BAB III ANALISIS SISTEM Analisis sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh kedalam bagian bagian dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan permasalahan dan hambatan hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat krisis dan sangat penting, karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem tugas utama analis adalah menemukan kelemahankelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Analisa sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan pada Toko Taman Bacaan Doraemon Tanjungpinang yaitu tentang penyewaan buku comic. Penganalisaan terdiri atas analisis sistem yang sedang berjalan, analisis data, analisis dokumen, dan analisis kebutuhan sistem. 3.1 Analisis Prosedur Taman Bacaan Doraemon merupakan bidang usaha rental buku comic yang di mana sistem perhitungan dan pembayarannya masih bersifat manual. Seluruh dokumen masih bersifat manual dimana data-data transaksi seperti 27
28 pemasukan dan setiap penyewaan yang dilakukan secara manual dengan mencatat dengan tulisan tangan sesuai dengan kegiatannya. Dengan sistem pencatatan dan perhitungan yang masih secara manual dirasakan bahwa perhitungan dan pencatatan data kurang akurat serta sistem kerja manual yang kurang efisien dan efektif baik dalam segi waktu maupun kecepatan. Analisis sistem yang sedang berjalan sebagai berikut : 1. Flowmap Berjalan penyewaan buku Comic Gambar 3.1 Flowmap Penyewaan yang sedang berjalan
29 Berikut ini adalah penjelasan tentang flowmap berjalan di atas sebagai berikut : 1. Penyewa datang ke toko, membawa identitas diri mendaftarkan data diri ke bagian kasir. 2. Penyewa memilih buku comic yang ingin disewa, kemudian di serahkan ke bagian kasir untuk di catat. 3. Bagian Kasir membuka nota penyewaan 2 (dua) rangkap, 1(satu) di serahkan ke pelanggan beserta comic, kartu identitas dan 1 (satu) diarsip. 4. Bagian Kasir mencatat data buku comic yang di sewa ke dalam buku data sewa. 5. Penyewa melakukan pembayaran langsung dengan bagian kasir. 6. Bagian kasir mencatat pendapatan atas penyewaan buku comic ke dalam buku pendapatan dan kemudian membuat Laporan pendapatan penyewaan 2 (dua) rangkap, 1 (satu) diserahkan ke pimpinan dan 1 (satu) diarsip.
30 2. Flowmap Berjalan pengembalian buku Comic Gambar 3.2 Flowmap Pengembalian yang sedang berjalan
31 Berikut ini adalah penjelasan tentang flowmap berjalan di atas sebagai berikut : 1. Penyewa datang ke toko mengembalikan buku comic serta membawa nota penyewaan ke bagian kasir 2. Bagian kasir melakukan pengecekan tanggal pengembalian terhadap buku comic yang telah di sewa pelanggan. 3. Bagian kasir mengembalikan kartu identitas diri ke pelanggan dan jika tidak terdapat keterlambatan dalam pengembalian buku comic, maka bagian kasir menandai pada buku data sewa bahwa comic telah di kembalikan sesuai tanggal jatuh tempo. 4. Jika ternyata terdapat keterlambatan dalam pengembalian buku comic, bagian kasir melakukan penagihan denda, dan pelanggan membayar denda di bagian kasir. 5. Bagian kasir mencatat pembayaran denda ke dalam buku pendapatan serta menandai pengembalian buku comic di buku data sewa. 6. Bagian kasir membuat Laporan pendapatan denda dan Laporan data sewa yang akan diserahkan ke pimpinan. 3.2 ANALISA DOKUMEN Analisa dokumen bertujuan unuk mengetahui dokumen apa yang di perlukan dan digunakan oleh Toko tersebut serta dapat membantu dalam perancangan sistem, berikut ini adalah dokumen yang digunakan :
32 1. Nota Penyewaan Nama Dokumen : Nota Penyewaan : Digunakan sebagai tanda bukti penyewaan dan pembayaran penyewaan Rangkap : 2 ( Dua ) : Tanggal Sewa, Tanggal Kembali, Kode Rak, Judul comic, Harga 2. Buku Data Sewa Nama Dokumen : Buku Data Sewa : Digunakan untuk mengelola data penyewaan pelanggan Rangkap : 1 ( Satu ) : Tanggal Sewa, Tanggal Kembali, Kode Rak, Judul comic, Penyewa 3. Buku Pendapatan Nama Dokumen : Buku Pendapatan : Digunakan untuk mencatat pendapatan penyewaan dan denda
33 Rangkap : 1 ( Satu ) : Tanggal Sekarang, Jumlah Keluar, Pendapatan 4. Laporan Data Sewa Nama Dokumen : Laporan Data Sewa : Digunakan sebagai laporan penyewaan pelanggan Rangkap : 1 ( Satu ) : Tanggal Sewa, Tanggal Kembali, Kode Rak, Judul comic, Penyewa 5. Laporan Pendapatan Nama Dokumen : Laporan Pendapatan : Digunakan sebagai laporan pendapatan Penyewaan dan denda Rangkap : 1 ( Satu ) : Tanggal Sewa, Tanggal Kembali, Kode Rak, Judul comic, Penyewa 3.3 ANALISIS KELEMAHAN SISTEM Analisis sistem dalam laporan kerja praktek ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi, serta
34 kebutuhan kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Tahap analisis sistem dilakukan sebelum tahap desain sistem. Pada tahap ini harus mengenal permasalahan yang dihadapi terlebih dahulu, terutama pada Toko Taman Bacaan Doraemon di Tanjungpinang tempat dlaksanakannya kerja praktek. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Toko Taman Bacaaan Doraemon saat ini adalah : 1. Proses pencatatan penyewaan dan pengembalian masih dilakukan secara manual, sehingga menghasilkan laporan yang lambat & kurang akurat karena sering terjadi kesalahan pencatatan. 2. Proses pencatatan yang manual sangat lambat, sehingga menjadi suatu kendala bagi pemilik toko untuk memperoleh informasi buku comic yang sedang di sewa maupun yang sudah di kembalikan dengan cepat. 3.4 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM Pada analisis kebutuhan sistem ini bersangkutan dengan pembahasan pada kebutuhan perangkat lunak, kebutuhan informasi, dan kebutuhan pengguna. 1. Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan pada pembuatan Aplikasi Penyewaan pada Toko Taman Bacaan Doraemon adalah dengan menggunakan Delphi 7 sebagai tools pemrogramannya, Microsoft Access 2007 sebagai database dan Windows XP sebagai Sistem Operasi.
35 2. Kebutuhan Informasi User membutuhkan sebuah aplikasi yang bisa memperoleh informasi penyewaan dan pengembalian secara cepat dan akurat. 3. Kebutuhan Pengguna Aplikasi persediaan yang dirancang ini khusus digunakan untuk mencatat setiap transaksi penyewaan dan pengembalian buku comic yang ada di Toko Taman Bacaaan Doraemon.