BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. Sekretaris diharapkan dapat cekatan, cepat, dan tanggap dalam melakukan pekerjaan. Karena sekretaris tidak hanya dituntut untuk membantu tugas pimpinan, namun turut berpartisipasi dan berperan dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi serta meningkatkan efisiensi kerja atas perusahaan yang menaunginya. Sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa yang akan dihadapi, bagaimana mengatasinya dengan cepat dan tepat dan memiliki informasi-informasi yang dapat membantu meningkatkan efisiensi kerja pada perusahaan yang menaunginya. Selain itu, sekretaris bukan semata-mata hanya memberikan bantuan kepada pimpinan dalam hal mengetik, menyimpan surat, menerima tamu dan menelepon saja, akan tetapi sekretaris dituntut dapat membantu dalam hal meningkatkan efisiensi kerja dan masalah-masalah yang berkaitan di bidang perkantoran. Sekretaris sebagai suatu profesi sudah cukup jauh berkembang sedemikian rupa, sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang cukup berperan penting dan selalu diperlukan bagi suatu organisasi. Selain itu, semakin pesat dunia usaha membuat banyak organisasi membutuhkan
sekretaris profesional. Tugas seorang sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan kreatifitas yang cukup tinggi. Tidak semua pekerjaan sekretaris membutuhkan tanggung jawab yang sama, pekerjaan dan tanggung jawab itu pada dasarnya tergantung kepada tuntutan, kemampuan dan keahlian sekretaris yang bersangkutan dan tergantung kepada syarat yang diajukan oleh perusahaan yang bersangkutan. Pada intinya sekretaris harus mampu menangani segala pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dan menangani pekerjaan tersebut dengan penuh tanggung jawab. Sekretaris dapat dikatakan elemen yang penting dalam sebuah organisasi. Sekretaris dapat dikatakan tangan kanan atau kepercayaan dari pimpinan, sehingga menjadi orang yang dipercaya membantu menyelesaikan tugas pimpinan bahkan menjaga rahasia organisasi atau sebuah perusahaan. Maka dengan tanggung jawab ini sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik, yaitu mampu menentukan dan mengatur dirinya sendiri dalam melakukan sesuatu dan mampu menempatkan dirinya dalam segala situasi. Dewasa ini yang sangat dirasakan dalam dunia profesi sekretaris adalah kurangnya pemenuhan terhadap kebutuhan sekretaris profesional yang cakap dan memiliki pengetahuan yang luas. Sering terjadi sekretaris tidak mampu menangani tugas pimpinan secara rinci sehingga tugas pimpinan menjadi terbengkalai dan tentu saja memberikan pengaruh pada organisasi. Pekerjaan pimpinan menjadi terhambat, sehingga pimpinan tidak dapat memberika hasil kerja yang maksimal. Sekretaris pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai sekretaris pimpinan dimana tugasnya adalah pelaksanaan analisa
kegiatan dibidang administrasi, pengadaan kegiatan yang bersangkutan dengan fakultas, menjadi penyambung lidah antar pimpinan dengan pihak eksternal maupun internal dan menjadi pengganti pimpinan dalam pengambilan keputusan yang tidak bersifat fakultif. Dengan adanya seorang sekretaris di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diharapkan dapat memberi kontribusi yang tidak sedikit, demi kelancaran jalannya kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan bekerja secara efisien. Seorang sekretaris diharapkan mampu membantu mengatasi kesulitan, menyederhanakan kerja atau cara menyelesaikan pekerjaan pada waktu yang tepat, sehingga tercapai hasil yang memuaskan untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sekretaris harus dapat menjalankan tanggung jawabnya dalam mengelola kinerja. Kinerja adalah hasil atau tingkat seorang secara keseluruhan selama periode tertentu didalam melaksanakan tugas dibandingkan dengan berbagai kemungkinan, seperti standar hasil, target atau sasaran yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama. Kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan. (http://id.wikipedia.org/wiki/kinerja,wikipedia bahasa Indonesia,ensiklopedia bebas).
Oleh karena itu, seorang sekretaris harus mempunyai kinerja yang baik, seorang sekretaris harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk mengerjakan pekerjaan dengan seefisien mungkin serta mengetahui pekerjaannya. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap efisiensi perusahaan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang Berdasarkan uraian di atas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam meningkatkan efisiensi kerja, maka dalam penulisan tugas akhir ini penulis memilih judul: Tugas Dan Tanggung Jawab Sekretaris Dekan Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
B. Perumusan Masalah Sekretaris memiliki peran yang penting dalam suatu organisasi. Sekretaris diharapkan tidak hanya mampu cakap dalam membantu tugas pokok pimpinan, namun sekretaris harus ikut memberikan partisipasinya dalam meningkatkan efisiensi kerja di suatu organisasi atau perusahaan tempat dia bekerja, sekretaris harus segera merencanakan pekerjaannya dan menyelesaikan pekerjaan dalam waktu singkat disamping itu juga harus tetap menjaga mutu pekerjaan agar tidak terjadi penyimpangan dengan arti lain dapat diarahkan pada hal-hal yang sesuai dengan pembahasan. Berdasarkan pemikiran di atas maka di sini penulis melihat adanya permasalah yang dapat diidentifikasi, yaitu Bagaimana Tugas Dan Tanggung Jawab Sekretaris Dekan Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah: a. Merupakan syarat mutlak untuk dapat menyelesaikan pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. b. Untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab Sekretaris Dekan dalam meningkatkan efisiensi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun manfaat dari penulisan ini adalah: a. Bagi organisasi 1) Memberikan bahan dan masukan bagi sekretaris Dekan Pada pelaksanaan fungsi dan tugas-tugas terhadap kinerja sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada masa yang akan datang. 2) Dapat memberi manfaat kepada sekretaris Dekan untuk lebih meningkatkan pengetahuan tentang tugas-tugas dan tanggung jawabnya. b. Bagi penulis 1) Menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai tugas dan tanggung jawab sekretaris dalam suatu perusahaan atau organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari profesi sekretaris.
2) Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan tentang bagaimana tugas dan tanggung jawab Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang sesungguhnya. c. Bagi pembaca 1) Menambah pengetahuan, wawasan dan referensi tentang tugas dan tanggung jawab sekretaris. 2) Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama. D. Jadwal Kegiatan Riset ini dilakukan oleh penulis pada kantor Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl.Prof.T.M Hanafiah, SH Kampus USU Medan. Dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut: Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO KEGIATAN MINGGU KE 1 2 1 Persiapan 2 Pengumpulan data 3 Penulisan laporan Sumber : Penulis (2012)
Didalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset mulai tanggal 18 Juni sampai dengan 25 Juni 2012 pada kantor Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, semenjak disetujuinya judul Tugas Akhir oleh Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan yakni Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM. Pada tahap pengumpulan data penulis melakukan observasi/ survey yang dilaksanakan pada tanggal 18 Juni sampai dengan 25 Juni 2012. Pada tahap ini penuli melakukan wawancara dengan sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yakni ibu Yunita Indriani, SE dan Safia Dhani, S.Kom mengenai topik yang akan dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin data demi menunjang penulisan Tugas Akhir ini. Setelah melakukan observasi/ survey, penulis memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir, dimana dalam penulisannya, penulis akan dibimbing oleh dosen pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.
E. Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah: BAB I. PENDAHULUAN Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan. BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/ INSTANSI Pada bab ini penulis akan membahas sejarah singkat, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/ kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB III. TOPIK PENELITIAN Pada bab ini penulis akan menguraikan jenis dan bentuk pekerjaan yang dilaksanakan oleh sekretaris Dekan yaitu pengertian, tugas-tugas dan tanggung jawab serta etiket sekretaris Dekan. BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran mengenai tugas dan tanggung jawab sekretaris Dekan dalam meningkatkan efisiensi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.