BAB 3 DESKRIPSI UMUM SISTEM PEMANTAUAN PROYEK 3.1 Sejarah Perusahaan. PT. Fujitsu didirikan pertama kali pada tahun 1923 dengan nama Fuji Electric Co., Ltd. Pada awalnya Fuji Electric Co., Ltd. didirikan oleh Furukawa Electric Co., Ltd. dan Siemens AG dari Jerman dengan tujuan memacu produksi dalam bidang generator dan motor listrik di Jepang. Di Indonesia, PT. Fujitsu Indonesia didirikan pada tahun 1995 dengan nama PT. Fujitsu Systems Indonesia. Berkantor pusat di Jakarta dengan titik layanan di kota-kota besar seperti Surabaya, Medan, Makassar, Semarang, Denpasar, dan lebih dari 20 penyedia layanan resmi di seluruh Indonesia. Fujitsu Indonesia memiliki visi untuk menjadi Informasi yang berfokus pada pelanggan terkemuka dan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) penyedia solusi di Indonesia. Fujitsu menawarkan solusi one-stop end-to-end, mencakup dari PC berkualitas tinggi untuk server mission-critical, bisnis dan aplikasi manufaktur dan infrastruktur ICT. Portofolio pelanggan Fujitsu Indonesia membentang di berbagai industri dan segmen seperti pemerintahan, manufaktur, ritel, minyak, dan gas serta telekomunikasi, termasuk telekomunikasi terbesar dan perusahaan manufaktur di Indonesia. Bersertifikat ISO 9001:2008, PT. Fujitsu Indonesia menerapkan sistem manajemen mutu yang terdaftar pada standar internasional untuk lingkup solusi dan layanan ICT. ISO 9001:2008 mempromosikan adopsi pendekatan proses saat menyusun, mengimplementasikan, dan meningkatkan efektivitas dari sebuah sistem manajemen kualitas, untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan. 3.2 Visi dan Misi Visi dari Fujitsu Group Understanding you better serving you best adalah memberikan kontribusi terhadap penciptaan sebuah perhimpunan jaringan yang memberikan keamanan dan manfaat, untuk memberikan masa depan yang makmur demi memenuhi mimpi dari setiap orang di seluruh dunia, dengan terus mengejar inovasi. 43
44 Visi dari PT. Fujitsu Indonesia adalah menjadi penyedia solusi Information and Communication Technology (ICT) dengan fokus terhadap pelanggan di Indonesia. Misi dari Fujitsu Group adalah: 1. Society and Environment, melindungi lingkungan dan berkontribusi terhadap masyarakat. 2. Profit and Growth, berusaha memenuhi harapan dari pelanggan, karyawan, dan pemegang saham. 3. Shareholders and Investors, terus berusaha untuk meningkatkan nilai perusahaan. 4. Global Perspective, berpikir dan bertindak berdasarkan perspektif global.
45 3.3 Struktur Organisasi Berikut adalah susunan organisasi pada department IT (DT 1): Depatment Manager Section by Customer Segment Project/Team Engineer/ Senior Engineer Team System Analyst Section Manager System Analyst Team System Analyst Programmer Section Team Programmer AS-Infra Technical Team Programmer Gambar 3.1 Struktur Organisasi
46 3.4 Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini akan dijelaskan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi PT. Fujitsu Indonesia: 1. Department manager Mengawasi dan mengkaji perkembangan dan tren teknologi informasi serta pengaruhnya ke industri dan bidang usaha yang berkecimpung, untuk menjadi landasan bagi penetapan dan penyusunan rekomendasi pengembangan TI secara korporat, menyusun anggaran bagian TI, dan mengontrol penggunaan serta realisasi dari anggaran tersebut untuk memastikan efektifitas dan efisiensinya. 2. Section manager Mengawasi dan mengembangkan lebih dari satu proyek berskala besar yang dipegang oleh team leader, bertanggung jawab untuk mengembangkan atau memperbarui rencana proyek-proyek teknologi informasi seperti tujuan proyek, teknologi, sistem, spesifikasi informasi, jadwal, dana, dan staf. 3. Section leader Mengawasi dan mengembangkan lebih dari satu proyek berskala kecil yang dipegang oleh team leader, bertanggung jawab untuk mengembangkan atau memperbarui rencana proyek-proyek teknologi informasi seperti tujuan proyek, teknologi, sistem, spesifikasi informasi, jadwal, dana, dan staf. 4. Technical leader Technical leader bertanggung jawab memimpin dalam pengaturan, perencanaan, deployment, pengintegrasian, dan pemeliharaan perangkat keras. Diberi izin untuk menyediakan perangkat keras dengan ukuran yang sesuai perencanaan strategis, desain, dan deployment perangkat keras. Memberikan dukungan untuk pemeliharaan perangkat keras. 5. Team Memimpin dan mengarahkan grup dalam mengerjakan satu proyek, bertanggung jawab agar proyek dapat berjalan sesuai dengan jadwal dan tugas yang telah ditentukan.
47 6. System Analyst (SA) Bertugas untuk menganalisis sistem dengan mempelajari masalahmasalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai serta mengidentifikasikan pemecahan dari suatu masalah. 7. Programmer (PG) Bertugas untuk menulis kode-kode program tertentu berdasarkan rancangan yang dibuat oleh system analyst (baik aplikasi maupun sistem operasi). Dalam pembuatan Sistem Pemantauan Proyek pada PT. Fujitsu Indonesia ini penulis bertugas sebagai SA dan PG. 3.5 Produk dan Layanan Fujitsu Group menyediakan produk dan layanan yang berbeda di setiap negara. PT. Fujitsu Indonesia sendiri menyediakan: 1. Produk a. Server dan Storage Systems i. SPARC Enterprise ii. PRIMERGY iii. PRIMEQUEST iv. ETERNUS b. PCs dan Notebooks c. Peripherals i. Scanners ii. Printers 2. Layanan a. ICT Infrastructure services b. Professional services 3. Software dan Solutions a. ERP solutions i. SAP ii. PRO-NES b. MicroStrategy c. Cloud applications d. Produk telekomunikasi
48 3.6 Lokasi Perusahaan PT Fujitsu Indonesia Wisma Keiai 10th Floor Jl. Jend. Sudirman Kav 3 Jakarta 10220 Indonesia Telp: +62 21 570 9330 Fax: +62 (21) 573 5150 3.7 Sistem Berjalan Gambar 3.2 Alur Komunikasi Pengembangan Proyek Gambar 3.2 menggambarkan jalur komunikasi antara customer dengan PT. Fujitsu Indonesia, alur komunikasi dimulai dari customer yang mendiskusikan kebutuhan sistem kepada bagian sales. Sales meneruskan kebutuhan sistem tersebut kepada bagian BizDev (atau yang dikenal dengan pre-sales team). Laporan pada divisi tersebut diolah melalui salesforce.com dan dihasilkan laporan SFDC Pipeline yang berupa data Excel. Jika proyek sudah dipastikan dikerjakan oleh PT. Fujitsu Indonesia maka proyek tersebut akan diberikan kepada DT1 atau DT2 untuk dikerjakan, tergantung dengan masing-masing kebutuhan sistem. DT1 (Delivery Team 1) bertanggung
49 jawab terhadap proyek yang tidak menggunakan produk Fujitsu, sedangkan DT2 (Delivery Team 2) bertanggung jawab terhadap proyek yang menggunakan produk Fujitsu seperti PRONES, PRIMERGY, ROMANSI, dan lain-lain. Selanjutnya ketika DT1 atau DT2 selesai mengerjakan sistem sesuai kebutuhan customer, maka sistem akan diperiksa oleh DT3 untuk disesuaikan dengan standar Fujitsu dan dilakukan uji ketahanan terhadap sistem tersebut. Semua proses dan perkembangan proyek dari tingkat sales hingga DT3 dicatat dan dikelola ke dalam SAP, ketika pekerja pada tingkat manajer atau di atasnya ingin membuat laporan bulanan maka mereka akan meminta data yang mereka inginkan kepada administrator SAP. Administrator SAP akan mengekstrak data kedalam empat data Excel yang akan diberikan sesuai dengan kebutuhan masing-masing orang yang melakukan permintaan terhadap administrator dengan format data yang tetap. 3.8 Permasalahan yang Dihadapi Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa masalah yang dihadapi adalah: 1. Hasil ekstrak SAP berupa dokumen Excel yang terpisah menjadi empat dokumen sehingga menyulitkan pengguna dalam membaca dokumen tersebut 2. Data yang dihasilkan dari SAP masih harus dirangkum dan dibuat menjadi laporan oleh pengguna secara manual, sehingga memakan waktu dan tenaga. 3. Dibutuhkan sistem untuk mengelola data SFDC (SalesForce.com) pipeline secara terintegrasi. 3.9 Pemecahan Masalah Untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh PT. Fujitsu Indonesia, maka pemecahan masalah yang diinginkan adalah: 1. Membuat sistem berbasis web untuk mengintegrasikan keempat data Excel ke dalam tampilan yang menarik untuk mempermudah pengawasan setiap proyek dari satu tempat. 2. Membuat sistem untuk mengelola laporan dan mengubahnya ke dalam data Excel, sehingga laporan tidak perlu lagi dibuat secara manual.
50 3. Membuat sistem untuk mempermudah pengelolaan pipeline, sehingga untuk ke depannya tidak lagi menggunakan dokumen Excel dan pengelolaan pipeline akan sepenuhnya dilakukan melalui sistem ini. 3.10 Ruang Lingkup Untuk pembahasan topik skripsi yang lebih terarah dan terfokus pada tujuan yang ingin dicapai, maka penyusunan skripsi ini dibatasi pada : 1. Analisis dan perancangan sistem pemantauan proyek pada PT. Fujitsu Indonesia. 2. Proyek yang dikontrol sebatas proyek yang berasal dari divisi IT. 3. Sistem dibangun berdasarkan data yang didapat dari Microsoft Excel. 4. Menyediakan detail laporan perkembangan dari setiap proyek.