PERANCANGAN SISTEM ADMINISTRASI PENYEWAAN STUDIO MUSIK DI ROCKSTAR STUDIO CONDONG CATUR SLEMAN NASKAH PUBLIKASI disusun oleh Hadi sedyatma Wijaya 09.11.2968 kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013 i
ii
DESIGN ADMINISTRATION SYSTEM MUSIC STUDIO RENTAL IN ROCKSTAR STUDIO CONDONG CATUR SLEMAN PERANCANGAN SISTEM ADMINISTRASI PENYEWAAN STUDIO MUSIK DI ROCKSTAR STUDIO CONDONG CATUR SLEMAN Hadi Sedyatma Wijaya Anggit Dwi Hartanto Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The development of information technology on the hardware and software that is increasingly showing rapid growth, supported by communication technology has increased very significantly an appropriate alternative to a company or an institution to support the performance of the company in order to run properly. Music is now a part of the lifestyle. Based on the wishes of the people in the entertainment world, then I would design a software to perform music studio rental. The goal is to simplify the studio owner in making an organized report. In the process of leasing for Music Studio is still wearing the leasing process is not computerized. Such problems in data collection customers rental only stored in paper that allows damage and loss of data. To overcome these problems, needed an information system as a means of supporting information. Profits from the information systems that I designed is easy to create reports and meminallisir frequent mistakes. Further development of this information system is expected to assist owners in managing music studio proficiency level. Keywords: System Administration, Rental Studio, Rockstar Studio. iii
1 1. Pendahuluan Rockstar Studio merupakan suatu perusahan yang bergerak dalam sektor jasa recording dan penyewaan studio musik. Studio Rockstar salah satu tempat rental alat musik yang terkenal di Yogyakarta. Banyak sekali band-band sukses di jogja yang lahir dari studio ini. Studio Rockstar menyediakan tempat latihan dengan fasilitas yang memuaskan dengan alat-alat band yang bagus. Selain sebagai tempat latihan band di studio rockstar juga meyediakan tempat recording dan cafe tempat bersantai saat sebelum atau sesudah latihan. Tetapi pada skripsi ini penulis akan mengambil salah satu masalah yaitu tentang perancangan sistem administrasi pada penyewaan studio di rockstar. Komputer merupakan alat yang paling tepat untuk membantu dalam proses perhitungan dan berfungsi mempercepat proses kerja. Oleh karena itu, komputer mempunyai andil yang besar dalam suatu proses kegiatan usaha. Kegiatan administrasi dalam suatu organisasi perusahaan atau instansi mempunyai pengaruh yang sangat besar sekali terhadap sukses tidaknya suatu organisasi perusahaan atau instansi, artinya suatu sistem administrasi dapat menentukan tingkat efisiensi dan efektifnya suatu organisasi perusahaan atau instansi. Kegiatan administrasi sudah sangat pesat perkembangannya, yang diikuti dengan berkembangnya peralatan-peralatan elektronik seperti : komputer dan mengakibatkan banyak perubahan yang terjadi di bidang pengolahan data. Penulis mengamati bahwa kegiatan pada usaha penyewaan studio musik di Rockstar Studio ini tidak terkomputerisasi yang masih menggunakan alat yang manual dalam melakuakan administrasi penyewaan studio, sehingga sering menimbulkan masalah seperti keterlambatan informasi yang dihasilkan terutama laporan yang diperlukan dan pencatatan data yang berulang-ulang kali sehingga tidak efisien. Dengan adanya sistem komputerisasi ini dapat diharapkan meningkatkan mutu pelayanan dan dapat memudahkan segala kegiatan di dalam penyewaan studio musik. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Secara etimologi sistem berasal dari kata sistem yang berarti susunan atau cara. Sistem dapat dikelompokkan kedalam dua pendekatan yaitu sistem yang ditekankan pada pendekatan prosedur dan sistem yang ditekankan pada komponen atau elemen. Adapun definisi dari sistem yang ditekankan pada prosedur dapat didefinisikan sebagai berikut : Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
2 berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 1 2.2 Pengertian Administrasi Administrasi merupakan suatu aspek penting dalam proses kegiatan organisasi yang dapat memberikan tanda (signal) melalui sistem informasi untuk mengetahui kualitas organisasi tersebut,yaitu mulai dari perencanaan, pemeliharaan dan pengawasan. 2 2.3 Pengertian Penyewaan Penyewaan berasal dari kata dasar Sewa yang mendapat tambahan kata imbuhan Pe- dan akhiran -an. Sewa sendiri mempunyai arti yaitu merupakan suatu proses kegiatan pinjam-meminjam, sedangkan Penyewaan adalah suatu kegiatan yang melayani jasa peminjaman dengan tidak mengabaikan suatu ketentuan atau kesepakatan dan syarat-syarat yang berlaku didalam organisasi tersebut guna mencapai satu tujuan bersama. 2.4 Konsep Dasar Analisis Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. 2.5 Desain Sistem Tahap setelah analisis dari pengembangan sistem termasuk didalamnnya yaitu pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional, persiapan-persiapan untuk rancang bangun implementasi, serta menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk yaitu yang berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi, termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari kompinen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem. 1 Jerry FitzGerald, Andra F. Fitzgerald, Warren D. Stallings, Jr., Fundamentals of Systems Analysis (edisikedua; New york; Jhon Willey & Sons, 1981), hal.5. 2 Rachmat Firdaus, Maya Ariyanti, ManajemenPengkreditan Bank Umum, Alfabeta, 2008, Hal 52
3 2.6 Flowchart Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program. 2.7 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram atau Diagram Alur Data didefinisikan sebagai modeling tool yang memungkinkan sistem analis menggambarkan sistem sebagai jaringan (network) kerja dari proses dan fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh penghubung yang disebut Data Flow atau Alur Data. 2.8 Entity Relationship Diagram (ERD) ERD adalah kesatuan bentuk logika yang dipakai untuk analisa dan design database ERD menggambarkan arti dari aspek data. 2.9 Structured Query Language Structured Query Language (SQL) merupakan bahasa yang banyak digunakan dalam berbagai produk database. 2.10 Visual Basic Visual basic sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan programprogram aplikasi berbasiskan Windows. 2.11 Microsoft SQL Server 2000 SQL Server merupakan salah satu produk Database Management System yang dibuat oleh Microsoft. 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai Penguraian dari suatu sistem Informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. 3 3 Jogiyanto HM, Analisisdan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta, Andi Offset. 2005, Hal 129
4 3.2 Analisis Kelemahan Sistem Lama Dalam pembahasan ini, metode yang digunakan dalam menganalisis sistem menggunakan metode PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, dan Service). 3.2.1 Performance Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja adalah kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (responsetime) dari suatu sistem. 3.2.2 Information Adalah evaluasi kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan nilai atau produk yang bermanfaat untuk menyikapi peluang dalam menangani masalah yang muncul. 3.2.3 Economic Analisis ekonomi adalah peningkatan terhadap manfaat, keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi. Ekonomi merupakan motivasi paling umum dalam suatu sistem, untuk mengantisipasi pembengkakkan biaya agar tidak menimbulkan masalah baru dalam penyampaian informasi dan untuk menyajikan keuntungan dari proyek tersebut dengan menekan dari segi biaya atau pengeluaran biaya. 3.2.4 Control Analisis kontrol dalam sebuah sistem sangat dipelukan untuk menghindari dan mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data. 3.2.5 Efficiency Pada analisis ini akan membahas bagaimana suatu sistem dapat meminimalisir pemborosan dalam melakukan promosi produknya. 3.2.6 Service Pelayanan terhadap proses yang dimiliki sistem merupakan hal penting untuk menunjang proses kelangsungan bisnis yang terjadi sehingga member kenyamanan.
5 3.3 Analisis Kebutuhan Sistem 3.3.1 Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional sama artinya dengan layanan yang harus disediakan. 3.3.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan untuk system. 3.4 Analisis Kelayakan Analisis ini digunakan untuk menentukan apakah sistem yang akan dibuat layak atau tidak untuk diteruskan. 3.4.1 Analisis Kelayakan Teknologi Dengan semakin berkembangnya teknologi khususnya teknologi komputer, Maka sudah selayaknya menggunakan sistem berbasiskan komputer sehingga informasiinformasi yang dibutuhkan lebih cepat. 3.4.2 Analisis Kelayakan Hukum Kelayakan hukum disini merupakan kelayakan peraturan yang adan dan harus selalu di antisipasi. 3.4.3 Analisis Kelayakan Operasional Kelayakan pada operasi dilihat dari apakah sistem yang dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengan baik. 3.4.4 Analisis Biaya dan Manfaat Menguraikan rincian biaya dan manfaat untuk proyek sistem informasi. 3.5 Struktur Basis Data Mempresentasikan data pada memory secara logika dan mengkarakterisasikan setiap variabel dalam program secara eksplisit. 3.6 User Interface Perancangan interface dari program yang di buat.
6 4. Implementasi dan pembahasan 4.1 Implementasi Basis Data Basis data merupakan sekumpulan data yang saling berintegrasi satu sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau stuktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware computer. 4.2 Implementasi Interface Implementasi interface merupakan penerapan user interface yang ada diprogram. 4.3 Pengujian Program Pengujian program ini dilakukan dengan teknik pengujian white box (white box testing) dan pengujian black box (black box testing). 4.3.1 Black Box Testing Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Jika ada unit yang tidak sesuai outputnya maka untuk menyelesaikannya, diteruskan pada pengujian yang kedua, yaitu white box testing.. 4.3.2 White Box Testing White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variable dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan di cek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang.. 4.4 Pemeliharaan Program Untuk menajaga agar sistem yang telah dibuat lebih terjaga, berikut ini beberapa tips yang perlu dilakukan: 1. Lindungi komputer dengan memasang antivirus, 2. Scan komputer minimal 1 minggu sekali, 3. Update antivirus secara teratur, 4. Backup database minimal 1 minggu sekali untuk mengantisipasi ketika terjadi kerusakan terhadap komputer maka sistem sudah memiliki backup data.
7 4.5 Instalasi Program Untuk lebih mempermudah menggunakan program ini kekomputer lain maka perlu di lakukan instalasi program. 4.5.1 Membuat File Setup/exe Visual Basic menyediakan add-in Package and Deployment Wizard yang akan membuat file distribusi menggunakan disk, network, dan internet. 4.5.2 Instalasi Program ke Komputer Berisi langkah langkah melakukan instalasi program ke komputer lain. 5. Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa hal diantaranya: 1 Untuk membuat perancangan system administrasi pada Studio Rockstar diperlukan langkah langkah yaitu: meneliti masalah yang ada disistem lama, melakukan wawancara ke pihak Studio Rockstar, mengumpulkan landasan teori yang terkait dengan penelitian, melakukan analisis, melakukan perancangan, melakukan implementasi, serta melakukan pengujian terhadap program. 2 Ketika melakukan implementasi dari perancangan yang telah dibuat, tidak lepas dari kemungkinan adanya penambahan diluar perancangan. 3 Untuk menjamin kualitas data dalam implementasi system administrasi Studio Rockstar diperlukan 1 database sehingga data yang dihasilkan antara sistem satu dengan sistem yang lainnya akan valid. 4 Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga mengakibatkan kesalahan dan keterlambatan dalam pembuatan laporan. Dengan sistem baru ini keterlambatan arus data dapat dicegah karena pengolahan data dan pencarian data, serta pembuatan laporan telah dilakukan secara terkomputerisasi. Untuk mengidentifikasi, mengklasifikasi masalah dan menganalisa sistem yang terdapat pada sistem lama dan sistem yang baru maka digunakan kerangka PIECES.
8 5 Dari batasan masalah yang ada, aplikasi Sistem Informasi ini dapat digunakan untuk membantu kinerja karyawan pada studio Rockstar yang berkepentingan dalam mengolah data transaksi administrasi dan data pendukung lainnya dimana karyawan tersebut hanya menginputkan data jasa dan proses pengolahan dilakukan oleh komputer sehingga akan meminimalkan tingkat kesalahan yang biasanya terjadi dalam sistem manual. 6 Penerapan sistem yang baru ini dengan menggunakan software VB.6 serta untuk penyimpanan database menggunakan SQL Server 2000, tidak akan merusak sistem yang selama ini berjalan pada Studio Rockstar tersebut. 7 Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data pada transaksi penyewaan ini antara lain : a. Mempermudah dalam melakukan transaksi penyewaan b. Menmpermudah dalam melakukan pencarian data dan pencatatan data. c. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat, dan akurat. d. Mempermudah dalam pembuatan laporan yang akurat. Daftar Pustaka Arief, M. Rudyanto. 2000. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server.Yogyakarta:Andi Fatta, Hanif A. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi.Yogyakarta: Andi Firdaus, Rachmat dan Maya Ariyanti. 2009. Manajemen Pengkreditan Bank Umum.Bandung:Alfabeta Jerry, FitzGerald,et.al.1981.Fundamentals of Systems Analysis. New York:Wiley Jogiyanto, HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi.Yogyakarta: Andi Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi