ANALISIS DAN PERANCANGAN BASIS DATA PEMBELIAN, PENJUALAN, DAN PERSEDIAAN PADA CV. DEWI BERSAUDARA Tito Sahril Bachir Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Dimas Sovereino Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan Abstrak CV. Dewi Bersaudara merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa service serta penjualan accesoris dan sparepart khususnya untuk kendaraan bermotor beroda empat. Tujuan dari pembuatan skripsi ini untuk menganalisis prosedur pembelian, penjualan, dan persediaan barang, mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi pada perusahaan, dan merancang sistem basis data pembelian, penjualan, dan persediaan sebagai saran untuk mengatasi masalah dan kelemahan perusahaan. Metode Penelitian yang digunakan adalah studi literatur, metode pengumpulan data, dan metode analisis. Hasil yang dicapai adalah ditemukan kelemahan pada prosedur pembelian, penjualan, dan persediaan barang yang sudah ada serta merancang sistem basis data untuk mengatasi kelemahan dan kekurangan pada lama. Dengan sistem basis data yang dibuat ini dapat
membantu perusahaan lebih mudah mendapatkan informasi yang dibutuhkan secara akurat, dan menghasilkan laporan-laporan yang digunakan untuk mengambil keputusan. Kata Kunci : analisis, perancangan, sistem basis data, service, Pembelian, Penjualan, Persediaan 1. Pendahuluan Seiring dengan perkembangan zaman kemajuan teknologi informasi sangat pesat dalam segala bidang. Salah satu bidang diantaranya adalah usaha service yang pada saat ini sudah sangat maju dalam proses bisnisnya. Oleh karena itu kita dituntut untuk mengikuti perkembangan teknologi informasi agar tetap dapat bertahan dan beradaptasi dalam menghadapi persaingan usaha yang semakin sengit, contohnya adalah sekarang ini banyak orang yang membuka usaha sedemikian menarik sehingga dapat memuaskan pelanggan dengan before and after service yang memuaskan. Salah satunya adalah usaha service kendaraan bermotor atau yang biasa di sebut bengkel, memang sudah tidak dapat dipungkiri lagi usaha bengkel baik mobil maupun motor sudah sangat menjamur, sehingga kebutuhan akan jasa service serta proses yang memudahkan pelanggan sangatlah berarti. Usaha dalam bidang service kendaraan bermotor ini sangatlah menguntungkan di masa yang akan datang jika kita dapat menjalankanya dengan konsisten dan dipadukan dengan strategi pelayanan serta proses service yang efisien dan baik maka akan memperoleh keuntungan yang memadai, keuntungan yang dimaksud
adalah kepercayaan serta kepuasan pelanggan, peningkatan laba, dan perkembangan usaha perusahaan. Salah satu usaha service kendaraan bermotor yang telah kami amati adalah CV. Dewi Bersaudara. CV. Dewi Bersaudara berdiri pada tahun 1999 dengan nama saat itu Dewa Motor kemudian pada tahun 2000 berubah nama lagi menjadi Dewi Motor. Dewi Motor pada awalnya bergerak pada bidang penjualan pelumas khususnya produk dari Pertamina. Kemudian berkembang usahanya menjadi jasa service spooring, balancing serta penjualan ban, nitrogen, dan velg. Pada tahun 2012 tepatnya awal januari Dewi Motor berkembang menjadi perusahaan service dan dealer atas nama CV. Dewi Bersaudara. 2. Metodologi Ruang lingkup dari penelitian ini mencakup analisis sistem yang sedang berjalan mengenai pembelian, penjualan dan persediaan pada CV. Dewi Bersaudara dan merancang sistem untuk mengurangi kelemahan yang ada pada sistem lama. Metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi yang pertama adalah Studi Pustaka, Studi pustaka dilakukan dengan cara melihat, membaca, dan mengutip sumber-sumber kepustakaan yang mendukung penyusunan skripsi ini serta teori teori pendukung yang menjadikan bagian dari suatu landasan pemikiran data analisis. Yang kedua adalah Metode Pengumpulan Data, Metode pengumpulan data ini dilakukan dengan kunjungan kelapangan untuk melihat proses transaksi yang terjadi secara langsung dan mengamati aktivitas penjualan dalam proses pengumpulan data di dalam perusahaan CV. Dewi Bersaudara, kegiatan tersebut dilakukan seperti, (1)Wawancara
(Interview) adalah melakukan tanya jawab terhadap pihak-pihak yang terkait seperti pimpinan atau pihak manajemen yang bertanggung jawab di bagiannya untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan penelitian, (2) Pengamatan (Observasi) adalah mengamati secara langsung kegiatan di setiap bagian yang berhubungan dengan sistem yang diteliti, (3) Studi Documentation adalah penelitian dilakukan dengan menelusuri dokumen dokumen, baik dokumen eksternal maupun internal, yang terkait dengan aktivitas penjualan. Yang ketiga adalah Metode Analisis, dalam Metode Analisis ini digunakan metodologi sebagai berikut: Pada tahap ini akan dilakukan analisis mengenai kebutuhan dari sistem yang akan dibangun berdasarkan proses bisnis perusahaan yang berjalan, yaitu (1) Survei atas sistem yang sedang berjalan. Melakukan pengamatan langsung kinerja sistem yang sedang berjalan pada proses bisnis perusahaan, (2) Analisis terhadap temuan survei. Melakukan analisis terhadap pengamatan yang dilakukan berdasarkan data dan informasi yang diterima. (3) Identifikasi kebutuhan informasi. Melakukan identifikasi kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkan perusahaan dengan harapan apabila ada permasalahan yang timbul dari segi input, proses, ataupun output dapat segera dituntaskan. (4) Identifikasi persyaratan sistem. Melakukan identifikasi dan merancang sistem perusahaan berdasarkan kebutuhan informasi yang telah diamati sebelumnya, sebagai tahap pertimbangan pihak managemen perusahaan untuk menentukan apakah sistem yang akan dirancang penulis nanti dikatakan layak atau tidak untuk menunjang aktivitas perusahaan sebelum sistem benar-benar diterapkan.
2.1 Teori Pendukung Pengertian Basis data Menurut Connolly dan Begg ( 2010, p15 ), basis data adalah sebuah kumpulan data yang saling berhubungan secara logis, dan sebuah penjelasan dari data tersebut, yang didesain untuk menemukan data yang dibutuhkan organisasi. Di dalam basis data, semua data diintegrasikan dengan menghindari duplikasi data. Basis data banyak digunakan oleh banyak departemen dan pengguna. Basis data tidak hanya menangani data operasional organisasi, tetapi juga mengenai data tersebut. Menurut Connolly dan Begg ( 2010, p16 ), Database Management System (DBMS) merupakan suatu sistem piranti lunak yang membuat pengguna dapat mendefinisikan, menciptakan, mengatur, dan mengontrol akses kedalam basisdata. DBMS dapat menyediakan beberapa fasilitas sebagai berikut : Mengijinkan pengguna untuk medefinisikan basisdata biasanya melalui sebuah Data Definition Language (DDL). DDL memungkinkan pengguna untuk menentukan tipe data, struktur dan batasan pada data yang disimpan dalam basisdata Mengijinkan pengguna untuk meng-insert, update, delete, dan mengambil data dari basisdata, biasanya melalui Data Manipulation Language (DML) Menyediakan kontrol akses ke basisdata, contoh : o Sistem keamanan o Sistem integritas o Concurrency control system
o Recovery control system o User-accessible catalog Database System Development Lifecycle Menurut Connolly dan Begg ( 2010, p283 ), sistem basisdata merupakan komponen fundamental dari organisasi besar dengan sistem informasi yang luas. Hal penting yang perlu diperhatikan dalam Database System Development Lifecycle adalah bahwa tingkatannya tidak sepenuhnya berurutan (sequential). Dimana ada beberapa tingkatan yang berulang dengan alur balik (feedback loop), misalnya masalah ditemukan pada tingkat perancangan basisdata yang membutuhkan tambahan kumpulan kebutuhan dan analisis. Untuk aplikasi basisdata yang kecil dengan pengguna yang sedikit maka lifecycle-nya tidak terlalu kompleks. Sebaliknya ketika merancang basisdata yang sedang sampai ke basisdata yang besar dengan puluhan ribu pengguna, mengunakan ratusan query dan program aplikasi maka lifecycle akan menjadi sangat kompleks.
Gambar 1 : Tingkatan dari Database System Development Lifecycle
2.2 Analisis Untuk menganalisis proses bisnis pada sistem yang sedang berjalan, maka digunakan Data Flow Diagram untuk melihat proses bisnis yang sedang berjalan secara umum. Analisis ini berguna untuk merancang sistem guna memperbaiki sistem yang ada. Berikut ini adalah DFD yang ada di dalam perusahaan
Gambar 2 Data Flow Diagram
Analisis dan Temuan Kelemahan Data yang tidak akurat dan kadang tidak tercantum karena sistem yang sekarang masih menggunakan pencatatan manual sehingga sering terjadi kesalahan karena adanya redudansi data. Data di setiap bagian tidak terintegrasi dan tidak saling berhubungan sehingga menyulitkan dalam pembuatan laporan. Pengecekan tanggal jatuh tempo pembayaran perusahaan masih manual dengan cara menandai di kalender. 2.3 Perancangan Entity Relationship Diagram Gambar 3 - Perancangan Sistem : Entity Relationship Diagram
Structure Chart Berikut ini adalah gambar struktur program yang dirancang untuk aplikasi basisdata pada CV.Dewi Bersaudara : Gambar 4 : Struktur Program
Rancangan Layar Gambar 5 Perancangan Sistem : Layar Form Utama
3 Kesimpulan Pada sistem yang diusulkan mempunyai banyak keuntungan, keuntungan yang dapat disebutkan adalah sebagai berikut : 1. Dengan dibuatnya sistem basis data pembelian, penjualan, dan persediaan barang. Pihak perusahaan yang berkepentingan dapat terbantu mengatasi masalah dalam pembelian, penjualan, dan persediaan barang.. 2. Dengan sistem basis data pembelian, penjualan, dan persediaan barang ini, keamanan dan integrasi data lebih terjaga sehingga hanya pihak yang berkepentingan yang dapat mengaksesnya. 3. Dengan aplikasi sistem basis data menggunakan signal message mempermudah perusahaan untuk reminder akan jatuh tempo pembayaran.
DAFTAR PUSTAKA [1] Mulyadi.(2001) Sistem Akuntansi. Edisi ke-3, Salemba Empat, Jakarta [2] Post, Gerald V. (2005). Database Management System : Designing and Building Business Applications, 3 rd Edition. McGraw-Hill, USA. [3] Connoly, M.Thomas and Begg, E.Carolyn. (2010). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and management, Fifth Edition. Addison Wesley, English [4] Hall.A.James. (2001). Sistem Informasi Akuntansi II, Salemba Empat, Jakarta [5] Ramakrishnan and Gehrke. (2003). Database Management System, Third Edition, McGraw- Hill, USA [6] Pressman, R,S,, (2001). System Engineering, New York, McGraw-Hill, USA [7] Atzeni.P.Ceri.S, Paraboschi, S, Torlone, Ricardo. (2003). Database system : Concepts, Languages and Architectures, International Edition. McGraw-Hill, USA [8] Gane, C, Sarson, T,, (1979). Structured System Analysis : Tools and technique. New york, Prentice Hall