ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS PENGENDALIAN PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS BERBASIS WEB PADA PT. BERLIAN MITRA SEJAHTERA Aditya Haswandana, Arta Moro Sundjaja, Moh. Heykal Universitas Bina Nusantara, JL. Benda Jaya 2 Blok X No.23 Durensawit, 085282701606, adityahaswanda@hotmail.com Abstrak PT. Berlian Mitra Sejahtera lahir sebagai perusahaan forwarding, proyek dan logistic. Perusahaan merupakan salah satu perusahaan jasa yang sebagian besar aktivitas bisnis atau penjualannya dilakukan secara kredit. Masalah yang terkait dengan pengendalian penjualan dan penerimaan kas adalah prosedur penjualan, pencatatan dan pelaporan penerimaan kas, kredit macet serta pengendalian internal yang kurang baik. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode pengumpulan data dengan melakukan penelitian lapangan seperti observation, interview, documentation, dan analyticial procedures, serta melakukan penelitian kepustakaan. Selain itu, metode yang digunakan dalam analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi dilakukan dengan pendekatan Object Oriented Analysis and Design dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language dan Unified Process. Terakhir, metode yang digunakan untuk pencatatan akuntansi dalam penjualan, penerimaan kas dan piutang dengan Accrual Basic, Installment Sales dan Bad Debt Allowance Method. Dengan adanya sistem informasi akuntansi pengendalian penjualan dan penerimaan kas diharapkan dapat membantu perusahaan dalam melaksanakan segala aktivitas terkait proses bisnis perusahaan yang berhubungan dengan pengendalian penjualan dan penerimaan kas serta dapat mengatasi masalah yang dihadapi perusahaan saat ini. Selain itu juga dapat memberikan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen terkait sistem informasi akuntansi pengendalian penjualan dan penerimaan kas untuk dapat menghasilkan pengambilan keputusan yang tepat. (A) PT. Berlian Mitra Sejahtera was born as company forwarding, project and logistic. The company is one of the companies most of the business activities or sales made on credit. Problems associated with controlling of sales and cash receipt is a procedure of sales, record keeping and reporting of sales, bad credit and a less good internal control. The methods used in this research is a method of collecting data by doing field research such as observation, interview, documentation, analytical procedures and research librarianship. In addition the methods used analysis and design of information system accounting in doing with the approach Object Oriented Analysis and Design using notation, Unified Modelling Language dan Unified Process. The last method used for the recording of accounting in the sales, cash receipt and receivables with Accrual Basic, Installment Sales dan Bad Debt Allowance Method. With the information system accounting of controlling sales and cash receipt sre expected to help the compsny carry out all activities associated business processes of the company relating ti the control of sales and cash receipt as well as resolve the issues facing companies today. Besides, it can also provide the required reports by the management information system accounting of control sales and cash receipt to be able to produce the right decision making.(a) Kata Kunci : Analisis, perancangan, sistem informasi akuntansi, perusahaan jasa, pengendalian, penjualan, penerimaan kas, kredit macet, piutang
PENDAHULUAN Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, setiap pelaku bisnis pasti membutuhkan sebuah alat yang dapat mendukung kegiatan operasional bisnisnya dalam menjalankan usaha. Salah satu alat yang diperlukan adalah sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi berfungsi sebagai pengolah, pengumpulan, pemrosesan dan pelaporan informasi yang berhubungan dengan keuangan perusahaan. Diana dan Setiawati (2011). Sistem informasi akuntansi dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan. Informasi yang diperoleh manajemen digunakan untuk menghasilkan produk-produk yang berkualitas, mendukung proses produksi yang baik serta membantu dalam mengambil sebuah keputusan yang terbaik untuk proses penjualan. Sistem informasi akuntansi memiliki pengaruh yang baik untuk meningkatkan proses manajemen dalam membuat kebijakan baru, mengembangkan proses pengawasan ketika beroperasi dan mendukung proses pelaporan keuangan yang baik untuk perusahaan. Jones dan Rama (2008: 7) Salah satu hambatan yang dihadapi dalam membangun sebuah usaha adalah dengan semakin banyaknya perusahaan yang seragam menggunakan kemajuan teknologi dalam menjalankan bisnisnya. Pada sistem informasi akuntansi memiliki beragam sistem yang tersedia. Salah satu sistemnya yaitu proses sistem informasi akuntansi penerimaan kas. Dimana pada dasarnya tujuan sebuah perusahaan didirikan adalah untuk mendapatkan profit atau keuntungan dari bisnisnya. Proses sistem informasi akuntansi penerimaan kas terdiri dari kumpulan kegiatan usaha bisnis dalam menawarkan barang atau jasa kepada customer, melayani customer dalam melakukan pemesanan barang atau jasa serta memfasilitasi customer dalam melakukan pembayaran dari proses penjualan yang sudah terjadi. Penerimaan kas yang maksimal merupakan perantara untuk menentukan arah dan strategi, kebijaksanaan, strategi perusahaan bagi pertumbuhan dan kelangsungan hidup perusahaan. Dengan adanya sistem ini, maka penyimpanan dan pengolahan data transaksi serta pembuatan laporan transaksi dapat dilakukan dengan akurat dan tepat waktu. Jones dan Rama (2008: 165) Proses penjualan tidak hanya melakukan penjualan kepada customer, melainkan apakah proses penjualan dapat tercatat dengan baik, apakah cara yang dilakukan untuk menarik minat konsumen, kemudian melayani pemesanan, sampai customer merasa puas atau sebaliknya pada saat menerima barang atau jasa tersebut. Penjualan dalam bidang jasa termasuk salah satu motor utama perekonomian di dalam suatu negara. Cukup banyak jenis-jenis jasa salah satu diantaranya adalah jasa angkut barang. Akan tetapi semua itu membutuhkan pengendalian internal yang baik supaya proses operasional perusahaan selalu lancar dalam melakukan penjualan tanpa adanya hambatan dan visi misi perusahaan dapat terwujud sesuai keinginan. Selain melakukan penjualan, perusahaan juga harus dapat mengelola piutangnya dengan baik. Jika perusahaan menerima pembayaran secara kredit semakin besar dan tidak diimbangin dengan sistem penagihan yang baik, maka semakin besar resiko piutang tak tertagih yang dapat mempengaruhi tingkat profitabilitas perusahaan. Perusahaan harus menerapkan sistem penagihan yang akurat untuk mengatasi masalah kredit macet yang sering terjadi untuk meningkatkan tingkat keuntungan dan likuiditas perusahaan. Keown (2010) Suatu perusahaan yang menjalankan usahanya dengan piutang, pada hakikatnya salah satu pendapatan terbesar bagi perusahaan. Sistem pengawasan dan pengontrolan (internal control) terhadap piutang perlu diterapkan bagi perusahaan yang menjalankan bisnisnya dengan piutang. Dewasa ini banyak sekali tindakan penyalahgunaan yang di lakukan para pelaku bisnis yang dapat menurunkan tingkat pendapatan perusahaan. Oleh karena itu salah satu cara mengatasinya dengan menerapkan sistem pengawasan dan pengontrolan (internal control) terhadap kegiatan usaha yang menyediakan layanan pembayaran secara kredit (piutang).
Sistem pengawasan dan pengontrolan (internal control) tidak dipungkiri lagi memang diperlukan untuk para pelaku bisnis demi mendapatkan visi misi usaha yang diharapkan. Internal control adalah metode pengendalian yang diharapkan dapat mengembangkan kegiatan operasional perusahaan dalam menjalankan bisnisnya dan mencegah tindakan penyalahgunaan. Anastasia & Lilis (2010:82) PT. Berlian Mitra Sejahtera merupakan sebuah badan yang mengandalkan layanan jasa angkut dan pengiriman barang baik dari darat maupun laut. PT. Berlian Mitra Sejahtera dalam menjalankan bisnisnya memfasilitasi customer dengan menyediakan layanan pembayaran secara kredit Masalah yang terjadi saat ini pada perusahaan adalah prosedur penjualan, piutang tak tertagih dan pengendalian yang kurang baik yang mengakibatkan kesalahan dalam penjualan, terjadinya keterlambatan dalam pengiriman dan mempengaruhi tingkat profitabilitas perusahaan dalam periode tertentu. Hal tersebut menjadi suatu masalah bagi perusahaan sehingga diperlukan suatu penanganan khusus atas pengendalian penjualan dan piutang. Dengan dibangunnya suatu sistem pengendalian penjualan dan piutang yang terkomputerisasi akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan, serta membantu perusahaan dalam melakukan pengendalian internal terhadap penjualan kredit. Pada penelitian-penelitian sebelumnya dengan topik yang sama, terdapat beberapa kekurangan yang terjadi yaitu pada bagian solusi yang diusulkan oleh beberapa peneliti tersebut yang belum lengkap pada metodologi penelitian yang dilakukan. Sebagian besar peneliti sebelumnya tidak menggunakan metode pencatatan akuntansi yang sangat penting digunakan dalam melakukan penelitian yang berkaitan dengan akuntansi. Dan bisa diartikan bahwa solusi yang diusulkan oleh masing-masing peneliti tersebut dalam memecahkan masalah belum berdasarkan standar akuntansi yang jelas. Adapun tujuan dari penulisan karya ilmiah ini adalah : 1. Menciptakan proses bisnis yang efektif dan efisien dalam melakukan penjualan dan penerimaan kas. 2. Menciptakan aturan dan prosedur sistem pemberian kredit pelanggan yang baik dan terstruktur. 3. Merancang Sistem Informasi Akuntansi Pengendalian Penjualan dan Penerimaan kas yang membantu masalah yang terjadi. 4. Merancang sistem database yang saling terintegrasi untuk menghasilkan laporan penjualan dan penerimaan kas yang akurat. METODE PENELITIAN Metodologi penelitian yang dipakai dalam penulisan tugas akhir ini meliputi : 1. Metode Pengumpulan Dan Analisis Data Metode pengumpulan dan analisis data yang digunakan adalah a. Studi Kepustakaan Melakukan pengumpulan data dari berbagai sumber seperti jurnal ilmiah, internet dan rujukan dari buku seperti : contoh-contoh skripsi dari peneliti sebelumnya yang topiknya sama sehingga pembahasan topik penelitian sesuai dengan teori yang mendukung. b. Studi Lapangan Melakukan pengumpulan data dengan melakukan : 1. Analisis Sistem Berjalan Melakukan peninjauan langsung terhadap ke PT. Berlian Mitra Sejahtera. 2. Observasi Melakukan pengamatan langsung untuk mengetahui prosedur penjualan dan penerimaan kas yang dilakukan sehari-hari oleh perusahaan 3. Dokumentasi
Menelusuri bukti-bukti transaksi keuangan perusahaan seperti : purchase order, shipping point, request order, surat jalan, bill of lading, invoice, laporan keuangan dan pencatatan piutang perusahaan yang mendukung kelengkapan data. 4. Wawancara Membuat daftar pertanyaan dan bertanya langsung pada pihak yang terkait. 2. Metode Analisis dan Perancangan Analisis dan Perancangan yang akan dibuat dalam sistem ini menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design oleh Satzinger, Jackson, and Burd, yang terdiri dari: a. Menganalisis Requirement b. Merancang Deployment Environment & Support Services Architecture c. Merancang Software Architecture d. Merancang Use Case Realizations e. Merancang Database f. Merancang System & User Interface g. Merancang System Security & Control 3. Metode Pengembangan Sistem Pengembangan sistem yang dibuat pada penelitian ini adalah berorientasi objek dengan Unified Process Life oleh Satzinger, Jackson, and Burd adalah : a. Inception : 1) Menentukan dan mengembangkan batasan penelitian dan observasi 2) Membuat Business Case Study 3) Menetapkan penjadwalan dan anggaran b. Elaboration : 1) Meneliti resiko-resiko yang akan terjadi 2) Mencari informasi dasar yang dihimpun sebelum suatu program dimulai 3) Menghasilkan estimasi realistik untuk penjadwalan dan anggaran c. Construction : 1) Melakukan implementasi resiko-resiko sederhana secara berulang 2) Menyiapkan deployment 4. Metode Pencacatan Akuntansi Pencatatan Akuntansi yang dibuat dalam penelitian ini menggunakan standar Akuntansi Keuangan yaitu PSAK yang berpedoman dengan IFRS (International Financial Reporting Standart) yaitu : a. Basis Akrual (accrual basic) Metode ini diterapkan ketika pada saat menerima kas, beban biaya di akui dalam periode yang sama, walaupun belum menerima tagihan pembayaran. b. Metode Pencicilan Penjualan (Installment Sales Method) Metode pencicilan dilakukan dalam sistem pembayaran yang dilakukan dengan bertahap sampai batas waktu yang telah ditentukan. c. Pencadangan Piutang Tak Tertagih (Bad Debt Allowance Method) Prinsip kesesuaian (matching principle) menetapkan untuk semua beban pengeluaran langsung di sesuaikan dengan pendapatannya. Dan piutang yang belum terbayar harus diakui pada periode yang sama pada saat pendapatan diakui.
HASIL DAN BAHASAN Dalam penulisan karya tulis ini dapat ditemukan beberapa masalah dan resiko yang akan muncul dalam proses bisnis yang berjalan pada PT. Berlian Mitra Sejahtera, diantaranya : Tabel 1. Analisis Masalah dan Resiko dalam Proses Bisnis yang Berjalan Proses Analisis Masalah Resiko Terjadi peningkatan piutang dengan mengambil sampel 2 tahun yang sudah terjadi Kurangnya dokumen pendukung dalam transaksi bisnis perusahaan. Terjadinya fluktuasi pada tingkat profitabilitas perusahaan dengan semakin tingginya pendapatan yang diperoleh dengan piutang. Terjadinya kesalahan dalam penyajian data laporan penjualan yang menggabungkan laporan penjualan dengan beban operasional. Kesulitan dalam memperoleh data dan laporan yang berkaitan dengan penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas sewaktu-waktu dibutuhkan. Customer mengeluhkan keberadaan barangnya setelah barangnya telah dibawa. Menghambat proses pengambilan keputusan yang di lakukan manajemen untuk kelangsungan hidup perusahaan Mengurangi kepercayaan customer dalam melakukan order jasa di perusahaan
Berikut merupakan usulan pemecahan masalah atas permasalahan yang muncul dalam proses bisnis yang berjalan dalam PT. Berlian Mitra Sejahtera, diantaranya : Tabel 2. Usulan Solusi Pemecahan Masalah atas Analisis Masalah Proses Analisis Masalah Usulan Solusi Terjadi peningkatan piutang dengan mengambil sampel 2 tahun yang sudah terjadi Kurangnya dokumen pendukung dalam transaksi bisnis perusahaan. Kesulitan dalam memperoleh data dan laporan yang berkaitan dengan penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas sewaktu-waktu dibutuhkan. Customer mengeluhkan keberadaan barangnya setelah barangnya telah dibawa. Pemecahan Masalah Membuat prosedur dan kebijakan piutang yang baku meliputi penilaian customer untuk menentukan berapa lama jangka waktu pembayaran (Credit Term) yang dapat diberikan. Penilaian yang dilakukan terhadap customer baru dan customer lama berbeda Membuat Sales order berbasis sistem yang terintegrasi langsung pada saat customer mengisi form permintaan jasa (order) di website, yang dapat mendukung dalam pembuatan laporan penjualan. Merancang sistem informasi akuntansi yang terintegrasi dengan menggunakan database sebagai penampung data-data yang terkait dengan penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas. Membuat sistem cek order status pemesanan jasa yang dapat membantu customer dalam mengecek keberadaan barangnya setelah barangnya telah diangkut dari gudang customer.
Berikut merupakan fitur aplikasi yang dapat dipakai dalam menunjang usulan solusi pemecahan masalah dalam PT. Remerko Wahana Indonesia, diantaranya : Tabel 3. Fitur Aplikasi dalam Solusi Pemecahan Masalah Proses Analisis Masalah Fitur Aplikasi Terjadi peningkatan piutang dengan mengambil sampel 2 tahun yang sudah terjadi Kurangnya dokumen pendukung dalam transaksi bisnis perusahaan. Kesulitan dalam memperoleh data dan laporan yang berkaitan dengan penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas sewaktu-waktu dibutuhkan. Customer mengeluhkan keberadaan barangnya setelah barangnya telah dibawa. User Interface Aplikasi Customer Evaluation, Sales Order, Invoice, Payment Credit User Interface Aplikasi Sales Order and Sales Report. User Interface Aplikasi Sales Order, Invoice, Payment, Finishing, Claim, Journal Report, Account Receivable Report, Cash Receipt Report User Interface Aplikasi Order Status SIMPULAN DAN SARAN Berikut merupakan simpulan dari penulisan ini, sebagai berikut : a. Dibutuhkan adanya Internal Control, atau pengendalian internal dalam setiap proses bisnis. Yang terjadi di dalam proses bisnis PT Berlian Mitra Sejahtera terutama dalam menangani pemberian kredit dan penagihan piutang kepada customer. Pengendalian internal yang dilakukan dengan baik akan dapat mengurangi resiko piutang tak tertagih ketika PT Berlian Mitra Sejahtera memberikan kredit kepada customer. Selain itu, pengendalian internal juga akan dapat membantu pengawasan sehingga PT Berlian Mitra Sejahtera dapat beroperasi secara efektif dan efisien dalam melakukan penjualan. b. Membutuhkan Sales Order berbasis sistem yang sudah terintegrasi sehingga dapat menghasilkan Sales Report yang akurat. c. Membutuhkan aturan dan kebijakan dalam pemberian kredit kepada customer. Masalah-masalah yang timbul seperti kredit macet yang disebabkan tidak adanya aturan dan prosedur yang konsisten dalam melakukan pemberian kredit dan penagihan piutang kepada customer. Sehingga hal ini dapat mempengaruhi tingkat pendapatan pada perusahaan.
d. Membutuhkan sistem cek status order yang dapat digunakan customer untuk mengetahui keberadaan barangnya. Pada proses bisnis yang berjalan, customer yang telah melakukan order jasa, ingin mengetahui keberadaan barangnya yang akan di kirim ke tempat tujuan. Selama ini customer selalu resah jika barangnya belum sampai tepat waktu atau pada saat cuaca yang tidak baik. Berikut merupakan saran yang diajukan kepada PT. Remerko Wahana Indonesia dalam menjalankan proses bisnis yang diajukan, sebagai berikut : a. Perusahaan mungkin membutuhkan pelatihan dan adaptasi atas penerapan dan penggunaan sistem baru yang telah dikembangkan. b. Perusahaan mungkin membutuhkan perbaikan, pemeliharaan, serta pengembangan lebih lanjut dari aplikasi yang dikembangkan agar dapat menunjang keseluruhan proses bisnis yang dimiliki oleh perusahaan serta senantiasa mengikuti perkembangan proses bisnis dan perkembangan teknologi terkini. c. Perusahaaan mungkin harus mengurangi sistem yang manual dan menerapkan sistem yang sudah terkomputerisasi pada siklus yang lainnya. REFERENSI Satzinger, Jackson, Burd. (2010). System Analysis and Design in a Changing World (5th ed.). Canada: Course Technology, Cencage Learning. RIWAYAT PENULIS Aditya Haswandana, lahir di kota Jakarta pada 23 Desember 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Ekonomi dan Komputer pada 2015. Memiliki pengalaman kerja di PT. Cahaya Benteng Mas sebagai Accounting Intern selama 3 bulan.