Rajah 1: Carta Aliran Proses Kerja Sistem eaudit MULA Log masuk ke Sistem eaudit Pilih menu Maklumat Audit Pilih Sesi Audit dan daftarkan lokasi baru jika lokasi tiada dalam Senarai Lokasi Diaudit Pilih Lokasi dan seterusnya masukkan Maklumat Asas Audit (tarikh audit, auditor, auditee, no.tel auditee) Isikan maklumat untuk Borang Senarai Semak Audit (ruangan Perkara untuk Diperiksa) Laksanakan audit di lokasi Isikan maklumat pada ruangan Penemuan untuk Borang Senarai Semak Audit, dan isikan maklumat pada Borang Senarai Semak Ketua Auditor Tidak Penemuan OFI/NCR Isikan maklumat pada Borang Nota Penambahbaikan (OFI)/Borang Laporan Ketidakpatuhan Ya Isikan maklumat Audit Susulan bagi Borang Laporan Ketidakpatuhan selepas 3 bulan Audit Dalaman berlangsung TAMAT 1
Sistem eaudit PPUM dibangunkan bagi membantu pihak Auditor PPUM dalam merekodkan maklumat yang diperlukan dan penemuan sepanjang berlangsungnya Audit Dalaman PPUM. Selain itu, sistem ini juga membantu dalam mengeluarkan laporan audit yang diperlukan oleh Bahagian Pengurusan Kualiti. Sistem eaudit boleh dicapai melalui dua kaedah iaitu: i. Melalui Portal PPUM Capaian melalui Portal PPUM adalah menggunakan ID dan katalaluan Single Sign On (SSO). Ia terdapat di bawah Menu Intranet di dalam Portal PPUM. Klik dua kali pada icon Sistem eaudit dan secara automatik pengguna akan terus log masuk ke dalam Sistem eaudit. ii. URL sistem ini secara terus (http://auditonline.ummc.edu.my). Log masuk menggunakan kaedah ini adalah menggunakan ID dan katalaluan berlainan daripada SSO. Untuk mendapatkan ID dan katalaluan, pengguna boleh menghubungi Jabatan Teknologi Maklumat. Manakala bagi pengguna baru ia akan didaftarkan oleh Bahagian Pengurusan Kualiti. 2
Setelah berjaya untuk log masuk ke dalam Sistem eaudit, pada laman utama sistem akan dipaparkan menu utama bagi sistem ini. Ia mengandungi empat pautan menu iaitu: i. Maklumat Audit ii. Laporan iii. Borang Kualiti iv. Nota Auditor 3
Menu 1: Maklumat Audit Menu ini adalah menu utama didalam Sistem eaudit kerana ia berfungsi untuk merekodkan maklumat dan penemuan audit. Untuk merekodkan maklumat audit pengguna perlu klik pada pautan Maklumat Audit, dan skrin Senarai Lokasi yang Diaudit akan dipaparkan. Seterusnya pilih sesi audit dan tekan butang Senarai. Sekiranya lokasi yang diaudit tiada dalam senarai pengguna perlu menambah lokasi. Klik pada pautan Pilih Lokasi Baru untuk menambah lokasi kedalam senarai lokasi diaudit, dan skrin Maklumat Utama Audit akan dipaparkan. 4
Pada skrin ini, tekan butang Lihat Lokasi untuk memilih lokasi, dan skrin pilihan lokasi akan dipaparkan. Tekan butang OK untuk memilih lokasi. 5
Setelah pilihan lokasi dibuat, kemudian tekan butang Teruskan untuk memasukkan maklumat asas audit. Manakala butang Reset adalah untuk memadamkan maklumat lokasi yang telah dibuat. Pada skrin Maklumat Asas Bagi Dokumen-dokumen Audit, pengguna perlu memasukkan maklumat asas audit seperti tarikh audit, auditor, auditee dan nombor telefon auditee. Bagi maklumat auditee, pengguna disarankan untuk memilih diruangan pilihan. Ini adalah bagi memudahkan auditee memasukkan maklumbalas bagi setiap OFI atau NCR yang diterima. 6
Setelah semua maklumat dimasukkan tekan butang Simpan untuk menyimpan maklumat berkenaan, dan tekan butang Batal untuk memadamkan semua maklumat yang telah dimasukkan. Setelah maklumat asas audit telah Berjaya disimpan, skrin senarai dokumen audit akan dipaparkan. 7
Pada skrin ini, pengguna boleh mengemaskini maklumat asas audit iaitu melalui pautan Kemaskini Maklumat Asas, dan menambah lokasi audit pada pautan Pilihan Lokasi Audit. Pada skrin ini juga pengguna boleh melihat dan merekodkan maklumat bagi dokumen-dokumen audit iaitu: - Arahan Audit - Borang Senarai Semak Audit - Borang Senarai Semak Ketua Auditor - Borang Laporan Ketidakpatuhan - Borang Nota Penambahbaikan - Borang Ringkasan Audit Klik pada pautan bagi setiap dokumen audit bagi melihat atau merekod maklumat audit. Arahan Audit Dokumen ini merupakan dokumen dalam bentuk Microsoft Word bagi membolehkan auditor membaca arahan audit bagi melaksanakan proses audit. Borang Senarai Semak Audit Pada borang ini, pengguna perlu merekodkan maklumat audit iaitu perkara yang diperiksa dan penemuan mengikut klausa bagi setiap lokasi yang diaudit. Untuk merekod senarai semak, pengguna perlu klik pada pautan Tambah Maklumat. 8
Bagi menambah maklumat, pengguna perlu klik pada butang Lihat Fasal ISO untuk memilih klausa ISO yang berkaitan, dan seterusnya masukkan maklumat pada ruangan Perkara Untuk Diperiksa dan Penemuan/Apa yang Dilihat. Setelah selesai klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat yang dimasukkan. 9
Maklumat yang Berjaya disimpan akan dipaparkan pada skrin Senarai Semak Audit. Untuk mencetak borang, klik pada butang Cetak Borang. Seterusnya, satu skrin akan dipaparkan untuk pengesahan cetak, tekan butang OK dan kemudian pada skrin membuka atau menyimpan fail. Pada skrin ini pengguna boleh memilih untuk membuka atau menyimpan borang berkenaan. Pengguna boleh klik sama ada pada butang Open atau Save. 10
Selain itu, pengguna boleh mengemaskini atau menghapuskan maklumat yang telah dimasukkan. Pengguna perlu klik pada pautan maklumat berkenaan, dan skrin kemaskini maklumat akan dipaparkan. Klik butang Kemaskini untuk menyimpan maklumat yang telah dikemaskini. Manakala untuk menghapus maklumat, pengguna perlu klik pada pautan Hapus Rekod. 11
Borang Senarai Semak Ketua Auditor Borang ini adalah untuk diisi oleh Ketua Kumpulan Auditor. Pengguna hanya perlu memilih pada pilihan maklumat, dan tekan butang Simpan untuk menyimpan maklumat. 12
Seterusnya Borang Senarai Semak Ketua Auditor yang telah siap akan dipaparkan. Pengguna boleh mengemaskini maklumat dengan klik pada pautan Kemaskini Maklumat, dan mencetak borang dengan menekan butang Cetak Borang. Borang Laporan Ketidakpatuhan Borang Laporan Ketidakpatuhan adalah diisi oleh auditor jika terdapat sebarang ketidakpatuhan (NC) yang perlu diberikan kepada lokasi yang diaudit. Untuk mengisi maklumat ketidakpatuhan, pengguna perlu klik pada pautan Tambah Maklumat Ketidakpatuhan. Untuk menambah maklumat ketidakpatuhan pengguna perlu memasukkan nombor ketidakpatuhan iaitu bilangan ketidakpatuhan daripada jumlah keseluruhan ketidakpatuhan yang diberikan kepada lokasi yang diaudit. Seterusnya, pengguna perlu memilih klausa ISO bagi rekod ketidakpatuhan. Klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat yang telah dimasukkan. 13
Skrin Laporan Ketidakpatuhan akan dipaparkan setelah maklumat berjaya disimpan. Pada skrin ini pengguna boleh mengemaskini atau menghapuskan maklumat ketidakpatuhan yang telah dimasukkan. Untuk mengemaskini atau menghapuskan maklumat, pengguna perlu klik pada pautan maklumat tersebut. Seterusnya pengguna perlu memasukkan keterangan ketidakpatuhan dan boleh memuataik dokumen atau fail sekiranya perlu. Auditor juga perlu memasukkan maklumat susulan audit iaitu dengan menekan pautan Tambah Maklumat Audit Susulan. Manakala lain-lain seksyen (Seksyen 2, 3 dan 4) akan dimasukkan oleh auditee bagi lokasi yang mendapat ketidakpatuhan. Maklumat tersebut akan dipaparkan secara automatik setelah maklumbalas yang dimasukkan oleh auditee telah disahkan oleh Ketua Jabatan. Bagi mencetak borang, pengguna perlu klik pada butang Cetak Borang. Untuk menambah maklumat keterangan ketidakpatuhan, pengguna perlu klik pada pautan Tambah Maklumat Butiran Ketidakpatuhan, dan skrin Merekod Maklumat Ketidakpatuhan akan dipaparkan. Masukkan maklumat berkenaan pada ruangan Keterangan Ketidakpatuhan. Tekan butang Simpan untuk menyimpan maklumat yang dimasukkan. 14
15
Bagi memasukkan atau memuatnaik dokumen, pengguna perlu klik pada pautan Muat Naik Kepilan Dokumen, dan skrin Muat Naik Fail akan dipaparkan. Klik butang Browse untuk memilih fail. Setelah skrin pilihan fail dipaparkan, pilih fail dan tekan butang Open untuk memilih fail. 16
Klik butang Simpan untuk menyimpan fail yang telah dimasukkan. Kemudian skrin Maklumat dokumen akan dipaparkan. Pada skrin ini masukkan maklumat pada ruangan tajuk dan catatan. Tajuk ini adalah bagi memberikan tajuk kepada dokumen yang telah dimasukkan, dan catatan adalah keterangannya. Tekan butang Simpan bagi menyimpan maklumat yang telah dimasukkan. 17
Borang Nota Penambahbaikan Borang Nota Penambahbaikan diisi oleh auditor jika terdapat rekod penambahbaikan (OFI) yang perlu diberikan kepada lokasi yang diaudit. Untuk menambah maklumat penambahbaikan, klik pada pautan Tambah Maklumat Penambahbaikan, dan skrin Merekod Pemerhatian akan dipaparkan. 18
Pada skrin Merekod Pemerhatian, pengguna perlu memilih klausa ISO dan mengisi maklumat pemerhatian. Tekan butang Simpan untuk menyimpan maklumat yang telah dimasukkan. Maklumat yang dimasukkan boleh dikemaskini selagi tidak terdapat sesi audit yang baru didaftarkan di dalam sistem. Untuk mengemaskini maklumat penambahbaikan, klik pada pautan maklumat dan skrin kemaskini maklumat penambahbaikan akan dipaparkan. Kemaskini maklumat dan tekan butang Kemaskini untuk menyimpan maklumat yang telah dikemaskini. Bagi mencetak borang, klik pada butang Cetak Borang. 19
Bagi melihat maklumbalas yang telah diberikan oleh Jabatan bagi setiap pemerhatian yang diterima, klik pada pautan Lihat Maklumbalas Jabatan dan skrin rekod maklumbalas akan dipaparkan. 20
Borang Ringkasan Audit Bagi Borang Ringkasan Audit, tiada maklumat yang perlu dimasukkan kerana borang ini akan memaparkan jumlah keseluruhan maklumat ketidakpatuhan dan penambahbaikan yang telah dimasuk atau direkodkan oleh auditor melalui Borang Laporan Ketidakpatuhan dan Borang Nota Penambahbaikan. Untuk mencetak borang, tekan pada butang Cetak Borang. 21
Menu 2: Laporan Senarai laporan boleh dilihat dengan menekan pautan Laporan pada senarai menu. Menu Laporan dibahagikan kepada dua bahagian iaitu Senarai Laporan dan Laporan bagi Ketua Auditor. Bagi melihat laporan, pengguna perlu memilih pada senarai bilangan audit dan tekan butang Papar. 22
Menu 3 Borang Kualiti Klik pada pautan Borang Kualiti pada senarai menu bagi melihat senarai borang kualiti. Terdapat dua (2) jenis borang kualiti di dalam sistem iaitu Borang Cadangan Pindaan/Pelupusan Dokumen dan Borang Cadangan Dokumen Baru. Untuk melihat borang klik pada pautan borang berkenaan. 23
Menu 4 Nota Auditor Nota Auditor merupakan dokumen yang memberi panduan kepada Auditor untuk melaksanakan audit dalaman. Klik pada pautan Nota Auditor bagi melihat dokumen tersebut. 24