BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK 3.1. Struktur Organisasi 3.1.1. Organisasi dan Pihak Yang Terkait Dalam organisasi suatu proyek banyak pihak yang terkait dan mempunyai tugas dan wewenang masing-masing yang digambarkan dalam struktur organisasi yang terdiri dari pihak-pihak yang mempunyai hak dan kewajiban pada proyek atau sutau pekerjaan yang sedang dikerjakan. Pada pembangunan Proyek Apartemen Nine Residence, organisasi organisasi yang terlibat dari segi pembiayaan, segi pengawasan, segi perencanaan dan segi pelaksanaan adalah sebagai berikut : 1. Pemilik (Owner) Owner (pemilik) adalah perorangan atau badan usaha yang ingin mendirikan suatu bangunan dengan dana yang dimilikinya, kemudian meminta atau memberi tugas kepada penyedia jasa untuk mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaan yang diberikan oleh owner. yang berwenang sebagai owner pada proyek Nine Residence adalah PT. Bimasakti Jaya Abadi. Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi : a. Menyediakan dana pembangunan proyek b. Mengadakan pembebasan tanah. c. Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek konstruksi tersebut (IMB). III-1
d. Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan sesuai dengan kontrak. e. Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan maupun penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan para penyedia jasa melalui kontrak. f. Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan/pengurangan pekerjaan). g. Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan pekerjaan, waktu dan biaya. h. Menghadiri rapat-rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat memantau perkembangan proyek. 2. Konsultan Pengawas Konsultan pengawas yaitu pihak yang diberi wewenang oleh pemilik proyek untuk melaksanakan pekerjaan pengawasan. Konsultan pengawas bisa berupa badan usaha ataupun perorangan, memerlukan sumber daya yang ahli pada bidangnya seperti teknik sipil, arsitektur, mekanikal elektrikal dan sebagainya sehingga sebuah pekerjaan di proyek dapat berjalan dalam waktu cepat dan efisien. Pihak owner yang bertindak sebagai pengawas dalam proyek ini. 3. Konsultan Perencana Yaitu badan usaha atau perseroan yang membuat perenacanaan dan desain bangunan suatu proyek secara detail baik itu dari segi arsitektur, struktur, mekanikal / elektrikal, maupun bidang lainnya yang melekat dan membentuk III-2
sebuah sistem pembangunan. Pada proyek ini yang bertugas sebagai konsultan perencana yaitu PT. Ketira Engineering. Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi : a. Memberikan konsultasi kepada pemberi tugas (owner) saat perencanaan mengenai desain, kekuatan konstruksi, dan scheduling. b. Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung bangunan. c. Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan. d. Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan. e. Menghadiri rapat - rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahan - perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi. 4. Kontraktor Yaitu perusahaan yang menerima tugas dari pemberi tugas untuk mengerjakan tugas dan mewujudkan fisik bangunan sesuai dengan gambar kerja. Pada dasarnya sebuah perusahaan kontraktor tidak menyeslesaikan pekerjaannya semua sendiri, yakni dengan menunjuk sub kontraktor lainnya untuk membantu menyelasikan pekerjaan suatu proyek. Yang bertindak sebagai kontraktor utama pada proyek Nine Residence adalah PT. Pembangunan Perumahan. Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi : III-3
a. Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan mandor - mandor dan pekerja - pekerja dalam berbagai bidang pekerjaan. b. Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada pengawas setiap ada perubahan. c. Menyediakan alat - alat yang dipergunakan, memperbaikinya apabila rusak dan jika pekerjaan telah selesai wajib menyingkirkan alat - alat tersebut dan membersihkan bekas - bekasnya. d. Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai pelaksanaan pekerjaan - pekerjaan. e. Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk, volume, mutu, dimensi dan lain - lainya dari bagian -bagian pekerjaan. f. Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi yang akan dipakai. g. Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan rencana - rencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi operasional pengendalian waktu dan mutu. h. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan. 5. Sub Kontraktor Ada 2 pengertian mengenai subkontraktor, yakni : III-4
1. Penyedia tenaga pekerja saja, yaitu yang dalam melaksanakan pekerjaan konstruksi hanya menyediakan tenaga kerja dan alat kerja konstruksi (mesin pancang, traktor dan sebagainya), sedangkan bahan bangunan disediakan oleh perusahaan yang mensubkontrakkan. 2. Penyedia pekerja dan material konstruksi, yaitu subkontraktor menerima dan melaksanakan sebagian atau seluruh pekerjaan proyek konstruksi yang disubkontrakkan penuh oleh perusahaan kontraktor, dengan kata lain pekerjaan yang disediakan oleh subkontraktor berupa penyedian barang bangunan dan pekerja seluruhnya menjadi tanggung jawab subkontraktor. Tugas dan wewenang subkontraktor : a. Wajib mengikuti jadwal waktu pelaksanaan yang dibuat oleh kontraktor utama b. Menyediakan bahan, alat, dan tenaga kerja sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan kontrak. c. Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang disetujui oleh kontraktor utama. d. Wajib mentaati peraturan yang dibuat oleh kontraktor utama selama pelaksanaan pekerjaan. III-5
Ada pun unsur-unsur pelaksanaan pembangunan Apartemen Nine Residence ini adalah sebagai berikut : Owner PT. Bimasakti jaya Abadi Konsultan Arsitektur PT.Blue Antz Konsultan Struktur PT. Ketira Engineering Konsultan M / E PT. Gradian Mitakarsa Konsultan QS PT. Peka Graha Kontraktor Utama PT. Pembangunan Perumahan Subkontaktor Earthwork : PT.Indopora Ready mix : PT. Pioneer Beton & PT. Adhimix Gambar 3.1 Diagram Struktur Organisasi Proyek III-6
3.2 Sistem Tender dan Kontrak 3.2.1 Tahap Tender Dalam pelaksanaan proyek apartemen Nine Residence terlebih dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak - pihak yang terlibat dan saling bekerjasama satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan dengan cara pelelangan. Pada umumnya, proses pelelangan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain : 1. Pelelangan Umum Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka untuk seluruh pihak dalam mengakukan penawaran sesuai ketentuan yang berlaku. Sistem pelelangan ini bisanya diumumkan melalui media cetak atau media elektronika. 2. Pelelangan Terbatas Pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang hanya memberikan kesempatan pada pihak - pihak tertentu yang berkualitas dan bonafit, dalam arti telah terpilih untuk memasukkan penawaran. 3. Penunjukan Langsung Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh rekanan owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu pihak yang memenuhi klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan melaksanakan suatu proyek yang ditawarkan. Pada pelaksanaan proyek apartemen Nine Residence penetapan dilakukan dengan cara penunjukan langsung. III-7
BAB III Sistem Oerganisasi dan Manajemen Proyek 3.2.2 Tahap Kontrak Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas (owner) menetapkan/menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan/surat perintah kerja (gunning). Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan kontraktor. Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam dokumen kontrak beserta dan bersifat menyeluruh/ lumpsum. Perjanjian yang terdapat dalam dokumen kontrak beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak tersebut terdiri atas : a. Surat perjanjian (kontrak) b. Surat keputusan penunjukan pemenang lelang c. Surat keputusan penetapan pemenang lelang d. Surat penawaran e. Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujui Spesifikasi teknis dan gambar-gambar f. Berita acara hasil lelang g. Berita acara pembukaan penawaran h. Berita acara penjelasan i. Syarat-syarat umum kontrak j. Syarat-syarat khusus kontrak k. Jaminan pelaksanaan dan lain-lain yang dipersyaratkan III-8
BAB III Sistem Oerganisasi dan Manajemen Proyek Pada saat ini sesuai kebutuhan proyek konstruksi terdapat beberapa jenis sistem kontrak, antara lain : 1. Kontrak Unit Price Kontrak Unit Price atau Kontrak Harga Satuan adalah kontrak pengadaan barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan pekerjaan, dengan spesifikasi teknis tertentu, yang volume pekerjaannya masih bersifat perkiraan sementara, dan sistem pembayaran kepada penyedia jasa/kontraktor pelaksanaan berdasarkan hasil pengukuran bersama terhadap volume pekerjaan yang benar-benar telah dilaksanakan. 2. Kontrak Lump Sum Fixed Price Semua pekerjaan tercantum dalam dokumen kontrak dan dilaksanakan oleh Kontraktor dengan jumlah imbalan tetap. Nilai kontrak tidak dapat diubah oleh sebab apapun, kecuali oleh suatu hal yang diatur dalam pasal kontrak. Tetapi jika pemilik yang menyebabkan perubahan maka dipertimbangkan dalam pekerjaan tambah kurang. 3. Kontrak Biaya Tambah Upah yang Dinegosiasikan (Negotiated Cost Plus and Fee Contract) Kontraktor menyetujui untuk melaksanakan pekerjaan dengan mendapatkan upah yang tetap ataupun bervariasi yang telah mengandung laba dan biaya-biaya umum perkantorannya dengan mendapatkan penggantian terhadap semua biaya lapangan sesuai dengan biaya nyata. III-9
BAB III Sistem Oerganisasi dan Manajemen Proyek 4. Kontrak Owner Builder Kontrak Owner Builder merupakan sebuah jenis kontrak yang melibatkan pemilik proyek sebagai kontraktor, sehingga pemilik proyek dapat mengerjakan proyeknya secara mandiri atau dapat mensubkan pekerjaan tertentu pada subkontraktor. 5. Kontrak Design and Build Pada kontrak jenis ini owner hanya menyampaikan gagasan spesifikasi dan luas lahan. Setelah itu kontraktor merancang dan mengerjakannya. Pada sistem ini perusahaan bertanggung jawab penuh baik desain ataupun konstruksinya. Pembayarannya dilakukan pada saat proyek sudah selesai dan owner hanya tinggal menggunakannya. Pada pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen Nine Residence sistem kontrak yang digunakan yaitu sistem Design and Build. Keuntungan yang diperoleh kontrkator terletak pada kepiawaian kontraktor dalam menggunakan jenis kontrak ini. Semakin mahir mejalankannya maka semakin besar keuntungan yang akan diperoleh oleh kontraktor tersebut. Dengan kata lain perusahaan bertanggung jawab penuh terhadap kelangsungan proyek konstruksinya. Pada sistem design and build dapat dibagi menjadi 2 tipe yaitu : 1. Tipe Turn key, artinya mulai dari pelaksanaan, penyediaaan dana dan sebagainya diatur oleh kontraktor. Dan pihak owner hanya akan menggunakannya ketika proyek tersebut telah selesai dan melakukan pembayaran setelah proyek selesai. III-10
BAB III Sistem Oerganisasi dan Manajemen Proyek 2. Tipe Negotiated contract, artinya dilakukan pada proyek yang memerlukan keahlian khusus yang hanya dimiliki oleh kontraktor dan belum ada standar harga yang jelas. Pada proyek ini sistem desain and build yang dipakai yaitu sitem tipe turn key. III-11