UNIVERSITAS BORNEO TARAKAN TATA LAKSANA PERSURATAN ORGANISASI KEMAHASISWAAN

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BORNEO TARAKAN TATA LAKSANA PERSURATAN ORGANISASI KEMAHASISWAAN

2

3 Menulis Surat Dinas (Surat Resmi)

4 Pengertian Surat dinas adalah surat resmi yang ditulis/dikirim oleh sebuah instansi/kantor/organisasi untuk keperluan dinas/resmi. Surat dinas harus ditulis dengan bahasa yang baku serta memperhatikan kaidah kebahasaan yang benar.

5 SYARAT DASAR MENULIS SURAT DINAS Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan Pengusaan bahasa (Bahasa Tulisan) Penguasaan pikiran dan perasaan Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja (penulis dan pembaca) Pengetahuan teknik korespondensi

6 Sistematika surat dinas

7 BENTUK SURAT DINAS/SURAT RESMI ( KEPMENPAN 71/1993 ) ( KEPMENDIKBUD NO. 091/1993 )

8 1. Kop surat MEMUAT INFORMASI TENTANG - NAMA LEMBAGA/INSTANSI/ORGANISASI - ALAMAT LENGKAP - LOGO/LAMBANG (JIKA ADA) CONTOH : BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS PALING HEBAT UNIVERSITAS BORNEO TARAKAN Jalan Amal Lama No. 1, Tarakan, Telepon No. xxxxxxxx

9 2. Tanggal surat PADA BAGIAN INI TIDAK PERLU MENULISKAN NAMA KOTA KARENA DI BAGIAN KOP SURAT SUDAH TERTERA NAMA KOTA CONTOH : 19 Nopember 2014

10 3. Nomor, Lampiran, Perihal Penulisan tanda titik dua [ : ] setelah nomor, lampiran, dan perihal diusahakan sejajar. CONTOH : Nomor Lampiran Perihal : 01/BEM-F/XI/2014 : Satu berkas : Permohonan bantuan dana

11 4. Alamat tujuan surat Aturan penulisan alamat tujuan surat : 1. Tidak perlu menggunakan kata kepada tetapi langsung menggunakan kata Yang Terhormat (penulisannya boleh disingkat [Yth.] 2. Tidak perlu menggunakan kata sapaan Bapak atau Ibu jika yang dituju adalah nama jabatan seperti Rektor, Walikota, Direktur, Kepala Desa, dsb. 3. Jika yang dituju adalah nama individu, maka boleh ditambahi dengan kata sapaan Bapak atau Ibu atau Saudara 4. Kata jalan tidak boleh disingkat. Jika setelah nama jalan ada nomor maka tidak perlu diberi tulisan nomor. 5. Sebelum nama kota tidak perlu diberi kata di.

12 Contoh 1: Yth. Bupati Nunukan Jalan Pangeran Diponegoro Nunukan Contoh 2: Yth. Ibu Dessy Ratnasari Jalan Delima 10 Sukabumi

13 5. Salam pembuka Gunakan salam pembuka yang netral. Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma CONTOH : Dengan hormat,

14 6. Isi surat Isi surat tergantung dari keperluan surat tersebut dibuat Isi surat bias berupa Undangan, Pemberitahuan, Permohonan Bantuan, Permohonan Ijin, dsb Secara umum isi surat dinas terdiri dari bagian pembukaan, bagian ini, dan bagian penutup Contoh surat undangan : Mengharap dengan hormat atas kehadiran Bapak/Ibu pada pembukaan seminar tahunan yang akan diselenggarakan pada, Hari : Senin Tanggal : 14 September 2009 Waktu : pukul Wite tempat : Gedung Pusat Kemahasiswaan Demikian, atas perhatian Bapak/Ibu kami mengucapkan terima kasih.

15 7. Salam penutup Gunakan salam penutup yang netral. Penulisan salam penutup diakhiri dengan tanda koma CONTOH : Hormat kami,

16 8. Jabatan, nama, & tanda tangan pengirim surat CONTOH : Ketua, ttd Putra Gagah Perkasa

17 9. Tembusan Tembusan adalah seseorang yang dianggap perlu mengetahui tentang isi surat tersebut. CONTOH : Tembusan : 1. Yth. Ketua Karang Taruna Kel Kampung Satu 2. Yth. Ketua Karang Taruna Kel Amal

18 Menyusun Proposal Kegiatan

19 Proposal Asal Kata : (V) Propose yang berarti mengusulkan dan Proposal (kata benda) berarti usulan Jadi proposal berarti suatu rencana/usulan akan suatu proyek atau kegiatan Penting: Waktu Pengajuan Proposal!!! (selambat-lambatnya : untuk kegiatan internal 2 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan; untuk kegiatan yang melibatkan pihak eksternal 3 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan)

20 Jenis Proposal Proposal Proposal Proyek/Usaha: Untuk Rencana Proyek/Usaha (biasanya ada analisa rugi laba dan kelayakan proyek) Ada mapping kondisi Ada Rencana Kerja Contoh: Proposal PKM, Proposal PMW Diajukan ke pihak2 untuk dilibatkan dalam pengerjaan proyek atau untuk pendanaan proyek Proposal Kegiatan : Untuk rencana kegiatan Bersifat Tematis Tahapan pengerjaan tidak selama proposal proyek/usaha Diajukan ke pihak2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan Contoh : Proposal Acara Seminar, Proposal Bakti Sosial

21 Isi proposal Kegiatan Secara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W + 1H Why : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harus dilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan kegiatan/acara ) What : Apa jenis kegiatan dan temanya Who : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan penyelenggara kegiatan When : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan kegiatan Where : Tempat pelaksanaan kegiatan How : Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentuk kegiatan, bagaimana aturan aturan untuk berpartisipasi dalam kegiatan( atau bagaimana event tersebut dikelola (acara, dana, publikasi)

22 Format Proposal Kegiatan 1. Halaman Sampul /Cover 2. Halaman Pengesahan 3. Latar Belakang 4. Tujuan Kegiatan 5. Nama dan Tema Kegiatan 6. Bentuk Kegiatan 7. Peserta 8. Penyelenggara 9. Jadwal dan Lokasi Kegiatan 10. Susunan Acara 11. Susunan Panitia 12. Rencana Anggaran 13. Penutup 14. Penawaran Kerjasama (sponsorship)

23 Halaman Sampul/Judul/Cover Berisi : Nama/judul kegiatan Lokasi dan waktu pelaksanaan kegiatan Penyelenggara yang bermaksud mengadakan kegiatan

24 Halaman Pengesahan BEM Universitas BPM Universitas Mengetahui : Dosen Pendamping WR Kemahasiswaan UKM BEM Fakultas Mengetahui : Dekan/Wakil Dekan Himpunan Mahasiswa Jurusan Mengetahui Ketua Jurusan Catatan : Proposal yang ditujukan ke pihak luar UBT harus sepengahuan WR Kemahasiswaan

25 Latar Belakang Secara umum esensi isi latar belakang adalah kesenjangan antara fakta yang ada dan apa yang seharusnya. Biasanya penulisannya dari yang bersifat umum ke khusus (general to spesific) Terdiri dari 3 tahap pendahuluan isi penutup Prinsip Why

26 Tujuan Kegiatan Mengenai kenapa dan untuk apa kegiatan tersebut direncanakan Tujuan dapat terdiri hanya 1 tujuan, atau kalau tujuan lebih dari satu urutkan dari yang terpenting hingga yang kurang penting Buatlah tujuan relevan dengan latar belakang yang dikemukakan sebelumnya. Prinsip Why

27 Bentuk Kegiatan Buatlah uraian kegiatan yang relevan dengan tujuan kegiatan Berisi tentang format kegiatan Contoh : kegiatan/acara bakti sosial Tema : misal: Give light a Chance! Bentuk kegiatannya : 1. Kunjungan/Visitasi ke Panti Asuhan 2. Kerja bakti di Panti Asuhan bersama anak anak panti asuhan 3. Pembagian baju baju dan alat2 tulis kepada anak-anak panti asuhan 4. Lomba mewarnai gambar bersama anak-anak pantia asuhan 5. Dll Prinsip What

28 Peserta/Sasaran Berisi tentang siapa yang menjadi sasaran dari kegiatan yang kita rencanakan Kelompokkan sasaran ini kedalam segmen2 yang sesuai dengan bentuk kegiatan yang kita rencanakan Buatlah relevan dengan tema dan bentuk kegiatan Prinsip Who

29 Penyelenggara Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan. Biasanya penyelenggara ini adalah suatu organisasi atau komunitas yang hendak melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu (mengacu pada latar belakang) Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi Prinsip Who

30 Jadwal dan Lokasi Kegiatan Berisi keterangan kapan dan dimana kegiatan akan dilaksanakan Prinsip Where dan When

31 Susunan Panitia Isinya susunan panitia yang udah dibentuk Tujuannya agar pihak-pihak yang menjadi tujuan proposal tahu dengan siapa mereka berhubungan/bekerja sama Susunan yang umum : Penanggung Jawab Panitia Pengarah (SC) Panitia Pelaksana (OC) :Ketua, Bendahara, Sekretaris dan Seksi2 Prinsip who

32 Rencana Anggaran Berisi rincian pemasukan (Cash In), pengeluaran (Cash Out), dan jumlah kekurangan dana Dapat di-breakdown dengan merancang anggaran dana masing-masing seksi, atau menurut jenis pengeluaran, kemudian ditotal secara keseluruhan Menggunakan sistem penyusunan anggaran yang sederhana tetapi rapi, jelas dan rinci Pastikan anggaran bersifat realistic dan riil

33 Penutup Isinya kalimat penutup yang menyatakan harapan dan dukungan kepada semua pihak agar tertarik untuk terlibat. Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahui Penanggungjawab kegiatan

34 Penawaran Kerjasama (sponsorship) Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor Ada format perjanjiannya Biasanya ada kategori sponsor utama/tunggal, sponsor pendukung dan sponsor partisipatif/mitra Biasanya pihak sponsor mau berpartisipasi dalam kegiatan jika : Skala kegiatan besar, kegiatannya menarik dan marketable Diberi kesempatan untuk menjual/promo/publikasi produknya (diberi stand, Spot Acara, pemasangan media promo dsb) Urusan mudah dan tidak berbelit belit Panitia/Humas bisa meyakinkan pihak sponsor Sepadan dengan Apa yang bisa ditawarkan / dijual panitia kepada pihak sponsor

35 Menyusun Laporan Kegiatan

36 Laporan Asal Kata : (V) Report yang berarti dokumen tertulis yang menginformasikan pelaksanaan dan hasil dari suatu kegiatan/pelaksanaan tugas. Intinya: penyampaian informasi tentang pelaksanaan dan hasil suatu kegiatan/pelaksanaan tugas *) Sebagai PTN : Wajib diserahkan selambatlambatnya 2 minggu setelah kegiatan bahan pemeriksaan SPI, Inspektorat, BPKP

37 Jenis Proposal Proposal Proposal Proyek/Usaha: Untuk Rencana Proyek/Usaha (biasanya ada analisa rugi laba dan kelayakan proyek) Ada mapping kondisi Ada Rencana Kerja Contoh: Proposal PKM, Proposal PMW Diajukan ke pihak2 untuk dilibatkan dalam pengerjaan proyek atau untuk pendanaan proyek Proposal Kegiatan : Untuk rencana kegiatan Bersifat Tematis Tahapan pengerjaan tidak selama proposal proyek/usaha Diajukan ke pihak2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan Contoh : Proposal Acara Seminar, Proposal Bakti Sosial

38 Isi Laporan Kegiatan Secara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W + 1H Why : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harus dilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan kegiatan/acara ) What : Apa jenis kegiatan dan temanya Who : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan penyelenggara kegiatan When : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan kegiatan Where : Tempat pelaksanaan kegiatan How : 1. Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentuk kegiatan 2. Berhubungan dengan bagaimana pelaksanaan dan hasil kegiatan, termasuk good practices dan bad practices

39 Format Laporan Kegiatan 1. Halaman Sampul /Cover 2. Halaman Pengesahan 3. Latar Belakang 4. Tujuan Kegiatan 5. Nama dan Tema Kegiatan 6. Bentuk Kegiatan 7. Peserta 8. Penyelenggara 9. Jadwal dan Lokasi Kegiatan 10. Susunan Acara 11. Pelaksanaan dan Hasil Kegiatan 12. Implementasi Anggaran 13. Penutup