INFORMASI PRA KEGIATAN PELATIHAN PEKERTI DAN AA

Transkripsi

1 INFORMASI PRA KEGIATAN PELATIHAN PEKERTI DAN AA Contact Person : Matari Agung Santi PELAKSANA KEGIATAN PERGURUAN TINGGI SWASTA DI LINGKUNGAN KOPERTIS WILAYAH VII JAWA TIMUR

2 Langkah-Langkah Persiapan Pelaksanaan Pelatihan Pekerti dan AA Bagi PTS di Lingkungan Kopertis Wilayah VII Jawa Timur. 1. PTS mengajukan permohonan tertulis melalui surat resmi dari Pimpinan PTS yang ditujukan ke Koordinator Kopertis Wilayah VII Jawa Timur. (untuk mempercepat proses kegiatan dapat di fax ke nomor , sedangkan aslinya dikirimkan ke Kopertis Wilayah VII Jatim d.a Jl. Dr. Ir. H Sukarno nomor 177 Surabaya. Adapun isi surat adalah : a. Permohonan bantuan fasilitator pelatihan PEKERTI atau AA b. Rencana hari, tanggal dan tempat pelaksanaan pelatihan, (yang akan disesuaikan dengan jadwal yang ada di Kopertis Wilayah VII Jatim) c. Rencana Jumlah Peserta d. Contact person panitia penyelenggara yang bisa dihubungi oleh Staf Kepegawaian Kopertis Wilayah VII Jatim. 2. Surat permohonan akan ditindaklanjuti dengan surat balasan resmi dari Kopertis Wilayah VII Jawa Timur. 3. Persiapan yang perlu dilakukan oleh PTS : a. Pendaftaran peserta pelatihan (peserta pekerti mengisi formulir pendaftaran, kemudian mengirimkan daftar nama peserta pelatihan secara keseluruhan maksimal 10 hari sebelum pelaksanaan kegiatan pelatihan. b. Peserta wajib membawa: 1. Laptop masing-masing untuk mengerjakan tugas-tugas selama pelatihan berlangsung. 2. Bahan ajar yang sedang digunakan dalam proses pengajaran 3. Membawa contoh GBPP/Silabus, SAP/ RPP dan kontrak kuliah yang pernah dibuat di PTS masing-masing. c. Persiapan tempat pelatihan beserta peralatannya antara lain : 1. Spanduk Pelatihan dipasang di depan ruangan pelatihan. Adapun isi dari spanduk adalah : judul pelatihan, tempat dan tanggal pelaksanaan pelatihan 2. LCD projector 1 unit 3. Laptop 2 unit & printer 1 unit (1 unit laptop untuk LCD Projector dan 1 unit laptop yang lain untuk meja sekretariat dengan printernya) 4. Stop kontak/aliran listrik untuk charge laptop di seluruh meja pesertanarasumber-panitia 5. Sound system (microphone sebaiknya ada 2 untuk narasumber & persiapan untuk sesi tanya jawab) 6. Papan flip chart 1 unit beserta kertasnya. 7. Kertas HVS A4 2 rim, spidol broadmarker untuk flipchat 8. Penempatan ruang konsumsi yang terpisah dengan ruangan pelatihan agar tidak mengganggu jalannya pelatihan

3 9. Meja kursi pelatihan disetting layout-nya seperti pada gambar lampiran. 10. Panitia lokal setiap hari 2 orang standby di ruangan yang bertugas untuk untuk daftar hadir, dokumentasi, mengatur lalu lintas microphone pada saat tanya jawab serta menghandle permasalahan yang berkaitan dengan troubleshooting laptop, soundsystem dan masalah teknis lainnya. 11. Untuk keperluan administratif disiapkan daftar hadir rangkap 2 setiap hari 2 kali, dan biodata peserta yang memuat nama dan gelar untuk keperluan sertifikat mohon diperhatikan agar tidak terjadi kesalahan penulisan sertifikat. 12. Pada saat pelatihan berlangsung, panitia lokal siap apabila diperlukan untuk fotocopy form2 atau materi-materi tambahan dari narasumber yang diperlukan untuk mengerjakan tugas-tugas yang diberikan narasumber kepada peserta selama pelatihan. 13. Mempersiapkan penginapan, konsumsi dan transportasi lokal untuk narasumber dan panitia (bila narasumber berasal dari luar kota atau tempat pelaksanaan di luar kota surabaya). 14. Konsumsi untuk peserta pelatihan, narasumber dan panitia selama kegiatan pelatihan berlangsung adalah makan siang dan 2 (dua) kali coffe break. 15. Pada saat pelatihan berlangsung di meja narasumber disediakan air mineral. 16. Sedangkan konsumsi bagi narasumber dan panitia pada saat breakfast (sarapan pagi) dan saat makan malam disediakan di penginapan. 17. Melunasi biaya pelatihan maksimal 1 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan pelatihan. 18. Berkoordinasi dengan panitia pendamping narasumber dari kopertis untuk pelaksanaan teknis di lapangan. 4. Kopertis akan menyediakan tas pelatihan, name tag, materi (powerpoint dan buku pekerti) dalam bentuk CD, notebook dan ballpoint. 5. Pada akhir pelaksanaan panitia pelaksana dari PTS mengkoordinir pengumpulan dan pengiriman tugas pelatihan secara kolektif dan dikirimkan ke Kopertis Wilayah VII Jawa Timur untuk dinilaikan sehingga sertifikat pelatihan dapat di proses. -**-

4 CHEK LIST PERSIAPAN KEGIATAN PEKERTI/AA CEK DAFTAR KEBUTUHAN URAIAN KETERANGAN ADMINISTRASI Daftar Peserta diserahkan pada Kopertis sebelum pelatihan Persyaratan Peserta dikompilasi dan diserahkan pada petugas pendamping sertifikat PEKERTI untuk peserta AA Biodata Peserta memuat nama lengkap dengan gelar, asal PTS, Nomor HP dan dipergunakan untuk data sertifikat Daftar Hadir Peserta disediakan setiap sesi (±5 set perhari) disiapkan Panitia PTS (koordinasi dengan Panitia Kopertis) FASILITAS DAN MATERIAL PELATIHAN Fasilitator (pemateri) Hard Copy Materi / Modul CD (Soft Copy) Materi Tas Pelatihan AKOMODASI SDM Konsumsi Peserta Konsumsi Fasilitator + Petugas Pendamping Coffe Break Kegiatan Penginapan Fasilitator + Petugas Pendamping Transportasi Fasilitator berisi Name Tag peserta, block note dan Ballpoint sesuai Kebutuhan, disesuaikan dengan jadwal Di sediakan pada ruang terpisah dengan Konsumsi Peserta Disesuaikan dengan jadwal, disediakan di ruangan Fasilitas Standar : AC, TV, dan Kamar Mandi di dalam Mengantar dari tempat pelatihan ke hotel dan sebaliknya Disediakan oleh Kopertis Disiapkan oleh Perguruan Tinggi 2 orang petugas teknis standby di ruangan sebagai operator komputer, LCD dan peralatan. Disiapkan oleh Perguruan Tinggi PERALATAN DAN RUANGAN LAIN- LAIN Ruangan pelatihan memuat minimal 50 orang meja dan kursi sesuai layout (U Shape) Papan nama peserta Dirubah/dipindah susunannya setiap hari secara acak. 1 buah Spanduk Dipasang di muka ruang Pelatihan 1 unit LCD Projector Dipasang di ruangan pelatihan Meja Sekretariat Tersedia Laptop dan Printer, kertas HVS A4 & 1 Rim Stop kontak/ kabel roll Disediakan secukupnya & tersebar untuk semua meja peserta Sound System Dilengkapi dengan 2 buah microphone Papan Flip chart, White Board dan spidol Dipasang di muka ruang Pelatihan sesuai Layout Meja untuk hidangan coffe break Penempatan disesuaikan dengan kondisi ruangan Disiapkan oleh Perguruan Tinggi Air Mineral dalam Kemasan Selalu tersedia di meja Fasilitator Disiapkan oleh Perguruan Tinggi

5 LAYOUT RUANGAN PADA SAAT PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN spanduk Meja Narasumber meja pejabat MC meja untuk tanda tangan kontrak* meja petugas pendamping Meja cofee Break *

6 LAYOUT RUANGAN PADA SAAT PELATIHAN (setelah Pembukaan) spanduk White Board/ Flip Chart tersedia di ruangana Narasumber LAYAR MEJA FASILITATOR L C D Meja cofee Break * KETERANGAN : Meja cofee break menyesuaikan kondisi ruangan. Meja penandatangan kontrak hanya disediakan pada saat pembukaan dan tidak diperlukan pada saat penutupan Susunan tempat duduk peserta membentuk konfigurasi U shape dan tersedia papan nama peserta yang dirubah susunannya setiap hari. Peralatan seperti LCD, Papan Flip Chart, dan White Board dapat disediakan di ruang pelatihan selama tidak mengganggu acara pembukaan atau dipasang setelah acara Pembukaan.

7 RUN DOWN PELATIHAN HARI PUKUL MATERI URAIAN Registrasi Peserta Peserta mengisi daftar hadir dan mendapatkan Tas Pelatihan serta Materi Persiapan Pembukaan Peserta siap di ruang pelatihan minimal 15 menit sebelum acara pembukaan Ruangan siap sesuai layout pembukaan 08:00-08:30 WIB Susunan Acara Pembukaan : Pembacaan Doa Laporan Ketua Panitia (jika ada) Sambutan Pimpinan Perguruan Tinggi Penandatanganan Kontrak Kerjasama Sambutan Pimpinan Kopertis Wilayah VII sekaligus membuka acara. Perkenalan Peserta Acara Pembukaan dipandu oleh MC yang berasal dari Perguruan Tinggi Penandatanganan kerjasama dilakukan oleh Pimpinan Perguruan Tinggi dan Pimpinan Kopertis Wilayah VII Setelah selesai sambutan dari Pimpinan Kopertis, para Pejabat dapat meninggalkan tempat dan acara diserahkan kepada Fasilitator untuk memandu acara perkenalan peserta. Panitia membagikan Form Pre Test. Hari 1 08: WIB Pengisian Pre Test dan Setting Ruangan Selama Peserta mengisi Form Pre Test, panitia melakukan setting ruangan untuk pelatihan Pengisian Pre Test selesai Panitia mengumpulkan lembar Pre Test WIB SESI :00 WIB ISHOMA 13:00-15:00 WIB SESI 2 15:15-17:00 WIB SESI 3 Sesi diisi dengan materi, diskusi atau latihan 08:00-10:00 WIB SESI 4 dan Pembagian Lembar Konsultasi 10:00-10:15 WIB Coffe Break 10:15-12:00 WIB SESI 5 HARI 2 12:00-13:15 WIB ISHOMA 13:15-15:00 WIB SESI 6 15:15-17:00 WIB SESI 7 08:00-10:00 WIB SESI 8 dan Pengisian Bioadata 10:00-10:15 WIB Coffe Break 10:15-12:15 WIB SESI 9 HARI 3 12:15-13:15 WIB ISHOMA 13:15-15:00 WIB SESI 10 15:15-17:00 WIB SESI 11 Sesi diisi dengan materi, diskusi atau latihan Pada hari kedua, panitia membagikan lembar Konsultasi Sesi diisi dengan materi, diskusi atau latihan Pada hari Ketiga dilakukan Pengisian BIODATA Peserta

8 08:00-10:00 WIB SESI 12 10:00-10:15 WIB Cofffe Break 10:15-12:15 WIB SESI 13 HARI 4 12:15-13:15 WIB ISHOMA 13:15-15:00 WIB SESI 14 15:15-17:00 WIB SESI 15 Sesi diisi dengan materi, diskusi atau latihan Pada hari Keempat, Panitia membantu fasilitator dan mengingatkan untuk membagi kelompok Team Teaching. 08:00-10:00 WIB SESI 16 Sesi diisi dengan materi, diskusi atau 10:00-10:15 WIB Coffe Break latihan 10: WIB SESI 17 Pada Sesi Pertama hari kelima, Panitia membagikan Form Pengamatan Praktek WIB ISHOMA Mengajar (individu dan team) HARI :00 WIB SESI 18 15:15-15:45 WIB Post Test, Evaluasi dan Setting Ruangan Panitia membagikan Post Test dan lembar evaluasi Peserta mengisi Post Test dan lembar evaluasi Selama Peserta mengisi Post Test dan Lembar evaluasi, Panitia mempersiapkan setting ruangan untuk penutupan sesuai layout penutupan 15:45-17:00 WIB Susunan Acara Pembukaan : Laporan Ketua Panitia (jika ada) Kesan dan Pesan dari Peserta terhadap jalannya acara Sambutan Pimpinan Perguruan Tinggi Sambutan dari Koordinator fasilitator sekaligus menutup acara. Acara penutupan dipandu oleh MC yang berasal dari Perguruan Tinggi Kesan dan Pesan dari Peserta dipilih dari 2 (dua) orang peserta dan di koordinasikan dengan Fasilitator. Catatan : Seluruh tugas panitia yang tercantum dalam Rundown dilakukan oleh petugas dari perguruan Tinggi penyelenggara dan dikoordinasikan dengan petugas Pendamping dari Kopertis Wilayah VII. Rundown dapat disesuaikan selama tidak merubah urutan dan uraian acara