BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Kerangka Berfikir Teori-teori yang dipakai dalam penyusunan tesis ini berlandaskan pada ruang lingkup Manajemen Proyek dan Prosedur Operasional Baku, sehingga akan dikemukakan teori apa saja dari kedua disiplin ilmu tersebut yang mendukung dan mendasari penyusunan tesis ini. 1. Manajemen Proyek a. Pengetahuan Manajemen Proyek (Project Body of Knowledge, PMBoK) b. Manajemen Proyek Website 2. Prosedur Operasional Baku 2.2 Manajemen Proyek 2.2.1 Pengetahuan Manajemen Proyek Manajemen Proyek merupakan aplikasi dari disiplin ilmu pengetahuan, keahlian, alat dan teknik untuk memetakan kegiatan dalam upaya untuk memenuhi kebutuhan dan harapan para stakeholder dari suatu proyek tertentu. (William, 2000) Upaya pemenuhan kebutuhan dan harapan para stakeholder tersebut dapat bervariasi tergantung keseimbangannya dalam penyesuaian permintaan antar: o ruang lingkup, waktu, dan kualitas;
o stakeholder dengan berbagai kebutuhan dan harapan yang berbeda; o persyaratan yang dapat diidentifikasi (kebutuhan) dan persyaratan yang tidak dapat diidentifikasi (harapan). 9 Knowledge Areas Project Portfolio Stakeholder s needs & expectations Scope HR Time Cost Project Integration Comunication Core Functions Risk Quality Procurement Tools & Techniques Project 1 Project 2 Project 3 Project 4 Project 5 Project Success Enterprise Success Facilitating Functions Gambar 2-1 Alur Manajemen Proyek Sumber: Duncan, William R., A Guide to the Project Body of Knowledge, Pennsylvania: Project Institute, 2000. Dalam penjelasan secara lebih detail, disiplin ilmu Manajemen Proyek ini selanjutnya dibagi dalam 9 buah area pengetahuan, yaitu: Manajemen Integrasi, Manajemen Ruang Lingkup, Manajemen Waktu, Manajemen Biaya, Manajemen Kualitas, Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM), Manajemen Komunikasi, Manajemen Resiko, dan Manajemen Pengadaan. 2.2.2 Manajemen Proyek Website Dilihat dari sudut pandang bisnis dan perkembangannya, manajemen proyek merupakan yang paling penting dalam menentukan faktor penyebab kesuksesan dan juga kegagalan suatu proyek tertentu. Pusat perhatian dalam manajemen proyek yang baik pada perusahaan pengembang website menjadi
sangat penting ketika baik investor maupun klien yang potensial sedang menganalisa dan mengevaluasi perusahaan karena hal pertama yang diperhatikan adalah memastikan apakah perusahaan tersebut telah memiliki kemampuan manajemen proyek yang telah stabil, dewasa dan berdaya guna. (Shelford & Remillard, 2003) 1) Menentukan Proyek Proyek website merupakan suatu upaya sementara yang menggunakan teknologi internet guna mencapai tujuan khusus dengan menciptakan atau menekankan suatu produk yang unik. Untuk mengukurnya sebagai suatu proyek, maka harus dilakukan beberapa hal sebagai berikut: Memproduksi suatu hasil yang unik. Batasi jangka waktu, dengan menentukan waktu awal, tengah dan akhir. Membutuhkan kerja. Diupayakan untuk memenuhi tujuan yang seharusnya memang dapat dicapai. Penentuan proyek diawali dengan dokumen singkat yang kreatif, yang dalam hal ini mengandung penjelasan tingkat tinggi mengenai tujuan bisnis dan prasyarat fungsional, diusulkan oleh stakeholder proyek dan digunakan untuk mengawali suatu proyek. Dokumentasi suatu proyek yang baik dapat mengkomunikasikan karakteristik dari website yang sedang dirancang. Dokumen-dokumen ini mengandung tujuan bisnis dan dasar fungsional dari pengembangan proyek
website. Dan dalam upaya untuk melengkapi prasyarat dari dokumentasi proyek yang baik berisikan: Project Charter Statement of Work Wireframe Mockups Content Map Application flow diagrams Technical specifications Dokumentasi proyek yang baik juga harus mengandung penilaian kebutuhan di mana mencakup proses sedang berjalan yang biasanya dilaksanakan dalam beberapa pertemuan resmi dengan stakeholder proyek. Berikut adalah beberapa tip dalam melaksanakan suatu penilaian kebutuhan: Menyediakan kuesioner bagi stakeholder proyek yang membantu mereka dalam menjelaskan pemikiran mereka tentang inisiatif baru mereka. Mengumpulkan contoh dari proyek sekarang yang mirip, dan kemudian tentukan persamaan dan perbedaan antara proyek sekarang dan inisiatif yang diusulkan. Komunikasikan ide secara visual dengan diagram dan sketsa. Tinjau ulang setiap ada konsep yang penting guna mendemonstrasikan pengertian dari permasalahan, menjelaskan poin-poin penting, dan juga untuk memastikan. Jelajahi tujuan proyek pada tingkat detail yang lebih tinggi daripada yang pernah didiskusikan pada pertemuan awal.
Cari tahu apa saja faktor yang menentukan hasil yang sukses bagi proyek, dan bagaimana hasil ini dapat diukur. Menanyakan dengan klien tentang imajinasi mereka bagaimana website akan berubah seiring dengan perjalanan waktu. Mengumpulkan saran-saran bagi peningkatan di masa depan. 2) Seni Perencanaan Kunci dari proses perencanaan adalah penjadwalan proyek, yang menjelaskan jangka waktu kegiatan dan kapan akan dimulai. Perencanaan dalam hal ini membutuhkan langkah-langkah berikut yang harus dipersiapkan sebagai bagian dari tangung jawab inti pelaksana proyek: Mengembangkan Struktur Rincian Kerja (Work Breakdown Structure, WBS) dengan mengidentifikasi fase dan kegiatan proyek. Konsultasikan dengan tim untuk memperinci kegiatan-kegiatan menjadi tugas-tugas. Precedence Diagramming Methods (PDM) merupakan suatu metode yang mengkonstruksikan suatu diagram jaringan proyek untuk mewakili semua kegiatan dan hubungannya guna menggambarkan ketergantungan. Identifikasi ketergantungan antar kegiatan dan sorot hal ini dalam jadwal dengan catatan khusus. Ketergantungan yang besar adalah suatu resiko, jadi pastikan untuk mengingatkan dan identifikasi hal tersebut ke stakeholder proyek. Identifikasi kegiatan yang dapat dijalankan secara serempak atau dengan cara paralel (sebagai contoh, model data dan desain grafis). Perkirakan upaya dan jangka waktu dari setiap kegiatan dalam konsultasi dengan tim.
Tentukan biaya dari masing-masing kegiatan dalam hal jam-kerja karyawan, sub-kontraktor, perangkat keras, dan juga lisensi perangkat lunak. Usulkan jadwal proyek dan analisa hasilnya. Dapatkan persetujuan, mendayagunakan sumber daya, dan jadwalkan penugasan kerja. 3) Alur Kerja Alur kerja meliputi standar dan protokol yang diikuti oleh tim produksi sebagai output dari satu langkah dalam proses menjadi input bagi langkah selanjutnya. Dalam proyek website, alur kerja pada dasarnya merupakan suatu jalur yang diikuti melalui organisasi sebagaimana hal ini ditransformasikan dari input (misalnya desain grafis) menjadi suatu output (halaman situs yang selesai). Alur kerja yang terancang dengan baik memiliki beberapa hal berikut: Menurunkan jumlah usaha yang dibutuhkan guna melacak milestone dan memecahkan permasalahan yang berkaitan dengan handoff. Memperkuat budaya kerjasama tim. Mendukung kepentingan dari rencana proyek. Menghilangkan praduga yang beresiko. Mengembangkan dan mendokumentasikan standar alur kerja adalah hal yang terpenting guna memelihara lingkungan produksi yang efisien dan sukses. Berikut adalah manfaat yang dapat diperoleh dari dokumentasi alur kerja produksi organisasi bagi setiap individu yang terlibat: Meningkatkan handoff antar anggota tim yang berbeda.
Menciptakan pengertian yang lebih baik, dan juga penghargaan, akan masingmasing tanggungjawab individu anggota tim. Menyediakan faktor predictability dan repeatability yang lebih besar dalam proyek. Membongkar segala praduga yang salah tentang bagaimana proses bekerja dan menyediakan suatu forum untuk mengkoreksinya. Mempresentasikan proses tersebut sebagai suatu nilai jual di pertemuan bisnis dengan klien. Dalam hal memulai dokumentasi proses produksi diperlukan identifikasi dan penjelasan dari beberapa komponen berikut ini, seperti: fase, deliverable, ketergantungan, sumber daya, aturan, dan aturan atas deliverable. Dokumen analisa alur kerja adalah suatu format yang baik dalam mempresentasikan penemuan karena hal ini mengundang pertanyaan Bagaimana kita menempatkan kebutuhan-kebutuhan ini? dan membuka jalur bagi rekomendasi. Analisa alur kerja dapat mengandung beberapa hal berikut ini: Pengenalan yang menjelaskan apa saja yang ditempatkan menjelaskan proses alur kerja organisasi, mengapa ditempatkan (klarifikasi, dokumentasi, revisi, kesulitan proyek, dan lain sebagainya) dan bagaimana cara mengumpulkan informasi yang dipresentasikan dalam dokumen (wawancara, studi kasus, dan lain-lain). Ringkasan proses alur kerja yang berlaku sekarang, hal ini dapat termasuk catatan mengenai permasalahan yang ada. Diskusi lebih detail tentang permasalahan yang ditemukan.
Bagan yang menunjukkan fase produksi. Penjelasan tentang deliverable. Penjelasan tentang aturan tim. Ringkasan akan penemuan-penemuan tersebut. 2.3 Prosedur Operasional Baku 2.3.1 Kebutuhan akan Kebijakan dan Prosedur Kebijakan dan prosedur memainkan suatu peranan penting dalam lingkungan perusahaan di mana karyawan membuat keputusan. Melalui sistem kebijakan dan prosedur yang tepat, maka visi perusahaan menjadi suatu bagian yang integral dari operasional perusahaan. Bagi para pembuat keputusan, kebijakan dan prosedur menyediakan batasan, pilihan dan panduan umum. (Page, 2003). Kebijakan merupakan suatu serangkaian tindakan tertentu yang dilaksanakan sebagai suatu panduan menuju tujuan dan strategi bisnis yang dapat diterima. Sedangkan prosedur merupakan suatu metode di mana kebijakan dapat dicapai, menyediakan petunjuk yang diperlukan guna melanjutkan pernyataan kebijakan. Terdapat tiga pengendalian internal yang sama pentingnya pada semua perusahaan, yaitu: 1. Pengendalian Administratif, adalah yang non-keuangan dan meliputi semua kegiatan bisnis.
2. Pengendalian Pembukuan, meruapakan bagian keuangan dan menyediakan pemeriksaan keuangan dan saldo perusahaan dalam suatu bentuk sistem akuntansi. 3. Pengendalian Proses Data, yang dapat meliputi baik pengendalian administratif maupun akuntansi atau yang terkait dengan input, proses dan output dari transaksi yang terkomputerisasi. Terdapat beberapa alasan bisnis mengapa diperlukan dokumentasi bagi kebijakan dan prosedur, yaitu: 1. Setiap pekerjaan memiliki hambatan yang mengelilinginya. 2. Kebijakan dan prosedur memungkinkan para manager dan karyawannya untuk mengerti dengan jelas akan tanggungjawab masing-masing individu dan kelompok. 3. Kebijakan dan prosedur menjelaskan batasan akan pekerjaan sehingga masingmasing karyawan mengerti akibat tanggung jawabnya terhadap yang lain ketika dia melakukan keputusan yang diambil. 4. Kebijakan dan prosedur memungkinkan para manajer untuk memutuskan yang mana tindakan atau keputusan karyawan yang tidak perlu dikarenakan salah penilaian atau menyalahi aturan. 5. Kebijakan dan prosedur menyediakan kebebasan bagi individu untuk membuat suatu keputusan dalam melaksanakan tugas-tugas mereka dalam batasan yang telah ditentukan dan untuk menghindari pengendalian yang berlebihan dari pihak manajer.
6. Kebijakan dan prosedur memungkinkan pihak manajemen untuk melatih pengendalian dengan pengecualian tertentu, dibandingkan daripada dengan menelaah setiap tindakan dan keputusan dari karyawan mereka. Bila telah diputuskan bahwa suatu kebijakan dan prosedur dibutuhkan dalam perusahaan, maka sebaiknya ditentukan yang harus mengatur dan mengkoordinasikan fungsi ini. Biasanya, CEO/Pimpinan perusahaan akan menunjuk suatu departemen tertentu yang akan mengatur tanggungjawab penting ini. Individu yang memiliki wewenang persetujuan akhir juga merupakan seseorang yang dapat memberikan saran atau petunjuk dalam mengembangkan kebijakan dan prosedur dan/atau dalam memecahkan konflik antar departemen mengenai ide, saran, atau usulan awal. Hal ini terlihat sesuai, bahwa bagian prosedur melaporkan secara langsung ke individu yang memiliki wewenang persetujuan akhir bagi semua kebijakan dan prosedur. Namun bila jenis struktur pelaporan ini masih juga tidak dapat dicapai, atau tidak mungkin, maka seharusnya mempertimbangkan panduan berikut ini: 1. CEO/Pimpinan perusahaan seharusnya mengizinkan pendirian, dan pemeliharaan yang berlangsung, dari suatu sistem kebijakan dan prosedur. 2. CEO/Pimpinan perusahaan sebaiknya menerbitkan surat yang merancang departemen/divisi yang bertanggungjawab terhadap kebijakan dan prosedur dan individu yang bertanggung jawab bagi wewenang persetujuan akhir.
3. Seharusnya menjadi suatu hal yang umum bila kebijakan dan prosedur yang diusulkan dapat dikaji ulang baik oleh pihak senior manajemen maupun CEO/Pimpinan perusahaan, sebelum didistribusikan lebih lanjut dan diterapkan. 2.3.2 Manajemen Formulir Manajemen Formulir merupakan suatu program yang bertujuan untuk mengendalikan formulir dalam organisasi. Terdiri dari tiga fungsi dasar: kendali, rancang, dan analisa. Tujuan utama dari manajemen formulir adalah: 1. Menyediakan formulir yang efisien pada tingkat biaya proses dan cetak yang paling rendah, konsisten dengan aturan formulir dalam sistem informasi, dan 2. Memproduksi formulir efektif dan menarik yang akan memperkuat image perusahaan, namun tetap konsisten dengan pertimbangan efisiensi biaya proses dan cetak. Tujuan dari Manajemen Formulir ini adalah untuk: 1. Mengurangi jumlah tipe formulir 2. Mengurangi jumlah formulir aktual yang digunakan 3. Mengurangi jumlah kesalahan 4. Memproduksi sistem bisnis yang lebih efisien 5. Mengembangkan panduan dan standar rancangan formulir 6. Memperluas penggunaan formulir yang mudah difahami. Rancangan formulir adalah rekayasa layout jenis dan tampilan dari suatu bentuk formulir. Hal ini menentukan bagaimana informasi atas formulir dapat diatur dan ditayangkan dengan cara yang terbaik. Ide rancangan formulir ini pada
dasarnya sama dengan formulir elektronik dan kertas. Adapun formulir yang baik seharusnya: 1. Mudah dibaca dan dimengerti. 2. Mudah untuk diisi atau dilengkapi. 3. Mudah digunakan atau diproses. 4. Mempermudah masuknya data. 5. Mengurangi kemungkinan tingkat kesalahan. 6. Menciptakan sikap mental yang mendukung operasional bisnis. 2.3.3 Koordinasi Konsep dan Persetujuan Sebelum konsep dasar ditulis, sebaiknya memilih format penulisan yang sesuai dan sistem penomoran yang baku. Ketika analis prosedur mengomentari konsep dasar awal, perlu diperhatikan bagaimana panduan yang dipresentasikan di dalam konsep tersebut. Jika panduannya terlalu luas, maka akan mungkin gagal untuk mengkoordinasikan orang yang bekerja saling melengkapi. Pendekatan ini dapat menghasilkan kerancuan bagi pengguna. Sedangkan jika panduan tersebut terlalu kaku, atau terlampau sempit, maka akan sulit untuk mengubah begitu sekali ditegakkan. Analis prosedur seharusnya berhati-hati dalam memilih suatu pendekatan yang tidak terlalu kaku maupun terlalu luas. Penulisan kebijakan da prosedur menjadi seni, suatu pengetahuan yang dapat dipelajari. Bagi analis prosedur agar efektif, maka penting sekali untuk juga menyetujui dokumen konsep akhir dari kebijakan atau prosedur, dengan alasan: Kredibilitas, Pengakuan, dan Referensi.
2.3.4 Implementasi dan Pelatihan Suatu kebijakan atau prosedur dianggap telah diterapkan jika telah terdistribusi ke manual holder. Terdapat dua alat yang sangat efektif dalam memastikan bahwa kebijakan atau prosedur tersebut telah difahami, yaitu melalui penggunaan control point dan pelatihan. Yang dimaksud dengan control point di sini adalah individu atau divisi yang dapat memiliki pengaruh dalam memastikan bahwa kebijakan atau prosedur telah diikuti dengan menjadi penjaga dari panduan. Penerapan kedua adalah melalui pelatihan, di mana studi menunjukkan bahwa jika individu telah terlatih dengan baik maka setelah distribusi kebijakan atau prosedur baru tersebut maka mereka akan menjadi lebih efektif. Tujuan dari program pelatihan adalah untuk mengirimkan hasil yang baik, di mana individu akan menjadi lebih efektif setelah mengikuti pelatihan. Pelatihan dalam organisasi dapat didefinisikan sebagai proses resmi yang digunakan untuk mengembangkan sikap, pengetahuan dan keahlian dalam diri karyawan sehingga membuat mereka menjadi lebih mampu bekerja dengan kinerja yang efektif. Manfaat dari diadakannya pelatihan termasuk: Kepuasan yang lebih besar dari pekerjaan. Meningkatnya pendapatan dan keamanan kerja. Peluang yang lebih luas akan kemajuan/kenaikan/promosi. Percaya diri dan respek terhadap sesama rekan kerja. Adanya rasa menguasai suatu disiplin ilmu.
2.3.5 Perbaikan Begitu kebijakan atau prosedur ditulis, disetujui, didistribusikan, diterapkan, dan dilatihkan, maka diharapkan isinya tidak akan berubah dalam jangka waktu panjang. Namun, perubahan tidak dapat dielakkan karena berbagai alasan, seperti: perubahan dalam visi, misi dan strategi perusahaan, proses bisnis inti, manajemen, hukum, atau malah prosedurnya yang juga tidak efektif. Berbagai bentuk perubahan ini dapat mengakibatkan adanya perbaikan, di mana hal ini dapat berbentuk penambahan atau pengurangan formulir, pengubahan teks dan ilustrasi. Kebijakan atau prosedur yang telah ditentukan namun tidak mencerminkan praktek kerja yang berlaku sekarang, adalah sama efektifnya dengan tidak memiliki panduan tertulis. Kebijakan dan prosedur boleh diperbaiki secara kolektif, atau secara individu. Ketika memperbaiki kebijakan atau prosedur, analis prosedur sebaiknya menerapkan semacam kriteria uji tertentu untuk memutuskan apakah kebijakan atau prosedur tersebut memang membutuhkan perbaikan.