2017 Odoo Manual Edisi Operator BPS LOGISTIK - ITS
LOG IN DENGAN ODOO ERP Odoo ITS dapat diakses dengan membuka browser dan menuju ke website logistik.its.ac.id Kemudian, aplikasi ERP dapat diakses dengan memilih menu Aplikasi ERP. (aplikasi hanya dapat diakses dengan jaringan di dalam ITS) Setelah berhasil masuk ke dalam Odoo, akan dihadapkan dengan halaman log in. Silahkan log in dengan menggunakan email dan password yang dimiliki. Jika sudah mengisikan identitas, dapat melanjutkan dengan klik tombol log in. Dan tampilan awal odoo akan seperti gambar di bawah ini :
MENGAMBIL BARANG DARI PUSAT Digunakan pada saat, departemen/unit unit mengambil barang dari pusat. Barang yang diambil berasal dari Gudang pusat ITS dan akan di distirbusi ke Gudang departemen/unit masing masing. Secara umum, mekanisme yang digunakan seperti dibawah ini : Gudang Pusat Barang diambil Barang dimasukan Gudang masing - masing Operator memasukkan data ke Odoo Untuk proses memasukkan data oleh operator, akan dijelaskan petunjuk pengisian dibawah ini: 1. Masuk pada menu inventori 2. Pada Dasboard, akan muncul 3 form, dengan nama Receipts, Internal Transfer, dan Delivery Orders (lingkaran merah) dan nama Gudang departemen/unit (kuning).
3. Langkah awal, sesuaikan dengan nama Gudang masing masing terlebih dahulu, kemudian pilih Internal Transfer. Untuk melakukan input data, klik pada tombol biru seperti dibawah ini : 4. Muncul halaman baru, lihat dibagian atas, klik tombol Membuat 5. Selanjutnya akan muncul halaman baru berisikan form yang harus diisi. Keterangan: - Lingkaran kuning: merupakan tombol tombol utama, untuk menyimpan, memvalidasi atau membatalkan. - Lingkaran merah: merupakan field yang menjelaskan dari mana barang diambil, dan dari mana barang didistribusikan. - Lingkaran hijau: berisi field tentang tanggal dan nomor berkas dokumen serah terima. - Lingkarang biru: untuk menginputkan data produk, mulai dari nama produk, kuantitas/jumlah yang didistribusi.
6. Isikan data data diatas sesuai dengan permintaan. Contoh pengisian seperti dibawah ini - Lokasi asal dan tujuan Untuk mengisikan, cukup klik tanda panah hitam, kemudian klik Pencarian lebih Pilih Filter Internal, dan cari PST/Stock (Gudang Pusat) Untuk asal/sumber isikan lokasi pusat PST/Stcok dimana berarti Gudang pusat ITS. Dan lokasi tujuan adalah inisial Gudang tujuan, contoh SISFO/Stock untuk Gudang Sistem Informasi. - Isikan informasi tanggal sesuai jadwal dan nomor dokumen sesuai nomor dokumen serah terima.
- Isikan infromasi produk yang diterima. Sebagai contoh, setelah menerima fitting dan lampu, kemudian memasukkan data ke sistem, seperti berikut: Klik Tambahkan item, kemudian ketik nama barang dan isikan jumlah yang diterima 7. Jika data sudah sesuai semua, operator dapat klik tombol validasi. Validasi digunakan untuk menyimpan dan memvalidasi apakah dokumen sudah sesuai, benar dan akan dipost(mengakhiri proses). 8. Cek stock untuk melihat jumlah barang di Gudang sudah ter-update. Dengan cara membuka sub menu Persediaan Penilaian (menu berada disamping, pada bagian laporan)
- Pada bagian atas, klik Dikelompokkan berdasarkan. Pilih Lokasi - Lalu cek lokasi departemen/unit masing masing. MENGAMBIL BARANG DI GUDANG/BON Selanjtnya adalah proses mengambil barang di Gudang masing - masing untuk suatu keperluan. Secara umum proses yang dilakukan adalah sebagai berikut: Pelanggan/peminta barang Mengambil barang di gudang Operator memasukkan data ke Odoo Untuk proses memasukkan data ke Odoo setelah ambil barang, dapat mengikuti petunjuk sebagai berikut: 1. Pilih menu Ambil Barang 2. Pilih Sub Menu Ambil barang di samping 3. Untuk memulai input ambil barang, klik Membuat dan isikan data data yang sesuai.
Keterangan: - Lingkaran merah: berisi field informasi tentang pelanggan (dalam hal ini adalah peminta barang yang memiliki keperluan. Contoh: Jurusan Sistem Informasi dll.) dan input penjelasan mengenai keperluan. - Lingkaran hijau: berisi field infomasi tentang tanggal pengambilan barang - Lingkarang biru: berisi informasi yang harus dimasukkan tentang barang dan jumlah yang diambil. 4. Contoh pengisian data - Pelanggan/peminta barang Dengan klik pada panah hitam akan muncul list. Jika tidak ada, dapat langsung di ketik seperti biasa. - Isikan keperluan yang sesuai
- Tanggal Order sesuai dengan tanggal pengambilan barang - Isikan produk yang diambil/bon - Order Qty adalah jumlah barang yang diambil 5. Jika sudah, klik tombol Simpan kemudian Konfirmasi 6. Selanjutnya, klik icon bergambar truck disamping (pengiriman) 7. Klik tombol Validasi. Validasi digunakan untuk memvalidasi pengambilan barang telah dilakukan dan diterima oleh peminta barang.
MEMBUAT REQUEST/PERMINTAAN BARANG Ketika stock barang di Gudang masing masing tinggal TERSISA SEDIKIT. Maka operator dapat melakukan permintaan pengadaan kepada pusat. Dengan cara, operator membuat permintaan penawaran (RFQ) di sistem Odoo, kemudian pusat akan melihat dan merespon penawaran tersebut. Pada proses bisnis ini, juga dapat dilakukan permintaan pembelian barang/atk yang khusus untuk jurusan dan tidak ada pada list logistik pusat. Misal: Larutan Laboratorium tertentu. Secara umum, mekanismenya seperti berikut: Operator Gudang Cek stock barang Barang tersedia sedikit Membuat permintaan lewat sistem Odoo ke pusat Untuk membuat permintaan lewat Odoo, dapat mengikuti langkah langkah sebagai berikut: 1. Buka menu Pembelian 2. Pilih sub menu (di sebelah kiri) Permintaan Penawaran 3. Untuk membuat permintaan, klik Membuat 4. Seperti pada langkah langkah proses sebelumnya, ada beberapa data yang harus diisikan pada form permintaan. Contoh isian:
- Lingkaran merah: terdapat informasi mengenai pemasok (supplier) tempat barang dibeli. - Lingkaran biru: merupakan tanggal order atau tanggal permintaan ini dibuat - Lingkarang kuning: berisikan informasi produk. Mulai dari nama produk, kuantitas/jumlah permintaan, dan harga pasar (jika permintaan adalah barang baru) 5. Pada proses ini, operator hanya akan melakukan sampai tahap Simpan (TIDAK PERLU KONFIRMASI ORDER) 6. Kemudian, pusat akan merespon permintaan dari operator untuk pengadaan. MEMBERI NOTIFIKASI BARANG HABIS/REQUEST BARANG TERTENTU (TAMBAHAN) Agar dapat dilayani dengan cepat dan segera, operator dapat memberi informasi atau notifikasi terkait kondisi barang di gudangnya. Apakah barang habis? Apakah ingin meminta barang ke pusat? Apakah ingin dibelikan barang tertentu yang dibutuhkan oleh departemen/unit? Secara umum, mekanismenya sebagai berikut: Operator Odoo (mail) Petugas Pusat Petunjuk pengiriman notifikasi sebagai berikut: 1. Masuk menu diskusi
2. Klik tombol Send Mail 3. Isikan penerima, subjek (seperti email biasa) Penerima adalah petugas logistic pusat di BPS. Kemudian, tuliskan keperluan pada kolom body dan jika dirasa sudah, klik tombol Kirim. 4. Jika pesan adalah request pembelian barang, sertakan juga spesifikasi barang pada pesan yang dikirim dengan melampirkan file berupa.docx/.pdf 5. Jangan lupa mengaktfikan Desktop Notification, agar segala notifikasi dapat ditampilkan pada desktop komputer masing masing. 6. Pada menu diskusi, pada tanda orange, klik enable desktop notifications