39 BAB 4 ANALISA MANAJEMEN AUDIT ATAS FUNGSI PERSONALIA BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL KETENAGAKERJAAN 4.1 Analisa terhadap Fungsi Personalia Pada bagian ini, akan dipaparkan hasil analisa atas fungsi personalia Badan Penyelenggara Jaminan Sosial. Dalam melakukan analisa terhadap pelaksanaan fungsi personalia, melihat peningkatan kinerja fungsi fungsi personalia berdasarkan Alexander Hamilton yaitu: 1. Perekrutan Proses pencarian tenaga kerja membutuhkan suatu perencanaan tenaga kerja, disini Biro SDM melakukan suatu perencanaan tenaga kerja dengan mempelajari proyeksi kebutuhan SDM dan rencana pengembangan perusahaan yaitu dengan menganalisis kekurangan apa yang dibutuhkan SDM dan bagaimana tujuan perusahaan ke depan nya untuk disesuaikan dengan kebutuhan SDM. Dari hasil perencanaan tersebut maka akan diketahui jumlah SDM yang dibutuhkan dan kompetensi apa yang diperlukan. Untuk mendapatkan karyawan dengan tingkat kompetensi yang tepat Biro SDM juga memberlakukan sejumlah tes berupa wawancara, pemeriksaan kompetensi dan psikotes, pengetahuan dan keterampilan serta pemeriksaan kesehatan. 2. Penilaian kerja Setiap tahun perusahaan melakukan penilaian kinerja terhadap karyawannya. Penilaian ini dilakukan untuk mendukung kebijakan yang diambil perusahaan atas karyawan, seperti kebutuhan pelatihan dan pengembangan kompetensi dan juga penghargaan, seperti kenaikan gaji, kenaikan jabatan dan pemberian bonus. Penilaian kerja yang diberikan perusahaan sangat objektif karena dasar penilaian adalah performa karyawan dilihat dari pencapaian 39
40 sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya apakah karyawan sudah melewati pencapaian sebelumnya atau tidak mengalami peningkatan sama sekali. 3. Pelatihan karyawan Sesuai dengan tujuan perusahaan, pengelolaan sumber daya manusia berbasis kompetensi, perusahaan menjalankan suatu program pelatihan dan pengembangan pada setiap karyawan. Program ini dijalankan dengan efektif dimana pelaksanaan dan kebutuhan pelatihan dianalisa berdasarkan kebutuhan karyawan dalam pencapaian tujuan perusahan. Selain itu penggunaan tenaga pelatih/instruktur trainee yang kompeten dapat meningkatkan kualitas program pelatihan perusahaan. 4. Sistem penggajian Sistem penggajian dijalankan perusahaan dengan mencerminkan keadilan, dimana penyusunan gaji berdasarkan dari penilaian atas performa karyawan. Sistem penggajian ini juga memiliki efektifitas dalam pencapaian tujuan perusahaan hal ini terjadi karena sistem penggajian disusun sedemikian rupa agar dapat memotivasi karyawan untuk lebih produktif. 5. Program kesehatan Program kesehatan yang dijalankan perusahaan mencakup asuransi kesehatan, tunjangan kesehatan, perawatan dan pengobatan sudah memadai, dalam arti program ini dapat menjamin kesehatan karyawan.
41 6. Kesejahteraan dan Pelayanan Dalam hal ini perusahaan mengenai menjalankan pembinaan rohani, koperasi karyawan dan kesenian serta olahraga. Perusahaan akan secara berkala memberikan pembinaan rohani karyawan. Program ini dimaksudkan untuk menjaga keseimbangan mental, sosial dan spiritual karyawan yang sudah dijalankan dengan cukup baik. 7. Keselamatan karyawan Program kesehatan yang dijalankan perusahaan bertujuan memberi rasa aman bagi karyawan dan meningkatkan disiplin karyawan dalam bekerja. Penerapan pedoman kesehatan keselamatan kerja dan lingkungan, sistem penilaian resiko kerja dan penyediaan alat alat keselamatan, yang dinilai dapat memberikan perlindungan serta rasa aman bagi karyawan. 8. Hubungan ketenagakerjaan Biro SDM merupakan jembatan antara perusahaan dan karyawan. Analisis meninjau hubungan karyawan dengan Biro SDM dilihat bagaimana Biro SDM menanggapi respon dari karyawan sehingga karyawan tersebut dapat berkembang dengan baik dan aspirasinya didengar oleh atasannya. Dari analisa yang dilakukan tidak ditemukan adanya hubungan yang tidak baik antara Biro SDM dengan karyawan. 9. Keamanan perusahaan Sumber daya manusia bagi perusahaan merupakan aset yang penting, maka berhubungan dengan hal ini Biro SDM menjalankan fungsi keamanan yang berkaitan dengan karyawan perusahaan misalnya pengamanan data personel yang bersifat
42 rahasia. Dari pelaksanaan yang dilakukan Biro SDM, dapat dilihat fungsi keamanan ini sudah berjalan dengan baik. Berikut ini dijelaskan gambaran mengenai distribusi keluar masuk karyawan pada Badan Penyelenggara Jaminan Sosial agar bisa diketahui keefektifan dan keefisienan fungsi personalia. TABEL 4.1: Distribusi Keluar Masuk Karyawan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Tahun Jumlah Karyawan Awal Tahun Keluar Masuk Akhir Tahun 2010 2011 3565 124 405 3846 2011 2012 3846 159 420 4107 2012 2013 4107 192 433 4348 Setelah mengetahui distribusi keluar masuknya karyawan perusahaan, maka akan disajikan penghitungan perputaran karyawan (employee turn over) Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan, dengan menggunakan rumus : Employee turn over = Jumlah karyawan yang keluar per tahun x 100% Jumlah rata rata karyawan per tahun Berikut ini perhitungan employee turn over Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan selama 3 (tiga) tahun terakhir. TABEL 4.2: Penghitungan Employee Turn Over Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Tahun Penghitungan Employee Turn Over 2010 124 x100% 3,34% (3565+3846) :2 2011 159 x100% 3,99%
43 (3846+4107) :2 2012 192 x100% (4107+4348) :2 4,54% Dari apa yang telah disajikan, makan dapat dilihat rata rata perputaran karyawan pada Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan relatif rendah. Jika dianalisa lebih cermat lagi, maka Biro SDM telah berhasil mencapai tingkat efektifitas dan efisiensi yang diharapkan perusahaan karena berdasarkan data perputaran karyawan yang dilakukan perusahaan BPJS kesehatan menunjukkan hasil 4,75% lebih besar dibanding BPJS ketenagakerjaan. 4.2 Analisa Internal Control Pada bagian ini, akan dijelaskan hasil analisa yang dilakukan terhadap internal kontrol fungsi personalia. Analisa dilakukan untuk menilai apakah pelaksanaan internal kontrol sudah memadai untuk tercapainya tujuan pengendalian tersebut. Evaluasi yang dilakukan menggunakan instrumen Internal Control Questionare yang diserahkan kepada Biro SDM dan pengamatan langsung pada pelaksanaan fungsi personalia. Internal Control Questionare yang disusun mencakup pembahasan mengenai pengendalian setiap fungsi personalia berikut ini : TABEL 4.3: Internal Control Question Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan INTERNAL CONTROL QUESTION Proses Penerimaan Karyawan Ya Tidak 1. Apakah ada suatu rumusan pencarian tenaga kerja yang jelas tantang rencana penambahan dan pergantian tenaga kerja?
44 2. Adakah suatu dokumen perencanaan tenaga kerja yang menggambarkan penambahan dan pergantian tenaga kerja? 3. Kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang telah diperhitungkan dengan baik untuk mengurangi timbulnya rekrutmen darurat? 4. Apakah selalu ada usaha nyata untuk mengisi lowongan pekerjaan dengan tenaga kualified dari dalam perusahaan sebelum merekrut dari luar? 5. Apakah pewawancara tenaga kerja pada umumnya memiliki gambaran yang jelas realitas mengenai spesifikasi pekerjaan yang menjadi bahan wawancara mereka? 6. Apakah formulir lamaran meminta informasi yang cukup mengenai pengalaman kerja dan data lain yang berhubungan? 7. Apakah perusahaan selalu berusaha memahami karyawan nya dengan mengadakan test, wawancara dan cara cara lain yang sejenis? 8. Apakah perusahaan menggunakan beberapa test bakat sebagai bagian dari proses seleksi yang dilaksanakan? 9. Jika ya, apakah sudah dapat cukup berfungsi sebagai alat untuk menetapkan kualifikasi yang diperlukan?
45 10. Apakah perusahaan meminta keterangan kesehatan dan apakah juga dilakukan test fisik atas kesehatan karyawan? 11. Apakah para pelamar mendapat penjelasan dan informasi yang layak mengenai perusahaan peluang mereka untuk mengisi lowongan tertentu? 12.Apakah karyawan baru selalu diberi penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab mereka sebenarnya? 13.Apakah para karyawan baru itu juga selalu diberi penjelasan mengenai tingkat kompensasi dan kondisi kerja mereka? 14.Apakah dilakukan usaha sunguh sungguh untuk mengisi lowongan pekerjaan dengan karyawan yang cakap dari dalam perusahaan sendiri sebelum melakukan penerimaan dari luar? 15.Apakah perusahaan melaksanakan berbagai upaya serius untuk mengetahui kemampuan, keinginan dan tujuan pribadi karyawan? 16. Apakah tanggung jawab akhir untuk memperkerjakan atau memecat karyawan berada di tangan satu pihak? 17. Apakah perusahaan sudah memiliki suatu program penilaian prestasi karyawan yang cukup memadai?
46 18. Apakah tersedia semacam pusat latihan karyawan yang diselenggarakan paling tidak setahun sekali dengan tujuan meningkatkan prestasi karyawan? 19.Apakah penilaian prestasi karyawan pada standar tertentu yang ditetapkan lebih dulu dan tidak semata mata didasarkan pada pendapat subjektif individual? 20.Apakah penilaian prestasi selalu diorientasikan pada kemungkinan promosi? 21.Apakah ada suatu kebijakan promosi yang dirumuskan dan diedarkan diantara karyawan? 22.Apakah karir karyawan memiliki batas tertentu, dengan maksud agar karyawan tersebut tidak memiliki keahlian yang terbatas sehingga dapat selalu dipromosikan untuk jabatan yang lebih luas dalam organisasi? 23.Apakah promosi karyawan lebih didasarkan pada prestasinya memenuhi pola tertentu yang ditetapkan dimuka dan diterima? 24.Apakah sebagian besar bentuk penghargaan (bonus/tunjangan lain) diberikan sesuai dengan prestasi kerja dan masa kerja?
47 25.Apakah ada buku panduan karyawan yang menjelaskan kebijakan peraturan perusahaan mengenai pemberian gaji, tunjangan dan bonus? 26.Apakah manajemen menunjukkan kesediaan untuk memberikan penghargaan atau kontribusi karyawan terhadap kemajuan perusahaan? 27.Apakah gaji, tunjangan dan bonus dijelaskan/disosialisasikan kepada seluruh karyawan? 28.Apakah dokumen dan catatan yang digunakan dalam perhitungan gaji didokumentasikan? 29.Apakah kebijakan kenaikan gaji diberikan berdasarkan prestasi kerja masa kerja? 30.Apakah kebijakan penggajian senantiasa direview secara berkala? 31.Apakah ada studi banding dengan perusahaan sejenis mengenai pemberian gaji untuk level/jabatan tertentu? 32.Apakah kenaikan gaji dan pemberian bonus/tunjangan lain berpengaruh baik terhadap produktivitas karyawan? 33.Apakah tidak dijumpai adanya keluhan karyawan terhadap besar gaji yang diterima nya? Melatih dan mendidik karyawan
48 34.Apakah ada program latihan yang ditujukan pada kebutuhan karyawan maupun kebutuhan manajemen? 35.Apakah karyawan operasional dilibatkan dalam penetapan kebutuhan latihan dan formulasi program latihan serta prioritas priotitasnya? 36.Apakah ada identifikasi dan program pengembangan untuk orang orang yang dapat dan mampu mengisi jabatan orang lain? 37.Apakah tersedia program pelatihan pilihan bagi karyawan yang ingin pindah pekerjaan atau maju lebih jauh? 38.Apakah perusahaan selalu mengusahakan, meneliti dan menguji teknik teknik latihan baru bilamana dianggap telah diterapkan? Program kesehatan dan kesejahteraan 39.Apakah keadaan kesehatan para pegawai cukup diperhatikan dan apakah pemeriksaan fisik juga dilakukan secara rutin? 40.Apakah karyawan dibantu untuk menyadari nilai tunjangan sosial perusahaan dengan cara yang baik? 41.Apakah prosedur administrasi secara teratur ditinjau ulang untuk mengetahui keluhan karyawan dan penyalahgunaan tunjangan?
49 Prosedur keselamatan 42.Apakah selalu diadakan pengecekan untuk melihat bahwa para karyawan pada umumnya telah menerima instruksi yang layak agar mereka dapat melaksanakan tugas dengan memuaskan? 43.Apakah para karyawan diberi instuksi mengenai penggunaan peralatan yang ada agar mereka menggunakan nya dengan baik? Hubungan antar karyawan 44.Apakah perusahaan memiliki suatu metode untuk mengevaluasi komunikasi antar karyawan? 45.Apakah ada suatu prosedur formal dan mudah dipahami yang memungkinkan karyawan untuk menyiarkan keluhan atau masalah mereka? 46.Apakah ada supervisor diminta untuk melakukan pengecekan dengan bagian personalia atau fungsi personalia sebelum mengambil tindakan disiplin? 47.Apakah masalah personalia mendapat perhatian cukup layak terutama masalah hubungan antara manusia dalam perusahaan? 48.Apakah hubungan kerja antar bagian personalia dengan bagian lain telah ditetapkan dengan jelas?
50 49.Apakah prosedur administratif selalu direview secara periodik untuk menghindari timbulnya tuntutan karyawan? Program keamanan perusahaan 50.Apakah catatan catatan, daftar daftar usaha yang berharga telah dilindungi cukup aman dari bahaya misalnya kebakaran maupun kecurian? 51.Apakah sudah dilaksanakan tindakan untuk mempersingkat waktu dalam pengambilan dokumen dokumen dan pengurangan transportasinya? Organisasi 52.Apakah struktur organisasi perusahaan menunjukkan secara layak adanya pemisahan tugas dan fungsi dengan mempertimbangkan ukuran perusahaan? 53.Apakah struktur organisasi digambarkan dengan jelas dan menunjukkan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas? 54.Apakah hubungan antara departemen yang satu dengan yang lainnya dalam struktur organisasi telah jelas? 55.Apakah uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab telah didokumentasikan dengan baik?
51 56.Apakah departemen personalia mempunyai staff yang cukup untuk menunaikan tanggung jawab nya? Internal kontrol fungsi personalia Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan meliputi organisasi dan semua metode serta ketentuan ketentuan yang terkoordinasi untuk meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhi nya kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan ini dan juga kontrol yang berhubungan dengan manajemen audit adalah pengendalian administrasi, yaitu pengendalian yang tidak langsung berhubungan dengan catatan akuntansi, misalnya program pelatihan karyawan dan pengendalian mutu. Untuk analisa lebih lanjut, akan dilakukan analisa internal kontrol berdasarkan tujuan internal kontrol itu sendiri, yaitu : 1. Untuk meningkatkan efisiensi kerja. Dalam hal ini adalah Biro SDM untuk menghindari pekerjaan pekerjaan berganda yang tidak perlu, mencegah pemborosan terhadap semua aspek usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber sumber dana yang tidak efisien. Misalnya dalam perekrutan karyawan, pelaksanaan perekrutan baru akan dilakukan jika perusahaan memerlukan penambahan karyawan, dalam program pelatihan, materi pelatihan disesuaikan dengan kebutuhan karyawan dan perusahaan. 2. Untuk mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan. Manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan perusahaan. Pengendalian intern disini akan memastikan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan. Internal Control Questionare yang disusun mencakup pemahaman terhadap prosedur fungsi fungsi personalia, selain itu juga diamati langsung pelaksanaan fungsi- fungsi personalia perusahaan. Dari evaluasi tersebut ditemukan kesesuaian antara pelaksanaan dengan prosedur dalam manual book Biro SDM.
52 Dari hasil evaluasi yang sudah dilakukan, disimpulkan bahwa pelaksanaan internal kontrol perusahaan sudah cukup baik karena tujuan dari internal kontrol itu sendiri, baik meningkatkan efisiensi usaha maupun ditaatinya kebijakan pimpinan, dapat terpenuhi. 4.3 Analisa Atas Audit Manajemen Fungsi Personalia Pada tahap awal ini akan dilakukan analisa atas program pemeriksaan yang telah dilakukan. Pemeriksaan yang dilakukan meliputi tujuan strategis, perencanaan, organisasi dan pengawasan. a. Tujuan Strategis Pemeriksaan yang dilakukan SPI mengenai tujuan strategis dimaksudkan untuk melihat kesinambungan antara tujuan strategis perusahaan dengan tujuan strategi Biro SDM. Dalam melakukan pemeriksaan, SPI menemukan tujuan strategis perusahaan yaitu : 1. Memperkokoh kompetensi inti dalam jasa jaminan sosial ketenagakerjaan 2. Menciptakan nilai yang berkesinambungan kepada peserta jaminan sosial tenaga kerja, karyawan dan pemegang kepentingan lainnya. 3. Meningkatkan mutu cara kerja dan hasil kerja. Sedangkan tujuan strategis Biro SDM adalah : 1. Peningkatan kompetensi dan kualitas sumber daya manusia 2. Perbaikan mutu dan kinerja 3. Menciptakan tempat kerja yang aman, sehat dan bebas resiko kecelakaan. Dari hasil pemeriksaan SPI, dapat disimpulkan bahwa pemeriksaan yang dilakukan atas tujuan strategi berjalan dengan baik, karena tujuan strategis Biro SDM dapat mendukung keberhasilan pencapaian tujuan perusahaan.
53 b. Perencanaan Manajemen audit yang dilakukan bertujuan untuk membuat penilaian menyeluruh atas keberhasilan proses perencanaan dalam mencapai tujuan strategis Biro SDM, karena keduanya mempunyai kaitan satu sama lain secara langsung. Manajemen audit juga menilai proses perencanaan yang kini berlangsung untuk menentukan apakah rencana yang ada memadai untuk mencapai tujuan strategis Biro SDM. Dari analisa yang sudah dilakukan, manajemen audit sudah berjalan dengan baik. Karena perencanaan yang dibuat Biro SDM sudah mendukung usaha pencapaian tujuan strategisnya. Misalnya dalam proses perekrutan yang dilakukan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan, proses perencanaan yang dilakukan adalah perumusan perencanaan tenaga kerja yang jelas yang menguraikan tentang analisis kebutuhan, rencana penambahan tenaga kerja, jadwal perekrutan sampai proyeksi biaya perekrutan, sedangkan dalam proses pelatihan perencanaan yang dilakukan adalah dilakukannya penilaian bagi karyawan lama maupun baru yang menunjukkan prestasi kerja dimana dengan dasar penilaian tersebut dilakukan pelatihan yang bertujuan untuk dapat lebih meningkatkan kompetensi dan mutu karyawan. c. Organisasi Dilihat dari evaluasi struktur organisasi Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan, maka manajemen audit, dalam hal ini pemeriksaan organisasi, sudah berjalan dengan baik. Evaluasi yang diperoleh antara lain : 1. Perusahaan telah memiliki struktur organisasi yang memadai dengan telah ditandai dengan adanya pemisahan fungsi yang layak. Hubungan antar divisi dinyatakan secara
54 jelas, baik dari segi pembagian tanggung jawab, wewenang yang semuanya itu telah didokumentasikan dengan baik sehingga dalam pelaksanaan suatu program terdapat internal check antar divisi. 2. Koordinasi yang baik antar divisi dalam perusahaan khususnya fungsi personalia dengan fungsi yang lain tercermin dengan adanya sistem komunikasi dua arah, misalnya dalam program perekrutan karyawan yang mana fungsi personalia akan merekrut karyawan berdasar permintaan tiap tiap divisi sesuai dengan kebutuhan dan permintaan yang diajukan kepada Biro SDM. d. Pengawasan Pemeriksaan yang dilakukan SPI dimaksudkan untuk menjamin bahwa Biro SDM menjalankan semua kebijakan kebijakan perusahaan dengan baik dengan peningkatan kualitas tenaga kerja yang ada dalam perusahaan. Pengawasan disini meliputi pengawasan atas kinerja dari Biro SDM dalam meningkatkan efektifitas kinerja Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan. Pengawasan yang dilakukan SPI menggunakan perangkat Internal Control Questionare yang diserahkan kepada Biro SDM. Internal Control Questionare yang disusun mencakup pembahasan mengenai pengendalian setiap fungsi personalia yaitu perekrutan, penilaian kerja, sistem penggajian, pelatihan karyawan, program kesehatan dan kesejahteraan, keselamatan karyawan, hubungan ketenagakerjaan dan keamanan perusahaan. Dari analisa yang sudah dilakukan, manajemen audit sudah berjalan dengan baik karena pengawasan yang dilakukan SPI disini sudah mencakup pengendalian internal pada semua fungsi fungsi personalia.
55 Secara keseluruhan program pemeriksaan yang telah dibuat sudah direncanakan dengan baik dan sudah mendukung terlaksananya suatu manajemen audit yang memadai. Pada bagian berikutnya akan menganalisa program kerja audit yang telah disusun. Dengan adanya program kerja audit sumber daya manusia, dapat membantu auditor dalam menyusun laporan audit sumber daya manusia yang memberikan arti penting dalam perbaikan, pelaksanaan dan pengendalian program sumber daya manusia dalam usaha mencapai tujuan perusahaan. Dari hasil laporan tersebut pimpinan dapat mempertimbangkan apakah perlu program program tersebut dipertahankan. Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan saat ini sudah memiliki program kerja tersebut yaitu : 1. Program pemeriksaan organisasi Dalam program pemeriksaan organisasi SPI akan mengamati apakah struktur organisasi memuat jelas garis hirarki sehingga memungkinkan berjalan nya suatu sistem pengendalian yang baik. Untuk itu SPI akan melakukan evaluasi pada struktur organisasi dan job description masing masing unit kerja. 2. Program pemeriksaan perencanaan dan rekrutmen Pemeriksaan yang dilakukan untuk menilai efektifitas proses perekrutan dengan melakukan evaluasi pada jumlah karyawan yang direkrut, biaya yang digunakan dan pencapaian kebutuhan perusahaan. Selain itu, menjamin proses perekrutan berjalan sesuai prosedur perusahaan. 3. Program pemeriksaan pemilihan Program pemeriksaan pelatihan dilaksanakan untuk memastikan dalam proses pemilihan tidak terjadi diskriminasi dan meyakinkan pewawancara melakukan tugasnya dengan baik sehingga mendapatkan karyawan yang berkualitas. Pemeriksaan yang dilakukan meliputi evaluasi atas catatan wawancara pekerjaan dan Standar Operational Procedures perekrutan
56 4. Program pemeriksaan pelatihan dan pengembangan Pemeriksaan terhadap pelatihan dan pengembangan bertujuan untuk menjamin program pelatihan berjalan dengan efektif dimana pelatihan diberikan kepada karyawan yang memang memerlukan peningkatan kompetensi. Untuk itu pemeriksaan dilakukan dengan melakukan evaluasi pada catatan penilaian kinerja karyawan serta data program program pelatihan karyawan. 5. Program pemeriksaan penilaian kinerja Dari segi penilaian kinerja, pemeriksaan yang dilakukan bertujuan menjaga objektifitas penilaian kinerja sehingga hasil penilaian itu bisa digunakan dalam mengambil keputusan manajemen terhadap karyawan. Dalam melakukan pemeriksaan SPI akan menggunakan catatan penilaian kinerja dan catatan wawancara penilaian untuk menilai objektifitas penilaian kinerja. 6. Program pemeriksaan sistem penggajian Pemeriksaan sistem penggajian dilakukan dengan mengamati apakah struktur kompensasi dan kebijakan berjalan dengan adil dan sesuai dengan peraturan pemerintah. Pemeriksaan juga dilakukan untuk memastikan adanya hubungan positif antara sistem penggajian perusahaan dengan produktivitas karyawan. Program pemeriksaan yang dilakukan diantaranya dengan menganalisa daftar gaji dan tunjangan serta catatan survei gaji. 7. Program pemeriksaan hubungan ketenagakerjaan Hubungan ketenagakerjaan lebih difokuskan pada bagaimana keluhan karyawan mendapat tanggapan perusahaan sehingga pemeriksaan yang dilakukan adalah mengamati apakah penyelia dilatih untuk menangani keluhan secara efektif dan memperhatikan bagaimana catatan mengenai banyaknya dan tipe keluhan dan berapa persentase keluhan telah diajukan ke arbitrase. Dari hasil pengamatan yang dilakukan, Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan telah melaksanakan manajemen audit atas fungsi
57 personalia secara sistematis dan objektif. Apabila dibandingkan dengan landasan teori yang dijelaskan bahwa manajemen audit mempunyai suatu program kerja, dan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan saat ini sudah memiiki program kerja tersebut. Pada bagian terakhir, akan dilakukan analisa terhadap prosedur audit yang telah ditetapkan perusahaan. Prosedur audit sumber daya manusia berisi penjelasan mengenai mekanisme atau tata cara audit sumber daya manusia termasuk pengaturan perangkat audit dengan adanya prosedur audit yang jelas maka akan membantu SPI untuk melaksanakan tugasnya secara konsisten dan sistematis. Prosedur audit sumber daya manusia merupakan pengaturan tata cara pelaksanaan audit sumber daya manusia. Berikut adalah analisa prosedur audit SDM yang telah ditentukan : 1. TUJUAN Pelaksanaan audit SDM bertujuan memberikan kepastian bagi manajemen bidang SDM serta semua aktivitas yang terkait telah dilaksanakan secara efektif dan efisien untuk menunjang realisasi misi organisasi dalam rangka pencapaian tujuan dan tidak bertentangan dengan prinsip manajemen SDM dan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan. 2. KEBIJAKAN Dengan perubahan yang berjalan dengan cepat, dan untuk menjaga agar arah pengembangan usaha tetap pada tujuan dan sasaran serta strategi yang telah ditetapkan, maka Direksi memutuskan untuk membentuk suatu tim audit internal bidang SDM untuk melaksanakan kegiatan kegiatan ini. 3. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB Dalam melakukan tugasnya tim audit SDM bertugas untuk membuat rencana serta koordinasi dan kontrol proses audit secara menyeluruh untuk memastikan agar proses audit dijalankan dengan sistematika dan tujuan yang sesuai dengan kebijakan dari Direksi. Ketua tim bertanggung jawab atas keberhasilan dan pembuatan laporan audit sesuai dengan time frame dan jadwal yang telah ditetapkan. Ketua tim akan menyerahkan laporan kepada
58 Direksi dan kemudian memantau agar rekomendasi dan temuan dapat ditindaklanjuti secara konsisten dan efektif. Selain SPI, pelaksana audit harus menjalankan tugasnya sesuai dengan arahan ketua tim serta melakukan kontrol agar audit dapat berjalan secara efektif dan efisien. Sebelum melakukan proses audit, SPI bertanggung jawab untuk mempersiapkan semua yang diperlukan serta mendiskusikan temuan audit dengan ketua tim dan orang yang dilakukan audit. Kemudian SPI memantau apakah telah dilakukan tindakan untuk memperbaiki atau meningkatkan temuan sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. 4. LINGKUP APLIKASI Prosedur audit SDM ini berlaku untuk panduan pelaksanaan audit internal perusahaan untuk seluruh unit kerja dan cabang perusahaan. 5. DEFINISI Audit sumber daya manusia adalah pemeriksaan dan penilaian secara sistematis, objektif dan terdokumentasi terhadap fungsi2 organisasi yang terpengaruh oleh manajemen sumber daya manusia dengan tujuan memastikan dipenuhinya azas kesesuaian, efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan SDM untuk mendukung tercapainya sasaran sasaran fungsional maupun tujuan besar organisasi keseluruhan baik jangka pendek, menengah maupun jangka panjang. Temuan merupakan hasil penemuan oleh SPI berupa penyimpangan penyimpangan maupun pelaksanaan aktivitas yang mendukung pencapaian tujuan dan sasaran organisasi yang tidak sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan yang perlu ditindaklanjuti baik yang berskala ringan, serius maupun yang menimbulkan kerugian besar. 6. PROSEDUR Berikut ini merupakan prosedur audit sumber daya manusia yang dijalankan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan : 1. Pre-defined proses untuk mengetahui proses audit dan metodologi.
59 2. Pemilihan ketua tim dan anggotanya. Pemilihan ketua dilakukan oleh Direksi. 3. Susun tim audit yang lengkap. 4. Anggota tim audit sumber daya manusia dipilih oleh ketua tim audit. Anggota tim audit bertanggung jawab kepada ketua tim audit. 5. Pembuatan program audit sebagai langkah persiapan. Program audit dibuat secara sistematis dan obyekytif dan diarahkan untuk keperluan organisasi. 6. Program yang baku kemudian diedarkan kepada pimpinan unit. 7. Dokumentasi program audit. 8. Pelaksanaan proses audit oleh SPI 9. Temuan temuan di kategorikan dengan Ringan (R), serius (S) maupun serius yang menimbulkan kerugian besar (SR). 10. Diskusikan dan konfirmasikan hasil temuan audit dengan pimpinan unit untuk disetujui. 11. Hasil temuan kemudian dituangkan ke dalam laporan audit. 12. Pembuatan laporan audit dan rekomendasi tentang bagaimana penyelesaian masalah yang ada dan perbaikan perbaikan yang perlu dilakukan. 13. Laporan diserahkan kepada Top Management dan dibagikan kepada pimpinan unit. 14. Pimpinan unit bertanggung jawab untuk melakukan tindak lanjut atas perbaikan temuan hasil audit sesuai dengan rekomendasi yang disampaikan pada laporan audit. 15. Bilamana temuan audit tetap tidak diselesaikan secara efektif setelah mendapat perhatian yang cukup dari SPI, maka permasalahan dilaporkan kepada direksi untuk mendapatkan disposisi keputusan. 16. Verifikasi dilakukan oleh SPI dan dicatat dalam log book. 17. Log book ini di dokumentasikan untuk dipakai sebagai rujukan dan bahan periksa hasil perbaikan. Adapun pelaksanaan pemeriksaan yang dilakukan Satuan Pengawas Intern dilakukan dengan teknik teknik sebagai berikut :
60 1. Melakukan observasi kegiatan SPI dapat memulai tugasnya dengan mengamati atau melakukan observasi secara langsung atas aktivitas organisasi. Dengan cara ini SPI dapat mengumpulkan data atau informasi dan mendeteksi apakah terdapat penyimpangan penyimpangan yang bersifat kritis yang memerlukan tindakan perbaikan. 2. Meminta penjelasan dan menanyakan SPI dapat meminta penjelasan dari auditee mengenai obyek obyek audit yang telah direncanakan dalam lingkup audit. Pada saat auditee memberikan penjelasan, SPI mencatat hal hal relevan dan signifikan untuk ditanyakan lebih jauh sampai data dan informasi tersebut dirasa cukup untuk membuat kesimpulan. 3. Melakukan peragaan Selain meminta penjelasan ataupun bertanya, SPI juga mempunyai wewenang untuk meminta auditee untuk melakukan peragaan/bukti atas kegiatan yang sedang diamati. 4. Menelaah dokumen SPI meminjam dokumen dokumen untuk dipelajari atau ditelaah apakah terdapat poin poin yang tidak dipatuhi atau sudah tidak relevan lagi dengan perkembangan keadaan dan kebutuhan perusahaan. Melalui proses penelaahan dokumen SPI mencatat berbagai informasi signifikan untuk ditanyakan lebih jauh lagi kepada auditee. 5. Mengisi check list SPI mengisi check list untuk membantu mengingat aspek aspek yang perlu ditanyakan. Orientasi SPI adalah mencari informasi dan bukti bukti secara objektif berupa catatan dokumen, ataupun kondisi berdasarkan fakta yang dapat dianalisa dan dibuktikan kebenarannya, lalu disertakan sebagai lampiran.
61 6. Mencari bukti bukti Temuan SPI harus selalu disertai bukti bukti objektif untuk menghindari pertanyaan atau perdebatan yang tidak perlu dengan auditee saat mendiskusikan temuan. Dalam proses audit, orientasi SPI adalah mencari bukti bukti yang objektif seperti catatan dokumen, atau kondisi faktual yang dapat dianalisa dan dibuktikan kebenarannya. 7. Melakukan Cross check SPI mengumpulkan data dan informasi dari bagian bagian lain sebagai bahan untuk menilai fakta fakta yang ada pada suatu fungsi yang tengah di audit. 8. Melakukan survey dengan angket Bagikan formulir Self Survey dan jelaskan kepada auditee berapa lama dan bagaimana cara yang mudah untuk mengisi formulir tersebut. SPI dapat menggunakan angket untuk pengecekan hal hal tertentu. Namun hal ini tidak dapat langsung menghasilkan informasi. Data yang masuk harus diolah terlebih dahulu, dan hasilnya dianalisa. Dari hasil analisa dapat diketahui apakah ada indikasi awal mengenai aspek aspek yang ingin diketahui kemudian dikaji lebih lanjut sampai dapat ditarik sebuah kesimpulan. 9. Mewawancarai auditee SPI meminta penjelasan atau menanyakan kepada auditee secara langsung perihal objek yang diaudit. Dengan demikian SPI dapat mendeteksi secara langsung gejala gejala adanya penyimpangan atau kesenjangan yang bersifat kritikal dan signifikan, sehingga memerlukan perhatian yang mendalam. 10. Mengumpulkan informasi dari luar Dalam hal tertentu untuk melengkapi hasil audit maka SPI memiliki wewenang pula untuk mencari dan mengumpulkan informasi dari luar.
62 11. Menilai data dan fakta SPI melakukan penilaian atas data dan informasi yang telah dikumpulkan sampai dapat ditarik suatu kesimpulan. Bila terdapat data yang kurang maka SPI dapat meminta beberapa pimpinan unit untuk melengkapinya. 12. Membuat kesimpulan Setelah semua data dan informasi yang diterima dilakukan cross check keabsahannya, pada akhirnya SPI akan sampai pada tahapan untuk melakukan analisa agar dapat ditarik kesimpulan. Sejauh ini dapat diambil kesimpulan bahwa prosedur audit yang dilakukan oleh perusahaan dari awal pembentukan tim audit hingga menindaklanjuti hasil audit tersebut telah berjalan efektif dan efisien. Prosedur yang dilakukan telah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan pada awal audit dilaksanakan.
63