BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN Ruang lingkup audit operasional atas fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter sebagai berikut: bagaimana Sistem Pengendalian Intern atas fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang, bagaimana fungsi pembelian suku cadang dibatasi pada prosedur dan kebijakan pembelian suku cadang pada supplier lokal, bagaimana pengelolaan persediaan suku cadang dibatasi dari prosedur dan kebijakan penerimaan, pencatatan persediaan dengan cara stock opname dan pengeluaran persediaan suku cadang, dan apakah telah tercapai efisiensi dan efektifitas dalam fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang. IV.1 Survei Pendahuluan Pelaksanaan audit operasional di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter dimulai dari tahap survei pendahuluan. Survei pendahuluan dilaksanakan untuk memperoleh informasi dan data mengenai perusahaan yang menjadi objek penelitian dalam waktu relatif singkat mengenai latar belakang, aspek kegiatan organisasi, program atau prosedur yang dipertimbangkan untuk diperiksa agar dapat diperoleh gambaran yang memadai mengenai obyek penelitian dalam hal ini adalah fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang pada PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter. 61
Tujuan dari kegiatan survei pendahuluan yang dilakukan oleh penulis dimaksudkan untuk : a. Mengetahui situasi dan kondisi perusahaan yang akan diperiksa, cara kerja dari fungsi-fungsi yang berkaitan dengan pemeriksaan operasional. b. Meminta informasi mengenai prosedur dan kebijakan perusahaan atas pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang c. Mendapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam kuesioner. d. Mengenal lebih jauh tentang kegiatan perusahaan. Dengan adanya indikasi mengenai permasalahan yang dihadapi perusahaan dalam pelaksanaan fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang, maka perlu dilakukan survei pendahuluan untuk memperoleh informasi mengenai apa yang terjadi dalam fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter. Adapun prosedur survei pendahuluan yang dilakukan sebagai berikut: 1. Melakukan pembicaraan terlebih dahulu dengan administration head sebagai wakil dari perusahaan dan beberapa karyawan dari berbagai tingkat organisasi yang dapat memberikan informasi yang diperlukan serta pada pertemuan ini dijelaskan pula mengenai tujuan dan sasaran pemeriksaan ini. 2. Mengumpulkan data dan informasi keuangan mengenai: Sejarah perusahaan Produk yang diperdagangkan 62
Struktur organisasi dan uraian tugas. Kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang. 3. Melakukan wawancara dengan bagian pembelian, bagian gudang serta bagian penjualan untuk mengetahui kebijakan maupun prosedur yang diterapkan dan penulis juga mewawancarai bagian personalia untuk memperoleh gambaran umum dan latar belakang PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter. 4. Mengunjungi gudang parts center dan gudang PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter serta kantor perusahaan yang bersangkutan dan mengamati secara langsung cara kerja karyawan yang terkait. 5. Mengamati tata cara penyimpanan dan tata letak persediaan di gudang PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter. 6. Mempelajari prosedur pemesanan pembelian suku cadang, penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran persediaan suku cadang. 7. Memberikan kuesioner yang berkaitan dengan pemesanan, penerimaan, penyimpanan, tata letak, pendistribusian dan pengawasan fisik persediaan suku cadang kepada staff pembelian dan bagian spareparts. 8. Mengevaluasi hasil wawancara, kuesioner dan pengamatan yang dilakukan. 9. Membuat ikhtisar atas temuan-temuan penting yang diperoleh. IV.2 Evaluasi Atas Pengendalian Intern Fungsi Pembelian dan Pengelolaan Persediaan suku cadang Dalam melakukan penilaian sistem pengendalian intern atas fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang di PT KIA Mobil Indonesia 63
Cabang Sunter, maka penulis melakukan analisa dan evaluasi terhadap hasil wawancara, pengamatan dan kuesioner Berdasarkan dari hasil kuesioner dapat disimpulkan, bahwa PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter pada dasarnya sudah memiliki sistem dan prosedur yang cukup memadai. Hal ini dilihat dari jawaban yang diperoleh, mengindikasi adanya kebaikan-kebaikan maupun kelemahan-kelemahan dalam fungsi pembelian dan pengelolaan suku cadang. Begitu pun halnya, dari hasil wawancara dan pengamatan yang telah dilakukan mengindikasi bahwa, sebenarnya perusahaan memiliki sistem pengendalian yang cukup baik. Dengan memiliki suatu sistem pengendalian yang baik, bukan berarti tidak terdapat kelemahan-kelemahan dalam pengendalian fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang yang selama ini diterapkan perusahaan. Kelemahan-kelemahan yang ditemukan ini mustinya akan diberikan saran-saran perbaikan. Adapun kebaikan yang ditemukan dalam fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter seperti berikut: 1. Prosedur pembelian barang selalu dilengkapi dengan formulir yang mendukung dan dan formulir tersebut harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang yang selanjutnya diarsip oleh bagian pembelian. 2. Surat Order Pembelian dibuat oleh bagian pembelian sebagai bukti yang mendukung transaksi pembelian dan SOP harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Dalam hal ini, perusahaan telah memiliki prosedur pembelian yang memadai. 64
3. Bagian spareparts membuat Surat Penerimaan Gudang pada waktu suku cadang yang diterima sesuai dengan pesanan. Dokumen ini digunakan untuk menunjukkan bahwa suku cadang yang telah diterima dari supplier telah memenuhi jenis, kuantintas dan kualitas suku cadang yang dipesan. 4. Suku cadang diterima dan disimpan oleh bagian gudang, apabila telah dilakukan pemeriksaan kesesuaian antara pesanan dengan barang yang diterima. Pada saat suku cadang diterima, bagian gudang akan memeriksa kesesuaian antara suku cadang tersebut dengan Surat Oder Pembelian dan Surat Jalan. Jika tidak sesuai, maka bagian gudang akan menolak dan mengembalikan barang tersebut beserta surat jalan. 5. Terdapat otorisasi dari pejabat yang berwenang untuk pengeluaran kas dalam hal pembelian suku cadang serta pengeluaran lainnya. Hal ini menunjukkan adanya pengendalian yang baik terhadap transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. 6. Bagian gudang memiliki catatan persediaan memadai yang berfungsi sebagai dasar pembelian suku cadang. 7. Kartu persediaan dibuat berdasarkan jenis, kuantintas dan kualitas persediaan. Hal ini menunjukkan bahwa adanya pengendalian yang baik atas setiap jenis persediaan, sehingga pihak manajemen bisa mengetahui jumlah persediaan dari setiap jenis. 8. Persediaan suku cadang dikelompokkan dan diatur secara rapi. Hal ini, menunjukkan adanya pengendalian yang baik untuk menghindari terjadinya kesalahan meletakkan dan kemudahan dalam mencari barang yang diperlukan 65
9. Terdapat pemisahan antara barang yang rusak dan barang yang baik. Hal ini dapat mencengah kesalahan dalam penjualan suku cadang yang rusak ke pelanggan dan tetap menjaga kepercayaan pelanggan kepada perusahaan. 10. Semua persediaan suku cadang di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter telah diasuransikan dengan menggunakan asuransi Arta Graha. 11. Fasilitas gudang sudah memadai seperti penerangan yang cukup, tersedianya alat pemadam kebakaran. 12. Metode pencatatan persediaan menggunakan metode prepetual. Dengan diterapkannya metode tersebut, perusahaan dapat memantau dan mengetahui jumlah persediaan setiap saat, hal ini dikarenakan mutasi persediaan dicatat di kartu persediaan. 13. Stock opname dilakukan setahun sekali dan karyawan yang ditugaskan melakukan stock opname bukan karyawan yang ditugaskan mengurus dan menyimpan bahan baku atau yang bertanggung jawab atas pencatatan persediaan, sehingga idependensi tetap terjaga. Stock opname dilakukan oleh bagian acconting. Akan tetapi, juga memiliki kelemahan dalam pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang. Berikut ini adalah kegiatan-kegiatan yang dapat dijadikan indakator ketidakefisienan dan ketidakefektifan operasi perusahaan meliputi : 1. Bagian pembelian tidak mempunyai daftar supplier atau arsip sebagai rekanan. 2. Bagian pembelian tidak meminta penawaran harga dari pemasok yang berbeda sebelum melakukan transaksi pembelian. 66
3. Tidak ada pengawasan yang ketat terhadap siapa saja yang dapat masuk ke gudang sparepart. 4. Lokasi gudang yang kurang tepat dan rawan akan pencurian. 5. Pemrosesan yang tertunda terhadap penemuan suku cadang yang rusak dan kurang laku di pasaran. Inventory turnover merupakan rasio yang mengukur frekuensi pergantian persediaan dalam satu tahun, serta menunjukkan tingkat aktivitas penjualan. Secara umum, semakin besar tingkat perputaran persediaan dalam perusahaan akan mengurangi resiko terhadap kerugian yang disebabkan oleh biaya penyimpanan persediaan, perubahan selera konsumen. Berdasarkan data laporan keuangan PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter tahun 2004-2005 serta 2005-2006 maka dapat diketahui, rasio perputaran persediaan ( inventory turnover) : Tahun 2006 = Harga Pokok Penjualan Rata-rata Persedian = Rp 284.802.283.696 Rp 153.435.372.669 : 2 = Rp 284.802.283.696 Rp 76.717.686.334,5 = 3,71 x Tahun 2005 = Harga Pokok Penjualan Rata-rata Persedian = Rp 586.990.061.463 Rp 160.851.778.549 : 2 = Rp 586.990.061.463 Rp 80.425.889.274,5 = 7,29 x Rasio perputaran persediaan (inventory turnover) pada tahun 2005 adalah 7,29x. Hal ini menunjukkan kemampuan perusahaan untuk menjual persediaan suku 67
cadang sebanyak 7,29x. Tahun 2006 rasio perputaran persediaan menurun menjadi 3,71x. Hal ini berarti bahwa, perputaran inventory PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter pada tahun 2006 tidak efektif dibandingkan dengan tahun 2005 karena inventory turnover mengalami penurunan sebesar 49,11% Average days inventory adalah salah satu rasio aktivitas yang mengukur jangka waktu persediaan yang berada di gudang sebelum dijual. Berdasarkan data laporan keuangan PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter tahun 2004-2005 dan 2005-2006 maka dapat diketahui, rata-rata lamanya persediaan (averange days inventory) : Tahun 2006 = Rata-rata persediaan x 360 Harga Pokok Penjualan = Rp 76.717.686.334,5 x 360 Rp 284.802.283.696 = 96 hari. Tahun 2005 = Rata-rata persediaan x 360 Harga Pokok Penjualan = Rp 80.425.889.274,5 x 360 Rp 586.990.061.463 = 49 hari. Average Days Inventory pada tahun 2005 adalah 49 hari yang berarti persediaan berada di gudang selama 49 hari sebelum adanya penjualan, sedangkan Average Days Inventory meningkat pada tahun 2006 menjadi 96 hari. Hal ini berarti bahwa, Average Days Inventory PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter pada tahun 2006 tidak efektif dibandingkan dengan tahun 2005 karena suku cadang lama tersimpan di gudang selama 96 hari sebelum djual dan dan dapat menimbulkan biaya penyimpanan atas persediaan suku cadang. 68
IV.3 Prosedur Audit Atas Fungsi Pembelian. Prosedur audit merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pemeriksaan akuntansi. Prosedur audit harus direncanakan dan dilaksanakan dengan baik guna mendapatkan bukti-bukti audit yang diperlukan auditor dalam pemeriksaannya. Tujuan pelaksanaan audit operasional atas pembelian di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter antara lain mengetahui ketaatan pelaksanaan dari kegiatan pembelian suku cadang telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku dalam perusahaan, memahami dan mengevaluasi pengendalian atas pembelian suku cadang dan memungkinkan mendeteksinya kelemahan yang terjadi, mengidentifikasi permasalahan yang terdapat dalam perusahaan serta memberikan saran dan rekomendasi mengenai tindakan korektif atau perbaikan yang perlu dilakukan Berdasarkan hasil evaluasi pengendalian intern diatas, dapat disusun prosedur audit atas fungsi pembelian yang dapat digunakan dalam pelaksanaan audit terinci sebagai berikut : 1. Pemeriksaan atas prosedur pembelian suku cadang Tujuan pemeriksaan: Untuk memastikan bahwa prosedur pembelian suku cadang dilakukan dengan benar sehingga proses pembelian dapat berjalan secara efektif dan efisien. Prosedur audit: 1.1 Dapatkan prosedur pembelian suku cadang secara tertulis. 1.2 Periksa dan pastikan bahwa bagian pembelian yang dapat melakukan transaksi pembelian. 69
1.3 Periksa dan pastikan kegiatan pembelian dilakukan berdasarkan permintaan dari bagian yang membutuhkan. 1.4 Pastikan bagian pembelian membuat Surat Permintaan Penawaran Harga kepada supplier. 1.5 Pastikan bagian pembelian melakukan perbandingan penawaran harga untuk menentukkan penawar terbaik. 1.6 Bandingkan prosedur pembelian tersebut dengan pelaksanaannya. 1.7 Analisis kelemahan yang terjadi dalam prosedur pembelian suku cadang. 1.8 Buat simpulan audit. Berdasarkan hasil pemeriksaan diatas didadapatkan temuan yaitu bagian pembelian tidak membuat surat permintaan penawaran harga kepada supplier sehingga tidak dapat melakukan perbandingan penawaran harga. Hal ini dilakukan karena perusahaan sudah percaya kepada satu supplier yaitu PT KIA Motor Indonesia yang merupakan pemasok tetap perusahaan dan PT KIA Motor Indonesia juga telah memberikan daftar harga suku cadang. Dalam hal ini, untuk menciptakan pengendalian yang baik bagian pembelian harus membuat dan mengirimkan surat permintaan penawaran harga ke beberapa pemasok di luar pemasok tetap perusahaan sehingga memberikan kesempatan ke pemasok lain untuk memberikan daftar harga suku cadang dan bahan penolongdan dapat melakukan perbandingan harga. 2. Pemeriksaan atas pelaksanaan pembelian Tujuan pemeriksaan: Untuk mengetahui efektifitas dan efisiensi dari pelaksanaan pembelian yang dilakukan perusahaan serta menjaga kelancaran kegiatan operasi penjualan 70
dengan menjamin tersedianya persediaan suku cadang dalam jumlah yang optimal. Prosedur audit: 1.1 Periksa dan pastikan bagian pembelian melaksanakan pembelian sesuai dengan spesifikasi permintaan dari bagian gudang dengan mencocokkkan surat permintaan barang dengan Purchase order. 1.2 Pastikan terdapat otorisasi atas permintaan pembelian oleh pejabat berwenang untuk mengecek keabsahannya. 2.3 Pastikan bahwa bagian pembelian menentukkan jumlah pesanan ekonomis setiap kali melakukan pembelian. 2.4 Pastikan di bagian pembelian pernah melakukan seleksi terhadap supplier mengenai harga, kualitas dan jangka waktu pengiriman. 2.5 Buat simpulan audit. Berdasarkan hasil pemeriksaan ditemukan bagian pembelian di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter tidak pernah melakukan seleksi pemasok baik untuk suku cadang utama dan bahan penolong sehingga tidak mempunyai daftar supplier. Daftar supplier hanya dimiliki oleh PT KIA Motor Indonesia. Dalam menciptakan pengendalian dalam kegiatan pembelian sangatlah baik, apabila PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter melakukan seleksi pemasok dan mempunyai daftar supplier sebagai rekanan sehingga dapat membantu dalam menganilisa harga, mengetahui kemampuan supplier dalam memenuhi pemesanan. 71
IV.4 Prosedur Audit Atas Fungsi Pengelolaan Persediaan Prosedur audit merupakan rincian langkah-langkah yang dilakukan oleh auditor dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bahan bukti. Tujuan pelaksanaan audit operasional atas persediaan di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter antara lain mengetahui ketaatan pelaksanaan dari kegiatan pengelolaan suku cadang telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku dalam perusahaan, memahami dan mengevaluasi pengendalian atas pengelolaan suku cadang dan memungkinkan mendeteksinya kelemahan yang terjadi, mengetahui apakah pengelolaan persediaan telah dilakukan secara efisien dan efektif, mengidentifikasi permasalahan yang terdapat dalam perusahaan serta memberikan saran dan rekomendasi mengenai tindakan korektif atau perbaikan yang perlu dilakukan. Dalam mendapatkan bahan bukti yang kompeten, serta untuk mengetahui sejauh mana efisiensi dan efektifitas pelaksanaan kegiatan pengelolaan persediaan suku cadang yang diterapkan PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter, maka ditetapkan tujuan dan prosedur audit sebagai berikut: 1. Pemeriksaan atas kebijakan pengelolaan persediaan suku cadang Tujuan pemeriksaan : Untuk mengetahui apakah kebijakan pengelolaan persediaan suku cadang yang telah ditetapkan oleh top management telah cukup memadai, sehingga memungkinkan pelaksanaan pengelolaan persediaan suku cadang yang efektif, efisien dan ekonomis. Prosedur audit : 72
1.1 Melakukan wawancara dengan administration head untuk mengetahui di perusahaan telah memiliki kebijakan pengelolaan persediaan suku cadang baik secara lisan maupun tertulis. 1.2 Mempelajari dan mengevaluasi kebijakan pengelolaan persediaan suku cadang baik lisan maupun tulisan serta mendeteksi kemungkinan adanya kelemahan dalam kebijakan tersebut yang menyebabkan pelaksanaan pengelolaan persediaan suku cadang menjadi inefektif dan inefesien. 1.3 Buat simpulan audit. Berdasarkan hasil pemeriksaan dan pengamatan di lapangan didapatkan temuan seperti tidak ada pengawasan yang ketat terhadap siapa saja yang dapat masuk ke gudang sparepart sehingga mekanik dapat keluar masuk gudang, pemrosesan yang tertunda terhadap penemuan suku cadang yang rusak dan kurang laku di pasaran. Dalam menciptakan pengendalian yang baik, harus terdapat pengawasn yang ketat dari petugas keamanan di sekitar gudang dan hanya pihak tertentu yang sudah menciptakan izin dari parts coordinator, suku cadang yang rusak dan kurang laku di pasaran harus segera ditindaklanjuti oleh bagian gudang. 2. Pemeriksaan atas penerimaan persediaan Tujuan pemeriksaan : Untuk memastikan bahwa barang yang diterima perusahaan sesuai dengan yang dipesan. Prosedur audit : 2.1 Melakukan wawancara dengan partsman mengenai proses penerimaan persediaan suku cadang. 73
2.2 Mempelajari dan mengevaluasi mekanisme penerimaan persediaan suku cadang serta mendeteksi kelemahan yang terdapat pada mekanisme itu. 2.3 Melakukan observasi atas pelaksanaan penerimaan persediaan suku cadang untuk mengetahui cara bagian gudang menerima barang dari jasa pengiriman dan melakukan penghitungan atas suku cdang yang diterima. 2.4 Dapatkan Purchase order yang berfungsi sebagai pesanan pembelian, dan Surat Penerimaan Gudang serta Surat Jalan yang berfungsi sebagai surat bukti penerimaan barang secara sampling. 2.5 Lakukan crosscheck antara Purchase Order dengan Surat Jalan untuk mengetahui kemungkinaan terjadinya ketidaksesuaian spesifikasi dan kuantitas barang yang dipesan dengan barang yang diterima. 2.6 Periksa dan pastikan dalam Surat Penerimaan Gudang yang dipilih secara sampling tersebut terdapat otorisasi dari pejabat gudang. 2.7 Bandingkan jenis dan kuantintas suku cadang dengan Surat Jalan. 2.8 Bandingkan Surat Jalan dengan Surat Penerimaan Gudang untuk memastikan bahwa bagian gudang telah melakukan pencatatan yang sesuai atas persediaan yang diterima dari supplier. 2.9 Buat simpulan audit. Berdasarkan hasil pemeriksaan diatas tidak ditemukan temuan. 3. Pemeriksaan atas penyimpanan suku cadang yang ada di gudang. Tujuan pemeriksaan : Untuk mengetahui secara pasti bahwa persediaan suku cadang telah disimpan dan diatur penempatannya di gudang. Hal ini bertujuan untuk mempermudah proses penempatan dan keluar masuknya suku cadang di gudang. 74
Prosedur audit : 3.1 Melakukan peninjauan ke gudang sparepart untuk mengetahui proses penyimpanan persediaan suku cadang dan fasilitas yang tersedia di gudang serta penyusunan suku cadang yang masuk dan keluar gudang. 3.2 Mempelajari dan mengevaluasi proses penyimpanan persediaan suku cadang serta mendeteksi kemungkinan adanya kelemahan dalam proses tersebut. 3.3 Periksa dan pastikan di gudang telah melakukan pemisahan dalam hal penyimpanan suku cadang reguler dengan suku cadang emergency order. 3.4 Memilih secara random persediaan suku cadang dan memeriksa persediaan suku cadang tersebut tetap terjaga dengan baik atau tidak. 3.5 Periksa suku cadang perusahaan yang layak jual dipisahkan dengan suku cadang yang sudah usang dan kurang laku di pasaran. 3.6 Buat simpulan audit. Berdasarkan hasil pemeriksaan dan pengamatan di lapangan didapatkan temuan yaitu terjadi pemrosesan yang tertunda terhadap penemuan suku cadang yang rusak dan kurang laku di pasaran sehingga tidakdilanjuti secara cepat khusus untuk regular stock dan akan dikirimkan kembali ke parts center paling lambat tiga bulan sejak ada laporan kerusakan suku cadang. Dalam hal ini, bagian gudang harus menindaklanjuti secara cepat terhadap penemuan suku cadang yang rusak dan kurang laku di pasaran sehingga tidak merugikan perusahaan. 4. Pemeriksaan atas penghitungan fisik persediaan Tujuan pemeriksaan : 75
Untuk mengetahui penghitungan fisik persediaan suku cadang benar-benar dilaksanakan secara efektif dan efisien. Prosedur audit : 4.1 Melakukan wawancara dengan pihak yang melakukan stock opname persediaan suku cadang guna mengetahui mekanisme yang diterapkan oleh perusahaan dalam melakukan penghitungan persediaan. 4.2 Melakukan wawancara dengan parts coordinator untuk mengetahui pelaksanaan stock opname dapat dilakukan dalam satu hari. 4.3 Mempelajari dan mengevaluasi mekanisme penghitungan fisik persediaan suku cadang, serta mencari kelemahan yang mungkin terdapat dalam mekanisme tersebut. 4.4 Melakukan reconciliation antara hasil penghitungan fisik persediaan suku cadang dengan jumlah yang tertera dalam kartu stock dan kartu gudang. 4.5 Melakukan pemeriksaan terhadap selisih kuantintas persediaan suku cadang yang signifikan. 4.6 Buat simpulan audit. Berdasarkan hasil data yang penulis dapatkan dari data stock opname : No Nama Sparepart Hasil stock Hasil stock Harga per Selisih opname opname unit kuantintas record 1 record 2 1. Motor Radiator Cooling Fan 2 unit 18 unit Rp 200.000,- 16 unit 2. Bearing Outer 1 unit 13 unit Rp 85.000,- 12 unit 3. Cartridge Fuel 2 unit 12 unit Rp 500.000,- 10 unit 76
Hasil stock opname record 1 diperoleh dalam waktu sehari dan beberapa hari kemudian dilakukan perhitungan kembali atas jumlah persediaan suku cadang tersebut dan dicatat dalam hasil stock opname record 2. Akhirnya, ditemukan selisih yang cukup jauh dan harga suku suku cadang tersebut cukup mahal. 5. Pemeriksaan atas pencatatan persediaan suku cadang. Tujuan pemeriksaan : Untuk mengetahui metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan perusahaan mendukung terciptanya pengelolaan persediaan suku cadang yang efisien dan efektif serta mengetahui bagian pencatatan persediaan telah mencatat sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku umum. Prosedur audit : 5.1 Melakukan wawancara dengan bagian accounting untuk mengetahui metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan oleh perusahaan. 5.2 Mengevaluasi metode pencatatan dan penilaian persediaan tersebut. 5.3 Melakukan perbandingan antara jumlah persediaan yang tercatat di buku besar dengan jumlah fisik persediaan yang rusak atau usang maupun jumlah yang tertera dalam kartu gudang dan kartu persediaan. 5.4 Buat simpulan audit. Berdasarkan dari hasil pemeriksaan diatas tidak didaptakan temuan. 6. Pemeriksaan atas pengeluaran persediaan suku cadang. Tujuan pemeriksaan : 77
Untuk memastikan bahwa persediaan suku cadang yang dikeluarkan oleh bagaian gudang sesuai dengan permintaan dari mekanik. Prosedur audit : 6.1 Melakukan wawancara dengan pihak bagian gudang yang terlibat dalam proses pengeluaran persediaan suku cadang untuk mengetahui mekanisme pengeluaran persediaan suku cadang yang diterapkan perusahaan. 6.2 Mempelajari dan mengevaluasi mekanisme pengeluaran persediaan suku cadang yang diterapkan perusahaan serta mendeteksi kemungkinan kelemahan yang terdapat di dalamnya. 6.3 Melakukan observasi atas pelaksanaan pengeluaran persediaan suku cadang dari gudang oleh pihak-pihak yang terkait untuk memastikan bahwa mereka telah mantaati kebijakan dan prosedur yang berlaku. 5.3 Periksa surat perintah kerja yang dibuat oleh bagian customer advisor untuk mengambil suku cadang di gudang benar-benar dibuat berdasarkan kebutuhan mekanik yang diperlukan. 6.4 Pastikan suku cadang yang diperlukan oleh bagian mekanik benar-benar tersedia di gudang. 6.5 Pastikan setiap pengeluaran suku cadang selalu didasarkan atas bukti pengeluaran barang yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 6.6 Dapatkan kartu stock suku cadang. 6.7 Bandingkan jumlah persediaan suku cadang yang tercantum dalam bukti pengeluaran suku cadang dengan jumlah persediaan yang terdapat dalam bukti permintaan suku cadang. 6.8 Buat simpulan audit. 78
Berdasarkan dari hasil pemeriksaan diatas tidak didaptakan temuan. IV.5 Laporan Atas Temuan Permasalahan dan Rekomendasi Perbaikan. Sebagai tindak lanjut dilakukannya evaluasi dan analisa terhadap hasil wawancara, pengamatan, dan kuesioner di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter yang telah disajikan sebelumnya, penulis menemukan adanya beberpa permasalahan dalam proses pengendalian pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang, yaitu: 1. Bagian Pembelian tidak mempunyai daftar supplier untuk bahan penolong. Berdasarkan tanggung jawab yang dibebankan, pemilihan pemasok yang tepat merupakan salah satu tanggung jawab bagian pembelian perusahaan. Dalam melakukan pembelian persediaan suku cadang, PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter melakukan transaksi pembelian suku cadang dengan satu supplier yang sudah ditentukan oleh perusahaan yaitu PT KIA Motor Indonesia untuk suku cadang utama, sedangkan suku cadang bahan penolong tidak melakukan pembelian dengan PT KIA Motors Indonesia tetapi dengan supplier lain. Dalam menciptakan pengendalian dalam kegiatan pembelian sangatlah baik, apabila perusahaan memiliki daftar supplier sebagai rekanan. Adanya daftar supplier dapat membantu perusahaan untuk melakukan pemilihan pemasok. Daftar supplier dibuat tidak hanya untuk menganalisa harga belaka akan tetapi, harus juga diperhatikan masalah kemampuan atau karakter dari supplier yang akan dipilih seperti kemampuan supplier untuk memenuhi permintaan kebutuhan perusahaan, kualitas suku cadang yang baik. 79
Pembelian suku cadang baik yang utama maupun bahan penolong yang selama ini dilakukan dengan supplier utama, telah memberikan hasil yang optimal baik dari kualitas barangnya, waktu pengirimnya selama 3 sampai 11 hari dan harga serta diskon pembelian sebesar 25 % untuk regular stock dan 15% untuk emergency stock. Salah satu contohnya PT KIA Motors Indonesia menjual suku cadang motor radiator colling fan ke PT Mobil Indonesia Cabang Sunter seharga Rp 170.000,- dan PT KIA Mobil Indonesia Cabang sunter menjual suku cadang tersebut ke customer seharga Rp 200.000,- Perusahaan menjadi bergantung kepada satu supplier, sehingga tidak mengetahui perkembangan harga yang berlaku di pasaran serta perusahaan juga tidak mengetahui apakah transaksi pembelian suku cadang yang selama ini terjalin dengan PT KIA Motors Indonesia itu sudah benar-benar menguntungkan atau belum. Hal ini disebabkan perusahaan tidak pernah melakukan perbandingan dengan supplier lain baik dilihat dari segi harganya, kualitasnya dan jangka waktu dan diskon pembelian. Tidak tertutup kemungkinan bahwa terdapat supplier lain yang ternyata lebih menguntungkan dibandingkan dengan PT KIA Motors Indonesia. Dalam menciptakan pengendalian yang baik dalam kegiatan pembelian, perusahaan sebaiknya tidak bergantung hanya pada satu supplier. Untuk itu, perusahaan sebaiknya membuat dan memiliki daftar supplier sebagai rekanan untuk pembelian suku cadang bahan penolong yang berisi prestasi supplier sehingga dapat memudahkan perusahaan untuk melakukan pemilihan pemasok serta dapat memenuhi permintaan perusahaan. Dalam hal ini, harus ada kerjasama antara branch manager, pembelian dan sales executive untuk 80
mendapatkan nama pemasok di luar pemasok tetap dan mengumpulkan katalog harga spareparts yang diberikan oleh sales dari pemasok lain. Selain itu, jangan terlalu bergantung pada satu supplier karena supplier utama seperti PT KIA Motors Indonesia juga pernah mengalami keterlambatan dalam memenuhi permintaan disebabkan keterlambatan datang dari pemasok lain dan gangguan cuaca. Mengingat pemasok yang tepat bukanlah pemasok yang dapat memberikan suatu harga pembelian yang terendah, waktu pengiriman yang tercepat, biaya angkutan yang murah dan kualitas yang terbaik saja, serta customer care melainkan harus suatu kombinasi yang optimal secara keseluruhan. 2. Bagian Pembelian tidak membuat Surat Permintaan Penawaran Harga. Pada waktu melakukan pembelian suku cadang utama maupun penolong, bagian pembelian tidak membuat surat permintaan penawaran harga ke berbagai pemasok. Hal ini dilakukan, karena perusahaan sudah percaya kepada satu supplier yang merupakan pemasok tetap perusahaan dan PT KIA Motors Indonesia juga telah memberikan daftar harga atau katalog suku cadang. Pemesanan suku cadang dilakukan melalui email dan faksimili. Bagian pembelian harus membuat dan mengirimkan surat permintaan penawaran harga ke beberapa pemasok di luar pemasok tetap perusahaan sehingga memberikan kesempatan ke pemasok lain untuk memberikan daftar harga suku cadang dan bahan penolong sehingga dapat melakukan perbandingan harga. Hal ini terjadi karena bagian pembelian PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter sudah menjalin kepercayaan kepada PT KIA Motors Indonesia sebagai 81
supplier utama perusahaan dan harga suku cadang yang dijual oleh PT KIA Motors Indonesia lebih menguntungkan dibandingkan dengan supplier lain sehingga tidak perlu melakukan permintaan penawaran harga ke beberapa supplier. Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan kepala parts center PT KIA Motors Indonesia dan administration head PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter bahwa harga suku cadang yang dijual oleh PT KIA Motors Indonesia lebih menguntungkan dari supplier lain seperti PT KIA Motors Indonesia menjual suku cadang bearing outer ke PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter seharga Rp 85.000,00 sedangkan dari supplier lain yaitu PT Indoprima Gemilang menjual dengan harga Rp 100.000,00 Perusahaan tidak memiliki informasi mengenai perbandingan harga suku cadang dari beberapa pemasok, sehingga kemungkinan perusahaan tidak dapat memperoleh harga suku cadang yang ekonomis dan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan penawaran dari pemasok lain yang mungkin memberikan penawaran yang lebih kompetitif. Walaupun harga yang suku cadang yang diberikan oleh PT KIA Motors Indonesia lebih murah dibandingkan dengan beberapa supplier, namun tidak tertutup kemungkinan harga dari supplier lain bisa lebih murah dari supplier tetap perusahaan. Berdasarkan hasil wawancara dan crosscheck yang dilakukan penulis dengan kepala parts center dan beberapa pemasok, bahwa terdapat harga suku cadang yang dijual oleh PT KIA Motors Indonesia lebih mahal dibandingkan dengan supplier lain seperti harga cartridge fuel dijual seharga Rp 500.000,00 oleh PT KIA Motors Indonesia ke PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter, sedangkan dari supplier lain yaitu PT Kayaba Indonesia menjual dengan harga Rp 400.000,00 82
Dalam menciptakan pengendalian yang baik, sebaiknya perusahaan dalam hal ini bagian pembelian harus melakukan analisis harga terhadap beberapa supplier, dengan cara membuat dan mengirimkan surat permintaan penawaran harga ke beberapa pemasok lain di luar pemasok tetap perusahaan. Selain itu, perusahaan sebaiknya juga memberikan kesempatan kepada pemasok lain untuk memberikan daftar harga sehingga perusahaan memiliki pilihan pemasok yang lebih banyak yang mungkin memberikan penawaran yang lebih baik serta sebaiknya perusahaan tidak hanya mendasarkan analisis pemilihan pemasok hanya berdasarkan harga dan potongan harga yang ditawarkan oleh supplier berdasarkan surat permintaan penawaran harga yang diterima namun juga, harus mempertimbangkan kemampuan supplier seperti kualitas suku cadang yang dikirim oleh pemasok, ketepatan waktu pengiriman. Selain itu, dengan surat permintaan penawaran harga ini akan membantu perusahaan untuk mengetahui perkembangan harga yang terjadi di pasaran. Dengan adanya pengendalian tersebut maka setiap proses pembelian yang dilakukan perusahaan akan berjalan secara efektif dan efisien. 3. Tidak ada pengawasan yang ketat terhadap siapa saja yang dapat masuk ke gudang sparepart. Berdasarkan hasil pengamatan oleh penulis di gudang PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter, terlihat bahwa tidak adanya pengawasan yang ketat dari petugas gudang terhadap siapa saja yang dapat keluar masuk ke gudang tanpa harus minta otorisasi dari parts coordinator terlebih dahulu. Hal ini terbukti pada waktu penulis melakukan survei lapangan ke gudang PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter terlihat bahwa petugas mekanik dapat langsung 83
masuk ke gudang sparepart tanpa harus minta izin terlebih dahulu ke parts coordinator, akan tetapi yang mengambil suku cadangnya petugas gudang. Dalam menciptakan pengendalian intern yang baik, harus adanya pengawasan ketat dari petugas keamanan di sekitar gudang dan hanya pihakpihak tertentu yang sudah mendapatkan izin dari parts coordinator yang diperbolehkan masuk ke gudang dan pihak manajemen sangat membatasi pihakpihak yang berhak masuk keluar gudang. Parts coordinator dan partsman kurang tegas terhadap siapa saja yang dapat keluar masuk ke gudang spareparts dan hal ini tidak mentaati kebijakan yang telah diterapkan oleh perusahaan, mengenai pihak yang diperbolehkan keluar masuk gudang serta kurangnya pengawasan dari pihak manajemen seperti branch manager untuk melakukan inspeksi mendadak ke gudang spareparts. Dengan adanya kebijakan perusahaan yang tidak berjalan sebagaimana mestinya, maka pihak-pihak yang tidak berkepentingan dapat keluar masuk secara bebas ke dalam gudang. Hal ini membuat fungsi gudang menjadi tidak efektif karena tidak dapat memberikan perlindungan terhadap suku cadang dan dapat menimbulkan tindakan pencurian suku cadang. Pihak manajemen dalam hal ini branch manager, harus memberikan surat teguran terlebih dahulu kepada parts coordinator jika melanggar kebijakan perusahaan dan jika surat teguran masih dilanggar maka akan diberikan sangsi. Selain itu, pihak manajemen juga harus membuat id card yang berisikan barcode khusus bagi karyawan yang berhak masuk ke dalam gudang dan kartu tersebut harus discan terlebih dahulu oleh parts cordinator jika ingin masuk ke gudang. 84
Hal ini dilakukan karena peranan suku cadang sangat besar dalam kelangsungan operasional perusahaan yang dapat menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. 4. Lokasi gudang yang kurang tepat dan rawan akan pencurian. Lokasi gudang PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter berada di dekat pintu gerbang masuk sehingga sering dilewati oleh banyak customer maupun karyawan lain dan tidak ada pos penjagaan di depan pintu gudangnya. Lokasi gudang yang idealnya harus berada dekat dengan bagian bengkel (perawatan dan perbaikan mobil) dan jangan terlalu depan dekat pintu gerbang masuk serta jangan terlalu banyak dilalui oleh banyak orang. Hal ini terjadi karena kurangnya perencanaan dari pihak manajemen dalam penentuan lokasi gudang dan terbatasnya area untuk gudang karena sebagian besar area digunakan untuk service dan perbaikan mobil. Lokasi gudang yang terlalu dekat dengan pintu gerbang utama PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter, maka rawan akan tingkat pencurian. Pihak manajemen PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter sebaiknya melengkapi pintu masuk gudang dengan menggunakan sistem kode akses tertentu dan juga menggunakan kamera CCTV (kamera pengamatan) di dalam gudang sehingga dapat mengetahui aktivitas yang terjadi di dalam gudang. 5. Pemrosesan yang tertunda terhadap penemuan suku cadang yang rusak dan kurang laku di pasaran. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara penulis ke pihak patsman, bahwa jika ditemukan barang-barang rusak maupun kurang laku di pasaran tidak langsung diproses dan tidak ditindaklanjuti secara cepat khusus untuk reguler stock. Dalam hal ini, untuk suku cadang yang rusak akan ditindaklanjuti oleh 85
bagian gudang jika bagian mekanik melaporkan ada kerusakan suku cadang dan jika ada pengaduan dari customer akan kerusakan pada fasilitas mobil. Biasanya, bagian gudang akan melakukan retur ke bagian parts center untuk mengganti suku cadang yang rusak paling lama tiga bulan sejak ada pengaduan dari mekanik sedangkan untuk suku cadang yang kurang laku di pasaran akan disimpan saja di dalam gudang dan bisa menjadi suku cadang yang sia-sia. Barang yang rusak dan kurang laku di pasaran harus segera ditemukan dan ditindaklanjuti oleh oleh bagian gudang. Stock opname yang dilakukan oleh pihak accounting dapat membantu parts coordinator dalam mengontrol barangbarang yang rusak maupun kurang laku di pasaran. Namun penemuan tersebut tidak akan berpengaruh banyak bagi perusahaan tepatnya bagian gudang, jika tidak ada tindak lanjut untuk memperbaiki hal tersebut. Bagian gudang tidak melakukan tindak lanjut terhadap penumpukan barangbarang rusak maupun kurang laku di pasaran di gudang barang karena berdasarkan hasil wawancara penulis dengan partsman bahwa barang yang rusak akan dikembalikan tiga bulan sekali ini untuk reguler stock, sedangkan untuk emergency stock akan dikembalikan ke parts center keesokkan harinya. Hal ini, dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan bila terus menumpuk suku cadang yang rusak maupun suku cadang yang kurang laku di pasaran. Hal ini tentu akan menghambat perputaran penjualan suku cadang dan barang yang menumpuk tersebut lama kelamaan menjadi usang serta tidak memiliki nilai jual bagi perusahaan. Selain itu, penumpukan barang-barang yang rusak dan kurang laku di gudang dapat mengambil banyak tempat di gudang dan mungkin perusahaan akan kehilangan pelanggan karena produk yang dijual 86
banyak yang sudah rusak. Hal tersebut diketahui pada saat stock opname bulan Desember 2005 telah ditemukan sejumlah suku cadang yang rusak dan kurang laku di pasaran sebanyak 36 kardus suku cadang, dan ketika dilakukan kembali stock opname pada bulan Desember 2006 barang yang rusak serta kurang laku di pasaran tersebut tetap ditemukan kembali sebanyak 46 kardus, sehingga dapat disimpulkan bahwa tidak ada tindak lanjut atas penemuan-penemuan yang telah terjadi pada bulan Desember 2007. Berikut ini daftar nama suku cadang yang kurang laku dan suku yang rusak berdasarkan sampel bulan Maret tahun 2008: No Nama Sparepart Jumlah yang tersisa di gudang 1. Short Engine 2 unit 2. Etwis 2 unit 3. Bakel 6 unit Hal pertama yang perlu ditindaklanjuti oleh manajemen perusahaan yaitu dengan mengadakan pertemuan antara branch manager beserta parts coordinator, administration head dan kepala bengkel serta sales executive untuk merundingkan dan merencanakan langkah-langkah yang tepat, cermat dan efektif guna memperoleh jalan keluar terbaik. Cara yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi barang yang rusak dan barang kurang laku di pasaran adalah melakukan peramalan atau suvei dari suku cadang yang dibeli dominan dibeli oleh pelanggan, menjual suku cadang yang kurang laku dan sisa di gudang dengan harga yang murah, Bagian gudang mengembalikan stock death ke parts center untuk segera dilakukan proses penghancuran (proses disposal). Selain itu, 87
bagian PDI juga ikut terlibat dalam proses penerimaan suku cadang yang baru dibeli sehingga dapat membantu bagian gudang dalam proses penerimaan dan pengecekan suku cadang yang baru diterima dari supplier. Perusahaan juga harus memperbaiki kebijakan perusahaan mengenai jangka waktu retur barang yang dari tiga bulan menjadi satu bulan 88
89