PERANCANGAN BASIS DATA PEMASARAN, PEREKRUTAN DAN PENYALURAN TENAGA KERJA PADA PT. MULTI CLEAN JAYA LESTARI Willy Yeqar Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Hilga Meivera Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Fika Sefiani Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak PT. Multi Clean Jaya Lestari merupakan perusahaan swasta nasional yang bergerak dibidang perdagangan umum, supplier, kontraktor dengan bisnis dibidang jasa pelayanan jasa landscape dan gedung. Tujuan penulisan adalah untuk meninjau dan menganalisis sistem yang berjalan, mengidentifikasi informasi data yang dibutuhkan dan merancang basis data yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Metode penelitian yang digunakan dalam pengumpulan data adalah dengan pengamatan, wawancara, dan penelitian kepustakaan. Metode analisis yang digunakan untuk penelitian ini, menggunakan Metode Desain Basis Data berdasarkan buku Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management (5 th Edition). Hasil yang dicapai dari perancangan basis data adalah mempermudah dan mempercepat pengambilan data yang dibutuhkan, dan menyediakan solusi dalam pemecahan permasalahan yang ada pada perusahaan. Dengan dibangunnya basis data, ditemukan suatu solusi untuk pengolahan data, menyediakan batasan-batasan kapasitas seperti batasan tenaga kerja dalam proses perekrutan tenaga kerja dan menyediakan solusi dalam pencarian tenaga kerja, evaluasi ataupun proses penyaluran pada perusahaan. Kata Kunci : Perancangan, Basis Data, Pemasaran, Perekrutan, Penyaluran, Tenaga Kerja
Abstract PT. Multi Clean Jaya Lestari is a national private companies engaged in general trading, suppliers, contractors with business in the field of landscape services and service building. The purpose of writing is to review and analyze the systems running, identify information and data required to design the database according to the needs of the company. Research methods used in the collection of data is by observation, interviews, and research library. Methods of analysis used for this research, using methods based on Database Design Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management (5th Edition). Results achieved from data base design is the ease and speed up data retrieval is needed, and provide a solution in the solution of the existing problems at the company. With the building of the base data, found a solution for data processing, providing restrictions. Keywords : Design, Database, Marketing, Recruitment, Handing Over, Human Resource
Pendahuluan Latar Belakang Dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat, kebutuhan informasi yang cepat dan akurat menjadi sesuatu yang berharga bagi perusahaan. Informasi tersebut menghasilkan dari data yang telah diolah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ketersediaan informasi yang cepat tersebut dapat menjadi salah satu faktor yang membuat perusahaan lebih unggul dari perusahaan lain. Dengan memanfaatkan teknologi informasi perusahaan dapat mengorganisir dengan baik data perusahaan dalam jumlah besar, sehingga dapat membantu dalam mengambil keputusan dengan tepat dalam menentukan strategi. Basis data merupakan kumpulan dari elemen data yang saling terintegrasi yang dirancang untuk membantu perusahaan untuk menemukan data yang dibutuhkan. Dengan dirancangnya basis data, diharapkan dapat menghindari duplikasi data. Basis data juga memudahkan perusahaan untuk mencari data operasional dan penjelasan dari data tersebut. PT. Multi Clean Jaya Lestari merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penyaluran tenaga kerja. PT. Multi Clean Jaya Lestari sudah menggunakan teknologi informasi dalam membantu kegiatan operasionalnya. Seiring dengan berkembangnya PT. Multi Clean Jaya Lestari, semakin banyak dan kompleks pula data operasional yang dimiliki. Sehingga pihak perusahaan menemui kesulitan dalam memperoleh dan mengelola data karena sering terjadi duplikasi data dan adanya data yang tidak konsisten, serta sering terjadinya manipulasi data dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Berdasarkan permasalahan diatas, maka kami membantu PT. Multi Clean Jaya Lestari dalam merancang sebuah basis data untuk membantu perusahaan guna memperoleh dan mengelola data yang dibutuhkan dengan mudah dan akurat, serta membuat Security Control terhadap data yang ada. Masalah - Pada saat proses recruitment, pihak HRD mengalami kesulitan saat menginput data tenaga kerja karena tidak adanya keseragaman pola sehingga dapat terjadi kesalahan saat menginput data. - Ketika stok tenaga kerja tidak dapat memenuhi kebutuhan pada suatu proyek, perusahaan mengalami kesulitan saat pengalokasian tenaga kerja. - Kurangnya keamanan data yang ada sehingga dapat terjadi kecurangan pada pihak tertentu baik karyawan yang dapat melihat semua data perusahaan maupun pihak lain yang tidak bertanggung-jawab. - Pihak manajer tidak mendapatkan laporan pemasaran, perekrutan dan penyaluran secara mudah dan tepat. - Terjadi kesulitan mendapatkan data tenaga kerja saat melakukan evaluasi pada tenaga kerja. - Tidak adanya back-up data sehingga sewaktu komputer atau perangkat lain rusak, data yang dibutuhkan dapat hilang.
Formulasi Masalah - Merancang basis data yang mengatur batasan data yang dibutuhkan sehingga terjadi keseragaman pola untuk setiap data yang sama dan meminimalisasi kesalahan user pada saat menginput data. - Membuat batasan jumlah minimum tenaga kerja, sehingga saat data tenaga kerja sudah mencapai batas minimum maka bagian HRD dapat melakukan pencarian tenaga kerja baru agar terhindar dari kekurangan jumlah tenaga kerja saat dibutuhkan. - Membuat security control dengan menggunakan user level accessibility untuk membatasi view dari setiap user, sehingga tidak semua karyawan dapat melihat beberapa data yang sama. - Merancang suatu basis data serta program aplikasi yang dapat mempermudah bagian manager dalam memperoleh laporan pemasaran, perekrutan dan penyaluran secara secara mudah dan tepat. - Membuat basis data dapat mengintegrasikan seluruh data yang dibutuhkan sehingga dapat mempermudah dalam evaluasi tenaga kerja. - Membuat suatu media penyimpanan yang dapat dikelola pada suatu periode tertentu sehingga dapat meminimalisasi kehilangan data saat kerusakan komputer maupun perangkat lainnya. Tujuan Peneliatian 1. Meninjau dan menganalisis sistem yang berjalan pada proses Pemasaran, Perekrutan dan Penyaluran pada perusahaan. 2. Mengidentifikasi informasi data yang dibutuhkan saat proses Pemasaran, Perekrutan, dan Penyaluran. 3. Merancang basis data yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Metode Penelitian Metode Kepustakaan Penelitian kepustakaan dilakukan dalam rangka memperoleh data sekunder, yaitu dengan mencari, mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan topik yang diangkat dalam skripsi ini. Data sekunder diperoleh dengan membaca buku-buku yang berhubungan dengan objek penelitian dan melalui sumber informasi lainnya seperti majalah, artikel, jurnal, media cetak lainnya, dan internet. Hasil-hasil yang diperoleh dari studi kepustakaan merupakan informasi-informasi yang bersifat teoritis dan ilmiah yang akan digunakan sebagai pedoman dalam penulisan skripsi ini. Metode Pengumpulan Data 1. Pengamatan (Observation) Pengamatan dilakukan dengan mengamati langsung kegiatan operasional serta keadaan yang ada di PT. Multi Clean Jaya Lestari. 2. Wawancara (Interview) Wawancara dilakukan dengan Tanya-jawab langsung secara bertatap muka dengan key user dan para karyawan guna mendapatkan semua informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan skripsi ini. Metode Perancangan Tahapan-tahapan dalam perancangan sistem basis data menurut Conolly and Begg (2010), antara lain: 1. Perencanaan Basis Data Membuat perencanaan mengenai tujuan apa saja yang dibutuhkan perusahaan. 2. Definisi Sistem Menentukan batasan dan ruang lingkup dari proses yang dibuat dalam perusahaan. 3. Analisis dan Pengumpulan Kebutuhan Mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan di setiap bagian dalam perusahaan. 4. Perancangan basis data Perancangan basis data secara konseptual, logikal, dan fisikal. 5. Perancangan Aplikasi Merancang antar muka dan program aplikasi yang memproses basis data.
Hasil dan Bahasan Perencanaan Basis Data - Pernyataan Misi Perancangan basis data PT. Multi Clean Jaya Lestari bertujuan untuk menyimpan dan mengelola data pemasaran, perekrutan, dan penyaluran serta untuk memfasilitasi penggunaan data bersama antara bagian. - Pernyataan Tujuan Tabel 1 Pernyataan Tujuan Tenaga Kerja Karyawan Vendor Peralatan Project Surat Pengajuan Perekrutan PKWT Surat Keterangan Kerja Evaluasi Surat Peringatan Tagihan untuk mengelola (memasukkan dan memperbarui) data Tenaga Kerja untuk mencari data Tenaga Kerja untuk menghasilkan laporan Tenaga Kerja untuk mengelola (memasukkan dan memperbarui) data Karyawan untuk mencari data Karyawan untuk mengelola (memasukkan dan memperbarui) data Vendor untuk mencari data Vendor untuk mengelola (memasukkan dan memperbarui) data Peralatan untuk mencari data Peralatan untuk mengelola (memasukkan) data Project untuk melaporkan Project untuk menghasilkan laporan Project untuk mengelola (memasukan) data Surat Pengajuan Perekrutan untuk melaporkan Surat Pengajuan Perekrutan untuk mengelola (memasukkan) data PKWT untuk melaporkan PKWT untuk mengelola (memasukkan) data SKK untuk melaporkan Surat Keterangan Kerja untuk mengelola (memasukkan) data Evaluasi untuk melaporkan Evaluasi untuk mengelola (memasukkan) data Surat Peringatan untuk melaporkan Surat Peringatan Untuk (memasukkan) data surat Tagihan Untuk melaporkan Tagihan
Definisi Sistem Sistem ini mencakup pemasaran, perekrutan, dan penyaluran tenaga kerja. Gambar 1 Definisi Sistem Keterangan: - Tenaga Kerja berhubungan dengan perekrutan. - Vendor berhubungan dengan pemasaran dan penyaluran. - Pemasaran akan memberikan laporan kepada bagian manajer. - Perekrutan berhubungan dengan penyaluran dan akan memberikan laporan kepada manajer. - Manajer akan memberikan laporan pemasaran, perekrutan dan penyaluran kepada direktur.
Perancangan Basis Data Gambar 2 ERD Konseptual Gambar 3 ERD Logikal
Simpulan dan Saran Simpulan Berdasarkan dari hasil perancangan basis data pemasaran, perekrutan dan penyaluran pada PT. Multi Clean Jaya Lestari, maka dapat disimpulkan bahwa: Saran 1. Dengan dibangunnya basis data ditemukan suatu solusi untuk pengolahan data pada perusahaan yang membantu proses perekrutan, pemasaran dan penyaluran tenaga kerja. 2. Dengan dibangunnya sistem basis data yang menyediakan batasan-batasan kapasitas seperti batasan tenaga kerja membantu perusahan dalam proses perekrutan tenaga kerja. 3. Dengan adanya media penyimpanan yang saling terintegrasi, menyediakan solusi dalam pencarian tenaga kerja, evaluasi ataupun proses penyaluran. Beberapa saran yang dapat diberikan kepada pihak perusahaan untuk mendukung sistem basis data yang diusulkan sebagai berikut: 1. Pengembangan selanjutnya perlu dilakukan pemeliharaan dan pengecekan sistem basis data secara berkala, agar sistem basis data tetap dapat berjalan dengan baik. 2. Memperluas ruang lingkup basis data pada bagian lainnya, tidak hanya bagian pemasaran, perekrutan, dan penyaluran, misalnya pada bagian pembelian peralatan. Hal ini ditujukan agar proses bisnis pada PT. Multi Clean Jaya Lestari lebih berkembang.
Referensi Cannon, J. P., Perreault, W. D., & McCarthy, E.j. diterjemahkan oleh Diana Angelica dan Ria Cahyani. (2008). Pemasaran Dasar: Pendekatan Manajerial Global. Jakarta: Salemba Empat. Chadwick, Andrew. (2004). Outsourced, But Not Out Mind: Turning Contractors into Strategic Partners, diakses 30 November 2012 dari http://www.mmc.com Clark, Penny. (2001). Recruitment and Selection Practices in a Selected Organisastion. Jurnal of Management Practice., diakses 31 November 2012 dari http://www.usq.edu.au Connolly, Thomas., & Begg, Carolyn. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5 th Edition). United States of America: Pearson Addison Wesley. Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data dalam Allin1. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Inmon, W.H,. (2005). Building the Data Warehouse. (4 th Edition). United States of America: Wiley Publishing, Inc. Kaswan. (2012). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Keunggulan Bersaing Organisasi. Jakarta: Graha Ilmu. Kotler, Philip., & Keller, K. L., (2009). Manajemen Pemasaran. (Edisi 12). Jakarta: Indeks. Octafian, D. Tri. (2011). Desain Database Sistem Informasi Penjualan Barang (Studi Kasus: Minimarket Grace Palembang). Jurnal Teknologi dan Informatika (Teknomatika) Vol. 1, No. 2, diakses 29 November 2012 dari http://isjd.pdii.lipi.go.id/ O Brien, James A. (2005). Pengantar Sistem Informasi. (Edisi ke-12). Jakarta: Salemba Empat. Parmar, Dharamvirsinh., & Makwana, DR. Prashant. (2012). Approaches and Techniques in Manpower Planning. International Conference on Management, Humantly and Economics, diakses 30 November 2012 dari http://psrcentre.org Rainer., & Turban. (2009). Introduction to Information Systems. (2 nd Edition). Asia: John Willey. Saraswati, Ni. W. S. (2011). Analisis Rancangan Basis Data Sistem Informasi keuangan PT. PLN (Persero) Ap Gianyar. Jurnal Manajemen dan Teknologi Informasi Vol. 1, No. 2, diakses 29 November 2012 dari http://isjd.pdii.lipi.go.id/ Soeherman, Bonnie., & Pinontoan, Marion. (2008). Designing Information System: Concepts & Cases with Visio. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Wang, Zhipeng, & Zhu, Hong. (2012). Research of Formal Verification of SQL Operation int Top Level Specification of a Secure Database. International Jurnal of Database Theory and Application Vol. 5, No. 3, diakses 30 November 2012 dari http://www.sersc.org Wijaya, David. (2012). Pemasaran Jasa Pendidikan. Jakarta: Salemba Empat.
Riwayat Penulis 1. Willy Yeqar lahir di kota Jakarta pada 6 Juni 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. 2. Hilga Meivera lahir di kota Jakarta pada 5 Mei 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. 3. Fika Sefiani lahir di kota Jakarta pada 20 September 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013.