL Proses bagaimana mengim-plementasikan strategi tersebut. Berbatas waktu (periodik) Fokusnya satu unit organisasi Aktivitasnya perilaku Berorientasi perilaku, dan tidak bisa dibuat persamaan Melibatkan hubungan atasan dengan bawahan Sistematik (reguler) Melibatkan seluruh manajer pada seluruh TASK CONTROL Proses yang menjamin bahwa tugas telah dilaksa-nakan secara efektif dan efisien Fokusnya hanya sebagian unit organisasi Berorientasi transaksi Aktivitasnya scientific Informasinya dalam angka-2 Tidak melibatkan hubu-ngan atasan dengan bawahan Ada aturan-aturan dalam melaksanakan tugas Hanya individu yang terlibat dengan 19
CONTOH : STRATEGIC FORMULATION, MANAGEMENT CONTROL DAN TASK CONTROL NO. STRATEGIC FORMULATION MANAGEMENT CONTROL TASK CONTROL 1. Akuisisi (pengambil alihan) perusahaan yang tidak berhubungan Memperkenalkan produk atau merk baru dari suatu lini produk Koordinasinya masuknya order (pesanan) 2. Memasuki bisnis baru Memperluas pabrik Penjadwalan produksi 3. Menambah penjualan Menentukan anggaran iklan Pemasangan iklan di TV 4. Mengubah rasio utang/modal 5. Perencanaan kebijakan spekulasi persediaan Menambah utang baru Memutuskan tingkat persediaan Mengelola kas Pemesanan kembali suatu barang 6. Menetapkan arah penelitian dan nilainya Pengendalian organisasi penelitian Menjalankan proyek penelitian individu 20
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN Pembakuan prosedur dan cara kerja untuk melakukan proses guna memotivasi para manajer dalam organisasi agar bekerja mencapai tujuan organisasi tersebut 21
HAL-HAL MENDASAR DALAM PENGENDALIAN MANAJEMEN Pengendalian manajemen suatu keharusan dalam suatu organisasi. Sistem pengendalian manajemen merupakan implementasi strategi, sehingga harus sesuai dengan strategi organisasi. Implementasi strategi memerlukan suatu alat untuk memotivasi anggota organisasi guna mencapai tujuan organisasi. 22
Pengendalian manajemen adalah alat untuk memotivasi agar tujuan anggota organisasi selaras (goal congruence) dengan tujuan organisasi. Perilaku adalah fokus dari pengendalian manajemen agar strategi yang telah ditetapkan dilaksanakan secara efektif dan efisien oleh anggota organisasi. 23
Pengendalian manajemen merupakan bentuk kegiatan perencanaan dan pengendalian yang dilakukan oleh manajemen di dalam suatu organisasi. Pengendalian Manajemen, adalah suatu sistem, metode dan prosedur yang digunakan oleh manajemen untuk mempengaruhi orang-orang dalam organisasi dengan tujuan agar mereka melaksanakan strategi perusahaan secara efektif dan efisien. 24
Proses pengendalian manajemen melibatkan hubungan antara atasan dan bawahan, yang meliputi aktivitas 1.Komunikasi 2.Motivasi 3.Evaluasi Metodologi pengendalian manajemen dari proses diatas, adalah : 1.Menentukan tujuan 2.Pengukuran prestasi 3.Evaluasi prestasi. 25
AKTIVITAS PENGENDALIAN MANAJEMEN Aktivitas pengendalian manajemen, adalah meliputi : Planning, yaitu pengambilan keputusan mengenai sesuatu yang akan dilakukan oleh perusahaan. Coordinating, yaitu melakukan koordinasi terhadap berbagai aktivitas yang ada di dalam organisasi Communicating, yaitu mengkomunikasikan berbagai informasi kepada pihak-pihak yang terkait di dalam organisasi. 26
AKTIVITAS PENGENDALIAN MANAJEMEN Aktivitas pengendalian manajemen, adalah meliputi : Evaluating, yaitu evaluasi informasi yang ada. Deciding, yaitu menetapkan aksi yang harus dilakukan terhadap informasi yang telah dievaluasi. Influencing people, yaitu mempengaruhi orang-orang agar merubah perilakunya tujuan individu = tujuan perusahaan melalui keselarasan tujuan (goal congruence). 27
LINGKUP PEMBAHASAN MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM) Pembahasan pengendalian manajemen meliputi : 1. Lingkungan pengendalian manajemen : adalah jaringan kerja organisasi dimana manajemen melaksanakan tugas pengendalian yang berhubungan dengan : perilaku individu di dalam organisasi, berbagai jenis organisasi terutama tanggung jawab keuangannya pada berbagai unit dan sub unitnya. 2. Proses pengendalian manajemen : adalah interaksi formal (sistem pengendalian dan perencanaan yang meliputi : (a) Strategic planning, (b) Budget preparation, (c) Executions, (d) Evaluation of performance) dan informal (memo, percakapan, tatap muka, rapat/ pertemuan), diantara para manajer dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. 3. Variasi pengendalian manajemen : adalah penjelasan berbagai pengendalian pada berbagai strategi, dan penerapannya pada organisasi jasa. 28
LINGKUP PEMBAHASAN MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM) SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (MCS), TERDIRI : 1. Lingkungan Pengendalian yang meliputi : a. Responsibility Center : 1) Cost Centre 2) Revenue Centre 3) Profit Centre 4) Investment Centre 5) Transfer Pricing b. Measuring and Controlling Asset Employed : 1) ROI (Return on Investment) 2) EVA (Economic Value Added) 29
LINGKUP PEMBAHASAN MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM) 2. Proses Pengendalian Manajemen, meliputi : a. Strategic Planning b. Budget Preparations c. Analyzing Financial Performance Report d. Performance Measurement e. Management Compensation 3. Variasi Pengendalian Manajemen : a. Controls for Differentiated Strategies b. Service Organization c. Quality Management d. Planning and Control of Sales e. Pengendalian Internal 30
FUNGSI CONTROLLER DALAM MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM) Controller (menurut Management Control System, Anthony and Govindarayan, 11th) : Fungsi-fungsi yang dilakukan oleh CFO (Chief of Financial Officer) atau Direktur Keuangan suatu perusahaan yang meliputi : 1. Desain dan mengoperasikan pengendalian manajemen 2. Pelaporan-laporan keuangan pada pemegang saham dan pihak-pihak eksternal 3. Penyiapan dan analisis laporan kinerja-2 manajemen 4. Supervisi audit internal dan prosedur pengendalian-2 akuntansi 5. Pengembangan kemampuan pegawai 6. Penanggungjawab proses pengendalian internal atas keandalan laporan keuangan 31
Corporate Controler Corporate Controler Busines Unit Manager Busines Unit Manager Busines Unit Controler Busines Unit Controler 32
Terima Kasih Thank You 33