APRIL 26, 2016 USER GUIDE E-SURAT V2 ELEKTRONIK SURAT VERSI 2 APLIKASI & TELEMATIKA DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA PEMERINTAH KOTA SURABAYA
Daftar Isi I. Login... 4 II. Profil Saya... 5 1. Struktural SKPD... 5 2. Edit Profil... 5 III. Surat Keluar... 6 A. Pembuatan Surat keluar... 6 1. Proses Pembuatan Konsep Surat (User: Staf Pengonsep Surat)... 6 2. Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User: Kepala Seksi)... 12 3. Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User: Sekretaris)... 15 4. Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User: Kepala Dinas)... 18 5. Proses Penomoran Surat (User: Staf Penomoran Surat)... 19 6. Surat Telah Diterima Dinas Terkait (User: Staf Penerima Surat)... 21 IV. Surat Masuk... 23 A. Pembuatan Surat Masuk... 23 1. Tambah Surat Masuk... 23 2. ACC Surat Masuk... 24 3. Disposisi Surat Kepala Dinas... 26 4. Disposisi Surat Kepala Bidang... 28 5. Disposisi Surat Kepala Seksi... 28 6. Disposisi Surat Staff... 29 V. HISTORY... 30 1. History Surat Keluar... 30 2. Edit Data... 31 3. Resume Data... 33 4. Status... 33
Daftar Gambar Gambar I-1 Halaman Login E-Surat... 4 Gambar I-2 Halaman Beranda E-Surat... 4 Gambar II-1 Profil... 5 Gambar II-2 Strutural SKPD... 5 Gambar II-3 Edit Profil... 5 Gambar III-1 Proses Login User... 6 Gambar III-2 Tampilan Awal E-Surat... 6 Gambar III-3 Memilih menu Entry >>Buat Surat... 7 Gambar III-4 Pilih Jenis Undangan... 7 Gambar III-5 Klik Pilih setelah memilih Jenis Surat... 8 Gambar III-6 Tampilan Pembuatan Konsep Surat... 8 Gambar III-7 Isikan Form Kepala Surat... 9 Gambar III-8 Isikan detail isi surat... 9 Gambar III-9 Pilih Tujuan Surat... 10 Gambar III-10 Dapat mengisi Kepada dan Tembvsan... 10 Gambar III-11 Surat Berhasil di Konsep ada di History Surat Keluar... 11 Gambar III-12 Login Sebagai Kepala Seksi... 12 Gambar III-13 Cek Surat di Inbox >> Surat Keluar... 12 Gambar III-14 Lakukan Otorisasi dengan klik tombol Otorisasi... 13 Gambar III-15 Masukan Kode Otorisasi ke Kotak dibawahnya... 13 Gambar III-16 Jika berhasil otorisasi surat akan hilang... 14 Gambar III-17 Login sebagai Sekretaris... 15 Gambar III-18 Surat dari Kasi akan masuk di Inbox >Surat Keluar... 15 Gambar III-19 Bisa Lihat Isi Surat atau Revisi jika diperlukan... 16 Gambar III-20 Lakukan Otorisasi jika Surat Benar... 16 Gambar III-21 Masukan Kode Otorisasi... 17 Gambar III-22 Surat akan Hilang dari Inbox>Surat Keluar... 17 Gambar III-23 Login sebagai Kepala Dinas... 18 Gambar III-24 Surat dari sekretaris telah masuk... 18 Gambar III-25 Lakukan Otorisasi jika Sudah Benar... 19 Gambar III-26 Surat pindah setelah Otorisasi Berhasil... 19 Gambar III-27 Login sebagai Staf Penomeran Surat... 20 Gambar III-28 Berikan Nomor Surat... 20 Gambar III-29 Isikan Nomor Surat dan klik Kirim... 21 Gambar III-30 Surat akan dikirim melalui Sistem ke Dinas Terkait... 21 Gambar III-31 Login sebagai Staf Penerima Surat dari Dinas Terkait... 22 Gambar III-32 Surat Telah Masuk dari Dinas Pengirim... 22 Gambar IV-1 Menu Tambah Surat Masuk... 23 Gambar IV-2 Input Surat Masuk... 23 Gambar IV-3 Pengisian Detail Informasi Surat... 24 Gambar IV-4 Letak Menu Antar SKPD... 24 Gambar IV-5 Menu Antar SKPD... 25 Gambar IV-6 Form ACC Surat Masuk... 25
Gambar IV-7 Menu Surat Masuk... 26 Gambar IV-8 Menu Surat Masuk... 26 Gambar IV-9 Form Disposisi Surat Masuk... 27 Gambar IV-10 Log Surat Masuk... 27 Gambar IV-11 Form Disposisi Surat Masuk Kabid... 28 Gambar IV-12 Disposisi Surat Masuk Kepala Seksi... 28 Gambar IV-13 Disposisi Surat Masuk Staff... 29 Gambar V-1 Menu History... 30 Gambar V-2 History Surat Keluar... 30 Gambar V-3Pencarian E-Surat berdasarkan perihal / kata kunci... 31 Gambar V-4 Daftar surat keluar yang akan di edit... 31 Gambar V-5 Edit Surat Keluar... 32 Gambar V-6 Contoh Resume... 33 Gambar V-7 History Resume... 33 Gambar V-8 Halaman Resume Rapat... 33 Gambar V-9 Status... 33
I. Login Buka browser Chrome dan ketikkan alamat http://esurat.surabaya.go.id/v2 berikut tampilan halaman beranda E - Surat Gambar I-1 Halaman Login E-Surat Berikut tampilan halaman Home E-Surat. Gambar I-2 Halaman Beranda E-Surat
II. Profil Saya Profil surat berisi menu Struktural SKPD dan Edit Profil. Gambar II-1 Profil 1. Struktural SKPD Berikut adalah isi dari Menu Struktural SKPD yang berisi Nama, NIP, Jabatan dan Struktural. Gambar II-2 Strutural SKPD 2. Edit Profil Edit profil ini digunakan user untuk update data apabila user ingin mengubah nama user lama menjadi user baru, apabila sudah mengisi kolom user baru maka klik tombol maka user lama akan terganti dengan user yang baru saja diganti. Serta mengubah password lama masukkan password lama serta password baru lalu klik tombol akan secara otomatis terganti dengan password yang baru saja diganti., maka password lama Gambar II-3 Edit Profil
III. Surat Keluar A. Pembuatan Surat keluar 1. Proses Pembuatan Konsep Surat (User: Staf Pengonsep Surat) Pada proses Surat Keluar, pembuatan konsep surat pertama kali dilakukan oleh Staff. Caranya pengguna login sebagai staff dengan memasukan user dan password seperti gambar dibawah ini. Gambar III-1 Proses Login User Setelah login sukses, pengguna akan diarahkan ke tampilan awal aplikasi E-Surat yang menampilkan nama pengguna, jabatan, unit, dan foto pegawai. Di sebelah kiri layar akan nada beberapa menu E-Surat. Gambar III-2 Tampilan Awal E-Surat
Lihat menu sebelah kiri layar, pilih Entry Surat, lalu pilih Buat Surat untuk membuat konsep surat baru. Gambar III-3 Memilih menu Entry >>Buat Surat Setelah itu akan muncul kotak baru Pilih Kategori Surat. Anda dapat memilih Jenis Surat dan Kategori Surat. Misalnya ingin membuat undangan rapat, maka untuk Jenis Surat di pilih Undangan Gambar III-4 Pilih Jenis Undangan
Gambar III-5 Klik Pilih setelah memilih Jenis Surat Setelah itu akan diarahkan untuk mengisi Kepala Surat dan Isi Surat. Lakukan pengisian pada kolom-kolomnya seperti No. Surat, Sifat Surat, Lampiran (jika ada), perihalnya. Gambar III-6 Tampilan Pembuatan Konsep Surat Adapun No. Tindak lanjut surat diisikan jika surat yang di konsep merupakan balasan atau tindak lanjut dari Surat yang dikirim oleh Dinas Lain.
Gambar III-7 Isikan Form Kepala Surat Langkah berikutnya mengisikan isi surat tersebut, kolom isian secara otomatis akan mengikuti dengan jenis surat yang telah dipilih sebelumnya. Jika surat undangan maka akan berisi detail dari acara Undangan. Gambar III-8 Isikan detail isi surat Jika telah selesai melakukan input isi surat, selanjuntnya bisa klik tombol Selanjutnya.
Setelah surat berhasil dibuat anda dapat mengisikan tujuan surat akan dikirim. Juga tembusan surat jika diperlukan. Tujuan surat bermacam-macam, mulai dari Dalam SKPD, Antar SKPD, atau Keluar Gambar III-9 Pilih Tujuan Surat Gambar III-10 Dapat mengisi Kepada dan Tembvsan
Setelah berhasil membuat konsep surat dan mengisikan tujuan serta tembusan, maka proses pengonsepan surat telah berhasil. Selanjutnya kita dapat melihat bentuk Surat Asli yang otomatis dibuatkan oleh Sistem dengan klik Surat Asli. Gambar III-11 Surat Berhasil di Konsep ada di History Surat Keluar
2. Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User: Kepala Seksi) Kepala Seksi akan menerima surat yang telah dibuat oleh Staf Pengonsep Surat untuk selanjutnya di Koreksi jika ada kesalahan, dan disetujui untuk dikirim melalui proses Otorisasi Gambar III-12 Login Sebagai Kepala Seksi Gambar III-13 Cek Surat di Inbox >> Surat Keluar
Jika Surat sudah dirasa benar, dan sesuai maka selanjutnya Kepala Seksi melakukan persetujuan dengan klik tombol Otorisasi. Gambar III-14 Lakukan Otorisasi dengan klik tombol Otorisasi Masukan kode Otorisasi yang diberikan oleh system ke kolom Kode Otorisasi, dan klik Otorisasi. Gambar III-15 Masukan Kode Otorisasi ke Kotak dibawahnya
Surat akan hilang dari Inbox > Surat Keluar, karena surat telah berhasil di otorisasi yang selanjutnya surat akan masuk ke Sekretaris untuk mendapatkan persetujuan. Gambar III-16 Jika berhasil otorisasi surat akan hilang
3. Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User: Sekretaris) Sekretaris akan menerima surat yang telah disetujui oleh Kepala Seksi untuk selanjutnya di Koreksi jika ada kesalahan, dan disetujui untuk dikirim melalui proses Otorisasi Gambar III-17 Login sebagai Sekretaris Gambar III-18 Surat dari Kasi akan masuk di Inbox >Surat Keluar
Gambar III-19 Bisa Lihat Isi Surat atau Revisi jika diperlukan Jika Surat sudah dirasa benar, dan sesuai maka selanjutnya Kepala Seksi melakukan persetujuan dengan klik tombol Otorisasi. Gambar III-20 Lakukan Otorisasi jika Surat Benar
Gambar III-21 Masukan Kode Otorisasi Gambar III-22 Surat akan Hilang dari Inbox>Surat Keluar
4. Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User: Kepala Dinas) Kepala Dinas akan menerima surat yang telah disetujui oleh Sekretaris untuk selanjutnya disetujui untuk dikirim melalui proses Otorisasi Gambar III-23 Login sebagai Kepala Dinas Gambar III-24 Surat dari sekretaris telah masuk
Jika Surat sudah dirasa benar, dan sesuai maka selanjutnya Kepala Dinas melakukan persetujuan dengan klik tombol Otorisasi. Gambar III-25 Lakukan Otorisasi jika Sudah Benar Gambar III-26 Surat pindah setelah Otorisasi Berhasil 5. Proses Penomoran Surat (User: Staf Penomoran Surat) Staf Penomoran Surat akan menerima surat yang telah disetujui oleh Kepala Dinas untuk selanjutnya Diberi Nomor Surat dan dikirim.
Gambar III-27 Login sebagai Staf Penomeran Surat Gambar III-28 Berikan Nomor Surat
Pastikan sekali lagi nomor surat yang diisikan telah benar, selanjutnya klik Kirim. Gambar III-29 Isikan Nomor Surat dan klik Kirim Gambar III-30 Surat akan dikirim melalui Sistem ke Dinas Terkait 6. Surat Telah Diterima Dinas Terkait (User: Staf Penerima Surat) Staf Penerima Surat di Dinas terkait akan menerima surat dari Dinas Pengirim untuk selanjutnya dilakukan disposisi berjenjang. Lebih lanjut pelajari alur surat masuk.
Gambar III-31 Login sebagai Staf Penerima Surat dari Dinas Terkait Gambar III-32 Surat Telah Masuk dari Dinas Pengirim
IV. Surat Masuk A. Pembuatan Surat Masuk 1. Tambah Surat Masuk Penambahan surat masuk bias dilakukan oleh staff yang memiliki hak akses untuk membuat surat masuk, biasa user level staff yang bisa melakukannya. Staff login ke aplikasi esurat, pilihlah menu entry surat kemudian pilih submenu tambah surat masuk. Gambar IV-1 Menu Tambah Surat Masuk Setelah masuk ke menu tambah surat masuk, maka isikan inputan untuk informasi surat yang diterima. Upload juga file surat dan lampiran yang di terima, jika lampiran lebih dari tiga halaman. Upload lampiran hanya cover atau tiga halaman terdepan saja. Gambar IV-2 Input Surat Masuk
Lanjutkan pengisian untuk mengisi informasi detail dari surat, isikna dengan benar. Jika sudah terisi dengan benar, klik simpan. Gambar IV-3 Pengisian Detail Informasi Surat Jika sudah tersimpan, maka surat tersebut akan masuk ke sekerataris. Proses selanjutnya adalah untuk login sekertaris. 2. ACC Surat Masuk Pada menu sekertaris, maka akan ada surat yang baru yang masuk, bisa dilihat pada menu antar skpd. Menu antar SKPD berada pada menu inbox, klik antar skpd untuk membukanya. Gambar IV-4 Letak Menu Antar SKPD
Pada menu SKPD maka akan tampil surat-surat yang belum di acc, sebelum acc isi yang sudah diupload oleh staff bisa dilihat pada tombol surat dan untuk melakukan acc bisa dengan mengklik tombol acc. Gambar IV-5 Menu Antar SKPD Form acc surat masuk akan terbuka, pada menu informasi detail surat akan terlihat mulai dari perihal, no surat, kategori dll. Lakukan disposisi pada menu, pilih akan diteruskan ke siapa dan apakah butuh laporan atau tidak. Pada saat diterukan jangan lupa untuk menuliskan isi keterangan disposisi. Gambar IV-6 Form ACC Surat Masuk
Jika sudah terisi semua klik tombol simpan, maka surat akan disposisikan ke tujuan yang telah dipilih. Karena di user guide menggunakan alur bertahap penuh, maka proses surat ini didisposisikan ke kepala dinas. 3. Disposisi Surat Kepala Dinas Login sebagai kepala dinas, pilihlah menu surat masuk yang menjadi submenu dari menu inbox, menu inbox akan menampilkan surat yang disposisikan kepada pengguna. Terdapat juga jumlah surat yang belum dibaca pada sebelah kanan tulisan surat masuk. Gambar IV-7 Menu Surat Masuk Pada menu surat masuk terdapat akan terdapat tiga tab yang bisa dilihat di atas, setiap akan menampilkan status surat yang berbeda. Tiga tab tersebut adalah surat baru, proses disposisi dan disposisi dikembalikan. Surat baru adalah surat yang baru diterima dan belum dilakukan proses disposisi, proses disposisi menampilkan surat yang sudah disposisikan dan masih dalam proses dan belum dilaksanakan, disposisi dikembalikan adalah surat yang posisinya didisposisikan kembali. User guide ini membahas alur maju, maka yang akan dilihat adalah pada tab surat masuk. Gambar IV-8 Menu Surat Masuk
Klik tombol di kolom surat untuk melihat isi surat dan klik tombol untuk melihat lampiran yang telah diupload. Proses selanjutnya adalah disposisi level bawah, sebelum melakukan disposisi laporan history dispiosisi bisa dilihat dengan cara klik tombol. Jika ingin mendisposisi klik tombol. Maka akan masuk ke Form disposisi surat masuk. Gambar IV-9 Form Disposisi Surat Masuk Pada form disposisi surat masuk pilihlah apakah surat tersebut butuh laporan dan apakah dikerjakan sendiri atau didisposisikan. Beri keterangan disposisi agar yang dapat disposisi mengerti maksud disposisinya. Selain pemilihan disposisi, di bawah bisa dilihat log dari surat masuk. Log surat masuk berguna sebagai pelacakan history proses surat. Gambar IV-10 Log Surat Masuk
4. Disposisi Surat Kepala Bidang Untuk proses disposisi kepala bidang prosesnya sama seperti kepala dinas, letak menu dan fungsifungsinya juga sama, yang membedakan adalah pada saat proses disposisi. Pilihan disposisi kepala seksi yang ada. Gambar IV-11 Form Disposisi Surat Masuk Kabid Jika kepala bidang maka untuk disposisi bisa didisposisikan ke kepalas seksi atau dilaksanakan sendiri, pilih juga apakah butuh laporan atau tidak. Jika sudah memilih disposisi dan memeberi keterangan klik tombol disposisi. Jika ada kesalahan atau surat tidak sesuai maka disposisi bisa dikembalikan. 5. Disposisi Surat Kepala Seksi Proses disposisi kepala seksi prosesnya sama seperti kepala dinas dan bidang, letak menu dan fungsi-fungsinya juga sama, yang membedakan adalah pada saat proses disposisi. Pilihlah disposisi ke staff yang akan diberikan tugas. Gambar IV-12 Disposisi Surat Masuk Kepala Seksi
Jika kepala seksi maka untuk disposisi bisa didisposisikan staff atau dilaksanakan sendiri, pilih juga apakah butuh laporan atau tidak. Jika sudah memilih disposisi dan memeberi keterangan klik tombol disposisi. Jika ada kesalahan atau surat tidak sesuai maka disposisi bisa dikembalikan. 6. Disposisi Surat Staff Proses disposisi staff prosesnya sama seperti kepala dinas, bidang dna seksi, letak menu dan fungsi-fungsinya juga sama, yang membedakan adalah pada level staff tidak bisa melakukan disposisi lagi. Harus dekerjakan sendiri dan dilihat apakah butuh laporan atau tidak. Gambar IV-13 Disposisi Surat Masuk Staff
V. HISTORY Menu History ini terdapat sub menu yaitu History Surat Keluar dan History Surat Masuk. Gambar V-1 Menu History 1. History Surat Keluar Pada halaman history surat keluar staff dapat mengedit, resume, dan melihat status surat keluar. Gambar V-2 History Surat Keluar
Pada History Surat Keluar terdapat menu untuk pencarian berdasarkan ; Kategori Surat. Sifat Surat, Status Surat, No Surat, Tanggal Surat. Dan terdapat kolom untuk mencari surat keluar, lalu klik tombol untuk menampilkan surat berdasarkan kata kunci. Gambar V-3Pencarian E-Surat berdasarkan perihal / kata kunci 2. Edit Data Pilih salah satu data dari daftar surat keluar. Sebagai contoh edit surat yang dikotak berwarna merah. Gambar V-4 Daftar surat keluar yang akan di edit
Setelah salah satu data yang dipilih akan diedit klik tombol. Menu yang dapat di edit pada surat keluar diantaranya ; Kepala Surat, Tujuan Surat, Pengantar Surat, dan Isi Surat. Apabila data sudah di edit maka klik tombol dan data akan diubah secara otomatis. Gambar V-5 Edit Surat Keluar
3. Resume Data Sebagai contoh pilih salah satu surat untuk di resume. Klik tombol Gambar V-6 Contoh Resume Setelah kolom resume diisi maka pilih tombol. Berikut tampilan halaman resume surat. Gambar V-7 History Resume Gambar V-8 Halaman Resume Rapat 4. Status Menu status ini berfungsi untuk mengetahui posisi surat. Gambar V-9 Status