TATA KEARSIPAN PT ANGKASA PURA I (PERSERO) KANTOR CABANG BANDAR UDARA ADI SOEMARMO SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : LILIS HIDAYATI D1513057 PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINITRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2016 i
PERSETUJUAN TATA KEARSIPAN PT ANGKASA PURA I (PERSERO) KANTOR CABANG BANDAR UDARA ADI SOEMARMO SURAKARTA Disusun Oleh : LILIS HIDAYATI D1513057 Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pembimbing, Endang Martini, S.Pd., M.Si. NIK. 1973101120130201 ii
PENGESAHAN TATA KEARSIPAN PT ANGKASA PURA I (PERSERO) KANTOR CABANG BANDAR UDARA ADI SOEMARMO SURAKARTA Disusun Oleh : LILIS HIDAYATI D1513057 Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pada Hari : Tanggal : Tim Penguji Nama Tanda tangan 1. Penguji 1 Djoko Purwoko, SS, MH... 2. Penguji 2 Endang Martini, S.Pd., M.Si.... Mengetahui, Dekan, Kepala Program Studi, Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si. Drs. Ali, M.Si. NIP. 196108251986012001 NIP. 195408301985031002 iii
PERNYATAAN Nama N I M : Lilis Hidayati : D1513057 Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir berjudul Tata Kearsipan PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam Tugas Akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan Tugas Akhir dan gelar yang saya peroleh dari Tugas Akhir tersebut. Surakarta, 27 Mei 2016 Yang Membuat Pernyataan, Lilis Hidayati iv
MOTTO Harga kebaikan manusia adalah diukur menurut apa yang telah dilaksanakan/diperbuatnya. (Ali Bin Abi Thalib) Berangkat dengan penuh keyakinan. Berjalan dengan penuh keiklasan. Istiqomah dalam menghadapi cobaan. YAKIN, IKHLAS, ISTIQOMAH. (TGKH. Muhammad Zainuddin Abdul Madjid) Dia yang tahu, tidak bicara. Dia yang bicara, tidak tahu. (Lao Tse) Kesopanan adalah pengaman yang baik bagi keburukan lainnya. (Cherterfield) v
PERSEMBAHAN 1. Bapak dan Ibu atas doa, kasih sayang dan dukungannya. 2. Seluruh keluarga besar, atas dukungan yang telah diberikan. 3. Ibu Endang Martini S.Pd., M.Si. yang selalu memberikan semangat. 4. Teman-teman jurusan Manajemen Administrasi khususnya kelas A yang selalu memberi support. 5. Pungky dan Ella yang telah memberi semangat, membantu dan memberikan saran kepada penulis. 6. Seluruh staff dan karyawan PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta, yang telah banyak membantu dalam penulisan tugas akhir ini. vi
KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkat, rahmat, petunjuk dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir, yang berjudul Tata Kearsipan PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta. Tugas Akhir ini disusun dan diajukan dalam rangka untuk memenuhi sabagian persyaratan dalam memperoleh sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret. Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil dengan baik tanpa adanya bantuan, dorongan, bimbingan, dan petunjuk dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu hingga terselesaikannya Tugas Akhir ini, khususnya kepada: 1. Ibu Endang Martini S.Pd., M.Si. selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang telah memberikan pengarahan, saran dan bimbingan sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. 2. Bapak Djoko Purwoko, SS, MH selaku penguji Tugas Akhir ini. 3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret. 4. Drs. Ali, M.Si selaku kepala Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. 5. Bapak Nur Kholismajid selaku Pimpinan Human Capital & General Affair Section Head PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta yang telah memberikan izin penulis untuk melaksanakan program magang dan pengamatan untuk penulisan tugas akhir ini. vii
6. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah memberikan ilmunya kepada penulis. 7. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan laporan Tugas Akhir ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu. Penulis menyadari bahwa dalam menyusun Tugas Akhir ini masih banyak terdapat kekurangan, sehingga penulis mengharapkan adanya saran dan kritik yang membangun, guna penulisan yang lebih baik selanjutnya. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semuanya, Amin Ya Robbal alamin. Surakarta, 27 Mei 2016 Lilis Hidayati viii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERSETUJUAN... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii HALAMAN PERNYATAAN... iv HALAMAN MOTTO... v HALAMAN PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR BAGAN... xi DAFTAR GAMBAR... xii DAFTAR TABEL... xiii DAFTAR LAMPIRAN... xiv ABSTRAK... xv BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan Pengamatan... 3 D. Manfaat Pengamatan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Tinjauan Pustaka... 5 1. Arsip... 5 2. Fungsi dan Tujuan Arsip... 7 3. Asas arsip... 9 4. Sistem Arsip... 10 5. Tata Kearsipan... 16 B. Metode Pengamatan... 36 1. Lokasi Pengamatan... 36 2. Jenis pengamatan... 37 ix
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data... 37 4. Teknik Pengumpulan data... 39 5. Teknik Analisis Data.... 40 BAB III DESKRIPSI INSTANSI A. Sejarah Berdirinya PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta... 43 B. Visi, Misi dan Nilai Budaya PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta... 44 C. Tujuan PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta... 46 D. Profil PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta... 46 E. Susunan Organisasi dan Tata Kerja PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta... 47 F. Data Pegawai PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta... 58 BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN A. Tata Kearsipan PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta... 60 1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip... 61 2. Penyimpanan Arsip... 71 3. Pemeliharaan Arsip... 73 4. Penemuan Arsip Kembali... 75 5. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip... 75 B. Peralatan Peralatan Kearsipan di PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta... 77 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan... 80 B. Saran... 82 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN x
DAFTAR BAGAN Bagan 2.1 Model Analisis Interaktif... 42 Bagan 3.1 Struktur Organisasi PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta... 57 Bagan 4.1 Contoh Buku Penerimaan Surat... 61 Bagan 4.2 Penerimaan dan Pencatatan Arsip PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta... 70 xi
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Buku Agenda... 18 Gambar 2.2 Kartu Kendali... 19 Gambar 2.3 Lembar Disposisi... 20 Gambar 2.4 Lembar Tunjuk Silang... 23 Gambar 2.5 Kartu Bukti Pinjam Arsip... 27 Gambar 2.6 Peralatan Arsip... 35 Gambar 4.1 Contoh Surat Masuk... 62 Gambar 4.2 Contoh Kartu Kendali dan Disposisi... 63 Gambar 4.3 Contoh Buku Klasifikasi Arsip... 64 Gambar 4.4 Contoh Kartu Kendali Yang Sudah Diisi... 65 Gambar 4.5 Contoh Buku Agenda... 66 Gambar 4.6 Contoh Buku agenda F... 67 Gambar 4.7 Contoh Buku Agenda Surat Keluar... 68 Gambar 4.8 Contoh Surat Keluar PT. Angkasa Pura I... 69 Gambar 4.9 Contoh Daftar Pengiriman Dokumen... 70 Gambar 4.10 Contoh Arsip Yang Sudah Ditindak Lanjuti... 72 Gambar 4.11 Contoh Ordner Tempat Penyimpanan Arsip... 73 Gambar 4.12 Contoh Peralatan Arsip... 77 xii
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Data Pelanggan... 10 Tabel 2.2 Data Pelanggan Gas Pada Toko Alfindo... 13 Tabel 2.3 Contoh Daftar Indeks... 15 Tabel 3.1 Komposisi Pegawai Berdasarkan Status Pegawai Pada Akhir Bulan Januari 2016... 58 Tabel 3.2 Komposisi Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin Pada Akhir Bulan Januari 2016... 59 Tabel 3.3 Komposisi Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan Pada Akhir Bulan Januari 2016... 59 Tabel 4.1 Pengklasifikasian Buku Agenda... 67 Tabel 4.2 Tingkat Kelembaban Arsip... 74 xiii
DAFTAR LAMPIRAN 1. Pedoman Wawancara 2. Surat Keterangan Magang 3. Surat Tugas 4. From Monitoring Magang 5. From Penilaian Magang 6. Daftar Hadir Peserta Magang xiv
ABSTRAK Lilis Hidayati. D1513057. TATA KEARSIPAN PT ANGKASA PURA I (PERSERO) KANTOR CABANG BANDAR UDARA ADI SOEMARMO SURAKARTA. Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tahun 2016. 82 halaman. Tata Kearsipan adalah suatu cara atau sistem yang dipergunakan dalam proses penerimaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan arsip yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi dan manajemen. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana Tata Kearsipan PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta. Jenis pengamatan yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu untuk menggambarkan Tata Kearsipan mulai dari proses penerimaan dan pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penemuan arsip kembali, penyusutan dan pemusnahan arsip yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan bentuk bagan sebagai pendukung dan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Sumber data yang diperoleh dari informan, lokasi, benda dan arsip. Teknik pengumpulan data berupa wawancara, observasi, dokumentasi dan studi pustaka. Serta teknik analisis data menggunakan metode analisis interaktif yang meliputi empat komponen yaitu pengumpulan data, reduksi data, sajian data, penarikan simpulan dan verifikasi. Hasil pengamatan menyimpulkan bahwa Tata Kearsipan PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta meliputi 5 langkah kegiatan yaitu penerimaan dan pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penemuan arsip kembali, penyusutan dan pemusnahan arsip. Dalam pelaksanaan kegiatan Tata Kearsipan tersebut menggunakan asas sentralisasi dengan sistem subyek. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan baik, PT. Angkasa Pura I sudah memiliki ruang arsip sendiri dan terpisah dengan ruang kerja lainnya untuk menjaga kebersihan. Penyusutan arsip dilakukan pada arsip inaktif yang masa simpannya 5 tahun tahun. Peralatan yang digunakan PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta sudah cukup baik. Kata kunci: Arsip, Tata Kearsipan xv