BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN. 4.1 Prosedur yang diusulkan. Prosedur yang diusulkan sebagai berikut :

70 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Prosedur yang diusulkan Prosedur yang diusulkan sebagai berikut : 1). Pelanggan memesan barang via telepon / email / fax, lalu Bagian Marketing akan masuk ke sistem dan mengecek database stok barang di database MsBarang. Jika barang tidak tersedia, Bagian Marketing akan mengkonfirmasi ke Pelanggan. Tetapi jika barang tersedia, akan dibuat Surat Penawaran Harga (SPH) yang disertai keterangan diskon untuk kuantitas tertentu dan Down Payment (DP) yang harus dibayar terlebih dahulu, lalu mengirimkannya ke Pelanggan. 2). Pada saat Pelanggan menerima SPH, Pelanggan akan membuat Purchase Order (PO) dan mengirimkan PO beserta DP ke Bagian Marketing. Setelah menerima PO, Bagian Marketing akan mengkopi PO sebanyak 1 kali dimana PO kopian akan diserahkan ke Bagian Quality Control. Berdasarkan PO tersebut, Bagian Marketing akan membuat Formulir Pesanan (FP) di dalam sistem. Formulir Pesanan tersebut dibuat 4 rangkap dimana rangkap 1 akan diberikan ke Bagian Quality Control, rangkap 2 diarsip, rangkap 3 diserahkan kepada Pelanggan sebagai konfirmasi dan bukti pemesanan, rangkap 4 akan diserahkan ke Bagian Keuangan beserta DP. 3). Karena adanya FP rangkap 1 dan PO kopian, maka Bagian Quality Control akan membandingkan antar 2 formulir tersebut lalu mengecek kualitas

71 barang yang akan dikirim ke Pelanggan. Jika sudah dicek dan kualitasnya sudah baik, maka akan dibuat Berita Acara (BA) 2 rangkap dan menandatanganinya. Kemudian BA tersebut diberikan ke Bagian Gudang untuk ditandatangani yang menandakan bahwa Bagian Quality Control benar-benar sudah melakukan pengecekan barang. Dan Bagian Gudang akan mendapatkan rangkap 1, sedangkan rangkap 2 akan diarsip oleh Bagian Quality Control. 4). Pada saat Bagian Gudang menerima Berita Acara rangkap 1 maka akan membuat Surat Jalan (SJ) 3 rangkap dan diserahkan ke Staff Pengiriman beserta barang yang akan dikirim. Dan Bagian Gudang akan mengarsip BA rangkap 1. Barang yang diberikan oleh Bagian Gudang akan dicek oleh Staff Pengiriman berdasarkan Surat Jalan. Jika sudah sesuai, Staff Pengiriman akan mengirim barang dan meminta otorisasi Pelanggan atas SJ. SJ rangkap 1 diberikan kepada Pelanggan dan rangkap 2 kepada Bagian Gudang untuk diarsipkan, sedangkan rangkap 3 diberikan kepada Bagian Keuangan. 5). Setelah menerima SJ rangkap 3, maka Bagian Keuangan akan membuat Invoice 3 rangkap. SJ rangkap 3 akan diarsip sedangkan Invoice 3 rangkap dikirimkan kepada Pelanggan. 6). Pelanggan menandatangani Invoice 3 rangkap. Setelah itu Bagian Keuangan menyerahkan rangkap 1 kepada Pelanggan, rangkap 2 kepada Bagian Akuntansi dan rangkap 3 diarsipkan sementara. 7). Bag. Keuangan akan mengecek daftar piutang Pelanggan setiap harinya di TrInvoice. Setelah itu akan menghubungi Pelanggan untuk mengkonfirmasi

72 bahwa kami akan melakukan penagihan dan menanyakan bentuk pembayaran yang akan dilakukan. Lalu membuat Bukti Pembayaran (BP) 3 rangkap untuk diserahkan ke Pelanggan. Pada saat menagih, Bagian Keuangan membawa Invoice rangkap 3 sebagai bukti bahwa orang tersebut berasal dari perusahaan kami. Lalu Bagian Keuangan menerima uang / giro dan meminta otorisasi Pelanggan atas Bukti Pembayaran tersebut. Rangkap 1 akan diberikan ke Pelanggan, rangkap 2 akan diberikan ke Bagian Akuntansi dan rangkap 3 akan diarsip. 8). Setelah menerima Bukti Pembayaran dan uang dari Pelanggan, Bagian Keuangan akan menyetorkan uang tersebut ke bank. Bukti Setoran dikopi 1 kali untuk sebagai bukti sedangkan yang asli akan diserahkan ke Bagian Akuntansi. Kemudian Bukti Setoran kopi dan Invoice rangkap 3 akan diarsipkan. 9). Menerima Bukti Pembayaran dari Bagian Keuangan, lalu Bagian Akuntansi membandingkan dengan Invoice rangkap 2, kemudian jika sesuai maka bagian akuntansi akan mengubah status data piutang dan Bukti Pembayaran menjadi terbayar dan mengarsip Bukti Setoran. Setiap akhir bulan, Bagian Akuntansi akan membuat Laporan Penjualan, Laporan Piutang, juga Laporan penerimaan Kas per bulan dan per tahun. Semua laporan-laporan tersebut akan diperiksa dan ditanda tangani oleh direktur keuangan. Setelah ditandatangani, akan diarsip oleh Bagian Akuntansi.

73 4.2 Activity diagram 4.2.1 Event table Event Internal Agent Starts When Activities Menerima Bagian Pada saat - Menerima Pesanan Pesanan Marketing Pelanggan - Mengecek stok barang memesan - Jika barang tidak tersedia, konfirmasi ke pelanggan - Jika barang tersedia, buat Surat Penawaran Harga yang disertai keterangan diskon untuk kuantitas tertentu - Mengirimkan Surat Penawaran Harga yang telah ditandatangani ke pelanggan. Membuat Bagian Setelah - Menerima Purchase Order (PO) Form Marketing Menerima dan Down Payment (DP) Pesanan PO - Mengopi PO sebanyak 1 kali - Menyerahkan PO kopian ke bagian Quality Control - Mengecek Data Pelanggan - Membuat Form Pesanan (FP) 4 rangkap

74 - Menyerahkan FP rangkap 1 ke Bagian Quality Control - Mengarsipkan FP rangkap 2 - Memberikan FP rangkap 3 kepada Pelanggan - Memberikan FP rangkap 4 dan DP kepada Bagian Keuangan. Mengecek Bagian Quality Setelah - Membandingkan Form Pesanan kualitas Control menerima rangkap 1 dan PO kopian barang Form - Mengecek kualitas barang Pesanan - Membuat Berita Acara (BA) 2 rangkap - Menandatangani BA 2 rangkap - Meminta Bagian Gudang menandatangani BA 2 rangkap - Menyerahkan BA rangkap 1 ke Bagian Gudang - Mengarsipkan BA rangkap 2 Membuat Bagian Gudang Ketika - Menerima BA rangkap 1 Surat Jalan menerima - Membuat Surat Jalan (SJ) 3 Berita Acara rangkap

75 - Menyiapkan barang - Menyerahkan SJ 3 rangkap ke Staff Pengiriman - Mengarsipkan BA rangkap 1. Mengirimkan Staff Pada saat - Menerima Surat Jalan 4 rangkap Barang Pengiriman menerima SJ beserta barang dan barang - Mengirim barang, Meminta tanda tangan atas SJ - Memberikan SJ rangkap 1 ke Pelanggan - Memberikan SJ rangkap 2 ke Bagian Gudang - Memberikan SJ rangkap 3 ke Bagian Keuangan

76 Membuat Bagian Setelah - Menerima SJ rangkap 3 dan FP Invoice Keuangan menerima SJ rangkap 4 yang sudah - Membuat Invoice 3 rangkap ditandatangani oleh Pelanggan - Mengarsip SJ rangkap 3 - Mengirimkan Invoice 3 rangkap ke Pelanggan - Meminta tanda tangan dan cap dari Pelanggan atas Invoice - Menyerahkan Invoice rangkap 1 ke pelanggan - Menyerahkan Invoice rangkap 2 ke Bagian Akuntansi Melakukan Bagian Pada saat - Mengecek daftar piutang penagihan Keuangan jatuh tempo Pelanggan pada TrInvoice_H pembayaran - Menghubungi Pelanggan yang sudah jatuh tempo untuk konfirmasi pembayaran - Membuat Bukti Pembayaran (BP) 3 rangkap - Menandatangani BP 3 rangkap - Menagih piutang - Menunjukkan Invoice rangkap 3 ke

77 Pelanggan - Menerima Pembayaran berupa cek / giro - Meminta tanda tangan atas BP 3 rangkap - Menyerahkan BP rangkap 1 ke pelanggan - Menyerahkan BP rangkap 2 ke Bagian Akuntansi - Mengarsipkan BP rangkap 3 Menyetorkan Bagian Pada saat - Menyetorkan cek / giro ke bank uang Keuangan menerima - Mengkopi Bukti Setoran uang - Menyerahkan Bukti Setoran asli ke pembayaran Bagian Akuntansi - Mengarsip Bukti Setoran kopi - Mengarsipkan Invoice rangkap 3 Mencatat Bagian Setelah - Menerima Bukti Setoran dari Pembayaran Akuntansi menerima Bagian Keuangan slip setoran - Mengubah data piutang - Mengarsip Bukti Setoran asli

78 Membuat Bagian Setiap akhir - Membuat Laporan Piutang, Laporan Akuntansi Bulan Penjualan dan Penerimaan Kas per bulan - Meminta otorisasi Direktur Keuangan - Mengarsip Laporan Piutang, Penjualan, dan Penerimaan Kas yang telah ditanda-tangani Tabel 4.1 Event Table

4.2.2 Overview Activity Diagram 79

80 Pelanggan Bag. Keuangan Bag. Akuntansi Komputer 1 SJ 3 Form 4 pesanan TrPesanan 1 Invoice Membuat invoice TrSJ 1 Invoice 2 3 Trinvoice Menerima invoice 3 Invoice TrBP BP 1 Melakukan penagihan Ms Karyawan BP 2 1 3 Bukti Setoran Membayar tagihan Menyetorkan pembayaran 2 Invoice BP 2 Bukti Setoran Bukti setoran (kopi) Mencatat pembayaran laporan Penjualan Membuat laporan laporan penerimaan kas laporan piutang Gambar 4.1 Overview Activity Diagram

81 4.2.3 Workflow Actor Activities Menerima Pesanan Pelanggan Bag. Marketing 1. Memesan Barang via telepon / email / fax 2. Menerima Pesanan 3. Melakukan Login ke sistem Komputer Bag. Marketing Komputer Bag. Marketing 4. Mengecek database Mskaryawan 5. Mengecek stok barang di database MsBarang 6. Menampilkan data barang 7. Jika barang tidak tersedia, konfirmasi ke Pelanggan 8. Jika barang tersedia, membuat Surat Penawaran Harga (SPH) yang disertai keterangan diskon untuk kuantitas tertentu dan Down Payment (DP) Komputer 9. Menyimpan SPH ke sistem 10. Mencetak SPH 1 rangkap Bag. Marketing 11. Mengirimkan SPH ke Pelanggan melalui fax Membuat Form Pesanan Pelanggan 12. Menerima SPH 13. Membuat Purchase Order ( PO ) 14. Mengirimkan PO dan DP ke Bag.Marketing Bag. Marketing 15. Menerima PO dan DP 16. Mengkopi PO sebanyak 1 kali 17. Menyerahkan PO kopian ke Bagian Quality Control

82 18. Menginput data Pelanggan pada TrPesanan_H Komputer 19. Mengecek data Pelanggan 20. Menampilkan data Pelanggan Bag. Marketing Komputer Bag. Marketing Komputer 21. Jika tidak terdaftar, menginput data Pelanggan MsPelanggan 22. Menyimpan data Pelanggan 23. Menginput data pesanan 24. Mengecek Limit Kredit Pelanggan 25. Menyimpan data pesanan ke TrPesanan Bag. Marketing 26. Mencetak Form Pesanan (FP) 4 rangkap 27. Menyerahkan FP rangkap 1 ke Bagian Quality Control 28. Mengarsip FP rangkap 2 dan PO asli 29. Mengirimkan FP rangkap 3 ke Pelanggan 30. Mengirimkan FP rangkap 4 dan DP ke Bag. Keuangan Mengecek kualitas barang Quality Control 31. Membandingkan FP rangkap 1 dan PO kopian 32. Mengecek kualitas barang 33. Membuat Berita Acara (BA) 2 rangkap 34. Menandatangani BA 2 rangkap 35. Meminta Bag. Gudang menandatangani BA 2 rangkap Gudang Quality Control 36. Menandatangani BA 2 rangkap 37. Menyerahkan BA rangkap 1 ke Bag. Gudang 38. Mengarsipkan BA rangkap 2

83 Membuat Surat Jalan Gudang 39. Menerima BA rangkap 1 40. Melakukan Login ke sistem Komputer Gudang Komputer 41. Mengecek ke MsKaryawan 42. Membuat SJ (Menginput TrSJ) 43. Menyimpan SJ ke sistem 44. MengUpdate TrPesanan_H 45. MengUpdate MsBarang 46. Mencetak SJ 3 rangkap Gudang 47. Menyiapkan barang 48. Menyerahkan SJ 3 rangkap Staff Pengiriman 49. Mengarsipkan BA rangkap 1 Mengirimkan Barang Staff Pengiriman 50. Menerima SJ 3 rangkap beserta barang 51. Mengirim barang 52. Meminta tanda tangan atas SJ Pelanggan Staff Pengiriman 53. Menandatangani SJ 3 rangkap 54. Memberikan SJ rangkap 1 ke Pelanggan 55. Memberikan SJ rangkap 2 ke Bag.Gudang 56. Memberikan SJ rangkap 3 ke Bag. Keuangan Membuat Invoice Bag. Keuangan 57. Menerima SJ rangkap 3 58. Login ke sistem

84 Komputer Bag. Keuangan 59. Mengecek MsKaryawan 60. Membuat Invoice 61. Menginput No. SJ pada form Invoice (TrInvoice) Komputer 62. Menampilkan data SJ dan pesanan 63. Menyimpan data Invoice ke TrInvoice 64. MengUpdate TrSJ_H 65. Mencetak Invoice 3 rangkap Bag. Keuangan 66. Mengarsip SJ rangkap 3 67. Mengirimkan Invoice 3 rangkap ke Pelanggan Pelanggan Bag. Keuangan 68. Menandatangani dan mencap Invoice 3 rangkap 69. Menyerahkan Invoice rangkap 1 ke Pelanggan 70. Menyerahkan Invoice rangkap 2 ke Bag. Akuntansi 71. Mengarsipkan sementara Invoice rangkap 3 Melakukan penagihan Bag. Keuangan Komputer Bag. Keuangan Komputer 72. Login ke sistem 73. Mengecek MsKaryawan 74. Mengecek daftar piutang Pelanggan pada TrInvoice_H 75. Menampilkan Daftar Piutang Pelanggan yang akan jatuh tempo Bag. Keuangan 76. Menghubungi Pelanggan yang sudah jatuh tempo untuk konfirmasi pembayaran. 77. Membuat Bukti Pembayaran (BP) ke sistem Komputer 78. Menyimpan data BP ke TrBP

85 79. MengUpdate TrInvoice_H 80. Mencetak BP 3 rangkap Bag. Keuangan 81. Menandatangani BP 3 rangkap 82. Menunjukkan Invoice rangkap 3 ke Pelanggan Pelanggan Bag. Keuangan 83. Membayar berupa cek/ giro 84. Menerima Pembayaran berupa cek / giro 85. Meminta tanda tangan atas BP 3 rangkap Pelanggan Bag. Keuangan 86. Menandatangani BP 3 rangkap 87. Menyerahkan BP rangkap 1 ke Pelanggan 88. Menyerahkan BP rangkap 2 ke Bag. Akuntansi 89. Mengarsipkan BP rangkap 3 Menyetorkan uang Bag.Keuangan 90. Menyetorkan cek / giro ke bank 91. Mengkopi Bukti Setoran 92. Menyerahkan Bukti Setoran asli ke Bag.Akuntansi 93. Mengarsip Bukti Setoran kopi 94. Mengarsipkan Invoice rangkap 3 Mencatat Pembayaran Bag. Akuntansi 95. Menerima Bukti Setoran dari Bag.Keuangan 96. Membandingkan Bukti Setoran dengan Invoice rangkap 2 97. Login ke sistem Komputer Bag. Akuntansi 98. Mengecek MsKaryawan 99. Mengubah data piutang

86 Komputer Bag. Akuntansi 100. MengUpdate Tr_BP 101. Mengarsip Bukti Setoran 102. Mengarsipkan Invoice rangkap 2 Membuat Laporan Bag. Akuntansi 103. Membuat Laporan Penjualan, Piutang dan Laporan Penerimaan Kas Komputer 104. Menampilkan data penjualan per bulan, per pelanggan dan per tahun 105. Mencetak data penjualan per bulan, per pelanggan dan per tahun Bag. Akuntansi 106. Meminta otorisasi Direktur Keuangan 107. Mengarsip Laporan Penjualan, Piutang dan Laporan Penerimaan Kas Tabel 4.2 Wokflow Table

87 4.2.4 DAD (Detailed Activity Diagram) 4.2.4.1 Menerima pesanan Gambar 4.2 Detailed Activity Diagram Menerima pesanan

88 4.2.4.2 Membuat Form Pesanan Gambar 4.3 Detailed Activity Diagram Membuat Form Pesanan

89 4.2.4.3 Mengecek Kualitas Barang Gambar 4.4 Detailed activity Diagram Mengecek kualitas barang

90 4.2.4.4 Membuat Surat Jalan Gambar 4.5 Detailed activity Diagram Membuat Surat Jalan

91 4.2.4.5 Mengirimkan Barang Gambar 4.6 Detailed Activity Diagram Mengirimkan Barang

92 4.2.4.6 Membuat Invoice Form Pesanan Bag.Keuangan 4 SJ ttd. 3 Komputer Pelanggan 57. Menerima SJ rangkap 3 58. Login ke sistem MsKaryawan 59. Mengecek MsKaryawan 60. Membuat Invoice 61. Menginput No. SJ pada form Invoice (TrInvoice) TrPesanan 62. Menampilkan data SJ dan Pesanan 63. Menyimpan Invoice SJ ttd. 3 64. Mengupdate TrSJ_H TrInvoice 65. Mencetak Invoice rangkap 3 66. Mengarsip SJ rangkap 3 67. Mengirimkan Invoice ke Pelanggan 69. Menyerahkan Invoice rangkap 1 ke Pelanggan 70.Menyerahkan Invoice rangkap 2 ke Bag. Akuntansi 71. Mengarsipkan sementara Invoice rangkap 3 2 3 1 Invoice 1 Invoice ttd. 2 Invoice ttd. TrSJ_H 68.Menandatangani dan mencap Invoice 3 rangkap 3 Invoice ttd. 3 2 1 Invoice ttd. Gambar 4.7 Detailed Activity Diagram Membuat Invoice

93 4.2.4.7 Melakukan Penagihan Gambar 4.8 Detailed Activity Diagram Melakukan penagihan

94 4.2.4.8 Menyetorkan Uang Bagian Keuangan 90. Menyetorkan cek / giro ke bank Bukti Setoran 91. Menggandakan bukti setoran Bukti Setoran Bukti Setoran (kopi) 92. Menyerahkan bukti setoran asli ke Bagian Akuntansi 93. Mengarsip bukti setoran kopi Bukti Setoran (kopi) 3 Invoice 94. Mengarsip Invoice rangkap 3 Gambar 4.9 Detailed Activity Diagram Menyetorkan Uang

95 4.2.4.9 Mencatat Pembayaran Gambar 4.10 Detailed Activity Diagram mencatat Pembayaran

96 4.2.4.10 Membuat Laporan Gambar 4.11 Detailed Activity Diagram Membuat Laporan

97 4.3 Class Diagram Gambar 4.12 Class Diagram

98 4.4 Use Case Gambar 4.13 Use Case Diagram Use Case description: Dimulai ketika Bagian Marketing menerima pesanan dari Pelanggan dengan membuat Surat Penawaran Harga ke sistem, lalu Bagian Marketing akan mengecek ke sistem mengenai limit kredit pelanggan dan setelah itu menginput form pesanan. Bagian Gudang akan menginput SJ atas

99 barang yang dipesan. Setelah barang diterima Pelanggan, maka Bagian Keuangan akan membuat Invoice ke sistem. Pada waktunya Bagian Keuangan akan mengecek ke sistem untuk melakukan penagihan. Setelah menerima pembayaran maka Bagian Akuntansi akan merekam pembayaran ke sistem dan terakhir membuat Laporan dan Jurnal. 4.5 Rancangan Database Aplikasi : Sistem Penjualan Kredit Nama File : MsBarang Index Key : @KdBarang No Nama Field Tipe Length Decimal Deskripsi 1 KdBarang text 5 0 Kode Barang 2 Jenis text 20 0 Jenis Barang 3 Panjang Integer 5 0 Ukuran Panjang Barang 4 Lebar Integer 5 0 Ukuran Lebar Barang 5 Tinggi Integer 5 0 Ukuran Tinggi Barang 6 StockTersedia Long Integer 4 0 Stock Barang Tersedia Long Barang yang dipesan, tapi belum keluar dari 7 StockTerpesan Integer 4 0 gudang. 8 StockTerjual Long Integer 4 0 Barang yang terjual (sudah keluar dari gudang) 9 UnitPrice Currency 10 Auto Harga Barang Tabel 4.3 Tabel Master Barang Aplikasi : Sistem Penjualan Kredit Nama File : MsCustomer Index : @IdCustomer No Nama Field Tipe Length Decimal Deskripsi 1 IdCustomer text 5 0 Kode Pelanggan 2 Nm_Customer text 30 0 Nama Pelanggan 3 Alamat text 100 0 Alamat Pelanggan 4 Telepon text 14 0 Telepon Pelanggan 5 Fax text 14 0 Fax Pelanggan

100 6 Email Text 20 0 Email Pelanggan Contact Person 7 Contact_Person Text 30 0 Pelanggan 8 Type Text 5 0 Tipe Pelanggan ( Baru atau Lama ) yang membedakan limit kredit Tabel 4.4 Tabel Master Pelanggan Aplikasi : Sistem Penjualan Kredit Nama File : MsKaryawan Index Key : @IdKaryawan No Nama Field Tipe Length Decimal Deskripsi 1 IdKaryawan Text 5 0 Kode Karyawan 2 NamaKaryawan Text 30 0 Nama Pegawai 3 Alamat Text 100 0 Alamat Pegawai 4 Telpon Text 14 0 Telpon Pegawai 5 Jabatan Text 15 0 Jabatan Pegawai 6 Password Text 10 0 Password Pada Login 7 User Text 15 0 Username Pada Login 8 Divisi Text 20 0 Divisi Pegawai Tabel 4.5 Tabel Master Karyawan Aplikasi : Sistem Penjualan Kredit Nama File :TrInvoice_H :@Inv_No, @IdPelanggan, @SJ_No, Index @IdKaryawan No Nama Field Tipe Length Decimal Deskripsi 1 Inv_No Text 5 0 Nomor Invoice 2 Inv_Date date/time 8 0 Tanggal Invoice 3 IdPelanggan Text 5 0 Kode Pelanggan 4 SJ_No Text 5 0 No Surat Jalan 5 PO_No Text 5 0 Purchase Order No 6 Term Text 10 0 Jangka waktu 7 Due_Dated Date/time 8 0 Tanggal Jatuh Tempo 8 IdKaryawan Text 5 0 Kode karyawan No Bukti Pembayaran (ada jika Invoice telah 9 BP_No Text 5 0 dilunasi) 10 GrandTotal Currency 10 Auto Total Invoice 11 OrderNo Text 5 0 No Pesanan (Order) 12 DiscountBy Text 4 0 Tingkat Diskon (%)

101 13 Down Payment Currency 10 Auto Pembayaran uang muka Tabel 4.6 Tabel Transaksi Invoice Aplikasi : Sistem Penjualan Kredit Nama File : TrInvoice_D Index :@Inv_No dan @ KdBarang No Nama Field Tipe Length Decimal Deskripsi 1 Inv_No Text 5 0 Nomor Invoice 2 KdBarang Text 5 0 Kode Barang 3 Qty Integer 5 Auto Kuantitas barang 4 UnitPrice Currency 10 Auto Harga Per Unit Harga per Unit dikali 5 Amount Currency 10 Auto Qty 6 Tax Currency 10 Auto Nilai Pajak pada Amount 7 Discount Currency 4 0 Nilai diskon per barang Tabel 4.7 Tabel Transaksi Invoice Detail Aplikasi : Sistem Penjualan Kredit Nama File : TrPesanan_H : @ OrderNo, @ IdPelanggan, Index Key : @KdKaryawan No Nama Field Tipe Length Decimal Deskripsi 1 OrderNo text 5 0 Nomor Pesanan 2 IdPelanggan Text 5 0 Kode Pelanggan 3 IdKaryawan Text 5 0 Kode Karyawan 4 OrderDate Date/time 8 0 Tanggal Pesanan No Purchase Order 5 PONo Text 15 0 Pelanggan 6 SJ_NO Text 5 0 Nomor Surat Jalan 7 DiscountBy Text 4 0 Tingkat diskon (%) No Invoice (Penanda pesanan telah dibuatkan 8 Inv_No Text 5 0 Invoice atau belum) 9 Down Payment Currency 10 Auto Pembayaran uang muka Tabel 4.8 Tabel Transaksi Pesanan Header Aplikasi : Sistem Penjualan Kredit Nama File : TrPesanan_D Index Key : @OrderNo dan @KdBarang No Nama Field Tipe Length Decimal Deskripsi 1 OrderNo text 5 0 Nomor SO

102 2 KdBarang text 6 0 Kode Barang 3 Qty Integer 5 0 Kuantitas 4 Tax Currency 10 auto Total Pajak per Qty Tabel 4.9 Tabel Transaksi Pesanan Detail Aplikasi : Sistem Penjualan Kredit Nama File : TrSJ_H Index Key : @SJ_No, @OrderNO,@IdPelanggan, @IdKaryawan No Nama Field Tipe Length Decimal Deskripsi 1 SJ_No text 5 0 Nomor SJ 2 Tgl_SJ date/time 8 auto Tanggal SJ 3 IdPelanggan text 5 0 Kode Pelanggan 4 PlatNo text 10 0 Plat No Mobil 5 OrderNo text 5 0 No Pesanan No Invoice (Ada jika 6 Inv_No text 5 0 Invoice telah tercetak) 7 NamaKendaraan text 20 0 Kendaraan Pengirim 8 MadeBy text 5 0 Kode Karyawan Tabel 4.10 Tabel Transaksi Surat Jalan Header Aplikasi : Sistem Penjualan Kredit Nama File : TrSJ_D Index Key : @SJ_No dan @KdBarang No Nama Field Tipe Length Decimal Deskripsi 1 SJ_No text 5 0 Nomor Surat Jalan 2 KdBarang text 5 0 Kode Barang 3 Qty long int 5 0 Kuantitas Tabel 4.11 Tabel Transaksi Surat Jalan Detail Aplikasi : Sistem Penjualan Kredit Nama File : TrSPH_H : @KdSPH,@IdPelanggan, Index Key : @IdKaryawan No Nama Field Tipe Length Decimal Deskripsi No Surat Penawaran 1 KdSPH Text 5 0 Harga 2 IdPelanggan Text 5 0 Kode Pelanggan 3 IdKaryawan Text 5 0 Kode Karyawan 4 DateCreated Date/time 8 Auto Tanggal SPH Tabel 4.12 Tabel Transaksi Surat Penawaran Harga

103 Aplikasi : Sistem Penjualan Kredit Nama File : TrSPH _D Index Key : @KdSPH,@KdBarang, No Nama Field Tipe Length Decimal Deskripsi 1 KdSPH text 5 0 No Surat Penawaran Harga 2 KdBarang text 5 0 Kode Barang 3 HargaPenawaran currency 10 Auto Harga Penawaran Perhitungan Pajak 4 Tax Currency 10 Auto (dalam persentase) Tabel 4.13 Tabel Transaksi Surat Penawaran Harga Detail Aplikasi : Sistem Penjualan Kredit Nama File : TrBP Index Key : @BP_No, @Inv_No,@IdPelanggan No Nama Field Tipe Length Decimal Deskripsi 1 BP_No Text 5 0 No Bukti Pembayaran 2 BP_Date date/time 8 0 Tanggal Bayar 3 Inv_No Text 5 0 Nomor Invoice 4 IdPelanggan Text 5 2 Kode Pelanggan 5 TotalPayment Currency 10 Auto Jumlah Pembayaran Bukti Pembayaran dibuat 6 MadeBy Text 5 0 oleh (IdKaryawan) 7 Paid Text 20 0 Akan terisi jika BP telah lunas (diisi dengan tanggal pada saat Update Di Update oleh 8 UpdatedBy Text 5 0 (IdKaryawan) 9 Notes Text 50 Keterangan Tabel 4.14 Tabel Bukti Pembayaran

104 4.6 Rancangan Form 4.6.1. Surat Penawaran Harga Gambar 4.14 Surat Penawaran Harga 4.6.2. Form Pesanan Gambar 4.15 Form Pesanan

105 4.6.3. Surat Jalan Gambar 4.16 Surat Jalan 4.6.4. Invoice Gambar 4.17 Invoice

106 4.6.5. Bukti Pembayaran Gambar 4.18 Bukti Pembayaran 4.7 Rancangan layar Layar Log In Gambar 4.19 Layar Log In Form Login digunakan untuk mengidentifikasi pengguna. Dimana setiap pengguna yang ingin mengakses sistem harus melakukan Login terlebih dahulu, fungsinya adalah sebagai pembagian tanggung jawab dan

107 untuk menjalankan fungsi audit sehingga jika terjadi kesalahan atau kecurangan maka dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab, serta untuk mencegah orang orang yang tidak bertanggung jawab yang masuk ke dalam sistem. Dengan demikian setiap karyawan di perusahaan mempunyai Username dan Password yang berbeda, jika Username dan Password salah di input maka User tidak dapat masuk ke dalam sistem. Layar Daftar Piutang Pelanggan Gambar 4.20 Layar Daftar Piutang Pelanggan Form Daftar Piutang Pelanggan berguna sebagai pengingat ketika karyawan bagian tertentu masuk kedalam sistem. Ia akan memberi tahu Invoice mana yang belum dilunasi dengan cara diurutkan berdasarkan tanggal jatuh tempo. Form ini terdiri atas list box dan text box. List box berisi daftar no Invoice yang ketika Invoice tersebut di click sekali, maka textbox akan mengeluarkan informasi mengenai Invoice tersebut. Tapi jika user menekan click dua kali, maka form bukti pembayaran akan terbuka sesuai no. Invoice yang user click.

108 Layar Menu File Gambar 4.21 Layar Menu File Layar Menu File digunakan untuk mengakses Form seperti About, Daftar Piutang Pelanggan, Log Out, Change Password, dan Exit, yang digunakan user untuk mendapatkan informasi mengenai Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit ini, informasi mengenai daftar piutang pelanggan, serta keinginan user untuk mengubah password mereka sendiri.