BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Kebutuhan perusahaan akan informasi yang cepat dan akurat semakin meningkat seiring dengan tingkat kemajuan teknologi yang semakin pesat. Informasi tersebut dihasilkan dari data yang telah diolah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Penyediaan informasi yang cepat serta akurat tersebut dapat menjadi salah satu keunggulan kompetitif perusahaan dalam hal pengambilan keputusan oleh para eksekutif perusahaan. Dalam mengambil suatu keputusan, para eksekutif perusahaan perlu menganalisa informasi yang tersaji dengan jelas, mudah dimengerti, serta relevan dengan kebutuhan. Untuk mendukung penyajian informasi tersebut, maka dibutuhkan suatu gudang tempat peyimpanan data historis yang telah diolah dari berbagai sistem operasional atau yang biasa dikenal dengan sebutan data warehouse. Berdiri pada tahun 1990, PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) memulai kegiatan usahanya yang terpusat pada penanganan kegiatan kepabeanan/impor kiriman barang/dokumen serta pengantarannya dari luar negeri ke Indonesia. Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan internasionalnya dengan bergabung bersama perusahaan-perusahaan kurir dari beberapa negara Asia yang kemudian memberi kesempatan kepada JNE untuk mengembangkan wilayah antaran sampai ke seluruh dunia. Saat ini, JNE yang didukung oleh lebih dari 1000 karyawan dan tidak kurang 1
2 dari 500 cabang yang tersebar luas di Indonesia, melayani pengiriman cepat, penanganan kepabeanan serta distribusi di Indonesia. Dalam proses pengambilan keputusan untuk jangka pendek maupun panjang, para eksekutif membutuhkan berbagai macam data yang terdapat dalam database mereka yang sangat besar. Ukuran database yang sudah sangat besar ini menimbulkan beberapa macam kesulitan dalam mengambil data yang dibutuhkan oleh manajemen, sehingga bisa memperlambat ataupun mengahambat proses pengambilan keputusan. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka JNE membutuhkan suatu data warehouse untuk mengintegrasikan berbagai data yang tersebar pada banyak tabel dalam database perusahaan. Dengan demikian, penyajian informasi yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan akan menjadi lebih cepat dan mudah. 1.2. Ruang Lingkup Analisis dan perancangan data warehouse PT. Tiki Jalur Nugraha Eka Kurir yang melingkupi penjualan jasa kurir, pengiriman barang, dan penagihan. a. Pembahasan berfokus pada proses penjualan jasa ekstradisi dalam negeri, pengiriman barang, dan penagihan pada PT. TIKI Jalur Nugraha Eka Kurir b. Pembahasan pada proses pengiriman barang mulai dari inbound manifest (yaitu ketika barang telah diterima pihak PT. TIKI Jalur Nugraha Eka Kurir), kemudian dikirim ke masing-masing kota tujuan baik melalui kota transit (transit manifest) maupun tidak, juga sampai dengan dibuatnya
3 delivery runsheet sebagai surat jalan dan tanda telah diterima atau tidaknya barang tersebut oleh pihak penerima (outbound manifest) c. Pembahasan pada subproses outbound manifest tidak meliputi tahap bagging d. Pembahasan pada proses pengiriman tidak meliputi tracing (penelusuran kembali ke lokasi keberangkatan jika terjadi ketidaksesuaian data pada consignment note dengan jumlah fisik barang) e. Pembahasan pada proses penagihan hanya untuk pelanggan yang melakukan transaksi secara kredit. Proses penagihan meliputi Batching OR (pengelompokan invoice berdasarkan area penagihan), dan sampai dengan dibuatnya invoice runsheet (daftar invoice mana saja yang akan ditagih) 1.3. Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penelitian ini adalah : a. Mengidentifikasi masalah dan menganalisis kebutuhan informasi para eksekutif yang akan digunakan dalam merancang data warehouse. b. Merancang dan mengembangkan suatu data warehouse untuk mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen secara tepat dan cepat saat diperlukan.
4 Adapun manfaat-manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah : a. Memudahkan pengambilan keputusan dengan menganalisis informasi yang dihasilkan data warehouse. b. Mempermudah pengaksesan oleh pihak eksekutif ke data historis yang terdapat pada perusahaan tanpa mengganggu kegiatan operasional perusahaan. c. Memudahkan pengelolaan database transaksional yang berukuran sangat besar yang kurang efektif bila dilakukan dengan menggunakan OLTP karena database pada data warehouse telah didenormalisasi. 1.4. Metodologi a. Metode Analisis 1. Metode studi pustaka, yakni literatur-literatur yang membahas metodologi Connolly dan Begg. 2. Survey atas sistem berjalan dengan melakukan wawancara. 3. Identifikasi informasi yang dibutuhkan para eksekutif dalam pengambilan keputusan untuk perancangan data warehouse. 4. Identifikasi kebutuhan sistem yang akan dibangun. b. Metode Perancangan Data Warehouse Metode perancangan data warehouse yang digunakan meliputi 9 tahap yang dikenal dengan Nine-Steps Methodology (Connolly dan Begg, 2005, p1187). Sembilan tahapan tersebut adalah sebagai berikut. 1. Pemilihan proses (Choosing the proccess)
5 2. Pemilihan grain (Choosing the grain) 3. Identifikasi dan penyesuaian dimensi (Identifying and conforming the dimension) 4. Pemilihan fakta (Choosing the facts) 5. Menyimpan pre-calculation pada tabel fakta (Storing precalculation in the fact table) 6. Melengkapi tabel dimensi (Rounding out the dimension table) 7. Pemilihan durasi basis data (Choosing the duration of the database) 8. Melacak perubahan dari dimensi secara perlahan (Tracking slowly changing dimension) 9. Memutuskan prioritas dan mode dari query (deciding the query priorities and the query modes) 1.5. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan penelitian ini disusun sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULULAN Bab ini berisikan tentang latar belakang penelitian, pembatasan ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini memberikan penjelasan tentang teori-teori umum, teori-teori khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas, yaitu teori-teori metodologi Connolly, serta teori-teori lainnya.
6 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini menguraikan tentang gambaran umum perusahaan, struktur organisasi perusahaan, analisa proses bisnis yang berjalan, gambaran tentang database operasional pada PT. TIKI Jalur Nugraha Eka Kurir. BAB 4 PERANCANGAN DATA WAREHOUSE Bab ini berisi rencana rancangan dari data warehouse yang diusulkan kepada PT TIKI Jalur Nugraha Eka Kurir. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dari pembahasan yang telah dilakukan sebelumnya dan saran-saran untuk perusahaan ke depannya.