RANCANGAN SISTEM MANAJEMEN KINERJA MENGGUNAKAN METODE INTEGRATED PERFORMANCE MEASUREMENT SYSTEM PADA PT. TRIMITRA SEJATI PRATAMA PENELITIAN PROYEK AKHIR Oleh Fany Famousa NIM: 29105312 PROGRAM MAGISTER ADMINISTRASI BISNIS SEKOLAH BISNIS DAN MANAJEMEN INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2007
RANCANGAN SISTEM MANAJEMEN KINERJA MENGGUNAKAN METODE INTEGRATED PERFORMANCE MEASUREMENT SYSTEM PADA PT. TRIMITRA SEJATI PRATAMA Oleh : FANY FAMOUSA NIM : 29105312 Menyetujui Pembimbing (Dr. Ir. Dermawan Wibisono M.Eng) iii
RANCANGAN SISTEM MANAJEMEN KINERJA MENGGUNAKAN METODE INTEGRATED PERFORMANCE MEASUREMENT SYSTEM PADA PT. TRIMITRA SEJATI PRATAMA FANY FAMOUSA NIM: 29105312 Tanggal Ujian: 29 Juni 2007 Program Pasca Sarjana, Institut Teknologi Bandung, 2007 Pembimbing: Dr. Ir. Dermawan Wibisono, M. Eng ABSTRAK Peningkatan kebutuhan energi minyak bumi dan gas alam yang tidak diimbangi dengan produksinya menjadi perhatian penting dari pemerintah. Produksi minyak yang menurun karena tidak adanya eksplorasi baru bisa menimbulkan masalah baru bagi perekonomian nasional. Oleh karena itu, untuk meningkatkan produksi minyak, kita perlu melakukan eksplorasi baru dengan menemukan ladang ladang baru dan mengintensifkan eksplorasi di ladang ladang yang sudah ada. Tingginya harga minyak belakangan ini diharapkan dapat menstimulasi eksplorasi lebih banyak, terutama di ladang ladang minyak yang belum tersentuh. Dalam hal ini industri perminyakan masih menjadi kontributor terbesar dalam sektor energi karena masih tingginya kebutuhan Negara kita akan minyak bumi. Oleh karena itu industri perminyakan harus terus melakukan penelitian dan pengembangan teknologi baru untuk menunjang usahanya. Dalam hal pengembangan teknologi baru, khususnya akan alat alat beratnya disinilah guna dari PT. Trimitra Sejati Pratama yang merupakan salah satu perusahaan supplier alat perminyakan bagi perusahaan perusahaan perminyakan. PT. Trimitra Sejati Pratama masih memiliki beberapa keterbatasan dalam beberapa hal seperti jumlah dan kualitas SDM, dukungan dari principal dan sumber sumber pendanaan yang masih terbatas. Dalam menghadapi tantangan ini perusahaan harus meningkatkan kinerjanya Pengukuran dan pengawasan kinerja sangatlah penting dalam memperbaiki kulitas layanan penyediaan alat alat perminyakan. Pengukuran kinerja dan benchmarking merupakan alat yang penting bagi perusahaan untuk memperbaiki kinerja, meningkatkan akuntabilitas kepada pelanggan dan pada akhirnya meningkatkan pelayanan. Suatu rancangan sistem manajemen kinerja berbasis IPMS (Integrated Performance Measurement System) meliputi tiga perspektif pengukuran yaitu keluaran organisasi, proses internal, dan kemampuan sumber. IPMS mampu menterjemahkan visi perusahaan menjadi strategi yang dijadikan objektif bagi setiap divisi atau departemen pada level operasional, sehingga pada akhirnya pihak manajemen mampu memonitor dan mengontrol apakah strategi yang selama ini dijalankan sudah mampu untuk mencapai visi perusahaan. Dampak yang ditimbulkan adalah perusahaan akan dapat bersaing dan terus bertahan. Proyek akhir ini fokus pada tahap perancangan sistem manajemen kinerja berbasis IPMS untuk digunakan di PT. Trimitra Sejati Pratama. Langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian dimulai dari penetapan tujuan tiap perspektif yang dilanjutkan dengan penetapan tolok ukur keberhasilan untuk mengetahui apakah tujuan yang ditetapkan tercapai. Penelitian yang dilakukan menghasilkan suatu rancangan Sistem Manajemen Kinerja berbasis IPMS dan pengukuran kinerja perusahaan yang dapat diterapkan PT. Trimitra Sejati Pratama yang mampu meningkatkan kinerja perusahaan sehingga terus tumbuh dan berkembang. Kata Kunci: Sistem Manajemen Kinerja, IPMS, Tolok ukur keberhasilan, peningkatan kinerja. i
DESIGN OF PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM BASED ON THE INTEGRATED PERFORMANCE MEASUREMENT SYSTEM APPROACH OF PT. TRIMITRA SEJATI PRATAMA FANY FAMOUSA NIM: 29105312 Tanggal Ujian: 29 Juni 2007 Program Pasca Sarjana, Institut Teknologi Bandung, 2007 Pembimbing: Dr. Ir. Dermawan Wibisono, M. Eng ABSTRACT The increasing in oil and gas demand which not well-balanced with its production had become one concerned issue for the government. The oil production decreasing due to the lack of new exploration could emerge new problem for the political economy. Therefore, new explorations by search new gas /oil- fields and intensify exploration in the existent fields are necessary to increase oil production. The height of oil price recently expected could stimulate more exploration, mainly in the new fields. In this case, oil industrial still become the largest contributor in energy sector because of the increasing in oil- demand. Therefore, oil industrial have to do a research and develop the technology to support their exertion. Here, in the technology development, especially in the main equipment, PT. Trimitra Sejati Pratama functioned as one of the oil-equipment suppliers for the oil companies. PT. Trimitra Sejati Pratama has some lack in human resource quantity and quality, principals' support, and financial resources. These challenged conditions had forced the company to improve their performance. Performance measurement and monitoring are very critical in oil-equipment service quality improvement. Performance measurement and benchmarking is a necessary tool for the company that can be used to improve organization performance, creating accountability to the customers and finally it could increase service. Design of Performance Management System based on The Integrated Performance Measurement System (IPMS) approach measured three perspective which is organization results, internal process, and organization resources. IPMS able to translate company s vision into objective strategy for every division or department in operational level, thus the management could monitor and control whether the implemented strategy had reached the company s vision. The effect showed is the company could survive and had the competitive advantage. This final project focused in the design steps of Performance Management System based on The IPMS approach to used at PT. Trimitra Sejati Pratama. The research process step is started by determining the objective of every perspective and then continued by determining the key performance indicators to review the established objectives. The research results a design of Performance Management System based on The IPMS approach that could be implemented in PT. Trimitra Sejati Pratama for organization performance improvement so that grow and developed continuously. Key words: Performance Measurement Management System, IPMS, Key Performance Indicators, Performance improvement. ii
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkat, rahmat, dan karunia-nya, maka penyusunan proyek akhir ini dapat selesai sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada program Magister Administrasi dan Bisnis, Institut Teknologi Bandung. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi mengenai rancangan system manajemen kinerja berbasis Integrated Performance Measurement System (IPMS) di PT. Trimitra Sejati Pratama yaitu menentukan variable kinerja, tolak ukur dan standarnya dilihat dari tiga perspektif, yaitu keluaran organisasi, proses internal dan kemampuan sumber daya. Pada Kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada Bapak Dr. Dermawan Wibisono selaku dosen pembimbing, Bapak Ir. Firdaus selaku Direktur Operasional PT. Trimitra Sejati Pratama yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan proyek akhir ini. Ucapan terima kasih juga disampaikan penulis kepada kedua orang tua dari penulis, Indah Octaviani, teman-teman angkatan 34 reguler, angkatan 33 reguler dan seluruh pengajar beserta karyawan MBA-ITB untuk semua dukungan dan doanya. Kritik dan saran untuk kesempurnaan penelitian ini sangat diharapkan dan semoga dapat memberikan manfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Bandung, Juli 2007 Penyusun iv
DAFTAR ISI ABSTRAK ABSTRAC LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR DAFTAR TABEL DAFTAR LAMPIRAN i ii iii iv v vii viii ix BAB I PENDAHULUAN 1.1 Sejarah Perusahaan 1.2 Visi, Misi, dan Tujuan 1.2.1 Visi PT. Trimitra Sejati Pratama 1.2.2 Misi PT. Trimitra Sejati Pratama 1.2.3 Strategis PT. Trimitra Sejati Pratama 1.3 Lingkup Bidang Usaha 1.4 Proses Bisnis 1.5 Struktur Organisasi 1.6 Sumber Daya 1.6.1 Sumber Daya Manusia 1.6.2 Sumber Daya Teknologi 1.6.3 Sumber Daya Mitra Kerja 1.6.4 Sumber Daya Finansial 1.7 Pelanggan 1.8 Isu Bisnis 1 2 2 2 3 3 3 9 10 10 10 10 12 13 15 BAB II EKSPLORASI ISU BISNIS 2.1 Conceptual Framework 17 v
2.2 Analisis Situasi Bisnis 2.2.1 Analisis Lingkungan Makro 2.2.1.1 Analisis Lingkungan Politik dan Regulasi 2.2.1.2 Analisis Lingkungan Ekonomi Makro 2.2.1.3 Analisis Lingkungan Sosial 2.2.1.4 Analisis Teknologi 2.2.2 Analisis SWOT Perusahaan 2.3 Akar Masalah 18 18 18 19 20 21 21 22 BAB III SOLUSI BISNIS 3.1 Alternatif Solusi Bisnis 3.1.1 Pembatasan Masalah 3.1.2 Metodologi Pemecahan Masalah 3.1.3 Sistem Manajemen Kinerja IPMS 3.2 Analisis Solusi Bisnis 3.2.1 Variabel Kinerja Aspek Finansial 3.2.2 Variabel Kinerja Aspek Non Finansial 3.2.3 Variabel Kinerja Aspek Inovasi 3.2.4 Variabel Kinerja Aspek Proses Operasi 3.2.5 Variabel Kinerja Aspek Insani 3.2.6 Variabel Kinerja Aspek Teknologi 3.2.7 Variabel Kinerja Aspek Organisasi 3.2.8 Keterkaitan Antar Variabel 25 26 26 27 28 30 33 37 39 43 45 47 49 BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI DAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA 4.1 Rencana Implementasi 51 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN vi
v
DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Flow of work PT. Trimitra Sejati Pratama Gambar 1.2 Langkah-langkah menjadi rekanan perusahaan pelanggan Gambar 1.3 Pre-Tender Process Gambar 1.4 Tender Process Gambar 1.5 Post-Tender Process Gambar 1.6 Struktur Organisasi Gambar 2.1 Peta Pemikiran Konseptual Gambar 2.2 CRT PT. Trimitra Sejati Pratama Gambar 3.1 Tahap Pelaksanaan Proyek Akhir Gambar 3.2 Tahap Perancangan Sistem Manajemen Kinerja Gambar 3.3 Bagan stakeholder yang memegang peranan penting Gambar 3.4 Keterkaitan antar variabel kinerja Gambar 4.1 Mekanisme Penerapan Sistem Manajemen Kinerja 4 5 5 6 7 9 17 24 27 28 33 50 51 vii
DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Sumber Daya Teknologi PT. Trimitra Sejati Pratama Tabel 1.2 Sumber Daya Mitra Kerja PT. Trimitra Sejati Pratama Tabel 1.3 Laporan Keuangan Income Statement PT. Trimitra Sejati Pratama Tabel 1.4 Laporan Keuangan Balance Sheet PT. Trimitra Sejati Pratama Tabel 1.5 Perusahaan Pelanggan dari PT. Trimitra Sejati Pratama Tabel 2.1 Analisis SWOT PT. Trimitra Sejati Pratama Tabel 3.1 Perspektif Sistem Manajemen Kinerja Tabel 3.2 Tujuan Pengukuran Rasio Keuangan Tabel 3.3 Variabel Kinerja Aspek Finansial Tabel 3.3 Variabel Kinerja Aspek Finansial (Lanjutan) Tabel 3.4 Mitra Kerja PT. Trimitra Sejati Pratama Tabel 3.5 Variabel Kinerja Aspek Non Finansial Tabel 3.6 Variabel Kinerja Aspek Inovasi Tabel 3.7 Variabel Kinerja Aspek Proses Operasi Tabel 3.7 Variabel Kinerja Aspek Proses Operasi (Lanjutan) Tabel 3.7 Variabel Kinerja Aspek Proses Operasi (Lanjutan) Tabel 3.8 Variabel Kinerja Aspek Insani Tabel 3.9 Sumber Daya Teknologi Yang Digunakan PT. Trimitra Sejati Pratama Tabel 3.10 Variabel Kinerja Aspek Teknologi Tabel 3.11 Variabel Kinerja Aspek Organisasi Tabel 4.1 Rekomendasi Program perbaikan kinerja Tabel 4.1 Rekomendasi Program perbaikan kinerja (Lanjutan) 10 11 12 13 14 21 29 30 31 32 34 36 38 40 41 42 44 45 46 48 55 56 viii
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran A. Remittance Application PO TSP No. 001 Lampiran B. Laporan Keuangan Balance Sheet dan Income Statement PT. Trimitra Sejati Pratama Tahun 2005 ix