BAB II TUGAS DAN FUNGSI SKPD

Transkripsi

1 BAB II TUGAS DAN FUNGSI SKPD 2.1. Struktur Organisasi Dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah yang baik perlu memperhatikan prinsip-prinsip tata pemerintahan yang baik, dan dalam rangka mendorong peningkatan kualitas pelayanan public dan pertumbuhan ekonomi melalui peningkatan investasi, dengan memberikan perhatian yang lebih besar pada peran usaha mikro, kecil dan menengah maka perlu dibentuk Kantor Pelayanan Terpadu Satu Pintu. Sebagai landasan dan dasar hukum pembentukan Kantor Pelayanan Terpadu Satu Pintu di Kabupaten Blitar adalah Peraturan Daerah Kabupaten Blitar No. 1 Tahun 2008 tentang Pembentukan Kantor Pelayanan Terpadu Satu Pintu. Dengan ditetapkannnya Perda No. 1 Tahun 2008 tersebut maka Pemerintah Daerah Kabupaten Blitar telah turut serta mendorong kebijakan pemerintah khususnya dalam rangka peningkatan iklim investasi. Adapun Bagan Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Blitar sebagai berikut : STRUKTUR ORGANISASI KANTOR PELAYANAN TERPADU SATU PINTU KABUPATEN BLITAR KEPALA KANTOR KASI BINA PROGRAM KASI PENDATAAN & VALIDASI KASI PELAYANAN PERIJINAN KASUBAG TU 5

2 2.2 Susunan Kepegawaian dan Perlengkapan Kantor Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Blitar dalam menjalankan tugasnya di bidang pelayanan publik khususnya pelayanan di bidang perijinan didukung dengan personil sebanyak 24 ( dua puluh empat ) orang, terdiri dari : Kepala Kantor : 1 orang ; Kasubag dan Kepala Seksi : 4 orang ; Staf Pelaksana : 12 orang ; Tenaga Kontrak : 1 orang ; THL/Penjaga Malam : 2 orang ; JUMLAH : 20 orang. Selain didukung dengan jumlah personil yang ada guna memperlancar tugas-tugas pelayanan kesehariannya Kantor Pelayanan terpadu Satu Pintu Kabupaten Blitar dilengkapi dengan sarana penunjang antara lain : Gedung Kantor : 1 unit; Ruang Rapat : 1 unit; Mobil Dinas : 4 unit; Sepeda Motor Dinas : 4 unit; Komputer : 14 unit; Lap Top : 6 unit; Printer : 15 unit; Meja Kerja : 18 unit; Kursi Kerja : 25 unit Meja Rapat : 1 set; Kursi Rapat : 25 unit; Telepon : 2 unit; Faximille : 1 unit; Kursi Tamu : 3 set; TV : 3 unit; AC : 7 unit; Almari Arsip : 5 unit; LAN : 1 paket; Server : 1 unit; Soft Ware : 1 paket. 6

3 2.3. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Pelayanan Terpadu Satu Pintu merupakan satuan perangkat daerah yang dipimpin oleh seorang kepala kantor, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Kantor Pelayanan Terpadu Satu Pintu mempunyai tugas pokok membantu Kepala Daerah dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah di bidang pelayanan perijinan dan non perijinan yang telah dilimpahkan dengan menggunakan system satu pintu. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud Kantor Pelayanan Terpadu Satu Pintu menyelenggarakan beberapa fungsi antara lain : a. Perumusan kebijakan teknis di bidang pelayanan perijinan dan non perijinan secara terpadu ; b. Penunjang penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang pelayanan perijinan dan non perijinan ; c. Memberikan informasi layanan perijinan dan non perijinan ; d. Menerima permohonan perijinan dan non perijinan ; e. Melaksanakan pemrosesan, penandatanganan dan penerbitan dokumen perijinan dan non perijinan ; f. Mengkoordinasikan unit-unit pelaksana teknis yang terkait dengan penerbitan perijinan dan non perijinan ; g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Tata Usaha Sub Bagian Tata Usaha mempunyai Tugas mengelola urusan administrasi ketatausahaan yang meliputi urusan umum, keuangan, kepegawaian dan rumah tangga. Untuk melaksanakan tugas pokoknya tersebut Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi sebagai berikut : Pelaksanaan surat-menyurat, kearsipan, dokumentasi dan rumah tangga; Pelaksanaan urusan administrasi kepegawaian; 7

4 Pelaksanaan urusan keuangan dan perbendaharaan ; Pelaksanaan tugas-tugas keprotokolan dan perjalanan dinas; Pelaksanaan tugas-tugas lain yaang diberikan oleh Kepala kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya. Tugas Pokok dan Fungsi Seksi Bina Program Seksi Bina Program mempunyai tugas menghimpun dan mengolah data, menyusun rencana program, menerima dan menindaklanjuti pengaduan, monitoring dan evaluasi serta penyusunan laporan pelaksanaan program dan penyelenggaraan pelayanan di KPTSP. Untuk melaksanakan tugasnya tersebut Seksi Bina Program mempunyai fungsi sebagai berikut : Pengumpulan dan pengolahan data sebagai bahan perumusan kebijakan dan pembinaan pelayanan kepada masyarakat; Pengkoordinasian dan penyusunan rencana kegiatan dan program kerja KPTSP; Pelaksanaan tinjau lokasi dalam upaya penyusunan rencana program pengembangan KPTSP; Penyusunan pedoman dan petunjuk pelaksanaan oprasional KPTSP; Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dengan semua unit kerja dalam rangka kelancaran pelaksanaan kerja KPTSP; Menerima dan menindaklanjuti pengaduan terhadap pelaksanaan Pelayanan Perijinan dan Non Perijinan; Pelaksanaan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan dan hasil program KPTSP; Perumusan hasil evaluasi dan pemantauan sebagai bahan rekomendasi pengambilan keputusan oleh pimpinan; Penyusunan laporan pelaksanaan program dan pelaksanaan penyelenggaraan pelayanan KPTSP; Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya. 8

5 Tugas Pokok Seksi Pendataan dan Validasi Seksi Pendataan dan Validasi mempunyai tugas : Menyusun rencana kegiatan Seksi Pendataan dan Validasi berdasarkan kebijakan di bidang Pelayana Umum; Memberikan pelayanan Informasi perijinan dan non perijinan; Melaksanakan pendataan terhadap permohonan dan penerbitan perijinan dan non perijinan; Melakukan Validasi terhadap berkas permohonan perijinan dan non perijinan; Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan menginventarisasi permasalahan di Seksi Pendataan dan Validasi, serta mencari alternatif pemecahannya; Membagi tugas kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar sesuai dengan ketentuan yang berlaku; Memberi petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku; Menilai kerja bawahan dengan jalan memonitor dan mengevaluasi hasil kerjanya untuk bahan pengembangan karier; Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan; Melaporkan hasil pelaksanaan tugas / kegiatan kepada atasan. Tugas Pokok Seksi Pemrosesan Perijinan dan Non Perijinan Seksi Pemrosesan Perijinan dan non Perijina mempunyai tugas : Menyusun rencana kegiatan Seksi Pemrosesan Perijinan dan non Perijinan berdasarkan kebijakan di bidang pelayanan umum; Melaksanakan pemrosesan, penandatanganan dan penerbitan dokumen perijinan dan non perijinan sesuai standar pelayanan; Melaksanakan pengawasan terhadap ijin yang telah diterbitkan; Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan menginvetarisasi permasalahan di Seksi Pemrosesan Perijinan dan Non Perijinan, serta mencari alternatif pemecahannya; Membagi tugas kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar sesuai dengan ketentuan yang berlaku; 9

6 Memberi petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku; Menilai hasil kerja bawahan dengan jalan memonitor dan mengevaluasi hasi kerjanya untuk bahan pengembangan karier; Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan; Melaporkan hasil pelaksanaan tugas / kegiatan kepada atasan. 2.2 Kajian Renstra dan Prioritas Program Renstra SKPD Renstra SKPD merupakan suatu dokumen perencanaan strategis dari masing-masing SKPD untuk jangka waktu atau periode 5 (lima) tahun. Dalam Renstra SKPD ini memuat tentang visi, misi, tujuan strategis, kebijakan, program, dan kegiatan pembangunan yang dalam penyusunannya disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi dari masing-masing SKPD dengan berpedoman pada RPJMD. Selanjutnya Renstra SKPD akan menjadi pedoman bagi Rencana Kerja (Renja) SKPD dalam tiap tahunnya. Keberadaan Kantor Pelayanan Terpadu Satu Pintu memiliki visi yang jelas yaitu Terselenggaranya Pelayanan Perijinan Dan Non Perijinan Yang Prima Menuju Kabupaten Blitar Yang Sejahtera, yakni memberikan pelayanan perijinan dan non perijinan secara terpadu dalam satu pintu (tempat) yang berorientasi kepada konsumen serta dapat mencerminkan bentuk pelayanan prima yang memenuhi prinsip-prinsip pelayanan yaitu : a. Kesederhanaan, prosedur pelayanan diselenggarakan secara mudah, cepat dan tidak berbelit-belit ; b. Kejelasan dan kepastian, prosedur pelayanan, rincian biaya dan jadual waktu penyelesaian memiliki kepastian ; c. Keamanan, proses dan hasil pelayanan memiliki kepastian hokum dan rasa aman ; d. Keterbukaan, masyarakat mudah memehami proses pelayanan ; e. Efisiensi, biaya pelayanan diterapkan secara wajar dengan memperhatikan kondisi dan kemampuan pengguna jasa ; 10

7 f. Keadilan yang merata, jangkauan pelayanan diusahkan seluas dan seadil mungkin ; g. Ketepatan waktu, pelayanan masyarakat dapat diselesaikan dalam waktu yang tepat ; Untuk mewujudkan Visi tersebut Kantor Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Blitar mengemban misi sebagai berikut : a. Meningkatkan standart dan mutu pelayanan perijinan dalam upaya mendorong dan menumbuhkembangkan kegiatan masyarakat yang efektif, efisien dan berdaya saing b. Mengembangkan pelayanan prima yang berbasis teknologi informasi c. Meningkatkan partisipasi masyarakat dalam pembangunan melalui pelayanan perijinan. 2.3 Evaluasi Pencapaian Program Tahun Lalu (Th. 2014), dan Perkiraan Tahun Berjalan (Th. 2015) a. Evaluasi Capaian Program Tahun 2014 Pada tahun 2014 KPTSP Kabupaten Blitar telah melakukan pemrosesan terhadap permohonan ijin sebanyak 3986 berkas permohonan ijin. Sedangkan perolehan retribusi dari ketiga jenis perijinan (Ijin IMB, Ijin HO, dan Ijin Perikanan) yang telah disetorkan melalui Kantor Kas Daerah sampai dengan akhir Desember Jika dilihat dari aspek realisasi dan akuntabilitas keuangan untuk tahun anggaran 2014 dari jumlah pagu anggaran sebesar Rp ,- (satu miliar tiga ratus sembilan puluh delapan juta tujuh ratus lima puluh ribu rupiah) dapat direalisasikan sebesar Rp ,- (satu miliar tiga ratus dua puluh dua juta sembilan ratus tujuh puluh lima ribu lima ratus sembilan puluh delapan rupiah) atau jika diprosesntase dari pagu anggaran yang ada dapat terealisasi sebesar 94,58%. Sedangkan jika dilihat dari aspek hasil evaluasi program dan kegiatan dapat terlihat pada LAKIP KPTSP Kabupaten Blitar Tahun 2014 secara umum program sesuai target yang ditetapkan. 11

8 b. Perkiraan Tahun Berjalan ( Tahun 2015 ) Dalam tahun anggaran 2015 ini KPTSP Kabupaten Blitar mendapatkan plafon anggaran sebesar Rp ,- (satu miliar seratus sembilan puluh lima juta rupiah). Dari plafon dana tersebut digunakan untuk membiayai 6 (enam) program dan 11 (sebelas) kegiatan. 2.4 Identifikasi Masalah (masalah dan tantangan utama bidang SKPD pada tahun rencana, Tahun 2015) Adapun beberapa permasalahan dan tantangan yang mungkin dihadapi dalam tahun rencana (tahun 2015) dapat kami identifikasikan sebagai berikut : a. Terbatasnya jumlah personil ; jumlah personil yang menangani pelayanan perijinan sangat terbatas, dengan jumlah personil yang ada (25 orang) tidak sebanding dengan volume pekerjaan yang ada. Selain itu personil yang ada pada KPTSP memang sebagian besar berasal dari unit teknis yang dulu menangani layanan perijinan, namun ternyata tidak semuanya personil yang ada tersebut dulunya menangani perijinan. Hal ini juga merupakan tantangan tersendiri bagi unit KPTSP untuk meningkatkan kemampuan dari personil yang ada. b. Struktur Kelembagaan ; dengan dibentuknya KPTSP ini maka secara otomatis sebagian dari layanan perijinan yang dulunya berada pada unit teknis telah dialihkan penanganannya, mulai dari penerimaan berkas permohonan, pemrosesan, dan penandatanganan sampai dengan penerbitan dokumen perijinan semuanya dilakukan di KPTSP. Namun demikian dalam pelaksanaannya tidak semuannya dapat dilaksanakan oleh KPTSP sendiri, untuk perijinan yang membutuhkan survei lapangan/ tinjau lokasi masih sangat membutuhkan dukungan dari unit-unit teknis untuk melakukan tinjau lokasi. Padahal kita ketahui bahwa unit teknis yang ada secara struktur kelembagaan mempunyai eselonering yang lebih tinggi daripada KPTSP itu sendiri, namun dalam pelaksanaannya KPTSP ditunjuk 12

9 sebagai koordinator dalam pelaksanaan tinjau lokasi tersebut. Kondisi semacam ini merupakan tantangan tersendiri bagi KPTSP untuk dapat melakukan koordinasi selaku koordinator tim teknis agar semua kegiatan layanan perijinan dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan yang diharapkan. c. Standarisasi : dalam standart yang telah ditetapkan khususnya terhadap waktu penyelesaian dari tiap jenis layanan perijinan sangat pendek, hal ini dengan tujuan atau pertimbangan agar waktu penyelesaian perijinan dapat dilakukan secepat mungkin. Namun hal tersebut dapat dilaksanakan jika semua sarana penunjang telah tercukupi dan tenaga personil yang ada sangat menunjang. Kenyataan di lapangan yang mungkin terjadi adalah masyarakat tidak akan mau tahu akan kendala yang ada pada internal organisasi namun yang mereka inginkan adalah janji yang ada dalam standarisasi waktu tersebut harus ditepati. d. Komitmen bersama; komitmen bersama ini sangat dibutuhkan guna mendukung dan mengembangkan serta memperlancar tugas-tugas dari layanan perijinan. Baik komitmen dari pimpinan maupun komitmen dari para personil pelaksana layanan perijinan itu sendiri. Komitmen dari kalangan eksekutif sangat dibutuhkan dalam rangka memperlancar jalannya tugas-tugas layanan perijinan sehingga iklim investasi dapat berjalan dengan sehat dan bergairah. Sedangkan komitmen dari kalangan legislatif juga sangat dibutuhkan dalam rangka memberikan dukungan positif terhadap adanya regulasi dalam kebijakandalam bentuk penyediaan peraturan penunjang pelaksanaan kegiatan di bidang layanan perijinan yang selanjutnya akan digunakan sebagai payung hukum. e. Aturan hukum yang belum menunjang ; masih terdapat beberapa peraturan baik Peraturan Daerah maupun Peraturan Bupati sebagai dasar hukum pelaksanaan perijinan yang perlu diadakan revisi, sehingga sesuai dengan kondisi yang ada saat ini. Selain itu masih banyak lagi aturan yang masih tumpang tindih dari aturan yang satu dengan aturan yang lainnya, sehingga hal ini menyulitkan bagi pelaksanaan perijinan di lapangan. 13