Project Initiation Referensi : Project Management Guide, New York State Office for Technology
Overview Dimulai dengan mendefinisikan secara keseluruhan seluruh parameter proyek dan mengatur proyek secara tepat dan kualitas yang dibutuhkan untuk kesempurnaan proyek Pengembangan Project Charter sebagai titik pusat memulai proyek Mendefinisi proyek sebagai dasar semua usaha ke depan Penyelesaian proses ini ditandai dengan meeting awal proyek Pengembangan CSSQ Cost Scope Schedule Quality Identifikasi Management Risk 2
Pendahuluan Tujuan project initiation adalah untuk mulai mendefinisikan semua parameter proyek serta menetapkan manajemen proyek dan lingkungan kualitas yang tepat yang dibutuhkan untuk melengkapi proyek tersebut. Pengembangan Project Charter merupakan titik awal penting untuk memulai proyek, menetapkan definisi proyek yang akan berfungsi sebagai landasan bagi semua upaya di masa mendatang. Penyelesaian proses ini ditandai oleh Proyek Kick-off Meeting, di mana Project Manager menyajikan Piagam Proyek. Proyek yang berhasil dimulai dengan definisi proyek rinci yang dipahami dan diterima oleh Stakeholder. meletakkan segala sesuatu secara tertulis membantu memastikan komitmen diantara Anggota Tim Proyek serta antara tim dengan Stakeholder. 3
Pendahuluan (cont d) Sebagai bagian dari Inisiasi Proyek, Rencana Awal Proyek dikembangkan, yang terdiri dari Piagam Proyek, dokumen Biaya / Lingkup/Jadwal/Kualitas (CSSQ), dan daftar identifikasi risiko awal. Dokumen-dokumen ini, setelah disetujui, memastikan konsistensi dalam memahami proyek, membantu menetapkan harapan, dan mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk memindahkan proyek tersebut ke perencanaan yang rinci level selanjutnya. Potensi masalah diidentifikasi sehingga dapat diatasi di awal proyek. Isbat Uzzin N 4
List Of Process Prepare for Project Define CSSQ Perform Risk Identification Develop Initial Project Plan Confirm Approval to Proceed to Next Phase 5
List Of Process Isbat Uzzin N 6
List Of Process 7
Yang Berperan Project Manager Project Sponsor Project Team Member Customer Customer Representative Stakeholder Performing Organization 8
Hasil 9
Identify The Project Sponsor Setelah secara formal proyek disetujui, team sebagai penanggung jawab mempersiapkan proyek Project Manager Proposal mungkin berasal dari internal Proposal Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan, bisnis apa yang dibutuhkan bagaimana hasilnya akan membantu rencana strategis organisasi Inisial business case harus dimasukkan dalam proposal dan keuntungan jika proyek dilaksanakan. Didalamnya terdapat antisipasi biaya Semua didokumentasikan 10
Identify the Initial Project Team Business Case menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk membantu membuat keputusan seperti untuk apa proyek ahrus diproses Termasuk di dalamnya Biaya, keuntungan dan kendala-kendala yang mungkin terjadi Jika terjadi perubahan proyek maka Business case perlu direview pula 11
Develop the Project Charter Dibangun berdasarkan pada pekerjaan yang dilaksanakan di Project Initiation Melakukan perincian CSSQ Sejumlah unsur-unsur kunci ditambahkan seperti kontrol thd perubahan, manajemen isu (seperti perubahan organisasi dan transisi proyek) Awal daftar resiko proyek ditambahkan dan detail kelonggaran proyek dikembangkan 12
Conduct Project Kick-of Meeting Sumber terbesar dipakai disini, sejumlah anggota team yang penting akan bergabung dalam permulaan fase ini tugas Utama dari Manager proyek selama fase ini adalah agar team melaksanakan tugas sesuai dengan rencana Manager Proyek akan menggunakan proses dan rencana yang telah disiapkan pada fase initiation dan planning 13
Establish the Project Repository Semua yang berhubungan dengan proyek didokumentasikan untuk referensi ke depan dan untuk melihat sejarah proyek Informasi rahasia ditaruh terpisah dengan ini, misal advice, gaji, dll Bisa disimpan sbg hardcopy dalm binder, softcopy, email dll. Diorganisasi supaya mudah dalam pencarian/access (sesuai ISO) Tujuan Memudahkan anggota team baru mempelajari proyek Menyediakan audit ttg jejak sejarah proyek dan evaluasi proyek 14
Establish the Project Repository (cont..) Setelah Akhir Proyek, Yang harus ada : Project Proposal and supporting documentation, including the Business Case Project description/definition documents such as theproject Charter, the CSSQ, and the Project Plan Any working documents or informal documents defining Cost, Scope, Schedule and Quality (CSSQ) of the project Project Schedules (baseline and current) Project financials Project Scope changes and requests log Project status reports Team member progress reports and timesheets Issues log and details (open and resolved) Project acceptance log by deliverable Products Risk identification/model documentation Audit results if encountered Correspondence, including any pivotal or decision-making memos, letters, email etc. Meeting minutes, results and/or actions 15