SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP PADA PT TOLAN TIGA INDONESIA, MEDAN TUGAS AKHIR Disusun Sebagai Salah Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh IRDA PUTRIANI SARAGIH 1205092151 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
KATA PENGANTAR Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karunianya yang tidak terhingga, telah menganugerahi Penulis kesehatan serta ketekunan dalam mengerjakan proses penyelesaian Tugas Akhir ini. Tugas Akhir ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan program pendidikan Diploma 3 Program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga Politeknek Negeri Medan. Harapan penulis, kiranya hasil penelitian ini akan memberikan manfaat bagi kalangan yang membutuhkan serta dapat dimanfaatkan sebagai pengayaan referensi dalam bidan Sumber Daya Manusia. Tugas Akhir ini dapat Penulis selesaikan berkat dukungan dan dorongan dari berbagai pihak. Secara khusus Penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. M. Syahruddin, ST., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Dewi Comala Sari, S.E. M.Si., selaku Pembimbing I yang telah membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 6. Nursiah Fitri, S.E., M.Si. selaku Pembimbing II yang juga membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. i
7. Seluruh dosen dan Staf Administrasi pada Program Studi Administrasi Bisnis yang telah memberi kontribusi selama proses penyelesaian penulisan Tugas Akhir ini. 8. Bapak Ikon Setiawan, selaku General Manajer Sumber Daya Manusia dan Seluruh staf atau karyawan PT Tolan Tiga Indonesia. 9. Teman-teman kelas AB-6H yang selalu memberikan dukungan dan motivasi kepada penulis dalam mengerjakan Tugas Akhir ini. Teristimewa ucapan terima kasih untuk kedua orang tua tercinta yaitu Bapak Wasinton Saragih dan Ibu Heny Kusyanti serta kakak dan adik-adik saya yang telah banyak memberikan dukungan baik berupa moril maupun material yang tidak ternilai. Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan. Karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari semua pihak demi kesempurnaan Tugas Akhir ini. Harapan penulis semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca. Medan, Agustus 2015 Penulis IRDA PUTRIANI SARAGIH NIM 1205092151 ii
ABSTRAK Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunanaan, Agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sedangkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip pada PT Tolan Tiga Indonesia. Metode yang digunakan dalam tugas akhir ini yaitu dengan menggunakan penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan yang meliputi pengamatan dan wawancara. Jenis data yang diperoleh adalah data primer dan sekunder. Teknik analisis data yang digunakan dengan metode analisis Deskriftif. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem wilayah atau daerah dengan prosedur penyimpanan arsip seperti mengumpulkan, memeriksa, mengindeks, memberi kode, menyortir dan menyimpan. Dari sistem pengamanan arsip, PT Tolan Tiga Indonesia memiliki Badan Hukum/Notaris dan mengadakan proses penyusustan selama 10 tahun sekali. Sistem pemeliharaan arsip dilakukan dengan cara menyediakan gedung atau ruangan penyimpanan arsip yang terawat sehingga terhindar dari kerusakan dan kemusnahan arsip. Kata kunci: Arsip, Sistem Kearsipan. iii
ABSTRACT Archive is a collection of slips that are stored systematically because they have a utility that whenever necessary can be promptly found. While the filing is a process of maintenance or arschive settings by using a particular system, so that the files can be recoveed easily and quickly any time of necessary. The research aims to storage systems, security and maintenance records at PT Tolan Tiga Indonesia. The method used in this thesis by using library and field research that includes observations and interviews. The types of data are primary and secondary data. Data analysis technique uses the descriptive analysis. Archive storage system that is used is the geographical system with archival storage procedures such as collecting, inspecting, indexing, coding, sorting and placing. From the archives of security systems, PT Tolan Tiga Indonesia has Law Firm / Notary and hold the depreciation over the past ten years. As well as an archive system maintenance is done by providing a building or a room that is well preserved archival storage, so avoid the destruction and obliteration archives. Keywords: Archives, Archival System. iv
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERSETUJUAN KATA PENGANTAR... i ABSTRAK... iii ABSTRACT... iv DAFTAR ISI... v BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2 Rumusan Masalah... 2 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir... 2 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir... 3 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA... 5 2.1 Pengertian Arsip Dan Kearsipan... 5 2.2 Fungsi Dan Peranan Kearsipan... 6 2.2.1 Fungsi kearsipan... 6 2.2.2 Peranan kearsipan... 6 2.3 Jenis-jenis Arsip... 7 2.4 Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip... 8 2.4.1 Sistem penyimpanan arsip... 8 2.4.2 Sistem pengamanan arsip... 11 2.4.3 Sistem pemeliharaan arsip... 14 BAB 3 METODE PENELITIAN... 17 3.1 Metode Pengumpulan Data... 17 3.1.1 Studi kepustakaan... 17 3.1.2 Metode lapangan... 18 3.2 Jenis Sumber Data... 19 3.3 Teknik Analisis Data... 20 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN... 21 4.1 Gambaran Umum PT Tolan Tiga Indonesia... 21 4.1.1 Sejarah perusahaan... 21 4.1.2 Logo perusahaan... 22 4.1.3 Visi dan misi perusahaan... 23 4.1.4 Struktur organisasi perusahaan... 23 4.2 Tinjauan Tentang Sistem Penyimpanan, Pengamanan Dan Pemeliharaan Arsip Pada PT Tolan Tiga Indonesia... 25 4.2.1 Sistem penyimpanan arsip pada PT Tolan Tiga Indonesia... 26 4.2.2 Sistem pengamanan arsip pada PT Tolan Tiga Indonesia... 32 4.2.3 Sistem pemeliharaan arsip pada PT Tolan Tiga Indonesia... 34 v
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN... 36 5.1 Simpulan... 36 5.2 Saran... 37 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN vi
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Kearsipan memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan dengan prosedur yang baik dan benar didalam pengelolaan arsip,untuk menjaga daur hidup arsip itu sendiri. Didalam pekerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut pengamanan dan pemeliharaan. Penyimpanan arsip dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan dapat ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat. Sehingga semakin berkembang pelaksanaan kegiatan kantor maka arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu kantor atau organisasi untuk menjaga daur hidup arsip diperlukan sistem yang baik dan proses yang benar. Arsip merupakan suatu rekaman dari suatu kegiatan dan catatan suatu informasi tentang suatu hal. Walaupun kearsipan sangat dibutuhkan dan sangat berperan penting dalam membantu aktifitas perusahaan, tetapi masih banyak perusahaan pemerintah ataupun swasta yang belum melakukan sistem kearsipan dengan baik, bahkan terkadang tedapat penumpukan arsip, permasalahan ini yang terjadi pada PT Tolan Tiga Indonesia karena disebabkan oleh beberapa faktor seperti kurangnya jumlah Sumber Daya Manusia yang menangani bidang kearsipan, kurangnya perhatian atau atensi dari pimpinan, kurangnya dana 1
2 yang dianggarkan untuk bidang kearsipan dan kurangnya peralatan yang menunjang dalam bidang kearsipan. Arsip yang ada pada PT Tolan Tiga Indonesia merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan perusahaan, juga berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggung jawaban kegiatan yang bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan keputusan atau kebijaksanaan baru oleh pimpinan perusahaan yang memerlukan data kearsipan. Hal inilah yang melatarbelakangi penulisan tugas akhir ini dengan judul: Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip Pada PT Tolan Tiga Indonesia 1.2 Rumusan Masalah Adapun yang menjadi rumusan masalah dalam pelaksanaan tugas akhir ini adalah: Bagaimana Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip Pada PT Tolan Tiga Indonesia 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip yang diterapkan oleh PT Tolan Tiga Indonesia, Medan. 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir Adapun yang menjadi manfaat penulisan tugas akhir ini adalah: 1. Bagi PT Tolan Tiga Indonesia Sebagai bahan informasi dan masukan terhadap pihak-pihak yang menjadi objek penelitian.
3 2. Bagi penulis Meningkatkan, mengembangkan dan memperluas kemampuan berfikir mengenai masalah yang diteliti. 3. Bagi kegiatan akademik Menambah pengetahuan dan wawasan terhadap studi penelitian pada bidang yang sama dan memberikan sumbangan informasi bagi penulis berikutnya. 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir Agar penulisan Tugas Akhir ini lebih sistematis dan terarah, berikut dibuat sistematika penulisan, yaitu: BAB 1 PENDAHULUAN Bagian ini menguraikan tentang latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan tugas akhir, manfaat penulisan tugas akhir, dan sistematika penulisan Tugas Akhir. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bagian ini menguraikan tentang hal-hal yang berkaitan dengan judul Tugas Akhir yang dipandang secara teoritis. Hal ini berupa pengertian arsip dan kearsipan, fungsi dan peranan kearsipan, jenis-jenis arsip, sistem penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip. BAB 3 METODE PENGUMPULAN DATA Bagian ini berisi informasi mengenai bagaimana cara memperoleh data guna mendukung penulisan Tugas Akhir ini, yaitu teknik pengumpulan data, jenis sumber data, dan teknik analisa data.
4 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bagian ini berisi uraian informasi yang diperoleh dari perusahaan, diantaranya sejarah berdirinya perusahaan, visi dan misi perusahaan, serta menjelaskan masalah yang akan dibahas berupa hasil pembahasan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bagian terakhir dari Tugas Akhir ini berisi tentang kesimpulan yang diperoleh dari seluruh pembahasan disertai beberapa saran bagi PT Tolan Tiga Indonesia.