BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di era modern ini, teknologi informasi berkembang begitu pesat, sehingga membuat sistem informasi menjadi sebuah unsur penting bagi perusahaan, terutama untuk menghadapi persaingan bisnis antar perusahaan yang semakin ketat. Dampaknya adalah perusahaan akan berusaha memberikan pelayanan terbaiknya kepada pelanggan. Tentunya hal ini dapat menciptakan kepercayaan kepada perusahaan sehingga dapat meningkatkan jumlah pelanggan dan jumlah transaksi bisnis perusahaan. Oleh karena itu, untuk menampung data transaksi bisnis tersebut, dibutuhkan media penyimpanan data dengan skala yang besar. Tidak cukup hanya dengan media penyimpanan data, namun perlu adanya aplikasi basis data yang dapat menangani data-data transaksi perusahaan. Peran aplikasi basis data sangat penting dalam memudahkan pengolahan, pemrosesan, penyimpanan dan pencarian data. Transaksi bisnis yang dahulu dilakukan secara manual kini dapat dilakukan secara otomatis. Data-data yang dahulu dibuat dan disimpan dalam bentuk pembukuan kini dapat dikelola secara digital. Terutama dalam pemrosesan dan pencarian data transaksi bisnis perusahaan, yang membutuhkan efisiensi waktu. Seperti permasalahan yang dialami oleh PT. Duta Prima Plasindo yang merupakan salah satu perusahaan swasta nasional yang bergerak di bidang industri plastik. Perusahaan ini didirikan sejak tahun 1999. Tentunya, jika dilihat dari sejak berdirinya perusahaan hingga saat ini, transaksi bisnis yang telah dihasilkan sangat besar dan membutuhkan sistem yang dapat mengolah data bisnis perusahaan baik data transaksi pembelian bahan baku, data transaksi penjualan barang jadi, data persediaan bahan baku dan barang jadi, maupun pembuatan laporan-laporan. Selama ini pencatatan transaksi penjualan dan pembelian serta persediaan masih dilakukan secara manual, yaitu dengan menggunakan pembukuan dan menggunakan Microsoft Excel dalam membuat laporan. Hal ini dirasa kurang efektif dan efisien serta berisiko terjadinya kesalahan input dan kehilangan data. 1
2 Untuk memudahkan semua proses tersebut, maka diperlukan sebuah aplikasi basis data supaya pemrosesan dan pencarian data bisa dilakukan secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, penelitian skripsi ini mengusung topik Analisis dan Perancangan Basis Data Penjualan, Pembelian dan Persediaan pada PT. Duta Prima Plasindo. 1.2 Rumusan Masalah Masalah yang dihadapi oleh PT. Duta Prima Plasindo dalam menjalankan proses bisnisnya: 1. Pencatatan transaksi penjualan, pembelian serta persediaan masih dilakukan secara manual, sehingga memungkinkan teerjadi resiko kesalahan dan kehilangan data. 2. Transaksi yang berjalan sekarang ini masih belum terintegrasi dengan baik tiap departemennya. 3. Pencarian data dan pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama. 1.3 Ruang Lingkup Di dalam perancangan aplikasi basis data ini, kami membatasi ruang lingkup permasalahan pada sistem pembelian, penjualan dan persediaan. Berikut cakupan pembahasan yang akan dikerjakan: 1. Sistem pembelian bahan baku, meliputi: Purchase Order dan Pembayaran Pembelian. 2. Sistem persediaan bahan baku dan barang jadi, meliputi: Penerimaan Bahan Baku, Pengambilan Bahan Baku, Hasil Barang Jadi, Surat Jalan. 3. Sistem penjualan produk, meliputi: Sales Order dan Pembayaran Penjualan. 4. Melakukan pembuatan sistem basis data berbasis web. 5. Sistem keamanan yang digunakan adalah otentifikasi (authentication) dan otorisasi (authorization). 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini antara lain:
3 1. Merancang dan menghasilkan aplikasi basis data untuk PT.Duta Prima Plasindo. 2. Mengubah sistem manual menjadi terkomputerisasi. 3. Membuat data saling terintegrasi antar departemen. Manfaat yang akan didapat dari penerapan aplikasi basis data ini antara lain: 1. Membantu perusahaan dalam mengelola data pembelian, penjualan dan persediaan. 2. Membantu perusahaan dalam membuat laporan. 3. Meningkatkan efisiensi dan performa perusahaan dalam mencari data. 4. Mengurangi resiko kehilangan data dan tingkat kesalahan. 1.5 Metode Penelitian Metode yang digunakan untuk mendapatkan data-data dalam perusahaan dan perancangan sistem, yakni sebagai berikut: 1. Metode Analisis Metode analisis merupakan metode yang digunakan untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi dan membantu penulisan laporan. Metode ini dilakukan dengan: 1. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan untuk mengumpulkan data dan informasi dari buku-buku referensi yang terkait dengan topik penelitian, dan dijadikan sebagai pedoman dalam melakukan analisis dan perancangan sistem. 2. Wawancara (interview) Wawancara adalah suatu cara untuk mengumpulkan data dan informasi dengan cara melakukan komunikasi langsung kepada pihak perusahaan dan memberikan pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan permasalahan yang selama ini dihadapi oleh PT. Duta Prima Plasindo. 3. Observasi Observasi adalah suatu cara untuk mengumpulkan data dan informasi dengan melakukan pengamatan langsung terhadap sistem PT. Duta
4 Prima Plasindo sehingga dapat mengamati dengan jelas tentang objek yang diteliti.
5 2. Metode Perancangan a. Perancangan Basis Data Tahapan dalam perancangan desain basis data meliputi tiga tahap, yaitu: 1. Conceptual database design Proses dalam membangun model data yang digunakan pada perusahaan, yang tidak tergantung kepada pertimbangan fisikal. 2. Logical database design Proses dalam membangun model data yang digunakan pada perusahaan berdasarkan data model yang spesifik, tetapi tidak bergantung pada DBMS yang digunakan dan pertimbangan fisikal. 3. Physical database design Proses dalam melakukan implementasi basis data pada tempat penyimpanan, yang mendeskripsikan relasinya, organisasi file, dan indeks yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien terhadap data serta batasan integritas dan keamanan data. b. Perancangan Aplikasi 1. Perancangan menu Proses dalam merancang menu-menu yang terdapat pada aplikasi, untuk digunakan oleh pengguna berdasarkan hak akses. 2. Perancangan user interface Proses dalam merancang tampilan layar aplikasi yang akan menjadi mediator antara pengguna dengan aplikasi. 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan laporan penelitian ini, secara garis besar akan dibagi menjadi 5 bab, yang terdiri sebagai berikut: BAB 1: PENDAHULUAN
6 Bab ini berisi latar belakang, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB 2: TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi teori-teori dan pendapat para ahli yang terkait untuk penulisan sebagai landasan dalam perancangan dan pembuatan aplikasi basis data. BAB 3: METODOLOGI Bab ini berisi mengenai metodologi yang digunakan, analisis masalah, perancangan basis data, dan perancangan aplikasi. BAB 4: HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini membahas tentang spesifikasi sistem, tampilan layar, evaluasi basis data dan evaluasi aplikasi. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab penutup yang berisi tentang simpulan yang diperoleh dari perancangan dan uji coba sistem basis data pada PT. Duta Prima Plasindo serta saran-saran yang disampaikan untuk meningkatkan manfaat dari penelitian dan penyempurnaan untuk sistem yang lebih lanjut.
7