PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DI MTS N MLINJON FILL SREBEGAN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Ade Purnawan 11.02.8122 Cahyo Adiwinata 11.02.8124 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DI MTS N MLINJON FILL SREBEGAN Ade Purnawan 1), Cahyo Adiwinata 2), Hartatik 3 ), 1) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Sistem Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : pertama@students.amikom.ac.id 1), kedua@amikom.ac.id 2) Abstract - The development of technology when it demanded intense competition among schools.the school trying to improve the service using computer technology, because computing speed as humans have the tools, the accuracy and efficiency. One school is expected to implement a computerized system, namely MTs Mlinjon Fill Srebegan so as to obtain information quickly and accurately. So far the the information system library MTs Mlinjon Fill Srebegan is still running manual, so it needs the application of which was able to help process the data which exist. The purpose of the library are held information system to help improve the performance of library staff in serving students, this can be minimize the occurrence of an error in the registration of. Data collection method ' interviews conducted by means of the library staff.the design of application to be made is expected to process data such as data storage, changes in data, the search data, the removal of data and produce reports. Making use of visual information systems basic 6.0 library program and database using SQL Server 2000. Keywords Library, Information, Systems, School Library 1. Pendahuluan Perpustakaan merupakan suatu sistem informasi yang di dalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian serta penyebaran informasi. Perpustakaan sebagaimana yang ada dan berkembang sekarang telah dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah budaya bangsa, serta memberikan berbagai layanan jasa lainnya (Lasa Hs:1998). Menurut Sulistyo-Basuki (1991) perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Sebagian besar masyarakat beranggapan bahwa perpustakaan merupakan tempat tumpukan buku tanpa mengetahui pasti ciri dan fungsi perpustakaan. Ada beberapa ciri perpustakaan yang perlu diketahui oleh masyarakat, diantaranya adalah tersedianya koleksi, sarana prasarana, pustakawan dan pengunjung serta adanya suatu unit kerja. Faktor-faktor tersebut dapat mempengaruhi tingkat perkembangan perpustakaan yang dapat dilihat dari jumlah pengunjung yang datang ke perpustakaan tersebut. Kemajuan perpustakaan sekolah merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan prestasi belajar siswa karena perpustakaan sebagai penyedia informasi bagi para siswa dalam memenuhi kebutuhan ilmu pengatahuannya. Demikian halnya di perpustakaan MTs N Mlinjon Fill Srebegan, perpustakaan dijadikan sebagai sarana untuk saling berlomba mencari informasi dan sumber belajar siswa. Banyak siswa memanfaatkan perpustakaan untuk mencari referensi berkenaan tugas yang diberikan oleh guru. Tugas-tugas yang diberikan oleh guru tersebut membuat para siswa termotivasi untuk mengunjungi perpustakaan guna memperoleh hasil belajar yang maksimal. Teknologi informasi merupakan salah satu teknologi yang sedang berkembang dengan pesat pada saat ini. Dengan kemajuan teknologi informasi, pengaksesan terhadap data atau informasi yang tersedia dapat berlangsung dengan cepat, efisien, dan akurat. MTs N Mlinjon Fill Srebegan dalam penyajian informasi perpustakaan masih menggunakan sistem pengelolaan data secara manual, sehingga informasi yang dihasilkan terkadang masih mengalami kekeliruan dan keterlambatan dalam penyampaian laporan. Pengelolaan data yang demikian dirasakan kurang efektif dan tidak efisien, karena jika terjadi perubahan data maka harus membuat ulang data secara keseluruhan, sehingga memberikan ketidak efektifan dalam pengolahan datanya. Pengolahan data secara manual membuat peluang kesalahan bisa lebih besar dibandingkan menggunakan aplikasi berbasis desktop yang akan memudahkan dalam pengolahan data. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka pihak Lembaga Pendidikan MTs N Mlinjon Fill Srebegan membutuhkan suatu bentuk aplikasi komputer yang dapat membantu dalam mengerjakan pekerjaan unit kerja yaitu mengolah dan menyimpan data serta membuat laporan, khususnya tentang pengelolaan perpustakaan agar bisa diperoleh data yang valid. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, hal yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang dan membuat sistem informasi pengelolaan perpustakaan yang sedang berjalan pada MTs N Mlinjon Fill Srebegan? Merancang dan membuat suatu sistem informasi perpustakaan di MTs N Mlinjon Fill Srebegan dengan menggunakan aplikasi visual basic 6.0 1
Sistem informasi yang dibuat diharapkan dapat mempermudah pengelolaan data perpustakaan. Metodologi yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah : 1. Metode Pengumpulan Data Proses pengumpulan data yang dilakukan adalah : a. Observasi Observasi adalah pengamatan langsung terhadap kegiatan yang diteliti. Untuk melengkapi data yang diperoleh, maka dilakukan pengamatan mengenai kegiatan yang berlangsung. 2. Wawancara Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan peneliti dengan cara tanya jawab dan bertatap muka antara pewancara dengan penjawab. 3. Studi Kepustakaan Metode ini bertujuan untuk mencari literature yang berisi teori-teori yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas. Dalam hal ini pengumpulan data diperlukan pedoman sepert buku-buku referensi yang berhubungan dengan penulisan ini. 4. Analisis system Analisis sistem dilakukan dengan cara : a. Identifikasi kebutuhan sistem informasi yang ada dituangkan dalam kebutuhan fungsional dan non fungsional. b. Memahami kerja sistem yang ada. c. Menganalisis sistem. d. Membuat laporan hasil analisis. 5. Perancangan sistem Perancangan sistem dilakukan dengan menerjemahkan kebutuhan fungsional sistem dalam diagram : a. ERD b. Flowchart c. DFD 6. Pembuatan Coding 7. Pengujian sistem dilakukan dengan metode Black Box Testing 8. Implementasi Sistem merupakan bagian-bagian yang saling berkaitan dan beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Informasi merupakan data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga memiliki makna tertentu bagi penggunanya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.informasi digunakan tidak hanya digunakan oleh satu orang pihak dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi sendiri memiliki sejumlah komponen tertentu, yang terdiri dari beberapa komponen yang berbeda yaitu manusia, data, hardware, dan software. Sebagai suatu sistem, setiap komponen tersebut berinteraksi satu dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Sistem Informasi Perpustakaan adalah proses komputerisasi untuk mengolah data suatu perpustakaan. Mulai dari katalogisasi koleksi, pengolahan data anggota, sampai proses peminjaman dan pengembalian koleksi beserta aturan-aturannya seperti lamanya peminjaman dan penghitungan denda keterlambatan. ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. Tabel 2.1 Tabel ERD No Komponen Nama 1 Entitas 2 Relasi 3 Atribut 4 Garis Keterangan : a) Entitas: Suatu kumpulan obyek atau sesuatu yang dibedakan atau diidentifikasikan dalam lingkungan pemakai. b) Relasi: Menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berbeda antara satu entity atau lebih. c) Atribut: Mendeskripsikan karakter entitas (atribut sebagai key digaris bawah). d) Garis: Merupakan garis yang menghubungkan antara entitas dengan relasi maupun antara relasi dengan atribut. Data Flow Diagram (DFD) adalah untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file, kartu, microfiche, hard disk, tape, disket, dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured analisis and design). 2
2. Pembahasan Kebutuhan fungsional adalah pernyataan layanan sistem yang harus disediakan, bagaimana sistem bereaksi pada input tertentu dan bagaimana perilaku sistem pada situasi tertentu. 1. Sistem mampu melakukan input pendataan buku : Pengguna memasukan tentang data-data buku yang meliputi kode buku, judul buku, penerbit, pengarang, kategori, dan stok buku. Pengguna dapat menghapus dan mengubah data. 1. Pendataan Anggota : Pengguna dapat memasukan data anggota baru yang meliputi nomor anggota, nama, alamat, nomor telepon dan status. 2. Sistem dapat melakukan transaksi peminjaman : Melakukan jumlah buku yang dipinjam, dapat menampilkan tanggal kembali secara otomatis. Sistem dapat mengetahui apakah buku yang dipinjam sudah dikembalikan atau belum, melalui laporan transaksi. 3. Transaksi Pengembalian : Sistem dapat melakukan transaksi pengembalian buku. Pengguna dapat menampilkan denda yang harus dibayar. Pengguna dapat menampilkan total buku yang dipinjam. Pengguna dapat menampilkan data peminjam yang belum mengembalikan uku, melalui laporan transaksi. 5. Detail Denda Pengguna dapat menampilkan denda tambahan, seperti kerusakan buku maupun buku hilang yang akan dimunculkan melalui form pengembalian dan memungkinkan penambahan denda dari denda harian ditambah denda tambahan. Kebutuhan Non Fungsional adalah batasan layanan atau fungsi yang ditawarkan sistem seperti batasan waktu, batasan pengembangan proses, standarisasi dll. Spesifikasi Komputer yang di Gunakan Minimal Sistem Operasi Windows XP, Prosesor Pentium 2, RAM 256 MB Gambar 2.2 ERD Sistem Database adalah kumpulan dari berbagai data yang disimpan,diatur,dan diorganisasikan hingga data tersebut bisa diambil atau dicari dengan mudah. Istilah dari database sendiri berasal dari ilmu komputer,namun lama kelamaan artinya semakin meluas sampai bidang elektronika. Basis data/database merupakan kumpulan dari berbagai file yang saling berhubungan satu sama lainnya hingga membentuk data yang dapat diinformasikan. Apabila ada file yang tidak terhubung dengan file yang lainya maka itu bukan kumpulan dari database tersebut melainkan membentuk kumpulan database yang lain. Database merupakan hal yang penting dalam sistem informasi karena menyediakan informasi bagi para user. Lalu para user menggunakan informasi database tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya. Perancangan logical model dapat digambarkan dengan menggunakan data flow diagram (diagram arus data). Logical model ini lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi di sistem informasi akan bekerja secara logika. Flowchart adalah representasi grafikal dari sebuah sistem yang menjelaskan relasi fisik diantara entitas-entitas kuncinya. Gambar 2.3 DFD Level 0 Gambar 2.1 Flowchart Sistem 3
Tahap implementasi merupakan tampilan pada layar yang digunakan sebagi penuntun bagi pengguna bagaimana cara mengoperasikan sistem informasi sesuai dengan ketentuan pengguna. Gambar 2.5 Pengujian Blackbox Testing Gambar 2.4 Implementasi Input Program 3. Kesimpulan Sistem informasi yang diimplementasikan pada MTs N Mlinjon Fill Srebegan berupa layanan sistem informasi perpusatakaan untuk mengatur segala resource bukubuku yang ada di perpusatakaan. Serta transaksi peminjaman dan pengembalian buku. Adanya basis data sebagai tempat penyimpanan data, menjadikan segala aktivitas dapat dengan cepat direview kembali jika dibutuhkan. Modul-modul yang telah dibuat sesuai kebutuhan sirkulasi perpustakaan. Perlu adanya perbaikan untuk mengembangkan dan menyempurnakan program aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan di MTs N Mlinjon Fill Srebegan dengan menggunakan aplikasi Visual Basic 6.0 seperti penambahan menu perpanjangan peminjaman serta pengembangan sistem aplikasi dalam bentuk client server kemudian ke dalam bentuk web agar bisa diakses di banyak komputer. Gambar 2.5 Implementasi Output Program Pengujian sistem dapat dilakukan dengan beberapa pendekatan. Pada laporan ini digunakan metode pendekatan testing sistem, yaitu metode Black Box Testing. Metode Black Box Testing adalah pengujian yang dilakukan hanya mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak. Daftar Pustaka [1] Basuki, Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Utama. [2] Hartono, Jogiyanto. 2007. Model Kesuksesan Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi [3] Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Jakarta: Gava Media [4] Ladjamudin, Al Bahra. 2005. Konsep Sistem Basis Data. Yogyakarta: Graha Ilmu. [5] Lasa, HS. 1998. Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. [6] Nugroho, Adi. 2004. Konsep Pengembangan Sistem Basis Data. Bandung: Informatika Bandung. 4
Biodata Penulis Ade Purnawan, memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md), jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2014. Cahyo Adiwinata, memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md), jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2014. 5