PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA TRANSAKSI AMEL LAUNDRY CONDONGCATUR, DEPOK, SLEMAN Naskah Publikasi Disusun oleh : Rizkinovita Sari 13.22.1508 Kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014 i
2
INFORMATION SYSTEM OF TRANSACTION DATA PROCESSING AMEL LAUNDRY AT CONDONGCATUR, DEPOK, SLEMAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA TRANSAKSI AMEL LAUNDRY CONDONGCATUR, DEPOK, SLEMAN Rizkinovita Sari Krisnawati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Development of science in the era of globalization, particularly in the field of information technology is rapidly evolving. The level of speed and accuracy in information is critical and thus require adequate information technology support. One of which is expected to implement a computerized system, which is a home-based business services, laundry washing so as to get information quickly and accurately. Amel Laundry is one company that is engaged in the laundry services are located at Jalan Lely 3 No. 214, Perumnas Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta. In such companies, data processing and retrieval transaction receipt laundry is still manually, by using a notebook transactions where management are some problems such as the lack of effective data processing admission and making the laundry, hard data retrieval and recording media used transaksiyang very prone to loss and damage data. Based on this, the authors tried to design an information system that can help resolve those problems in a system that Information System of Transaction Data Processing at Amel Laundry. Keywords : Transaction, Information System, Data Processing Laundry 3
1. Pendahuluan Diera globalisasi ini keberadaan pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi ini adalah suatu hal yang sangat penting. Hal ini dikarenakan pengolahan data secara terkomputerisasi dapat memberikan kontribusi yang sangat bermanfaat terutama bagi perusaahan yang ingin terus mempertahankan dan mengembangkan usahanya diantara para pesaing-pesaingnya. Amel Laundry adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha jasa laundry. Setiap harinya Amel Laundry dalam menerima transaksi order pencucian, kasir melakukan pencatatan dalam nota kemudian kembali mencatat data nota order pakaian yang akan dilaundry ke buku pencatatan untuk selanjutnya dikelola dan diolah menjadi data pakaian yang akan dicuci, lalu siap diambil dan telah diambil pelanggan kemudian setiap terjadi transaksi pengambilan dilakukan validasi nota guna mencocokan data benar atau tidak, lalu nota dari setiap hasil transaksi laundry yang disimpan dibuatkan laporan hasil laundry. Cara seperti ini kurang efisien karena memerlukan waktu yang cukup lama. Berdasarkan permasalahan diatas dan hasil wawancara dengan pemilik Amel Laundry, maka perlu dibangun sebuah sistem dengan judul Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Transaksi Amel Laundry Condong Catur, Depok, Sleman. Dengan maksud dan harapan mampu membantu meningkatkan kualitas Amel Laundry dalam menjalankan usahanya serta mampu mempertahankan usahanya diantara para pesaing. 2. Landasan Teori 2.1. Pengertian Sistem Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu, sedangkan dengan pendekatan komponen sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. (Jogiyanto HM, 2008) 2.2. Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sementara data merupakan fakta atau fenomena yang sifatnya mentah belum dianalisis, seperti angka, nama, gambar,dan sebagainya. (Agus Mulyanto, 2009) 4
2.3. Kualitas Informasi Adapun menurut Tata Sutabri (2012:30) informasi yang berkualitas memilki 3 kriteria antara lain : 1. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan, jelas maksudnya dan tidak biasa ataupun meyesatkan penerima. 2. Tepat pada waktunya Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Bila informasi terlambat maka akan mengurangi nilai kegunaanya. 3. Relevan Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan pokok masalah yang akan diselesaikan. 2.4. Pengertian Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 1 2.5. Analisis Sistem Analisis sistem merupakan sebuah istilah secara kolektif mendeskripsikan fasefase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa baik bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berintegrasi untuk mencapai tujuan mereka. 2 2.6. Konsep Pemodelan Sistem 2.6.1. Flowchart Bagan Alir Sistem (System Flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. 3 1 Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999, hal 11. 2 Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Yogyakarta : Andi Offset, 2007, hal 44. 3 Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1989, hal 789. 5
2.6.2. Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram sering digunakan untuk menggambarkan sebuah sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembalikan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ( misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (harddisk, CD dan lain-lain). 4 2.7 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.7.1. Pengertian Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual basic 6.0 adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar. Visual dalam hal ini merupakan bahasa pemerograman yang menyerahkan berbagai macam jenis desain dengan model GUI (Graphical User Interface). Hanya dengan mengetikan sedikit kode program, anda sudah dapat menikmati program dengan tampilan yang menarik. Basic menunjukan bahasa pemrograman BASIC (Biginner All-PurposeSymbolic Intruction Code). Visual basic dikembangkan dari bahasa basic yang ditambah ratusan perintah tambahan, function, keyword, dan banyak berhubungan langsung dengan GUI Windows. 2.7.2. Pengertian Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah salah satu produk andalan Microsoft untuk database server. Kemampuan dalam manjemen data dan kemudahan pengoperasian membuat DBMS (Database Management System) menjadi pilihan para database administrator. 3. Tinjauan Umum 3.1 Sejarah Berdirinya Amel Laundry Amel laundry di dirikan pada tahun 2011 yang beralamat di Jalan Lely 3 No. 214 Condongcatur, Sleman, Yogyakarta dan dikelola sendiri oleh ibu Asih Purwanti. Lokasi yang sangat strategis dimana banyaknya pelajar mahasiswa dan mahasiswi di lingkungan tersebut, maka dari itu ibu Asih mencoba membuka usaha jasa laundry. Agar mudah diingat oleh pelanggannya, ibu Asih memberikan label usahanya dengan nama Amel Laundry. Seperti laundry pada umumnya, usaha yang dijalani oleh ibu Asih merupakan jasa pencucian pakaian, handuk, sprei, bedcover, boneka, 4 Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1989, hal 700. 6
tas dan sepatu. Awalnya usaha laundry ini dikelola berdua, ibu Asih bersama suami tanpa ada pegawai yang membantunya. Dengan berkembangnya dan semakin ramainya yang menggunakan jasa laundrynya, ibu Asih mulai kualahan dengan cucian yang semakin banyak, dan suaminya membantu ibu Asih untuk menyelesaikan cucian yang semakin banyak. 3.2 Tujuan Berdirinya Amel Laundry Adapun tujuan berdirinya Amel laundry adalah sebagai berikut : 1. Mendapatkan keuntungan dari usaha amel laundry. 2. Menyediakan jasa pencucian yang bersih, wangi, dan rapi. 3. Memberikan pelayanan yang terbaik untuk pelanggan amel laundry. 3.3 Analisis Sistem Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan dan hambatan yang terjadi. Selain itu juga merupakan suatu tahap pengembangan sistem yang bertujuan untuk mencari solusi dari masalah atau kelemahan dari sistem lama yang sudah berjalan. Berikut identifikasi masalah yang ditemukan berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada Amel Laundry: 1. Kegiatan dalam transaksi menerima order laundry pelanggan masih manual ( ditulis tangan) sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dan sangat rawan akan kesalahan perhitungan pembayaran. 2. Pengolahan data laundry pelanggan yang dianggap kurang efektif yakni harus dicatat kembali data dari nota ke dalam buku pencatatan pengelolaan. 3. Proses pembuatan laporan yang memerlukan ketelitian karena harus membuat laporan secara manual di pembukuan terlebih dalam mengetahui jumlah transaksi, baik transaksi order maupun transaksi pengambilan. 3.4 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem menjelaskan apa saja yang dibutuhkan dalam proses pembuatan sistem informasi pengolahan data transaksi pada Amel Laundry. Kebutuhan fungsional berisi proses-proses yang akan dilakukan oleh sistem dan informasi-informasi yang dihasilkan oleh sistem. Adapun kebutuhan fungsional sebagai berikut : 1. Kebutuhan Fungsional Adapun kebutuhan fungsional yang harus ada pada sistem informasi pengolahan data transaksi amel laundry adalah sebagai berikut : a. Sistem harus dapat menangani proses olah data pada data admin, data pegawai, data jasa, data pelanggan, data pewangi. 7
b. Sistem harus dapat menangani proses transaksi penerimaan dan pengambilan cucian laundry yang relevan kepada konsumen. c. Sistem mampu memberikan pelayanan yang cepat terhadap konsumen dan sistem harus dapat membantu menangani hak akses pengguna sistem sebagai pengendalian. d. Sistem harus dapat menangani proses laporan data pada data admin, data pegawai, data jasa, data pelanggan, data pewangi. e. Sistem harus dapat menangani akurasi laporan terhadap transaksi penerimaan dan pengambilan cucian laundry dan sistem harus dapat meningkatkan proses laporan secara cepat. 2. Kebutuhan Non Fungsional Perancangan dan pengembangan sistem memiliki tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Kebutuhan teknologi atau peralatan yang diperlukan dalam pengembangan sistem terdiri dari : 1. Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak yang diperlukan dalam pembuatan sistem yang diusulkan sebagai berikut : a. Microsoft Windows 7 ultimate sebagai sistem operasi. b. Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai bahasa pemrograman. c. SQL Server 2000 sebagai DBMS. 2. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk pengolahan data, penyajian laporan dan aplikasi sistem adalah seperangkat Personal Computer dengan spesifikasi yang menandai untuk pengoperasian sistem ini. Adapun perangkat keras yang dibutuhkan sebagai sarana penunjang antara lain: a. Netbook Acer Aspire One. b. Printer. 8
3.5 Flowchart Gambar 3.1 Flowchart sistem yang diusulkan 3.6 Data Flow Diagram (DFD) 3.6.1. Context Diagram Gambar 3.2 Context Diagram Sistem Informasi Pengolahan da Transaksi Amel Laundry 3.6.2. Data Flow Diagram Level 1 Gambar 3.6 DFD Level 1 Sistem Informasi Pengolahan Data Transaksi Amel Laundry 9
4. Implementasi Dan Pembahasan 4.1 Database Untuk mengimplementasikan rancangan dan mengelola database penulis mengunakan SQL Server 2000. adapun tabel-tabel yang dibuat dalam database sistem pengolahan data transaksi laundry ini secara kesuluruhan dapat dilihat pada gambar di bawah ini : 1. Tabel Admin 2. Tabel Jasa Gambar 4.1 Tabel Admin 3. Tabel Pelanggan Gambar 4.3 Tabel Jasa Gambar 4.4 Tabel Pelanggan 10
4. Tabel Pewangi Gambar 4.5 Tabel Pewangi 5. Tabel Transaksi Gambar 4.6 Tabel Transaksi 4.2 Koneksi Database Program tak akan berjalan tanpa adanya database, maka perlu adanya suatu koneksi antara sistem dan database. Karena database yang digunakan adalah SQL Server 2000. Berikut langkah-langkah untuk mengkoneksikan database yaitu : 1. Pada Program Visual Basic, klik Add module. Gambar 4.16 Add Module 11
2. Membuat sebuah adodc pada form 1. Gambar 4.17 Add Form 3. Klik kanan Adodc dan pilih Adodc Properties, klik build. Gambar 4.18 Adodc Properties 4. Pilih Microsoft OLE DB Profider for SQL Server, klik next. Gambar 4.19 Microsoft OLE DB Profider for SQL Server 5. Pada Connection, memasukan nama server lalu di refresh, pilih nama database pada server, klik test connection. 12
6. Koneksi berhasil. Gambar 4.20 Isi kolom pada Connection Gambar 4.21 Testing Connection Success 4.3 Menjalankan Sistem 1. Form Login 2. Form Menu Utama Gambar 4.43 Form Login Gambar 4.44 Form Menu Utama 13
3. Form Admin 5. Form Pelanggan Gambar 4.45 Form Admin 6. Form Jasa Gambar 4.47 Form Pelanggan Gambar 4.48 Form Jasa 14
7. Form Transaksi a. Form Transaksi Penerimaan b. Form Transaksi Pegambilan Gambar 4.50 Form Transaksi Penerimaan 9. Form Pakaian Gambar 4.49 Form Transaksi Pengambilan Gambar 4.51 Form Pakaian 15
10. Form Pemeriksaan Detail Cucian Gambar 4.52 Form Transaksi Pemeriksaan Detail Cucian 11. Laporan Transaksi Harian Gambar 4.58 Laporan Transaksi Harian 12. Laporan Transaksi Bulanan Gambar 4.59 Laporan Transaksi Bulanan 16
13. Laporan Transaksi Keseluruhan Gambar 4.60 Laporan Transaksi Keseluruhan 14. Nota Transaksi Gambar 4.61 Nota Transaksi 17
15. Kartu Kontrol Gambar 4.62 Detail Item Cucian (Kartu Kontrol) 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian sampai dengan penyelesaian pembuatan sistem informasi pengolahan data transaksi pada Amel Laundry ini, penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Cara mengubah sistem manual menjadi sistem informasi berbasis komputer adalah sebagai berikut : a. Mengumpulkan data-data yang berguna untuk mengetahui seperti apa sistem yang diinginkan dan kekurangan yang terdapat pada sistem yang lama (manual). b. Analisa data, dimana penulis mengolah data yang telah dikumpulkan menjadi informasi yang bermanfaat untuk sistem yang diinginkan. c. Membuat diagram alur sistem untuk memudahkan penulis dalam menyusun aplikasi. d. Membuat rancangan database yang digunakan sebagai penyimpanan data. e. Membuat rancangan antarmuka (user interface) untuk desain tampilan depan layar (screen layout) dan desain laporan yang dihasilkan dari sistem informasi (report layout) sistem yang akan dibangun. 18
f. Melakukan tahap pengembangan yaitu pemrograman, penulis membuat source code pada rancangan yang telah dibuat. g. Melakukan implementasi dari hasil perancangan dan desain yang telah dibuat. h. Melakukan pengujian program yang bertujuan untuk menemukan kesalahan atau error pada perangkat lunak dan pengujian sistem yang bertujuan untuk menemukan kesalahan sistem yang ada pada program. i. Melakukan package & deployment yaitu proses pembuatan master untuk distribusi aplikasi ke user yang tujuannya adalah agar sistem ini dapat diinstal ditempat user dan dapat berjalan sendiri tanpa menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 2. Penelitian yang dilakukan memberikan solusi dalam pencatatan data, pencarian data dan menghasilkan laporan yang tepat dan akurat yang telah diuji dengan menggunakan metode black box testing. 5.2 Saran Adapun saran yang diberikan penulis yang ditujukan kepada peneliti selanjutnya adalah sebagai berikut : 1. Untuk pengembangan terhadap sistem informasi ini diharapkan peneliti selanjutnya dapat ditambahkan fitur-fitur yang bisa menunjang teknologi pada program ini seperti SMS Gateway sebagai media informasi yang mempunyai karakteristik cepat dan fleksibel dengan megirim pesan SMS dalam bentuk peringatan tanggal pengambilan untuk membantu memberikan informasi kepada pelanggan karena laundry sudah bisa diambil. 2. Diharapkan untuk peneliti selanjutnya menambahkan sistem penggajian pegawai pada Amel Laundry. 3. Diharapkan adanya Backup File secara rutin untuk menghindari kehilangnya data-data. 19
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi. Arief, M. Rudiyanto. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000.Yogyakarta: Penerbit Andi. Fatansyah. 2012. Basis Data. Bandung : Penerbit Informatika. HM, Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.Yogyakarta: Penerbit Andi. Marlinda. 2004. Pengertian Normalisasi, diakses tanggal 30 Mei 2014. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.Yogyakarta: Penerbit Andi. Susanto, Arief. 2003. IlmuKomputer.com, Koneksi Visual Basic 6.0 dengan SQL Server 2000.pdf, diakses tanggal 11 Juni 2014. 20