Manual Pengguna Role: Mahasiswa Sistem Informasi Bidik Misi Universitas Indonesia 2013 Direktorat Kemahasiswaan UI Dikembangkan oleh: Andika Yudha Utomo, Imanuel Sukrisna, M. Fadhil, dan M. Umar Abdul Aziz Mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer UI.
Contents 1. Introduction... 3 1.1 About This Product... 3 1.2 Purpose... 3 1.3 Definitions, Acronyms and Abbreviations... 3 1.4 References... 3 1.5 Overview... 3 2. Alur Program... 5 2.1 Mengisi Laporan... 5 2.2 Melihat Pesan... 11 2.3 Melihat Status Laporan... 12 2
1. Introduction User Manual 1.1 About This Product Sistem Informasi Beasiswa Bidik Misi UI merupakan sistem berbasis web yang digunakan untuk mendigitalisasi proses pembuatan laporan mahasiswa penerima beasiswa bidik misi di UI. Sistem ini mencakup keselutruhan siklus laporan; mulai dari penentuan tanggal pembuatan laporan, pengisian laporan oleh mahasiswa, analisis data oleh mahalumistrator, hingga rekapitulasi data dalam bentuk excel untuk dilaporkan kepada DIKTI. 1.2 Purpose Tujuan dari pembangunan sistem ini adalah untuk memudahkan berbagai pihak yang terlibat dalam siklus laporan beasiswa ini. Dengan adanya sistem ini, semua proses tidak perlu dilakukan secara manual. Mahasiswa cukup mengisi laporan dari manapun tempat yang memiliki koneksi internet. Mahalum dapat memantau dan memeriksa laporan dengan mudah. Pihak mahalum beasiswa pun dapat melihat relapitulasi laporan hanya dengan beberapa langkah. Sistem ini juga akan membuat data tersimpan secara rapi dan dapat digunakan secara maksimal. 1.3 Definitions, Acronyms and Abbreviations Bidik Misi : Beasiswa yang diberikan oleh Ditjen Pendidikan Tinggi untuk mahasiswa SIBIDIK : Sistem Informasi Beasiswa Bidik Misi UI Mahalum : Manajer Kemahasiswaan dan Hubungan Alumni Fakultas 1.4 References N/A 1.5 Overview N/A 3
Buku Manual untuk pengguna dengan role Mahalum Fakultas Secara umum, peran mahasiswa dalam sistem ini adalah untuk mengisi laporan perkembangan akademik dan non akademik setiap semester. Mahasiswa juga akan mendapatkan masukan secara langsung dari mahalum fakultasnya dan dari pihak direktorat kemahasiswaan. Secara singkat, alur kerja sistem berdasarkan role yang ada adalah sebagai berikut; Pada halaman berikutnya akan dijelaskan secara rinci tahapan yang akan dilakukan oleh mahasiswa; 4
2. Alur Program 2.1 Mengisi Laporan Gambar 17.1 Halaman utama Mahasiswa memilih menu Isi/Ubah Laporan dan sistem akan menampilkan halaman isi laporan yang terdiri dari laporan akademik, laporan non akademik, laporan keuangan dan juga keterangan. 5
Gambar 17.2 Tata Cara Pengisian Laporan Laporan akademik Laporan akademik akan terisi secara otomatis oleh sistem dan mengambil data langsung dari SIAK masing-masing mahasiswa. Gambar 17.3 Laporan Akademik 6
Laporan Non-akademik Laporan non-akademik terdiri dari 6 laporan: - Laporan Organisasi - Laporan Kepanitiaan - Laporan Penulisan Karya Ilmiah - Laporan Keikutsertaan Seminar - Laporan Kegiatan Lain - Laporan Prestasi Mahasiswa dapat mengisi masing-masing laporan sesuai dengan kegiatan yang diambilnya dan juga menyertakan bukti dengan file upload yang bertipe file PDF atau file gambar JPG, BMP, atau PNG dengan ukuran dibawah 1 MB. Berkas untuk setiap laporan adalah scan sertifikat atau surat keterangan Untuk menambah masukan, tekan tombol yang berada di setiap bagian laporan Untuk mengurangi masukan, tekan tombol X yang berada di bagian kanan laporan Untuk mengubah berkas upload, tekan tombol Ubah yang berada di bagian kanan form upload Untuk laporan penulisan karya ilmiah, berkas yang diupload adalah soft copy tulisan Format upload berkas: 20121_NPM_NamaOrg/Seminar (contoh: 20121_1006777444_BEMFMIPA Gambar 17.4 Upload File 7
Gambar 17.5 Laporan Organisasi, Kepanitiaan, Karya Ilmiah Gambar 17.6 Laporan Seminar, Kegiatan Lain, Prestasi 8
Gambar 17.7 Laporan Penggunaan Dana, Tambahan. Setelah Mahasiswa telah menyelesaikan pengisian semua laporan, mahasiswa bisa mengirimkan laporan dengan meekan tombol Submit. Akan muncul pesan konfirmasi di bawah ini. Jika masih ada yang belum lengkap tekan Cancel dan user akan kembali ke halaman isi/ubah laporan Klik OK jika memang sudah benar Gambar17.8 Pesan Konfirmasi Kirim Laporan 9
Akan muncul pesan notifikasi setelah berhasil mengirimkan laporan: Gambar 17.9 Notifikasi Laporan Berhasil 10
2.2 Melihat Pesan Mahasiswa dapat melihat pesan yang telah dikirim oleh mahalum/admin dengan memilih menu Melihat Pesan. Gambar 18.1 Melihat Pesan 11
2.3 Melihat Status Laporan Mahasiswa dapat melihat status laporan dari laporan yang telah dibuat sebelumnya. Terdapat 4 kriteria dari status laporan yang ada: - Belum dilihat (laporan belum dilihat oleh mahalum) - Telah diperiksa (laporan telah dilihat oleh mahalum) - Diterima (laporan sudah lengkap dan disetujui oleh mahalum) - Perlu Perbaikan (laporan belum lengkap dan perlu diperbaiki) Gambar 19.1 Status Laporan Diterima Gambar 19.2 Status Laporan Perlu Perbaikan 12