BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem Informasi diharapkan dapat mendukung dan meningkatkan performance pada sebuah perusahaan. Sistem Informasi yang terintegrasi dibangun tidak hanya untuk memecahkan masalah, namun juga dapat membantu untuk meraih peluang melalui strategi yang dihasilkan dari informasi yang dimiliki perusahaan. Agar bisa menghasilkan informasi yang mendukung kegiatan operasional dan pengambilan keputusan dalam perusahaan, maka Sistem Informasi membutuhkan kumpulan data yang berisikan fakta-fakta untuk mendukung pengambilan keputusan. Kumpulan data tersebut dikenal juga sebagai database. (Gelogo & Lee, 2012) menyatakan pada jurnalnya bahwa, Informasi yang berkualitas dapat dihasilkan jika database diolah dan diatur sedemikian rupa menggunakan Database Management System (DBMS). Semakin besarnya sebuah organisasi, maka semakin banyak data yang dimilikinya. Untuk itu sebuah organisasi harus bisa mengelola dan memanfaatkan data yang dimilikinya agar sebuah organisasi bisa tetap berjalan. Hal ini diperkuat oleh jurnal milik (Bent, Dantressangle, Vyvyan, Mowshowitz, & Mitsuo, 2008) yang menyatakan bahwa volume data akan terus bertambah dan semakin kompleks seiring dengan perkembangan sebuah organisasi maka dibutuhkan sebuah sistem untuk mengolah kumpulan data tersebut. PT. Xarrina Motor Indonesia merupakan satu satunya Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) untuk produk produk dari perusahaan Zhengzhou Nissan Automobile CO., LTD (ZNA) yang dipasarkan di Indonesia. Perusahaan Zhengzhou Nissan Automobile merupakan perusahaan joint venture antara Dongfeng group dan Nissan Automobile Business Corporation of japan, dengan memiliki kantor pusat dan pabrik yang berada di Zhengzhou, China. PT. Xarrina Motor Indonesia yang memiliki kantor pusat di Perumahan Alam Sutera Serpong ini merupakan perusahan yang bergerak dalam bidang distributor kendaraan ZNA dan memiliki hak jual dari produk kendaraan merek ZNA yang langsung dikirim dari China. PT. Xarrina Motor Indonesia sudah memiliki delapan cabang yang tersebar di berbagai kota di Indonesia, diantaranya adalah Solo, Bekasi, Yogyakarta, Bandung, Makassar, Medan, dan Tangerang. PT. Xarrina Motor Indonesia memiliki beberapa sistem 1
2 dalam menjalankan proses bisnisnya, antara lain sistem penjualan persediaan, dan service. Sistem penjualan PT. Xarrina Motor Indonesia berfungsi untuk menangani transaksi penjualan kendaraan yang terjadi sehari-hari. Sistem persediaan, yaitu sistem yang berfungsi untuk menangani persediaan sparepart yang terdapat pada PT. Xarrina Motor Indonesia. Sementara Sistem service berfungsi untuk melakukan perbaikan kendaraan para customer. Dalam menjalani proses bisnisnya, PT. Xarrina Motor Indonesia tak luput dari beberapa permasalahan yang dihadapinya. Permasalahan utama yang dihadapi adalah lambatnya proses pencarian data yang dilakukan oleh staff, seperti data customer, data transaksi, dan data sparepart, yang disebabkan karena perusahaan masih menyimpan data dalam bentuk kertas yang kemudian disusun dalam rak-rak berkas. Karena masih dalam bentuk kertas, sering kali staff membuat kembali data yang sudah ada dikarenakan data yang dicari tidak ditemukan. Penyimpanan data dalam bentuk kertas juga mempersulit dalam pembuatan dan penyampaian laporan antar cabang karena setiap cabang masih menyimpan data masing-masing. Seiring dengan meningkatnya jumlah penjualan kendaraan roda empat di Indonesia, maka PT. Xarrina Motor memerlukan sebuah sistem basis data yang terintegrasi pada proses bisnisnya untuk menjawab permasalahan yang sedang dihadapi pada saat ini agar seluruh data dalam proses bisnis dapat dikerjakan dengan lebih efektif dan efisien. PT. Xarrina Motor Indonesia membutuhkan suatu user interface yang akan menjadi penghubung antara user dan database. Sistem ini akan menjadi sangat penting dan akan menjadi dasar utama dan langkah awal bagi sistemsistem lainnya yang akan dikembangkan selanjutnya. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam penulisan skripsi ini adalah : 1. Analisis proses bisnis dan informasi yang berhubungan dengan : a. Penjualan : Meliputi pendaftaran customer, pembuatan SPK dan mencetak Faktur Pembayaran. b. Persediaan : Meliputi pengaturan barang keluar seperti sparepart yang terpakai, barang masuk, seperti pembelian sparepart baru, dan update stock sparepart. c. Services : Meliputi pembuatan Surat Perintah Kerja, mencetak faktur pembayaran, dan penggunaan sparepart.
3 2. Merancang Database System untuk mendukung proses penjualan, persediaan, dan service. 3. Merancang user interface berbasis web dari database system yang terintegrasi langsung dengan proses bisnis yang berjalan, meliputi : Front End : Fokus utama dibangun bagian front end adalah sebagai sarana penghubung antar muka, informasi serta promosi untuk customer yang disediakan perusahaan. Website menyediakan katalog kendaraan, spesifikasi kendaraan, informasi dealer terdekat, promo yang sedang berlangsung, histori kendaraan, dan profil customer. Back End : Sebagai pengelola website utama (Administrator) meliputi menambah kendaraan baru, menambah promosi yang sedang berlangsung. Selain mengatur apa yang bisa dilihat para customer di frontpage, back end juga sebagai tempat untuk para staff melayani customer melakukan transaksi yang kemudian datanya akan langsung tersimpan kedalam database. Serta bertugas mengelola website secara terus-menerus. 1.3 Tujuan dan Manfaat Berdasarkan perumusan masalah yang telah disampaikan diatas, maka tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut : 1. Memberikan solusi atas permasalahan mengenai pengolahan data customer dan service yang terjadi pada proses penjualan, service, dan persediaan PT. Xarrina Motor Indonesia. 2. Merancang database yang terintegrasi untuk mendukung prosedur penjualan, service, dan persediaan PT. Xarrina Motor Indonesia. 3. Merancang program aplikasi berbasis web untuk mengakses database dan dapat menghasilkan laporan penjualan, service, dan persediaan secara real time. Manfaat yang dapat diperoleh sebagai berikut : 1. PT. Xarrina Motor Indonesia dapat menggunakan solusi yang diajukan untuk mengatasi masalah dalam pencarian data customer dan service yang terjadi pada proses penjualan, service, dan persediaan.
4 2. PT. Xarrina Motor Indonesia akan memiliki sistem penyimpanan yang terintegrasi dengan baik untuk memudahkan pengolahan data dalam mendukung proses penjualan, service, dan persediaan. 3. Mempermudah user untuk menggunakan data pada database yang telah dirancang dan menampilkan laporan yang dihasilkan dari data-data transaksi yang ada, tanpa harus menginstall aplikasi diseluruh cabang PT. Xarrina Motor Indonesia yang teletak diberbagai kota Indonesia. 1.4 Metode Analisis dan Perancangan Database Metodologi Analisis dan Perancangan yang digunakan adalah menurut Connolly dan Begg yaitu database system development lifecycle (Connolly & Begg, 2010, 311). 1.4.1 Metode Analisis Metode Analisis digunakan untuk mengumpulkan user requierment yang dibutuhkan oleh PT. Xarrina Motor Indonesia. Metode analisis meliputi: A. Pengumpulan data Proses ini dilakukan untuk mengumpulkan data-data yang dibutuhkan, tahapan ini meliputi: Observasi Tahapan ini merupakan proses pengamatan langsung ke perusahaan guna memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan. Wawancara Tahapan ini dilakukan dengan mengadakan wawancara terhadap pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan untuk mendapatkan informasi mengenai sistem yang berjalan. B. Database Planning Aktivitas dari pengelolahan yang memungkinkan tahapan dari aplikasi database dapat direalisasikan secara efisien dan efektif. Dalam tahap ini diwajibkan untuk saling terintegrasi terhadap seluruh sistem informasi dalam perusahaan.
5 C. System Definition Mendeskripsikan ruang lingkup dan batasan dari aplikasi database dan user view. D. Requirement Collection and Analysis Proses pengumpulan dan analisis dari informasi tentang organisasi, yang akan dibantu dengan aplikasi database, dan informasi yang digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan user. 1.4.2 Metode Perancangan Metode perancangan digunakan untuk merancang database system pada PT. Xarrina Motor Indonesia, meliputi: A. Database Design Proses perancangan pada database yang akan membantu operasional perusahaan dan target tujuannya. Dalam Database Design terdapat 3 tahapan yaitu : Conceptual Database Design Sebuah proses membuat sebuah model dari informasi yang digunakan dalam sebuah inisiatif, mandiri dari seluruh pertimbangan physical. Logical Database Design Sebuah proses untuk membangun sebuah model dari sebuah informasi yang digunakan dalam sebuah perusahaan berdasarkan sebuah data model yang spesifik, tetapi mandiri dari DBMS tertentu dan pertimbangan fisikal lainnya Physical Database Design Sebuah proses dari menghasilkan sebuah implementasi dari sebuah database pada penyimpanan kedua, ini menggambarkan hubungan dasar, index yang pernah digunakan untuk mencapai efisiensi data, dan setiap integritas yang terhubung beserta ukuran keamanan. B. Database Management System Selection Pemilihan DBMS dilakukan untuk memilih sebuah DBMS yang tepat untuk mendukung aplikasi database.
6 C. Application Design Proses merancang user interface atau antar muka pengguna dan program aplikasi yang menggunakan dan memproses database. D. Prototyping Proses pembuatan model kerja sementara untuk aplikasi database. 1.4.3 Metode Implementation Metode implementasi digunakan untuk mengimplementasikan Database System pada PT. Xarrina Motor Indonesia, meliputi: A. Implementation Realisasi fisik dari database dan desain aplikasi. Implementasi database dapat dicapai dengan menggunakan Data Definition Language (DDL) dari DBMS yang dipilih. B. Data Conversion and Loading Proses pemindahan beberapa data yang sudah ada ke dalam database baru dan mengubah aplikasi yang sudah ada untuk dapat dijalankan pada database yang baru. C. Testing Proses untuk menjalankan program aplikasi dengan maksud menemukan dan mencari kesalahan-kesalahan. Sebelum digunakan, aplikasi database yang baru seharusnya telah melalui tahap percobaan D. Operational Maintenance Proses pemantauan dan pemeliharaan terhadap sistem setelah diinstalasi. Pada tahap sebelumnya, aplikasi database telah diimplementasikan dan diuji. 1.5 Sistematika Penulisan Secara urutan pembahasan dalam skripsi ini akan dibagi dalam 5 bab yang garis besarnya sebagai berikut : BAB 1: PENDAHULUAN Pada bab ini berisi tentang pembatasan masalah melalui ruang lingkup, tujuan dan manfaat dari dibangunnya aplikasi, metode
penelitian yang digunakan, serta sistematika penulisan yang dipakai dalam pembahasan skripsi kerja praktek ini. 7 BAB 2: LANDASAN TEORI Dalam bab kedua diuraikan tentang teori-teori dasar atau umum dan teori-teori khusus yang relevan dengan topik yang dibahas untuk dipakai sebagai landasan atau dasar berpikir dalam penulisan laporan. Teori-teori dasar atau umum seperti pengertian data, database, DBMS (Database Management System), dan database system development lifecycle. Sedangkan teori-teori khusus seperti Penjualan, Persediaan, dan service. BAB 3: ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Pada bab ini berisi tentang penjelasan secara terperinci PT. Xarrina Motor Indonesia tempat dilakukannya kerja praktek, meliputi profil perusahaan, sejarah perusahaan, tujuan perusahaan, struktur organisasi, dan visi & misi. Dijelaskan juga mengenai proses bisnis yang berjalan, permasahalan yang dihadapi serta alternatif yang digunakan untuk pemecahan masalah. BAB 4: PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM BASIS DATA Pada bab ini berisi tentang penjelasan rancangan aplikasi web yang dirancang sedemikian rupa sehingga dapat memudahkan user dalam penggunaan serta memuat beberapa data-data yang berguna untuk perusahaan. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini adalah bab terakhir dari laporan skripsi yang akan terbentuk, berisi kesimpulan dari hasil analisa sistem yang ada dan yang telah dibuat serta adanya saran yang berguna untuk pengembangan dan penyempurnaan sistem selanjutnya. Sehingga dapat menjadi acuan dan bahan pertimbangan dimasa yang akan datang.