BAB 4 PENGORGANISASIAN CORPORATE EVENT 4.1 Learning Outcomes Setelah menyelesaikan topik ini, mahasiswa diharapkan akan dapat mengkritisi organisasi sebuah CE dalam sebuah studi kasus. 4.2 Organisasi Corporate Event Seperti telah dibahas pada Bab 1 bahwa mengorganisir, adalah menentukan organisasi pelaksana kegiatan, yang meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab pelaksana suatu acara. Bentuk organisasi pelaksana kegiatan adalah organisasi kepanitiaan. Hal ini mengingat bahwa acara adalah tidak dilaksanakan secara kontinyu dan berkelanjutan, atau hanya dalam jangka waktu yang relatip pendek. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa panitia CE adalah sekelompok individu yang ditugaskan oleh corporate untuk menyelenggarakan suatu CE yang dibutuhkan organisasi. Dalam penyelenggaraan sebuah CE, lingkup tugas panitia mulai dari perencanaan, penyelenggaraan, evaluasi dan pelaporan. Sehingga mereka akan memiliki sejumlah aktivitas pre-event activities, on site activities, dan post event activities. Pre-event activities adalah berbagai aktivitas yang dilakukan sebelum pelaksanaan sebuah CE. Ini berisi seluruh aktivitas perencanaan CE. Kemudian on site activities adalah keseluruhan rangkaian kegiatan saat penyelenggaraan CE. Post event activities mencakup aktivitas evaluasi, pelaporan, dan tindak lanjut dari CE. 4.3 Proses Pembentukan Kepanitiaan CE Pembentukan kepanitiaan sebuah CE adalah terkait dengan adanya CE yang dibutuhkan organisasi. Penyelenggaraan sebuah CE adalah dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi. Kepanitiaaan CE secara umum terdiri dari dua, yaitu Sterring Committee (SC) dan Organizing Comitee (OC). 28
SC sering juga disebut sebagai Panitia Perumus, karena mereka yang bertugas merumuskan CE berdasarkan tujuan organisasi yang akan diwujudkan melalui CE. Hasil rumusan SC adalah berupa perencanaaan umum (Global Planning) CE. Kemudian OC atau Panitia Pelaksana bertugas membuat Perencanaan Detail sesuai dengan Perencanaan Umum yang telah dibuat oleh SC. OC selain bertugas membuat perencanaan detail, juga akan terlibat langsung dalam pelaksanaan CE. Dengan demikian biasanya OC akan merekrut Panitia Pendukung untuk pelaksanaan CE. 4.4 Struktur Kepanitiaan CE Secara umum kepanitiaan sebuah CE terdiri dari SC dan OC. SC sering tidak memiliki struktur. Oleh karena itu mereka sering juga disebut sebagai Tim Perumus, dengan struktur yang hanya terdiri Ketua dan Anggota. Namun sering juga SC ini disusun dengan struktur sebagai berikut: 1. Ketua 2. Sekretaris 3. Bendahara, dan 4. Anggota Struktur OC biasanya sudah lebih spesifik, karena mereka dibentuk oleh atau berdasarkan hasil kerja SC. OC sering juga disebut sebagai Seksi dalam kepanitiaan sebuah CE. Secara struktur OC sebuah CE sangat bervariasi, tergantung dari aktivitas pendukung yang diperlukan dalam penyelenggaraan CE. Seksi yang sering digunakan dalam sebuah CE terdiri dari: Seksi Sekretariat Seksi Acara Seksi Tempat Seksi Perlengkapan Seksi Humas Seksi Publikasi Seksi Kesehatan Seksi Keamanan 29
Seksi Konsumsi Seksi Akomodasi Seksi Transportasi 4.5 Fungsi dan Tugas Seksi a. Seksi Sekretariat Fungsi: Pelaksana Sekretariat CE Penanganan informasi dan komunikasi CE, yang meliputi antara lain: Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Sekretariat Mengadakan pencatatan(pendokumentasian) dari semua kegiatan CE yang digunakan sebagai bahan pertanggungjawaban dan sebagai sumber informasi Menangani surat-menyurat CE seperti: Surat Permohonan untuk personel pendukung (Narasumber, Moderator, Pembuka Acara, dan pendukung lainnya), Surat Permohonan dana, Surat Permohonan kerjasama, Surat Peminjaman Gedung dan Peralatan, Undangan, Daftar Hadir (peserta, panitia, dan personel pendukung), serta suratsurat yang lainnya; Membuat sertifikat untuk panitia, peserta, dan personel pendukung; Membuat tanda pengenal: panitia, peserta, dan personel pendukung; Menyusun Laporan Pertanggung-jawaban CE b. Seksi Acara Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan acara CE Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Acara Membuat susuna (run down) acara secara detail dan spesifik, seperti contoh berikut: Waktu Acara Perlengkapan Tempat PIC 07.30 09.00 Registrasi Peserta a) Dua set meja-kursi Pintu Masuk Yasmine 30
(untuk Venue registrasi peserta baru, dan sudah daftar online). b) Sekat Pemisah untuk memisahk an tempat registrasi. Mengajukan kebutuhan perlengkapan kepada divisi perlengkapan; Merencanakan dan merekrut personnel pendukung CE; Mengkoordinasikan draft susunan acara kepada sie lain dan pihak-pihak lain yang terkait Mengkoordinir, mengatur, dan mengendalikan hal-hal teknis di venue; Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Acara c) Seksi Perlengkapan Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan perlengkapan CE Berkoordinasi dengan seksi lain untuk menyusun daftar kebutuhan perlengkapan CE. Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Perlengkapan Melakukan pengadaan perlengkapan CE Berkoordinasi dengan Seksi Tempat untuk mengatur penataan perlengkapan di venue CE 31
Melakukan pengembalian perlengkapan kepada pihak penyedia jasa perlengkapan CE Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Perlengkapan d) Seksi Tempat Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan tempat (venue) CE Berkoordinasi dengan seksi lain untuk menentukan venue CE. Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Tempat Melakukan pengadaan venue CE Mengurus perijinan penggunaan venue Merancang Lay-out baik venue utama maupun venue penunjang Berkoordinasi dengan Seksi lain, terutama Sie Acara dan Perlengkapan untuk mengatur penataan perlengkapan di venue CE Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Tempat e) Seksi Humas Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan penciptaan image atau kesan baik CE, baik dari internal maupun eksternal public. Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Humas menanamkan dan memberikan pengertian kepada publik tentang CE yang akan diselenggarakan, menciptakan goodwill (nama baik) CE di benak publik, menciptakan kepercayaan publik terhadap CE yang akan diselenggarakan, Mengusahakan agar CE mendapat penghargaan dari publik, dan memberikan penghargaan kepada pihak-pihak yang telah berperan terhadap penyelenggaraan CE. 32
Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Humas f) Seksi Publikasi Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan publikasi CE. Berkoordinasi dengan Seksi Humas untuk pelaksanaan publikasi CE yang akan diselenggarakan, Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Publikasi Merancang dan mengadakan media publikasi, Melaksanakan publikasi CE, Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Publikasi g) Seksi Kesehatan Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan kesehatan personel pendukung, peserta, maupun panitia CE. Berkoordinasi dengan Seksi lain untuk memperkirakan kebutuhan berbagai hal yang terkait dengan kesehatan personel pendukung, peserta, maupun panitia selama berlangsungnya CE Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Kesehatan Berkoordinasi dengan Sie Tempat dan Perlengkapan untuk penempatan dan pengadaan kelengkapan Sie Kesehatan, Menyediakan kelengkapan PPPK yang mungkin akan dibutuhkan selama CE, Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Kesehatan h) Seksi Keamanan Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan keamanan selama berlangsungnya CE. 33
Berkoordinasi dengan Seksi lain untuk memperkirakan kebutuhan keamanan untuk personel pendukung, peserta, maupun panitia selama berlangsungnya CE Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Keamanan Berkoordinasi dengan pihak kepolisian untuk keperluan pengamanan selama berlangsungnya CE. Berkoordinasi dengan Sie Akomodasi dan Acara untuk pengamanan transportasi personel pendukung, peserta, maupun panitia dari hotel ke venue Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Kesehatan i) Seksi Konsumsi Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan konsumsi personel pendukung, peserta, maupun panitia CE Berkoordinasi dengan seksi lain untuk menentukan konsumsi CE. Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Konsumsi Melakukan pengadaan konsumsi CE, baik untuk personel pendukung, peserta, maupun panitia. Melakukan pembagian konsumsi Menyelesaikan urusan administratip denga pihak penyedia konsumsi Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Tempat j) Seksi Akomodasi Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan akomodasi CE Berkoordinasi dengan seksi lain untuk menentukan akomodasi CE. Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Akomodasi Melakukan pengadaan akomodasi CE, baik untuk personel pendukung, peserta, maupun panitia. Melakukan pembagian kamar 34
Berkoordinasi dengan Seksi lain, terutama Sie Acara, Transportasi, dan Keamanan untuk mengatur transportasi personel pendukung, peserta, maupun panitia dari hotel ke venue. Menyelesaikan urusan administratip denga pihak penyedia akomodasi Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Tempat k) Seksi Transportasi Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan transportasi CE Berkoordinasi dengan seksi lain untuk menentukan kebutuhan transportasi CE. Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Transportasi Melakukan pengadaan sarana transportasi CE, baik untuk personel pendukung, peserta, maupun panitia. Melakukan penjemputan dan pengantaran baik untuk personel pendukung, peserta, maupun panitia. Berkoordinasi dengan Seksi lain, terutama Sie Acara, Akomodasi dan Keamanan untuk mengatur transportasi personel pendukung, peserta, maupun panitia dari hotel ke venue. Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Transportasi 4.6 Latihan Untuk mengukur kemampuan Saudara tentang menyusun organisasi kepanitiaan sebuah CE, kerjakanlah RENCANA TUGAS ke 2. 35