BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Keberhasilan suatu perusahaan, organisasi, dan lembaga tidak terlepas dari kerja sama yang baik antara pegawai di perusahaan tersebut, pimpinan suatu perusahaan, organisasi dan lembaga di dalam menjalankan fungsi, tugas dan tanggung jawabnya, haruslah memahami seluruh peranan, tanggung jawab, dan tujuan yang hendak di capainya guna memajukan perusahaan, organisasi dan lembaga yang di pimpinnya. Jika pimpinan ingin mencapai tujuannya dengan efektif, maka ia harus dapat bekerja sama dengan bawahannya. Pentingnya peranan dan tanggung jawab dalam suatu instansi perusahaan, organisasi dan lembaga tidak terlepas dari kemampuan sumber daya manusia itu sendiri, seorang pimpinan harus memperhatikan pekerjaan kantor para karyawannya dan mengetahui atau bertanggung jawab atas catatan dan pekerjaan kantor. Arsip atau catatan kantor sebagai sumber ingatan bagi suatu perusahaan, organisasi dan lembaga maksudnya adalah karena catatan mencakup berbagai bahan informasi yang berguna. Oleh karena itu catatan bagi perusahaan, organisasi dan lembaga haruslah dilakukan dengan baik, agar dapat membantu kelancaran aktifitas dalam perusahaan atau unit kerja tersebut dan mudah dicari apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pimpinan.
Kepentingan sebuah organisasi, lembaga dan perusahaan terhadap pengorganisasian catatan kantor bukan saja untuk keperluan jangka pendek, tetapi yang lebih mendasar adalah dalam rangka kepentingan untuk jangka panjang. Berdasarkan pengetahuan perkembangan suatu organisasi, lembaga maupun perusahaan terhadap perkembangan agar sangat membantu dalam pengevaluasian, perencanaan dan tindakan pada masa yang akan datang. Sebagaimana kita telah mengetahui bersama, salah satu kelemahan sebuah organisasi, lembagai maupun perusahaan untuk dapat berkembang dengan baik, karena tidak mempunyai catatan kegiatan yang standar, sehingga terjadi secara rutinitas dan bersifat apa adanya, dan sebagai akibatnya adalah manajemen pengorganisasian sebuah organisasi, lembaga maupun perusahaan akan mengalami hambatan. Manajer dan pimpinan bertanggung jawab penuh atas semua bentuk catatan kantor baik yang dilaksanakan oleh sekertaris maupun pegawai lainnya sebagai suatu sistem. Catatan kantor harulah tersedia dalam bentuk segera agar dapat dipergunakan agar segera dapat membantu para manajer dan pimpinan dalam menyusun kebijaksanaan. Atas dasar pemikiran tersebut dan ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan serta tanggung jawab pimpinan terhadap catatan dan pekerjaan kantor, maka penulis melakukan observasi dengan judul Tanggung Jawab Pimpinan Terhadap Catatan dan Pekerjaan Kantor Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi.
B. Perumusan Masalah Adapun alasan penulis dalam memaparkan implementasi tanggung jawab pimpinan terhadap catatan dan pekerjaan kantor sehingga permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan tugas akhir adalah Bagaimana tanggung jawab pimpinan terhadap catatan dan pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan?. C. Tujuan Penelitian Untuk mengetahui secara langsung bagaimana tanggung jawab pimpinan terhadap catatan dan pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi. D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi. b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama. c. Agar penulis lebih memahami tanggung jawab pimpinan terhadap catatan dan pekerjaan kantor.
d. 2. Bagi Instansi Sebagai masukan untuk meningkatkan tanggung jawab pimpinan agar membantu efesiensi pekerjaan pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini. 3. Bagi Peneliti yang Akan Datang Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya dan menambah pengetahuan tentang kepemimpinan. E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl. T.M. Hanafiah Kampus Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini : Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan No Kegiatan Mei 2013 Juni 2013 I II III IV I II III IV 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Sumber : Penulis (2013)
F. Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey atau observasi dan sistematika penulisan. BAB 2 : PROFIL INSTANSI Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi. BAB 3 : PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, tanggung jawab pimpinan terhadap catatan dan pekerjaan kantor pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
BAB 4 : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.