(IK) UNIT PENGEMBANGAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (UPPM) FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
PROPOSAL MASUK 2. Proposal masuk administrasi Unit Pengembangan Pengabdian Masyarakat (UPPM) FKUB 3. Kelengkapan Proposal diperiksa oleh Admin UPPM. 4. Proposal dicatat oleh Admin UPPM pada Daftar Penerimaan Proposal UPPM. 5. Admin UPPM meminta tandatangan kepada Ketua UPPM untuk Proposal yang masuk. 6. Proses selesai
RAPAT SELEKSI PROPOSAL 2. Admin UPPM membuat undangan untuk Tim Unit Pengembangan Pengabdian kepada Masyarakat (UPPM). 3. Ketua UPPM menandatangani undangan rapat seleksi proposal program pengabdian kepada masyarakat. 4. Admin UPPM menyiapkan rapat ( meminjam tempat, memesan konsumsi, bahan rapat dan menyebarkan undangan pada Tim UPPM) 5. Admin UPPM menyiapkan perlengkapan untuk rapat (LCD, konsumsi, absensi rapat dan materi rapat). 6. Diskusi tentang seleksi proposal kegiatan pengabdian kepada masyarakat dan menentukan Reviewer oleh Tim UPPM. 7. Admin UPPM mencatat hasil rapat seleksi. 8. Proses selesai.
REVIEW PROPOSAL PROPOSAL MASUK (HASIL REVISI) 1. Seleksi administrasi setiap proposal yang diajukan,apakah sesuai dengan persyaratan / panduan pengabdian kepada masyarakat. 2. Admin UPP membuat surat permohonan untuk mereview proposal kepada para Reviewer yang telah ditunjuk dengan melampirkan Lembar review dan proposal. 3. Meminta tandatangan kepada Ketua Unit Pengembangan pengabdian kepada masyarakat untuk surat permohonan review. 4. Membagikan proposal yang akan dinilai pada Para Reviewer. 5. Pengumpulan proposal pengabdian masyarakat yang telah direview pada Sekretariat. 6. Pengembalian proposal kepada Pengusul untuk segera di revisi sesuai dengan penilaian Reviewer. INSTRUKSI KERJA
PENGUMPULAN PROPOSAL (REVISI) 2. Proposal (Revisi) masuk di terima oleh Admin Unit Pengembangan Pengabdian kepada Masyarakat (UPPM) FKUB 3. Proposal dicatat oleh Admin UPPM pada Daftar Penerimaan Proposal UPPM (Seleksi administrasi Tahap II). 4. Kelengkapan proposal diperiksa oleh Admin UPPM apakah sudah ditandantangani ataukah belum, jika belum maka, Admin UPPM meminta agar proposal ditandatangani oleh pengaju proposal. 5. Admin UPPM meminta persetujuan proposal kepada Ketua UPPM. 6. Admin UPPM mencatat proposal yang telah direvisi untuk dicheck, apakah sudah terkumpul semua atau belum. Jika ada yang belum, Admin menghubungi pengusul agar segera mengumpulkan proposal (revisi) hingga batas akhir pengumpulan. 7. Proses selesai.
PENGAJUAN ANGGARAN DANA PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT KE PIMPINAN 1. Setelah pengumpulan proposal yang telah direvisi, admin mencatat data pengusul yang telah diterima. 2. Admin UPPM mencatat pelaksana, judul pengabdian kepada masyarkat dan dana yang diajukan. 3. Admin UPPM membuat surat permohonan anggaran dana pengabdian kepada masyarakat dan melampirkan rekap data pengusul yang telah lolos seleksi. 4. Ketua dan bendahara UPPM menandatangani surat pengajuan dana pengmas. 5. Jika sudah ditetapkan, Admin UPPM memberitahukan pengumuman Pengusul yang lolos. 6. Admin UPPM mengajukan surat permohonan anggaran kepada pimpinan dan tembusan kepada ka.sub.bag Keuangan 7. Proses selesai, menunggu pencairan dana dari Bag. Keuangan.
PENCAIRAN DANA PENMAS TAHAP I 2. Admin UPPM membuat surat pemberitahuan kepada ketua pelaksana kegiatan bahwa dana 70% sudah dapat diambil. 3. Ketua UPPM menandatangani surat pemberitahuan pencairan dana penmas 70%. 4. Admin UPPM menyiapkan SPK/Surat Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat. 5. Bagi pengaju proposal yang akan mengambil dana, menandatangani SPK terlebih dahulu diatas materai. 6. Pencairan dana 70% dan tandatangan sebagai tanda terima dana penmas di sekretariat UPPM. 7. Proses selesai.
PENGARSIPAN PROPOSAL PENMAS DAN SPK 2. Proposal yang telah disetujui oleh ketua UPPM dan Pimpinan Fakultas diarsip di kantor UPPM dan dicatat pada buku proposal yang lolos seleksi. 3. SPK yang telah ditandatangani, dicopy dan distempel asli fakultas diberikan untuk arsip ketua pelaksana. 4. SPK yang telah disetujui oleh Ketua UPPM dan Pimpinan Fakultas diarsip di kantor UPPM dan dicatat pada buku SPK (Tahap I). 5. Proses selesai
PENGUMPULAN LAPORAN PEMANTAUAN PENMAS 1. Admin UPP membuat surat pemberitahuan untuk pengumpulan laporan pemantauan, guna mengetahui sampai mana kah kegiatan dilaksanakan. 2. Pembagian/ penyebaran surat pemberitahuan kepada pelaksana penmas yang telah ditandatangani oleh Ketua UPPM. 3. Pengusul mengumpulkan laporan pemantauan sesuai dengan format yang telah ditentukan dan diserahkan ke Sekretariat UPPM. 4. Admin UPPM memeriksa kelengkapan laporan kemajuan. 5. Proses selesai.
PENGUMPULAN LAPORAN AKHIR KEGIATAN PENMAS 2. Admin UPPM membuat surat pemberitahuan pada ketua pelaksana tentang pengumpulan laporan akhir kegiatan, dan ditandatangani oleh Ketua UPPM. 3. Admin UPPM menyebarkan surat pemberitahuan pada Pelaksana. 4. Pelaksana kegiatan penmas menyiapkan laporan Akhir kegiatan sesuai dengan format laporan yang telah ditentukan oleh Tim UPPM. 5. Pelaksana menyerahkan laporan akhir kegiatan di Sekretariat UPPM. 6. Pemeriksaan kelengkapan laporan Akhir kegiatan oleh Admin UPPM 7. Bagi Pelaksana kegiatan penmas yang menyerahkan laporan dan belum lengkap, diperbaiki dan segera dikumpulkan hingga batas akhir pengumpulan. 8. Proses selesai
PENCAIRAN DANA TAHAP II 2. Setelah pelaksana mengumpulkan laporan akhir kegiatan penmas, Admin UPPM memeriksa kelengkapan laporan. Apabila ada yang kurang, maka pelaksana harus memperbaiki laporan dahulu. 3. Admin UPPM membuat surat pemberitahuan bagi pelaksana untuk pengambilan dana 30% dan ditandatangani Ketua UPPM. 4. Admin menyebarkan/ menginformasikan ke ketua pelaksana kegiatan. 5. Admin menyiapkan SPK (Surat Penjanjian Pelaksana) untuk syarat pengambilan dana penmas 30%. 6. Ketua pelaksana kegiatan menandatangani SPK bermaterai. 7. Admin UPPM menyiapkan dana penmas dan diserahkan pada Ketua pelaksana setelah tandatangan SPK. 8. Proses selesai.
PENGARSIPAN LAPORAN 2. Penandatanganganan lembar pengesahan pada Ketua UPPM dan pimpinan fakultas serta pemeriksaan kelengkapan laporan akhir kegiatan oleh Admin UPPM. 3. Admin UPPM mengarsip laporan akhir kegiatan berdasarkan tahun. 4. Dokumentasi kegiatan disimpan dalam bentuk file di CD/DVD. 5. Proses selesai.
UPLOAD KEGIATAN PADA WEBSITE FAKULTAS 2. Admin UPPM membuat surat permohonan upload kegiatan di web yang ditujukan kepada Ketua Unit TIK. 3. Admin UPPM meminta tandatangan surat kepada Ketua UPPM 4. Ketua UPPM menandatangani surat permohonan upload data kegiatan pengabdian masyarakat. 5. Admin UPPM mengcopy file kegiatan pengabdian masyarakat untuk diuploadkan di web fakultas kedokteran universitas brawijaya. 6. Admin UPPM memberikan surat permohonan / memo dan file kegiatan pengabdian masyarakat ke Unit TIK. 7. Unit TIK menerima surat permohonand an copy file kegiatan pengabdian masyarakat. 8. Proses upload. 9. Selesai.