BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculan alat komunikasi yang canggih, seperti: e-mail atau memo, telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faximile, dan lain sebagainya. Masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya bahkan masih tetap kokoh terpakai, komunikasi tertulis tersebut adalah surat. Menurut Sedarmayanti (2001:162), Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat masih memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif, dan ekonomis. Apa yang di komunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Tidak demikian halnya disampaikan secara lisan, dengan cara tersebut sering mengalami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin di tambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil alat promosi, dan sekaligus dapat menunjukan dinamika atau 1
2 kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi, maka pada suatu perusahaan atau instansi kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian. Mengingat pentingnya peranan surat, maka diperlukan tata cara pengelolaan surat. Dalam suatu instansi atau perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibagi menjadi dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Menurut Endang, dkk (2006:8), modul menangani surat masuk dan surat keluar, surat masuk adalah surat-surat yang di terima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi, sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang di keluarkan atau di buat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok. Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman surat (Finoza, 2004:17). Disinilah letak pentingnya keberedaan sekrataris dalam mengelola surat dan menjalankan fungsinaya sebagai salah satu urat nadi kelancaran suatunperusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
3 Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpul kan bahwa menjalankan kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang dikoordinasi/dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncakan. Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka penulis memilih judul TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR BAGIAN PENYEDIAAN AIR BAKU SUMATERA UTARA. B. Perumusan Masalah Perumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah Bagaimana Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Bagian Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Sumatera Utara?. C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Sumatera Utara.
4 D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini, antara lain : 1. Bagi Penulis Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal penanganan surat khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori maupun praktek. 2. Bagi Instansi Sebagai bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk penyempurnaan dalam tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar dimasa yang akan datang. 3. Bagi Peneliti selanjutnya Sebagai bahan referensi bagi para peneliti mengenai tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar dalam suatu instansi. E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di kementrian Pekerjaan Umum Jl. Jend. Besar Dr. A.H. Nasution No.30 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 1.1
5 Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan No. Kegiataan Juli Agustus September 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Konsultasi 2 3 Pengumpulan Data Penulisan Laporan Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 8 s/d 15 September 2012. Pada tahap pengumpulan data, penulis melakukan observasi yang akan dilaksanakan pada minggu kedua dan ketiga bulan September 2012. Pada tahap ini penulis melakukan wawancara dengan Sekretaris pada bagian Penyediaan Air Baku Kementrian Pekerjaan Umum Sumatera Utara mengenai topik yang akan dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin data sekunder demi menunjang penulisan Tugas Akhir ini. F. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini dibagi atas 4 dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab, antara lain: BAB I: PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.
6 BAB II: PROFIL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat instansi, struktur organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan. BAB III: PEMBAHASAN Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian surat dan tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum. BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian Sekretariat Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum.