STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERPUSTAKAAN

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERPUSTAKAAN

Pembuatan perencanaan pembinaan dan pengembangan perpustakaan setiap awal tahun akademik : 1 Menyusun rencana kebijakan Ketua/ Sekretaris Program Studi Bagian 2 Membuat draf kebijakan 3 Mengusulkan draf kebijakan kepada Ketua/Sekretaris Program Studi 4 Menerima usulan draf kebijakan dari 5 Menerima perbaikan draf dari Ketua/Sekretaris Program Studi 6 Menyempurnakan rencana kebijakan 7 Mensosialisasikan kebijakan kepada staf dan Tim Seleksi 8 Menerima sosialisasi kebijakan teknis dari

9 Membuat master kopi dan menyimpan dalam file arsip Program kebijakan Ketua/ Sekretaris Program Studi Bagian

Koordinasi dan pengawasan terhadap semua kegiatan perpustakaan : 1 Memberikan arahan kepada staf terhadap rencana kegiatan yang akan dilaksanakan di perpustakaan setiap awal tahun anggaran 2 Menerima arahan dari terhadap rencana kegiatan yang akan dilaksanakan di perpustakaan setiap awal tahun anggaran 3 Mengadakan rapat koordinasi dengan semua staf mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan setiap tahun akademik 4 Rapat koordinasi dengan mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan setiap tahun akademik 5 Memberi arahan kepada semua staf mengenai tugas pokok dan fungsi masing-masing sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan setiap tahun akademik 6 Menerima arahan dari mengenai tugas pokok dan fungsi masing-masing sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan setiap tahun akademik 7 Mengadakan pengawasan/kontrol terhadap kinerja semua staf sesuai dengan tupoksi masing-masing Bagian

8 memberikan evaluasi terhadap kinerja staf Bagian

Bertanggung jawab atas pembinaan semua karyawan / staf perpustakaan : 1 Menyusun job deksripsi setiap staf di unit masing-masing. Bagian 2 Mengadakan rapat koordinasi dengan semua staf mengenai tugas masingmasing selama 3 bulan sekali 3 Rapat koordinasi dengan mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan setiap tahun akademik 4 Membagi job deksripsi untuk semua staf perpustakaan 5 Memberi arahan kepada semua staf mengenai tugas pokok dan fungsi disetiap unit masing-masing 6 Menerima arahan dari mengenai tugas pokok dan fungsi disetiap unit masingmasing 7 Membuat daftar absensi ruangan untuk staf perpustakaan 8 Mengadakan pengawasan/kontrol terhadap kinerja semua staf sesuai dengan tupoksi masing-masing

9 Memberikan evaluasi terhadap kinerja staf 10 Memberikan surat teguran dan peringatan untuk karyawan perpustakaan yang dianggap lalam dalam melaksanakan tugas Bagian

Penyiapan laporan : Bagian Ketua/ Sekretaris Program Studi 1 Mengarahkan untuk menginventarisasi laporan 2 Menerima arahan untuk menginventarisasi laporan 3 mengarahkan untuk mengidentifikasi laporan 4 Menerima arahan untuk mengidentifikasi laporan 5 Menyusun laporan 6 Mengarahkan untuk mengetik laporan yang telah disusun 7 Menerima arahan untuk mengetik laporan yang telah disusun

Bagian Ketua/ Sekretaris Program Studi 8 Menyerahkan laporan kepada Sekretaris Program Studi sebagai bahan pertanggungjawaban dan untuk ditindaklanjuti 9 Menerima laporan dari sebagai bahan pertanggungjawaban dan untuk ditindaklanjuti

Penentuan bahan habis pakai dan perlengkapan untuk dibeli : 1 Mengarahkan untuk menginventarisasi bahan habis pakai dan perlengkapan 2 Menerima arahan untuk menginventarisasi bahan habis pakai dan perlengkapan 3 Mengarahkan untuk mengidentifikasi bahan habis pakai dan perlengkapan 4 Menerima arahan untuk mengidentifikasi bahan habis pakai dan perlengkapan 5 Membuat laporan bahan habis pakai dan perlengkapan untuk dibeli Bagian

Penyelesaian urusan surat menyurat - TanggalPembuatan : 1 Menerima surat masuk dan surat keluar setiap hari 2 Mengiventaris surat masuk dan surat keluar dalam buku ekspedisi 3 Membalas dan mengirim surat yang perlu ditanggapi 4 Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar yang sudah di disposisi ke dalam arsip surat menyurat

Penyelesaian urusan laporan keuangan : 1 Mengumpulkan data keuangan dari setiap unit 2 Menyusun data pemasukan dan pengeluaran dana dari setiap unit 3 Mengolah data dalam bentuk statistik 4 Menginput data statistik dalam file komputer 5 Mencetak data statistic 6 Membuat master kopi 7 Melaporkan hasil data statistik kepada

8 Menerima laporan hasil data statistik dari Sekretaris 9 mengarsipkan data dalam file arsip keuangan

Penyelesaian urusan personalia perpustakaan : 1 Menyiapkan dan mengumpulkan data personil seluruh staf perpustakaan 2 Mencatat data staf perpustakaan dalam file komputer 3 Mencetak data 4 Melaporkan data kepada kepala perpustakaan 5 Menerima laporan data dari 6 Mengarsipkan data dalam file kepegawaian

Penyusunan data anggaran TanggalPembuatan : 1 Menyusun usulan program berserta rencana program 2 Mengajukan pembahasan program dan rencana anggaran 3 Mengkompilasi seluruh rencana anggaran menjadi anggaran 4 Memperbaiki program dan rencana anggaran sesuai dengan hasil usulan 5 Mengajukan draft perbaikan anggaran 6 Menyempurnakan anggaran 5 Mengusulkan usulan ke pejabat yang berwenang 6 Mengarsipkan RAB dalam file keuangan

Penyediaan format/blanko penunjang kegiatan perpustakaan TanggalPembuatan : 1 Menyusun format blanko untuk keanggotaan, peminjaman skripsi, formulir fotocopy buku referensi dan bebas pustaka 2 Mencetak dan memperbanyak format/blanko 3 Mendistribusikan kepada unit terkait 4 Menyiapkan master kopi 5 Menyimpan master kopi untuk diarsipkan dalam file formulir perpustakaan

Penyiapan daftar buku yang akan diadakan : 1 Mengumpulkan katalog penerbit, sumber penerbitan dan lembar permintaan bahan perpustakaan 2 Mengirim bahan-bahan tersebut ke Tim Seleksi 3 Menerima bahan-bahan tersebut dari Sekretaris 4 Memeriksa catalog dan daftar desiderata 5 Melengkapi (verifikasi) data bibliografi 6 Menyusun bahan terpilih Tim Seleksi (?)

Pembuatan laporan secara periodik kegiatan perpustakaan setiap bulan : 1 Memberi arahan kepada mengenai mekanisme pelaporan 2 Menerima arahan dari mengenai mekanisme pelaporan 3 Mengumpulkan data mengenai kegiatan setiap unit 4 Mengolah data dalam bentuk statistic 5 Memasukkan data dalam file computer 6 Mencetak data statistik dari file computer 7 Menyerahkan laporan kepada 8 Menerima laporan dari Sekretaris

STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penyusunan data statistik : 1 Mengumpulkan data kegiatan dari setiap unit 2 Menyusun dan mengolah data dalam bentuk statistic 3 Memasukkan data dalam file computer 4 Mencetak data statistik dan menyimpan file master 5 Melaporkan data statistic kepada 6 Menerima laporan data statistik dari

7 Mengarsipkan file master dalam file arsip perpustakaan STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pelayanan peminjaman skripsi : 1 Mengarahkan Pengguna mengisi buku tamu yang tersedia dan menyerahkan kartu identitas 2 Mengisi buku tamu yang tersedia dan menyerahkan kartu identitas 3 Mencari informasi di daftar skripsi 4 Mengambil skripsi di rak 5 Menyerahkan skripsi kepada pengguna 6 Menerima skripsi dari Pengguna

7 Menyusun kartu identitas 8 Menerima buku kembali 9 Menyerahkan kartu identitas Pengguna

Pengembalian koleksi yang sudah dibaca TanggalPembuatan : 1 mendistribusikan buku dari layanan pengembalian ke rak 2 mengumpulkan buku yang berasal dari mejameja baca 3 menyortir buku sesuai dengan call number buku 4 menata buku di rak sesuai urutan call number buku

Pembuatan statistik pembaca setiap bulan : 1 Menginventarisasi buku tamu layanan skripsi yang telah tersedia 2 Mengidentifikasi jumlah pembaca layanan skripsi berdasarkan buku tamu 3 Menyusun laporan jumlah pembaca layanan skripsi untuk dibuatkan statistik pembaca setiap bulan 4 Menyerahkan statistik pembaca setiap bulan kepada 5 Menerima statistik pembaca setiap bulan dari

Pengolahan skripsi TanggalPembuatan : 1 Mencatat judul skripsi dalam buku buku induk 2 Memberi nomor panggil berdasarkan program studi, tahun, dan 3 (tiga) hurup nama pengarang 3 Mencetak label 4 Menempelkan label 5 Menutup label dengan isolative bening 6 Mengelompokkan skripsi berdasarkan program studi 7 Menata skripsi di rak sesuai dengan program studi dan tahun kelulusan 8 Memasukkan data ke dalam database Pengguna

Pembuatan laporan statistik koleksi skripsi : 1 Menginventarisasi koleksi skripsi yang ada 2 Mengidentifikasi jumlah koleksi skripsi 3 Menyusun laporan jumlah koleksi skripsi untuk dibuatkan statistik koleksi skripsi 4 Menyerahkan laporan statistik koleksi skripsi kepada 5 Menerima laporan statistik koleksi skripsi dari

Pembuatan daftar tambahan skripsi TanggalPembuatan : 1 Mengambil data bibliografi dari pangkalan data/buku induk 2 Mengelompokkan data bibliografi berdasarkan Program Studi 3 Mencetak data bibliografi 4 Memeriksa hasil cetak dan mengelompokkan berdasarkan program studi untuk dijilid 5 Menyiapkan master kopi 6 Menjilid master kopi untuk diarsipkan

Penyelesaian kegiatan pra pengatalogan : 1 Memberi buku, monograf lainnya dan bahan multimedia kepada, disertai lembar kerja dan daftar kirim 2 Menerima buku, monograf lainnya dan bahan multimedia dari bagian pengadaan, disertai lembar kerja dan daftar kirim 3 Memeriksa dan mencocokkan dengan daftarnya 4 Mengembalikan daftar yang telah diperiksa kebagian pengadaan 5 Memisahkan buku baru dari buku tambahan eksemplar 6 Menyerahkan buku baru ke bagian pengolahan 7 Menerima buku baru dari bagian pengadaan 8 Mencocokkan nomor induk dalam buku tambahan eksemplar dan lembar kerja Bagian Pengadaan (?)

9 Mencocokkan nomor panggil pada lembar kerja dengan daftar pengerakan, menetapkan nomor panggil untuk buku tambahan eksemplar dan mencatatnya dalam buku tersebut 10 Mencatat tambahan eksemplar pada kartu pengerakan 11 Mencatat tambahan eksemplar pada kartu catalog 12 Menyimpan lembar kerja menurut nomor induk sampai dengan saat pemeriksaan stok (stock opname) dilakukan Bagian Pengadaan (?)

Penyelesaian kegiatan pengatalogan TanggalPembuatan : 1 Menerima buku baru disertai lembar kerja 2 Membuat deksripsi bibliografi 3 Menentukan tajuk entri utama dan entri tambahan 4 Membuat analisis subjek 5 Menentukan tajuk subjek 6 Menentukan nomor klasifikasi 7 Menentukan nomor panggil untuk setiap eksemplar dan mencatatnya dalam buku masing-masing 8 Memasukkan data dalam lembar kerja ke dalam database (entri data).

9 Menyerahkan buku ke bagian pasca pengatalogan 10 Menyusun lembar kerja menurut nomor induk sampai dengan saat stock opname dilakukan

Penyelesaian tahap akhir pengolahan bahan pustaka : 1 Memberi bahan pustaka kepada 2 Menerima bahan pustaka dari bagian pengatalogan 3 Mengetik nomor panggil pada kantong buku, slip pinjam dan menempelkannya dalam buku 4 Mengetik kartu buku dan memasukkannya dalam kantong buku 5 Membuat label dan menempelkannya pada punggung buku 6 Memasang barkod pada buku 7 Mengirimkan buku siap layanan ke bagian pengatalogan Bagian Pengatalogan

Pengiriman bahan pustaka yang telah diproses kebagian sirkulasi : 1 Memberi buku yang siap layan kepada 2 Menerima buku yang siap layan dari bagian pasca pengatalogan 3 Memeriksa buku siap layan 4 Mengirim buku siap layan ke bagian Pelayanan 5 Menerima buku siap layan dari Bagian Pasca Pengatalogan (?)

Pembuatan daftar tambahan koleksi buku TanggalPembuatan : 1 Mengambil data bibliografi dari pangkalan data/buku induk 2 Mengelompokkan data bibliografi berdasarkan subyek 3 Mencetak data bibliografi 4 Memeriksa hasil cetak 5 Menyiapkan master kopi 6 Menjilid master kopi untuk diarsipkan

Pembuatan statistik tambahan buku setiap periode : 1 Menginventarisasi buku 2 Mengidentifikasi jumlah jumlah tambahan buku yang diperlukan 3 Menyusun laporan statistik tambahan buku setiap periode 4 Menyerahkan tambahan buku setiap periodek kepada untuk ditindaklanjuti 5 Menerima buku tambahan buku setiap periodek dari Bagian Pasca Pengatalogan (?)

Pemeliharaan dan perawatan bahan pustaka TanggalPembuatan Disetujui Oleh: : 1 Menerima buku rusak dari gudang atau bagian pengembalian 2 Memperbaharui status di OPAC rusak atau diperbaiki 3 Mengecek jenis dan tingkat kerusakan 4 Memperbaiki buku, apabila harus diperbaiki total, maka buku dibawa ke bagian pengolahan untuk diolah kembali. Jika kerusakan tidak sampai mengganti sampul, maka buku siap dlayankan kembali 5 Mengubah status di OPAC tersedia

Pelayanan informasi : 1 Memberikan jawaban atas pertanyaan pengunjung 2 Mengarahkan pengunjung kepada rak buku referensi buku yang hendak dicari 3 Menerima arahan rak buku referensi buku yang hendak dicari 4 Memberikan petunjuk dalam mencari literatur yang hendak dicari oleh pengunjung Pengunjung

Level Dokumen: Memberikan Petunjuk tentang Bahan-bahan Tertentu yang tidak dapat dilayani TanggalPembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: : 1 menerima formulir permintaan 2 menentukan istilah yang berhubungan 3 menelusuri di katalog dan sarana bantu lainnya 4 menyusun bibliografi 5 menyerahkan daftar bibliografi ke pemustaka.

Level Dokumen: Penyusunan File-file Khusus; Indeks, Bibliografi, Abstrak, dll TanggalPembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: : 1 membuat daftar istilah berdasarkan subyek tertentu 2 memilih sumber informasi yang sesuai dengan istilah yang dipilih/ditentukan 3 menyusun bibliografi/indeks 4 mencetak bibliografi/indeks 5 membuat master kopi 6 menjilid bibliografi/indeks 7 menyerahkan bibliografi/indeks yang sudah dijilid ke bagian Layanan rujukan

Pembuatan laporan statistik pengunjung setiap bulan : 1 Menginventarisasi buku tamu pengunjung perpustakaan 2 Mengidentifikasi jumlah pengunjung perpustakaan berdasarkan buku tamu setiap bulan 3 Menyusun laporan jumlah pengunjung perpustakaan untuk dibuatkan statistik pembaca setiap bulan 4 Menyerahkan laporan statistik pengunjung perpustakaan setiap bulan kepada 5 Menerima laporan statistik statistik pengunjung perpustakaan setiap bulan dari

Pemberian layanan peminjaman : 1 Memberikan kartu anggota dan buku yang akan dipinjam kepada 2 Menerima kartu anggota dan buku yang akan dipinjam oleh peminjam 3 Melakukan scanning pada kartu anggota 4 Melakukan scanning pada buku yang akan dipinjamkan 5 Membubuhkan cap tanggal kembali pada slip tanggal kembali dan kartu buku 6 Memberikan buku yang dipinjam dan kartu anggota kepada peminjam Mahasiswa 7 Menerima buku yang akan dipinjam dan kartu anggota dari Bagian Sirkulasi Peminjaman 8 Menjajarkan kartu buku yang dipinjam berdasarkan tanggal kembali

Pemberian layanan perpanjangan masa pinjam : 1 Memberikan kartu anggota dan buku yang akan diperpanjang masa pinjam 2 Menerima kartu anggota dan buku yang akan diperpanjang masa pinjam 3 Melakukan scanning pada kartu anggota 4 Melakukan scanning pada buku yang akan diperpanjang masa pinjam 5 Membubuhkan cap tanggal kembali pada slip tanggal kembali dan kartu buku 6 Memberikan buku yang dipinjam dan kartu anggota kepada peminjam 7 Menerima buku yang akan dipinjam dan kartu anggota dari 8 Menjajarkan kartu buku yang dipinjam berdasarkan tanggal kembali Mahasiswa

Pengembalian koleksi bahan pustaka yang sudah dibaca atau dikembalikan : 1 Memberikan kartu anggota dan buku yang akan diperpanjang masa pinjam 2 Menerima kartu anggota dan buku yang dikembalikan 3 Melakukan scanning pada kartu anggota 4 Memeriksa keadaan fisik buku, bila buku rusak, peminjam dikenakan sanksi 5 Mencocokkan tanggal kembali buku dengan kartu tanggal kembali. Bila buku terlambat dikembalikan, peminjam dikenakan denda. Bila peminjaman buku diperpanjang, data pinjam dan tanggal kembali diperbaharui. Mahasiswa 6 Mengembalikan buku ke dalam rak

Penyiapan dan penyusunan statistik pengunjung dan peminjaman setiap bulan : 1 Menginventarisasi buku tamu pengunjung yang telah tersedia 2 Mengidentifikasi jumlah pengunjung berdasarkan buku tamu 3 Menyusun statistik pengunjung dan peminajaman setiap bulan 4 Menyerahkan statistik pengunjung dan peminjaman setiap bulan kepada 5 Menerima statistik pengunjung dan peminjaman setiap bulan dari

Pemberian layanan peminjaman dan pengembalian bagi dosen dan karyawan : 1 Memberikan kartu anggota dan buku yang akan dipinjam 2 menerima kartu anggota dan buku yang akan dipinjam 3 Melakukan scanning pada kartu anggota 4 Melakukan scanning pada buku yang akan dipinjamkan 5 Membubuhkan cap tanggal kembali pada slip tanggal kembali dan kartu buku 6 Memberikan buku yang dipinjam dan kartu anggota kepada peminjam 7 Menerima buku yang akan dipinjam dan kartu anggota dari Dosen dan Karyawan -

8 Menjajarkan kartu buku yang dipinjam berdasarkan tanggal kembali Dosen dan Karyawan -

Pemberian layanan pengembalian : 1 Memberikan kartu anggota dan buku yang akan dikembalikan 2 menerima kartu anggota dan buku yang dikembalikan 3 Melakukan scanning pada kartu anggota 4 Memeriksa keadaan fisik buku. bila buku rusak, peminjam dikenakan sanksi 5 Mencocokkan tanggal kembali buku dengan kartu tanggal kembali. Bila buku terlambat dikembalikan, peminjam dikenakan denda. Bila peminjaman buku diperpanjang, data pinjam dan tanggal kembali diperbaharui. Bila buku tidak diperpanjang peminjamannya, data pinjam dihapus 6 Mengembalikan buku ke dalam rak Mahasiswa

Penagihan koleksi yang terlambat dikembalikan : 1 Memeriksa file keterlambatan Mahasiswa 2 Membuat pengumuman untuk buku yang terlambat setelah satu minggu (penagihan I). Apabila setelah satu minggu belum dikembalikan, kirim surat penagihan kedua dan ketiga dengan selang waktu satu minggu 3 Memprosesnya sesuai dengan peraturan yang berlaku. Bila tida ada jawaban, beri catatan pada data keanggotaan dan bekukan sementara keanggotaannya 4 Mengirimkan daftar nama yang belum mengembalikan buku kepada Ketua agar diproses sesuai peraturan yang berlaku 5 Menerima daftar nama yang belum mengembalikan buku dari untuk diproses sesuai peraturan yang berlaku 6 Menyimpan arsip surat-surat penagihan dan surat ke PK I

Penentuan judul buku pengganti terhadap anggota yang menghilangkan buku TanggalPembuatan : 1 Menginventarisasi buku yang ada 2 Mengidentifikasi buku yang kurang 3 Memberikan judul buku pengganti terhadap anggota yang menghilangkan buku berdasarkan buku yang dihilangkan anggota maupun buku yang belum ada di perpustakaan.

Penyiapan dan penyusunan statistik pengembalian setiap bulan : 1 Menginventarisasi buku tamu pengunjung yang telah tersedia 2 Mengidentifikasi jumlah pengunjung berdasarkan buku tamu 3 Menyusun statistik pengunjung dan pengembalian setiap bulan 4 Menyerahkan statistik pengunjung dan pengembalian setiap bulan kepada 5 Menerima statistik pengunjung dan peminjaman setiap bulan dari