BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Setiap Negara kaya akan sumber daya alam dimana kegiatan ekspor dan impor merupakan kegiatan yang dilakukan oleh setiap Negara. Selain untuk mencukupi kebutuhan Negara sendiri dan untuk memenuhi kebutuhan Negara lain. Salah satunya kegiatan ekspor dan impor dapat dilakukan melalui jalur laut, dimana barang-barang dimuat ke dalam kapal. Oleh karena itu, kebutuhan akan pengadaan barang-barang perkapalan diperlukan untuk operasional. Dengan semakin berkembangnya teknologi saat ini merupakan hal yang penting dan berperan dalam mendukung proses bisnis. Internet menjadi salah satu media yang dapat menyajikan informasi yang cepat kapan saja dan dimana saja dibutuhkan sehingga saat ini sudah menjadi suatu kebutuhan yang perlu untuk dipenuhi. Kebutuhan terhadap internet tersebut juga dirasakan oleh pemerintah saat ini, (Pepres Nomor 4 Tahun 2015, 2006-2015) perubahan peraturan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pemerintah diatur dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 4 tahun 2015 tentang perubahan keempat atas Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan keuangan Negara yang dibelanjakan melalui proses barang dan jasa pemerintah, maka dibuatlah ketentuan mengenai penegasan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pemerintah dilakukan secara elektronik atau dinamakan e-procurement. Dalam jurnal (E-Procurement, the Golden Key to Optimizing, 2010), disebutkan bahwa penggunaan teknologi internet dalam proses pengadaan bertujuan untuk menciptakan pengadaan operasional lebih cepat serta dapat memotong biaya-biaya pembelian dan memungkinkan karyawan perusahaan berkonsentrasi pada setiap bagiannya. Tak terkecuali bagi perusahaan PT Hamco Parkre yang memiliki permasalahan belum mempunyai pengelolaan pengadaan barang serta menjalin hubungan berkepanjangan dengan supplier maka dengan penggunaan teknologi internet juga dapat mempermudah pengelolaan pengadaan barang agar berjalan dengan baik. 1
2 Penggunaan teknologi dalam e-procurement dapat mengantar perusahaan untuk mengelola data yang berkaitan dengan pengadaan menjadi lebih cepat, murah, meningkatkan kinerja, transparansi, akurat dan biaya operasional dapat dikurangi secara signifikan dan tidak hanya itu perusahaan harus mampu mengelola supplier lebih baik. Pada proses pencarian, penyeleksian, kontrak, hingga evaluasi supplier yang dilakukan secara berkala untuk menciptakan hubungan kerjasama yang berkepanjangan. Terlebih jika permintaan barang tidaklah sedikit melainkan dalam jumlah yang cukup banyak. Sehingga terkadang kebutuhan akan pengadaan barang yang sesuai dan pemilihan supplier yang tepat sangatlah diperlukan untuk mencegah pengeluaran biaya yang besar. PT Hamco Parkre adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perkapalan, baik dalam penjualan suku cadang kapal yang bersifat teknik maupun non-teknik. Adapun jenis kebutuhan kapal antara lain: alat teknik, mekanikal, elektrikal, mesin suku cadang dan sebagainya. PT Hamco Parkre ini beralamat di jalan Raya Cilincing No.2 Rt.012 Rw. 002 Kel.Lagoa Kec.Koja Jakarta Utara. Saat ini PT Hamco Parkre sudah memiliki puluhan pelanggan tetap yang percaya terhadap produk dan pelayanan yang dilakukan oleh PT Hamco Parkre yang salah satunya PT First Marina mining, PT Admiral lines, PT Waswsa Line, PT Triamindo, PT Pan Maritime Wira pawitra, PT PMIP, PT Baruna Adi Prasetya dan PT Pelabuhan Indonesia Dua (PID). PT Hamco Parkre ini ialah menjadi perusahaan penyediaan barang perkapalan yang mengutamakan kepuasan pelanggan melalui ketepatan pengiriman dan kualitas barang. Oleh karena itu, proses pengadaan barang menjadi sangat penting untuk menjaga kelancaran proses bisnis. Dalam hal proses pengadaan barang barang, terdapat kendala-kendala, yaitu selama ini Bagian Operasional sering mengalami sulitnya menentukan supplier untuk melakukan proses pengadaan barang. Selama ini Bagian Operasional melakukan pemilihan supplier dengan metode penunjukan langsung berdasarkan database yang dimiliki perusahaan. Hal ini jelas perusahaan dapat mengendalikan harga pada jenis suatu barang tersebut. Maka dapat dikatakan daya tawar perusahaan tinggi terhadap supplier. Namun dalam hal pengiriman, supplier sering mengalami keterlambatan, sehingga menghambat kegiatan operasional perusahaan. Berikut ini adalah data ketepatan pengiriman supplier di PT Hamco Parkre:
3 Gambar 1.1 Data Supplier PT Hamco Parkre (2015) Sumber: Wawancara dengan Direktur Utama PT Hamco Parkre, 2015 Sampai saat ini perusahaan belum memiliki kriteria supplier dalam proses pengadaan barang dan dapat memenuhi jumlah kuantitas barang yang diperlukan sedangkan permintaan akan kebutuhan barang kapal tidaklah sedikit. Maka dari itu pentingnya proses e-procuement ini dapat membantu perusahaan dalam proses pemilihan supplier agar proses bisnis perusahaan dapat berjalan dengan baik. Selain itu, biaya untuk melakukan pengadaan barang tidaklah sedikit. Seperti yang telah dipaparkan sebelumnya. Bagian Operasional harus menghubungi supplier satu per satu dan ongkos untuk mendatangani supplier secara lansung. Oleh karena itu biaya-biaya yang dikeluarkan tersebut pun membengkak. Salah satunya jika supplier tidak dapat menyediakan kuantitas yang diminta. Bagian Operasional harus menghubungi supplier lainnya untuk mendapatkan kuantitas tambahan barang. Sedangkan untuk melakukan pemenuhan kebutuhan barang ke kapal diperlukan waktu yang cepat serta kuantitas yang diminta sesuai dengan permintaan. Maka dari itu proses pengiriman barang dari supplier sangatlah penting akan kriteria tepat waktu yang selama ini perusahaan sering mengalami tingkat kesalahan dan keterlambatan barang. Berikut ini adalah data biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dari bulan Agustus 2015 hinggan Desember 2015.
4 Gambar 1.2 Biaya Procurement PT Hamco Parkre (2015) Sumber: Wawancara dengan Direktur Utama PT Hamco Parkre, 2015 Dari uraian di atas, perusahaan membutuhkan suatu sistem e-procurement agar dapat melakukan pemilihan supplier serta dapat menghemat waktu dan biaya dalam pengadaaan barang. Dengan sistem e-procurement ini, supplier dapat membantu Bagian Operasional dalam melakukan pemilihan dan pendataan supplier yang ada, mengontrol hubungan antara perusahaan dan supplier agar dapat langsung mensupply jika pemasok memiliki barang tersebut. Dengan demikian dapat menghemat waktu dan biaya pengadaan di PT Hamco Parkre. Oleh karena itu, penulis melakukan penelitian yang berjudul Analisis dan Perancangan E-Procurement pada PT Hamco Parkre. 1.2 Rumusan Permasalahan Dari latar belakang yang telah dikemukakan, maka identifikasi masalah yang ada adalah: 1. Bagaimana proses sistem pengadaan barang PT Hamco Parkre saat ini? 2. Bagaimana perancangan E-Procurement yang sesuai bagi proses pengadaan yang sedang berjalan pada PT Hamco Parkre? 1.3 Ruang Lingkup Dalam pembangunan applikasi E-Procurement PT Hamco Parkre industri ini penulis memfokuskan pembahasan pada:
5 1. Analisa mengenai proses dan sistem pengadaan barang pada PT Hamco Parkre saat ini. 2. Perancangan sistem yang dibangun berfokus pada E-Procurement yang mencangkup proses pendaftaran pemasok, permintaan pengadaan, pemberian tanggapan penawaran dari pemasok, pengambilan keputusan/ proses pemilihan supplier/ rekanan pengadaan barang, pembuatan surat pembelian, penerimaan barang, pembayaran. 3. Penelitian tidak membahas mengenai anggaran untuk perancangan. 4. Penelitian tidak membahas mengenai keamanan dan evaluasi sistem. 1.4 Tujuan dan manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis proses pengadaan barang yang sedang berjalan pada PT Hamco Parkre untuk mencari tahu permasalahan ataupun kekurangan yang dimiliki. 2. Menganalisa proses bisnis procurement yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan untuk PT Hamco Parkre agar permasalahan dalam pengadaan barang dapat teratasi. 3. Merancang applikasi E-Procurement pada PT Hamco Parkre yang sesuai dengan kebutuhan untuk mengatur pengadaan dan pembelian barang dalam memilih pemasok yang tepat dan cepat. Selanjutnya, manfaat dari penelitian ini adalah Manfaat bagi perusahaan Mempermudah dan mempercepat pemilihan supplier dalam pengadaan barang pada perusahaan serta membina hubungan jangka panjang yang baik terhadap pemasok dan mendapatkan barang sesuai dengan kriteria kuantitas, kualitas yang di inginkan perusahaan pada pemasok. Meningkatkan keuntungan pendapatan perusahaan karena secara tidak langsung beban-beban biaya yang dikeluarkan dalam proses pengadaan barang dapat dikurangi.
6 Manfaat bagi penulis Merupakan kesempatan untuk secara langsung mempraktikkan ilmu analisa dan perancangan sistem e-procurement yang telah diterima selama masa perkuliahan. Mendapatkan pengalaman dan pembelajaran tentang perancangan sistem e-procurement dalam sebuah perusahaan. Manfaat bagi pembaca Memberikan bahan pembelajaran dan acuan e-procurement pada suatu perusahaan di masa kini atau di masa yang akan datang 1.5 Metodologi Penelitian 1.5.1 Metode Pengumpulan Data Beberapa metode pengumpulan data yang digunakan untuk melakukan penelitian ini antara lain: a. Metode observasi Penulis akan mendatangani langsung lokasi PT Hamco Parkre untuk melakukan observasi terhadap proses bisnis yang berjalan di PT Hamco Parkre dan mendapatkan data yang akurat untuk mengetahui sistem yang akan dirancang. b. Metode Wawancara Penulis akan melakukan wawancara langsung kepada Direktur Utama PT Hamco Parkre dengan mengajukan sejumlah pertanyaan kepada pihak perusahaan untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam mengenai perusahaan, pemasok dan informasi lainnya. c. Metode Studi Dokumen Penulis akan meninjau dokumen-dokumen yang digunakan oleh PT Hamco Parkre dalam menjalankan proses bisnisnya. d. Metode Studi pustaka Penulis melakukan studi pustaka dengan mempelajari dan membaca berbagai buku, literature, maupun situs web, baik yang berkaitan
7 dengan E-Procurement maupun yang berkaitan dengan PT Hamco Parkre sebagai objek penelitian. 1.5.2 Metode Analisis Pada proses pengadaan metode analisis strategi yang digunakan dalam skripsi ini, yaitu: 1. Analisis Lima Kekuatan Porter Pada tahap ini, untuk mengetahui berbagai kekuatan industri dari berbagai sisi. 2. Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM) Pada tahap ini, akan dirumuskan strategi yang sesuai berdasarkan hasil yang diperoleh dari tahap pencocokan dan hasil keputusan strategi yang tepat bagi perusahaan. 3. Interpretive Structural Modeling (ISM) Pada tahap ini, berfokus pada tahapan pemilihan supplier berdasarkan kriteria yang dibutukan oleh perusahaan. 4. Metode Linear Average Pada tahap ini, tahap menganalisis laporan performa supplier berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. 1.5.3 Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan adalah dengan memakai Object Oriented Analysis and Design (OOAD) menggunakan bahasa UML (Unified Modelling Language), yang didokumentasikan dalam bentuk: 1. Activity Diagram 2. Use Case Diagram 3. Domain Model Class Diagram 4. Use Case Description 5. Multi-layer Design System Sequence Diagram 6. Updated Class Diagram
8 7. Package Diagram 8. User Interface 9. Site Map 10. Software Archiecture 11. Perencanaan Implementasi (Gantt chart) 1.6 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini dibagi atas 5 bab, yang telah disusun sedemikian rupa agar memudahkan pembaca dalam memahami isi skripsi. Adapun masing-masing bab tersebut berisi: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang penelitian, ruang lingkup, penelitian tujuan dan manfaat penelitian, metodelogi penelitian dan sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini dikemukakan beberapa teori dan pendapat-pendapat dari beberapa ahli yang relevan untuk digunakan untuk digunakan sebagai landasan melakukan analisa dan perancangan sistem. BAB 3 ANALISIS SISTEM Bab ini memberikan informasi seputar PT Hamco Parkre dan sistem yang sedang berjalan pada perusahaan tersebut. Selain itu, akan dipaparkan proses dan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini berisi solusi yang diusulkan oleh peneliti untuk memecahkan masalahmasalah yang dihadapi oleh PT Hamco Parkre melalui perancangan sistem berdasarkan hasil analisis yang diperoleh melalui analisis sistem berjalan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi paparan kembali mengenai inti permasalahan dan solusinya, yang disajikan secara singkat, padat, dan jelas. Adapun di dalam saran, akan dikemukakan hal-hal yang perlu dilakukan lebih lanjut atas hasil penelitian yang telah dilakukan ini.