BAB IV GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN IKIP PGRI SEMARANG. A. Sejarah Perpustakaan IKIP PGRI Semarang

Transkripsi

1 BAB IV GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN IKIP PGRI SEMARANG A. Sejarah Semarang Berdasarkan buku Pedoman Pendidikan Sejarah Perjuangan PGRI (1998), sejarah IKIP PGRI Semarang berdiri pada tahun 1981 yang pada waktu itu hanya memiliki 2 (dua) jurusan, yaitu jurusan PPKn dan Pendidikan Psikologi Bimbingan dengan jumlah mahasiswa 120 orang. Dengan berjalannya waktu dan bertambahnya usia IKIP PGRI Semarang, maka semakin banyak yang berminat untuk masuk di perguruan tinggi IKIP PGRI Semarang dan juga semakin berkembang pula jurusan bidang studi yang dimiliki. Adapun yang semula hanya terdiri dari 2 (dua) jurusan saja, kini menjadi 11 (sebelas) jurusan dengan jumlah mahasiswa orang mahasiswa. Perpustakaan banyak dikatakan sebagai jantungnya perguruan tinggi. Oleh karena itu, perpustakaan sangat penting untuk dimiliki perguruan tinggi. Atas prakarsa Rektor yang pada saat itu dijabat oleh Bapak Taruna, SH., maka mulai dipikirkan untuk dibangun sebuah perpustakaan. Sejak itu, pada tahun 1985 berdiri perpustakaan yang masih sangat sederhana dengan jumlah koleksi buku sekitar 150 judul yang terdiri dari 508 eksemplar. Pada saat itu Perpustakaan IKIP PGRI Semarang belum berlangganan majalah dan surat kabar, cara kerja pengolahan koleksinya pun masih sangat sederhana dan belum memakai standar 16

2 17 perpustakaan yang benar. Jumlah karyawan hanya satu orang dan dibantu oleh salah satu dosen. Pada tahun 1988 Semarang mulai berkembang, baik koleksi maupun jumlah karyawannya. Salah satu dosen yang diperbantukan kemudian diangkat menjadi kepala perpustakaan dan mempunyai 3 (tiga) orang karyawan. Adapun ketiga dari karyawan tersebut, 2 (dua) orang masuk pagi, dan 1 (satu) orang masuk sore. Pada tahun 1993 berdiri gedung IKIP PGRI Semarang, berlantai lima yang diresmikan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan yang pada saat itu dijabat oleh Bapak Prof. Dr. Fuad Hassan. Dengan berdirinya gedung tersebut, maka perpustakaan yang tadinya berlokasi di gedung lama akhirnya menempati gedung baru, berada di lantai paling atas yaitu lantai 5 (lima) dengan luas ruangan 600 m 2. Pada tahun 1995, Semarang yang tadinya berada di lantai 5 (lima) pindah ke lantai 3 (tiga) dengan menempati tiga ruangan, yang terdiri atas: ruang sirkulasi, ruang referensi, dan ruang baca. Setelah mengalami beberapa kali perpindahan tempat, akhirnya sejak tahun 2005 Semarang bertempat di Gedung Utama yang terletak di lantai 3 (tiga). Sejak tahun itu pemrosesan dan pelayanan di Semarang sudah menggunakan sistem komputerisasi yang dapat memudahkan pengguna dalam pencarian buku dan sudah menyesuaikan dengan standar perpustakaan yang benar, dengan jumlah koleksi bahan pustaka yang dimiliki saat ini sebanyak judul dan eksemplar.

3 18 Dapat dikatakan bahwa Semarang semakin mengalami kemajuan yang pesat meskipun masih dalam taraf perkembangan. B. Struktur Organisasi dan Jumlah Staf Semarang 1. Struktur Organisasi Semarang Kepala Perpustakaan Bagian Tata Usaha Pelayanan Teknis Pelayanan Pengguna Pengadaan Pengolahan Sirkulasi Internet Referensi Sumber : Pedoman Semarang, 2008 Berdasarkan struktur organisasi Semarang, maka masing-masing staf perpustakaan memegang peran sebagai berikut: a. Kepala Perpustakaan - Bertanggung jawab atas kegiatan perpustakaan. - Membuat program kerja b. Tata Usaha - Membuat surat - Menyusun administrasi keuangan - Menyusun administrasi kepegawaian

4 19 c. Layanan Teknis - Pemilihan bahan pustaka - Pengadaan bahan pustaka - Pengkatalogan - Pengindeksian subjek (klasifikasi dan penentuan tajuk subjek) - Perlengkapan fisik buku (pelabelan, pemberian kantong buku, lembar kembali) d. Layanan Pengguna - Layanan sirkulasi - Layanan referensi - Layanan internet 2. Jumlah Staf Semarang Jumlah keseluruhan dari staf yang ada di Semarang berjumlah 10 (sepuluh) orang, yang terdiri dari 5 (lima) orang di bagian layanan yang terdiri dari 2 (dua) orang di layanan sirkulasi, 2 (dua) orang di layanan referensi dan 1 (satu) orang di layanan skripsi dan internet, 4 (empat) orang di bagian teknis ditambah lagi 1 (satu) orang di layanan loker/penitipan tas. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat ditabel berikut ini : Tabel 1. Staff IKIP PGRI Semarang berdasarkan bagian No Bagian/layanan Jumlah staf 1 Layanan Sirkulasi 2 2 Layanan Referensi 2 3 Layanan Skripsi/Internet 1 4 Teknis 4 5 Loker 1 Sumber : Pedoman Semarang, 2008

5 20 Latar belakang pendidikan dari ketujuh staf tersebut diantaranya adalah: 1 (satu) orang bergelar Magister (S2), 2 (dua) orang bergelar Sarjana (S1), 4 (empat) orang bergelar Diploma (D3)dan 3 (tiga) orang lulusan SMA yang ditambah kursus dan diklat di bidang perpustakaan. Tabel 2. staff IKIP PGRI Semarang berdasarkan pendidikan No Bagian/layanan Jumlah staf 1 Magister (S2) 1 2 Sarjana (S1) 2 3 Diploma (D3) 4 4 SMA 3 Sumber : Pedoman Semarang, 2008 C. Aktivitas di Semarang 1. Pengadaan Bahan Pustaka Pengadaan bahan pustaka adalah suatu kegiatan menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan (Soeatminah, 1992:71). Untuk pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara: pembelian, hadiah, dan tukar menukar. a. Bahan Pustaka Bahan pustaka yang dimiliki di Semarang meliputi fiksi dan non fiksi yang disediakan untuk seluruh civitas akademika baik mahasiswa, dosen, dan karyawan IKIP PGRI Semarang. Bahan pustaka tersebut tersedia dalam berbagai subjek, dan kebanyakan subjek koleksi bahan pustaka yang dimiliki yaitu tentang kependidikan. Selain bahan pustaka yang berupa buku masih terdapat koleksi lain, yaitu: kaset recorder dan CD audio visual. Jumlah koleksi bahan pustaka yang

6 21 dimiliki saat ini sebanyak judul dan eksemplar. Adapun dari jumlah sebanyak itu belum termasuk majalah, skripsi, dan laporan penelitian. Pengadaan koleksi bahan pustaka di Semarang dilakukan oleh IKIP PGRI Semarang dengan melalui anggaran untuk perpustakaan yang diadakan setiap tahun. Untuk pemilihan koleksinya dilakukan oleh seluruh staf Semarang dengan cara beli langsung ke toko buku atau lewat distributor buku yang datang langsung ke Semarang. Penambahan koleksi dilakukan secara rutin setahun dua kali. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan agar koleksi tetap bervariasi dan selalu mengikuti perkembangan zaman (up to date). Tabel 3. Jumlah Koleksi Subyek Buku Nomor Klas Buku Jumlah Judul Jumlah Eksemplar Karya Umum Filsafat Agama Ilmu-ilmu Sosial Bahasa Ilmu-ilmu Murni Ilmu Terapan Kesenian Kesusastraan Geografi dan Sejarah Jumlah Sumber : Pedoman Semarang, 2008 b. Kriteria Pemilihan Bahan Pustaka Pemilihan koleksi yang akan dipergunakan dalam layanan di Semarang dilakukan oleh bagian pengadaan

7 22 Semarang. Dalam pemilihan koleksi, selain buku-buku yang menunjang pendidikan juga disesuaikan dengan jumlah buku yang sering dipinjam, keinginan serta minat dari pengguna yang dilayani, dalam hal ini yaitu para mahasiswa dan dosen. Minat pengguna dalam menggunakan koleksi di Semarang dijadikan acuan dalam pemilihan koleksi. 2. Pengolahan Bahan Pustaka Pengolahan bahan pustaka adalah kegiatan mempersiapkan bahan pustaka yang telah diperoleh agar mudah dan dapat diatur di tempat atau di rak-rak penyimpanan sehingga memudahkan pula untuk dilayankan kepada para pengguna koleksi perpustakaan (Soeatminah, 1992:75). Kegiatan pengolahan bahan pustaka yang ada di Semarang dimulai dari inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi, dan shelving (penataan koleksi). a. Inventarisasi Buku-buku yang menjadi koleksi di Semarang terlebih dahulu diolah di bagian pengolahan bahan pustaka. Adapun proses pertama yang dilakukan ialah inventarisasi. Kegiatan inventarisasi meliputi pencatatan dalam buku induk, cap inventarisasi pada bahan pustaka, cap tepi buku pada bahan pustaka, cap identik pada bahan pustaka dan penomoran induk. b. Klasifikasi Klasifikasi merupakan proses pemberian notasi kelas untuk setiap bahan pustaka. Pedoman yang digunakan dalam pemberian notasi

8 23 klasifikasi pada koleksi di Semarang ialah dengan menggunakan notasi klasifikasi Dewey Decimal Classification edisi 21 (DDC 21). Proses selanjutnya ialah katalogisasi. c. Katalogisasi Proses katalogisasi merupakan proses dimana bahan pustaka di deskripsikan sehingga bahan pustaka mudah ditemukembalikan pada saat dilayankan. Katalog yang digunakan di Semarang adalah katalog terbagi, yang terdiri dari katalog pengarang, judul, dan katalog subjek. Sedangkan bentuk katalog yang digunakan ialah katalog terpasang/opac dengan menggunakan program SIPRUS (Sistem Informasi Perpustakaan). d. Shelving (Penataan Koleksi di Rak) Dalam menyusun buku di rak Semarang menggunakan sistem penempatan relatif (relative location) yang disesuaikan dengan sistem klasifikasi Dewey Decimal Classification. Untuk memudahkan penyusunan koleksi bahan pustaka di rak, maka rak dibedakan menurut notasi klas dengan urutan notasi klas kecil sampai ke notasi klas besar. Sedangkan untuk koleksi majalah dijadikan satu dengan koleksi koran. 3. Layanan Layanan adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pengguna perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka (Soeatminah, 1992:138).

9 24 Sistem layanan di Semarang menggunakan sistem layanan terbuka (open access), sehingga dengan sistem layanan ini memungkinkan pengunjung perpustakaan dapat mencari sendiri koleksi yang diinginkan langsung ke rak. Layanan yang ada di Semarang dibagi menjadi 3 (tiga), yaitu : a. Layanan Sirkulasi Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut masalah citra perpustakaan. Baik tidaknya sebuah perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pengguna (Qalyubi, 2003:221). Adapun kegiatan layanan sirkulasi di Semarang, diantaranya yaitu: 1) Melayani peminjaman koleksi sirkulasi. 2) Melayani pengembalian koleksi sirkulasi. 3) Menarik denda keterlambatan pengembalian buku. 4) Melakukan penagihan keterlambatan pengembalian buku. 5) Melayani pendaftaran anggota perpustakaan. 6) Melayani baca di tempat. 7) Membuat statistik anggota, statistik peminjaman, statistik jumlah buku yang dipinjam, dan statistik pengunjung perpustakaan. 8) Membuat peraturan atau tata tertib perpustakaan.

10 25 9) Melayani surat bebas pinjam pustaka bagi mahasiswa yang akan wisuda. b. Layanan Referensi Layanan referensi merupakan layanan yang memberikan informasi langsung kepada pembaca, baik informasi ilmiah untuk kepentingan studi dan riset maupun informasi yang bersifat non-ilmiah (Qalyubi, 2003:226). Adapun kegiatan layanan referensi yang ada di Perpustakaan IKIP PGRI Semarang, diantaranya yaitu: 1) Menerima kunjungan perpustakaan. 2) Memberikan informasi tentang letak buku. 3) Membantu dalam penggunaan katalog terpasang (OPAC). 4) Membantu penelusuran dokumen. Misalnya pemakaian kamus, ensiklopedia dan lain sebagainya. 5) Memberikan informasi tentang penggunaan dokumen dan konsultasi/bimbingan skripsi. c. Layanan Internet Layanan internet merupakan layanan yang diberikan/disediakan bagi pengguna yang ingin menggunakan jasa internet. Kegiatan yang ada di Semarang dalam layanan ini yaitu: 1) Membantu dalam pembuatan terutama bagi mahasiswa yang belum bisa membuat . 2) Membantu dalam pencarian alamat/situs internet. 3) Menyediakan alamat-alamat atau situs internet tentang jurnal ilmiah.

11 26 D. Layanan Skripsi di Semarang Layanan skripsi di perpustakaan IKIP PGRI Semarang merupakan bagian dari layanan referensi karena dengan pertombangan bahwa koleksi skripsi memiliki karakteristik yang sesuai dengan jenis koleksi referensi. Selain itu dengan pertimbangan keterbatasan jumlah tenaga dan ruangan maka layanan skripsi dijadikan satu bagian dengan layanan referensi. Koleksi skripsi yang dimiliki oleh perpustakaan IKIP PGRI Semarang berasal dari skripsi mahasiswa yang diserahkan ke perpustakaan sebagai salah satu prasyarat kelulusan. Pengumpulan skripsi tersebut dilakukan sesuai dengan fungsi perpustakaan sebagai penyimpan hasil karya akademik sivitas akademika IKIP PGRI Semarang. Setiap tahunnya jumlah mahasiswa IKIP PGRI Semarang yang lulus selalu bertambah sesuai dengan perkembangan jumlah fakultas dan program studi yang ada. Jumlah mahasiswa IKIP PGRI pun setiap tahun selalu meningkat dengan signifikan seiring dengan meningkatnya kualitas IKIP PGRI maka perpustakaan mulai berusaha untuk melakukan digitalisasi koleksi skripsi. Selain itu dibuat peraturan baru yang mewajibkan mahasiswa untuk menyerahkan skripsi dalam bentuk softcopy. Sejak tahun 2009 Semarang mengadakan layanan baru untuk koleksi digital yang diberi nama Library Garden. Layanan ini berisi koleksi skripsi yang dapat diakses melalui komputer baik di dalam (intranet) maupun di luar (internet) gedung perpustakaan.