SIMAK- 1.5 2014 PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM MANAJEMEN AKREDITASI (SIMAK) UNTUK SEKRETARIAT
1. Pendahuluan Akreditasi adalah pengakuan terhadap perguruan tinggi atau program studi yang menunjukkan bahwa perguruan tinggi atau program studi tersebut dalam melaksanakan program pendidikan dan mutu lulusan yang dihasilkannya, telah memenuhi standar yang ditetapkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PS). Penetapan akreditasi oleh BAN-PS dilakukan dengan menilai proses dan kinerja serta keterkaitan antara tujuan, masukan, proses dan keluaran suatu perguruan tinggi atau program studi, yang merupakan tanggung jawab perguruan tinggi atau program studi masing-masing. Dari hasil Kesepakatan Pendirian LAM-PTKes Indonesia yang dilaksanakan di gedung Dikti kemdikbud lantai 3, Jakarta pada hari kamis tanggal 22 Desember 2011 berisi : Pada hari kamis tanggal 22 Desember 2011, Asosiasi Pendidikan dan Organisasi Profesi Tujuh Profesi Kesehatan yaitu AIPKI, IDI, AFDOKGI, PDGI, AIPNI, PPNI, AIPKIND, IBI, AIPSKMI, IAKMI, APSFI, IAI, AIPGI, PERSAGI menyepakati hal hal terkait dengan pendirian lembaga Akreditasi Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan Indonesia (LAM- PTKes Indonesia) : 1. Bahwa pendirian lembaga Akreditasi Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan merupakan kebutuhan yang tidak dapat ditunda 2. Untuk mendirikan Lembaga Akreditasi Mandiri Pendidikan Tinggi kesehatan Indonesia (LAM-PTKes Indonesia) sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku 3. Bahwa akreditasi pada pendidikan tinggi kesehatan dilakukan oleh LAM-PTKes. Untuk mendukung keputusan dan kelancaran mekanisme tersebut maka telah dirancang suatu aplikasi berbasis web yang disebut Aplikasi SIMAK. Pedoman ini dibuat untuk membantu user dalam memahami mekanisme kerja Akreditasi.
2. Cara Penggunaan Aplikasi SIMAK 2.1 Sekretariat Sekretariat merupakan seseorang yang ditunjuk oleh Ka. Sekretariat LAM- PTKes yang bertanggung jawab dalam Pra Persiapan dan Persiapan Proses Akreditasi oleh PS. Tahap 1: Sekretariat mendapatkan pembagian tugas dari Ka. Sekret dalam Proses Akreditasi PS. Halaman ini digunakan untuk dapat masuk ke Aplikasi Akreditasi dengan login sebagai sekretariat, silahkan masukkan username dan password sebagai sekretariat Setelah login muncul Halaman Utama yang berisi Dashboard : - Registrasi Keanggotaan LAM-PTKes - Permintaan Fasilitator Akreditasi - Proses Pendampingan Fasilitator - Proses Pendampingan Tanpa Fasilitator - Permintaan Assesor Akreditasi - Perguruan Tinggi dalam Masa Assesmen Kecukupan - Perguruan Tinggi dalam Masa Assesmen lapangan - Perguruan Tinggi dalam Masa Pengajuan Akreditasi - Assesor yang melakukan kegiatan Akreditasi - Fasilitator yang melakukan kegiatan Akreditasi
Tahap 2: Validasi Permintaan Registrasi Keanggotaan LAM-PTKes yang dikirim oleh PS (http://202.91.8.163/akreditasi ) Login sebagai Sekretariat Klik Permohonan Registrasi Keanggotaan LAM-PSKes dari PS Validasi Registrasi Keanggotaan LAM-PSKes Setelah di klik Validasi Registrasi akan langsung mengirimkan konfirmasi registrasi melalui email operator PS Tahap 3: Sekretariat memberikan Fasilitator kepada PS Sekretariat memvalidasi permintaan Fasilitator Akreditasi dari Operator PS
Klik Tombol untuk menambahkan dan memilih Fasilitator yang akan ditugaskan oleh LAM-PTKes untuk mendampingi PS dalam proses Akreditasi Status Belum Tervalidasi harus divalidasi oleh Fasilitator yang bersangkutan Setelah divalidasi oleh Fasilitator yang bersangkutan maka pendampingan dapat dimulai. Tahap 4: Sekretariat memberikan Assesor kepada PS Proses pendampingan yang dilakukan oleh Fasilitator sudah selesai. Selanjutnya Sekretariat memberikan Assesor Akreditasi kepada PS.
Tahap 5 : Untuk memulai Assesmen Kecukupan silahkan klik tombol Untuk memulai Assesmen Kecukupan dan menambahkan 5 Assesor yang bertanggung jawab dalam penilaian Akreditasi suatu PS silahkan klik tombol kemudian silahkan klik tombol Pilih untuk memilih data Assesor dan pilih tombol lain. untuk menambahkan data Assesor yang
Setelah Assesor memvalidasi / menerima permohonan menjadi Assesor dari Sekretariat maka akan muncul gambar dibawah ini :
Tahap 6: Sekretariat memvalidasi Masa Assesmen Kecukupan PS dari Assesor Lihat Dokumen Assesmen Kecukupan
Download Dokumen Assesmen Kecukupan yang dikirim oleh Assesor Status Diterima muncul apabila File Assesmen Kecukupan tidak ada revisi dari sekretariat LAM-PSKes Status Periksa muncul apabila File Assesmen Kecukupan masih ada revisi dari sekretariat LAM-PSKes Jika Status Periksa di klik maka akan muncul gambar seperti di bawah ini : Silahkan Klik Sudah Jika file Assesmen kecukupan sudah valid Tahap 7: Penggabungan Nilai dari ke tiga Assesor
Setelah proses Assesment Penilaian Kecukupan sudah selesai maka Proses selanjutnya adalah Proses Asessment Lapangan Tahap 8: Proses Asessment Lapangan - Jadwal Kegiatan
- Biaya Kegiatan Klik untuk melihat Detail Biaya Kegiatan Klik tombol ini untuk memberikan Rekomendasi Biaya bagi Assesor Tampilan Form Komponen Biaya Visitasi
Tahap 9: Proses Validasi Akreditasi Jika Proses Asessment Lapangan yang dilakukan oleh Assesor sudah selesai langkah selanjutnya adalah Sekretariat mengirimkan Validator kepada PS yang bertugas untuk memvalidasi File Form Penilaian yang dikirimkan oleh Sekretariat. Untuk melihat Detail PS yang telah selesai Visitasi, silahkan masuk ke menu Validasi Akreditasi Permintaan Validator silahkan klik simbol + yang berfungsi untuk menambahkan Validator.
Kedua Validator yang di tugaskan untuk memvalidasi assesmen lapangan tidak boleh saling berhubungan satu dengan lainnya.
Tahap 10: Proses Validasi Pada proses validasi ini sekretariat harus mendownload file dokumen yang telah dikirimkan oleh kedua validator untuk di lanjutkan ke proses majelis dengan cara klik Tombol Lanjutkan dan pilih Ya. Tahap 11 : Proses Selesai Validasi Jika Proses Validasi yang dilakukan oleh Validator sudah selesai maka silahkan masuk ke menu Validasi Akreditasi Selesai Validator klik tombol + yang berfungsi untuk menambahkan Majelis sebagai proses selanjutnya yaitu Proses Majelis.
3. Menu Menu yang ada pada Sekretariat 3.1 Menu Master Data 1. Master Jenis Dokumen 2. Master Assesor
3. Master Dokumen 4. Master Fasilitator
5. Master Majelis 6. Master Sekretariat
7. Master Validator